江苏易承租赁有限公司合同管理规定.doc

易承 江 苏 易 承 租 赁 有 限 公 司 YCHI JIRNGSU EASY LERSINIG CO.,Ltd江苏易承租赁有限公司合同管理规定部门：人事部 日期：2012128主旨：合同管理规定说明：为加强合同管理，规范管理程序，降低经营风险减少失误，有效维护公司的合法权益，提高公司信誉和经济效益，结合公司的实际情况，制订本规定。江苏易承租赁有限公司合同管理规定 目录 第一章：总则 第二章：合同的规范 第三章：合同的签订 第四章：合同的签订 第五章：合同的审查批准 第六章：合同的变更、解除 第七章：合同的纠纷处理 第八章：合同的管理 第九章：附则 第十章：附件第一章 总 则一、为加强合同管理，规范管理程序，降低经营风险，减少失误，有效维护公司的合法权益，提高公司信誉和经济效益，根据合同法等有关法律、法规，结合公司的实际情况，制订本规定。二、各有关部门必须相互配合，共同努力，切实执行本规定，搞好以“重合同，守信誉”为核心的合同管理工作。凡违反规定操作而造成公司经损失的，必须追究当事人责任。三、本规定适用于本公司和本公司所属全资、控股、分公司；虽不控股但拥有实际经营管理权、受托管而拥有实际经营权企业等各种分支机构。适用于上述单位对外签订的任何合同、协议。 第二章 合同的规范四、订立合同应遵循公平、平等、自愿原则，当事人应遵守法律、行政法规、尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序，损害公众利益。五、订立合同应当遵循公平原则，确定双方的权利和义务。六、合同的主要条款包括：当事人的名称（为个人时的姓名、身份证号）和住所；标的；数量；质量；价款或报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的办法。具体合同可参照范文订立。七、根据合同行使权利、履行义务应当遵循诚实信用原则。八、对外签订合同的必须是本单位、企业的法定代表人；法定代表人可以委托代理人对外签订合同，但必须有法定代表人的授权委托书，委托代理人在授权范围内行使对外签约权；无权或越权行为人所订立的合同给授权企业造成损失的，该行为人应对企业承担全部经济赔偿等法律责任。九、依法成立的合同，自成立时生效。 法律、行政法规规定应当办理批准、登记手续生效的，依照其规定。十、依法成立的合同，对签约人具有法律约束力，签约人应当按照约定履行自己的义务，不得擅自变更或解除合同。十一、合同签约人应当按照约定全面履行自己的义务，应当遵循诚实信用原则，格局合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密义务。第三章 合同的签订十二、在经济合同签订前，签约人、经办人必须认真了解与审查对方当事人是否具有法人资格、是否拥有经营权、是否有履约能力及其资信情况；对方签约人是否为法定代表人或其委托代理人及其相应代理权限。做到既要考虑本方的利益，又要考虑对方的条件和实际能力，确保所签合同有效、有利。十三、合同除及时结清者外，应一律采用书面形式。紧急情况下，经公司总经理临时授权达成的口头协议，时候应补办书面形式的合同文本。十四、相关企业的全部合同在正式签订前必须请法律顾问审查，对法律顾问提出的审查意见必须认真对待，对于其中法律顾问提出的原则性修改、审查意见如何决策，应有相关人员对决策结果负责。十五、公司实行总经理负责制，公司总经理在法人代表的委托下可以自己或委托他人签订有关合同。公司内法人对外签订合同，须由法定代表人或其委托代理人签订，非法人单位签订合同须有公司总经理批准，由各单位行政正职或其委托代理人签订，签约人必需对公司和本单位负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。十六、签约合同如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统筹兼顾，然后签约。十七、合同当事人的权利、义务的规定必须明确，合同内容必须规范，准确、详实；主要条款完备，签字盖章手续完整，真实。十八、签订合同，除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争合同争议由我方所在地人民法院、仲裁机构审理。第四章 合同的审查批准十九、拟定的合同在正式签订前，必须经过公司合同管理部门审核、法律顾问审查、审批、正式签订四个过程。二十、合同审批权限如下：1.具有法人资格的单位：（1）在单位经营范围内为从事正常经营活动所签订的一般合同由本单位法定代表人或行政正职审批，并承担相应的法律责任。（2） 重要、大额合同应上报公司，由公司合同管理部门审查、经公司总经理审批。重要合同是指下列合同：合资、合作经营合同；承包经营合同；对外投资、融资借款合同；重大设备租赁合同（半年以上）；固定资产购买或投资合同；无相资产转让合同；技术引进合同；一次性聘用超过20人的劳动合同及其他对企业经营可能产生较大影响的合同等。大额合同是指设计金额达到或者超过20万的各类合同。2.不具有独立法人资格的单位，除按照规定上报本公司审核批准的合同之外，各单位的一般性企业往来合同，由该单位的行政正职审批，并承担相应的法律责任。二十一、公司合同管理部门对合同审核的要点为：合同信息的真实性、可行性、条款的完备性、合法性；法律顾问审查要点为：合法性、条款与语言的严密性、结构的合理性；二十二、公司合同管理部门根据法律规定或实际需要，确定合同是否呈报有关机关鉴证，或请公证处公正。二十三、合同的审批程序如下：1.申报。各单位对外签订合同时，应事先填写合同签订申请表（附录1），随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报公司合同管理部门审核；2.审核。对送审核的合同，合同管理部门应认真审阅，必要时可进行调查研究，或通知申报单位补报材料。最后做出可行、不可行或需进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）等审核意见。3.审查。对合同管理部门送交审查的合同，法律顾问应进行全面审查，提出修改、审查意见、建议，对于原则性的审查意见，应进行重点说明。4批准。法律顾问审查后，公司总经理针对合同管理部门的审核意见、法律顾问的审查建议，在合同签订申请表上批写意见后，该表一份及合同初稿留底，另一份连同其他材料发还申报单位，由承办人按审批意见办理。第五章 合同的履行二十四、合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的单位、部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。应当重点注意以下几个方面：1.履行合同的权利和义务时一定更要注意时效性，防止和规避我方出现违约现象，若出现为题应及时调整，化解风险。2.合同一旦签订生效，应复印一本交公司财务部门，以便按合同条款所规定的时间和款额收款或付款，财务部门应将出现违反合同条款的情况及时通知企业负责人。3加强收款手续。无论是货物贸易、租赁、服务、咨询、还是工程竣工均应严格执行验收手续，同时以书面形式保留验收材料。二十五、个签约单位应加强对有关合同履行的动态监督，必须设立至少一个专门人员，对所有合同履行过程中的签约、交货、验收、结算等各个环节进行把握、控制、跟踪、管理，并对所有合同形式动态监控的详细档案予以记录，做到可以随时了解任意合同的履行信息，提取任意合同。二十六、各单位应将所有合同资料交由专门管理人员留存备案，合同管理人员应做到可以提供合同在正履行的情况，应能够说明问题所在。对于系我方原因导致的合同未正常履行，应审查合同管理人员是否已经履行职责；对于对方原因导致的合同未正常履行，且应有证据资料可以证实的，合同管理人员可以提供该资料，如不能提供，应能够说明非其原因所致。二十七、各单位的行政正职及签约人应了解、掌握本单位合同的履行状况，发现问题及时处理，否则造成合同不能履行或不完全履行的，应追究相关人员责任。二十八、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，或合同项目工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第六章 合同的变更、解除二十九、在合同履行过程中遇到确有不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内，从维护公司合法权益出发，与对方当事人进行协商。 三十、变更、解除合同的手续，应按规定的审批权限和程序执行；经过鉴证的合同，在达成变更、接触协议后，应报院机构备案；经过公正的合同，在达成变更、接触协议后，应报公正机构重新公正，才具有法律效力。三十一、协商一致后方可变更、接触合同，变更或接触合同应均以书面形式予以确认。三十二、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。 三十三、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。 二十四、以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。 第七章 合同纠纷的处理三十五、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，由签约单位负责处理，签约人必须对纠纷的处理负责到底。涉及公司内部几个单位的，应在内部协商、做好配合工作，统一意见，可派代表成立处理小组，由主签约单位主负责处理合同纠纷。三十六、需要法律援助的合同纠纷，可提请公司合同管理部门解决，提请单位必须提供相关的证据材料并协助配合。三十七、处理合同纠纷的原则：以友好协商为主，做到有理、有利、有节；以法律为准绳，以合同约定为依据，保障我方合法利益。三十八、提请处理合同纠纷的程序：1.承办人填写合同纠纷处理申请表（附录2）根据审批权限报批。2.对各单位上报的有关合同纠纷，公司合同管理部门可依据情况提出处理意见，由公司总经理做出批示意见。3.对经协商仍无法解决的或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷，经公司总经理同意，可上报董事长；重大、特大合同纠纷经董事会或股东会决议，然后提交仲裁部门或人民法院依法处理。三十九、对于合同纠纷处理双方协商达成一致意见的，应签定书面协议，由双方代表签字并加盖公司公章或合同专用章。四十、对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，有关主管机关、仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，各单位应该由专人负责该文件的跟踪或履行。四十一、对方当事人不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁书、判决书的，承办人应当及时向主管负责人汇报，经协商无效后报公司行政部门，配合各单位向人民法院申请执行。四十二、合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将所有资料汇总、归档，以备核查。第八章 合同的管理四十三、本公司对合同实行二级管理、专业归口制度，总经理委托制度，合同专用章制度及基础管理制度。 本公司合同的二级管理具体是： 一级：公司由总经理总负责，凡分管副总经理（总经理助理）具体负责分管领域，归口管理部门为行政部；二级：公司下属单位由各单位行政正职负责，归口管理部门为各单位行政部门；四十四、各单位负责人及其委托人具体负责各自范围内的合同签订、履行、监督工作。四十五、公司合同管理部门在合同管理方面的主要职责： 1.负责管理和保管公司的各类合同； 2.负责检查各类合同的合法性，严密性和可行性，实行法律监督；对公司审批或签订的合同负责审核，对公司各单位签订的合同进行监督，提供法律帮助； 3.对委托人和有关人员进行法律培训、考核、提升其法律素质； 4.负责考评公司各单位的合同管理工作，总结交流经验教训，提高合同管理水平； 5.配合办理合同的见证、鉴证、报批、公正等事项； 6.配合处理合同纠纷； 7.参与有关合同的谈判、签约、履行等工作；四十六、公司各单位的合同管理职责： 1.负责管理本单位签订的合同； 2.负责审查本单位签订合同的合法性、严密性、可行性；对须报请公司或有关机关审批、鉴证或公正的合同，办理申报手续，提出初步意见； 3.根据实际情况，制定本单位合同管理的实施细则，采取切实措施，搞好合同管理工作； 4.负责处理本单位的合同纠纷。四十七、公司实行总经理委托制度，公司总经理可以委托有关人员代为签订合同。委托人的主要职责是： 1.在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推脱； 2.对所签合同的合法性、严密性、可行性负责； 3.对须报请上级部门审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对自己意见负责； 4.对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应及时上报，并积极想办法解决，对发生的合同纠纷处理好或协助有关部门处理好； 5.负责保管或委托他人保管好本人所签合同的一切资料，合同履行完毕后立即将资料归档； 四十八、实行合同专用章制度。合同专用章由公司合同管理部门统一刻制、编号、分发，合同专用章应妥善保管。公司及下属单位对外签订合同所加盖的印章，除本单位的公章外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则由此引起的责任由有关责任人承担，造成严重损失或纠纷的应对相关人员予以处罚。四十九、公司各单位必须认真落实合同基础管理工作，具体职责如下：1.指定专门的部门和人员负责合同的基础管理工作，对于合同管理人员应定期培训，并不定期检查其工作情况。 2.建立合同档案，实行合同档案式管理，重大合同应一式两份，分别存放管理；特别重大合同，一式三份，分别存放管理； 3.建立合同管理台帐。各单位应根据合同的不同类型，建立合同的分类台帐和总台帐；台帐的主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、标的额、对方单位、履行过程、交接情况、验收及备注等。台帐应逐目填写，做到准时、及时、完整。4.每份合同都要有编号（附录3），不重复、不遗漏；5.每份合同都要具备双方的签字、盖章，合同内容超过一页以上，需要加盖骑缝章；6.合同的各种资料，包括合同正副文本及附件；合同文本的签收记录；分期履行的情况记录；变更、接触合同的协议，均应及时建档妥善保管；7.签署合同应使用合同专用章，其他印章一律不得用于签订合同。凡使用合同专用章需填写印章使用申请单（附录4），确认用印人，做好用印记录；如印章遗失，因向公安机关报备，并登报申明作废，还要追究相关人员责任。8.公司合同管理部门应对合同中设计保密的条款承担保密责任，以免由于商业机密泄露对企业造成经济损失。第九章 附则五十、本制度自公布之日起实施，由公司合同管理部门负责解释。第十章 附件五十一、附件 1.合同申请表2.合同纠纷处理申请表3. 合同编号办法4.印章使用申请表5中华人民共和国合同法5.江苏省合同监督管理办法核准审核经办表格编号：附录26 版本：01合同签订申请表合同类别： 日期：合同名称合同金额对方单位拟签订日期年 月 日合同简述申请人： 部门意见 主管签名：法律顾问 顾问签名：经理意见经理签名：核准主管经办表格编号：附录01 版本：01合同纠纷处理申请表合同类别： 日期：合同名称合同金额对方单位纠纷事项纠纷简述申请人： 部门意见 主管签名：经理意见 经理签名：董事决议董事长签名：核准主管经办表格编