采购流程doc.doc

采购部门,历来被视为油水多的部门,人人都想去采购部干阻力也来自于此,看着别人捞油水,原来采购部门当然不平衡了不患均,而患不公消除阻力,首先要作到公开,公平,公正,让人们看到这都是为了公司的利益,而不是为了某些人的利益搞的集权斗争,这点最重要1,可以把分公司原先采购部门的人员适当的调来几个,这样作到互相监督,也可以增强总分公司的沟通2,对与大额的采购任务,应该实施公开招标,让大家伙看到对于集中采购的优势3,刚开始实行时,分公司的人员可能会由于不满,而故意施行阻力,影响集中采购的效果和效率,不及时申报要买的东西,导致该买的东西不能及时买回来,这样你让分公司采购部调来的人员负责及时申报各个分公司需要采购的物品,让他必须及时申报4,对于大额大宗的物品采购,要让几个采购出去货比三家,最后由领导开会决定购买谁家的,对于表现好的采购人员,要进行提成奖励,同时加强采购部门作弊采购和工作不力的惩治力度,责任到人,如果他干不好马上换人5,对新成立的总部采购中心的工作加强监督力度,允许分公司对已购物品的价格进行市场调研6,对新成立的总部采购中心,给于足够重视,操作流程和规章制度要编的简洁高效,严格执行万事开头难,只要开头加强执行力度,以后就好办了,好的开始是成功的一半操作流程和制度用不用我给你提供一份?我觉得那个很简单,如果需要的话,我再给你吧我是的专业是财务,不过专门研究过内控的,现在搞集团管理,以我的经验,集团管理最大的难度就是领导多,人员多，口舌多,最可行的办法就是公平办事,用刚刚的事实赌住他们的嘴一 组织结构图略二、岗位职责1、采购部经理1.1根据开发部及生产部工作计划、统筹、采购员作。1.2绝对配合开发及生产要求，满足开发及生产正常工作。1.3评估供应商供货能力，配合生产需求。1.4定期进行市场价格调查,保证材料成本。1.5协调沟通供应商材料进度，配合工厂生产进度。1.6反馈材料品质信息，把关材料质量。1.7发展新供货商,满足生产需求。1.8监督生产材料浪费，控制生产成本。1.9承担自身工作事故责任及采购员工作事故连带责任。2、采购员2.1协助采购经理完成日常工作。2.2完成自身工作任务。2.3绝对配合生产需求。2.4承担自身工作事故责任。三、工作流程1、生产指令单接收1.1定义1.1.1业务部指令单制做完毕后，传达给采购部进行生产物料采购1.2、要求1.2.1接收指令单需有交接签名且注明接收时间1.2.2接收指令单后,所有采购部相关人员需仔细查阅相关本部门工作内容,并完全领会指令单所有要求1.2.3采购部如对指令单内容有任何疑问须在1个工作内反馈给业务部主管,否则视同完全接收指令单上所有内容1.3权责人1.3.1采购部经理注:采购部任何职员均可接收指令单,且接收指令单后须及时转呈采购部经理以便工作安排2、生产耗量单2.1定义2.1.1开发技术部生产耗量核算完毕经审核后须第一时间传达至采购部2.2要求2.2.1接收指令单需有交接签名且注明接收时间2.2.2接收指令单后,所有采购部相关人员需仔细查阅相关本部门工作内容,并完全领会指令单所有要求2.2.3采购部如对指令单内容有任何疑问须在1个工作内反馈给业务部主管,否则视同完全接收指令单上所有内容2.3权责人2.3.1采购部经理3、其他物料采购单3.1定义3.1.1遇有任何其他物料采购,使用单位需完整填写请购单交采购部执行3.2要求3.2.1采购部任何接收请购单需特别查阅请购单所填写内容是否符合公司要求规范,如遇请购单填写不完整或未按公司要求经过相关主管审核,采购部可退回不予以接收3.2.2特级耗村请购单须立即上报采购部经理知悉,以利及时采购3.2.3所有请购单须按文件管制程序存档备查3.3权责人3.3.1副料采购员4、采购进度设定4.1定义4.1.1根据生产进度需求将所有需采购物料设定采购计划并汇总成采购进度表以利工作有秩序执行4.2要求4.2.1不得与公司生产进度表要求时间相抵触4.2.2计划需切实可行 4.2.3需符合公司安全库存量相关要求4.3权责人4.3.1采购部经理5、采购进度审核5.1定义5.1.1采购进度设定完毕后需经由(副)总经理进行审核5.2要求5.2.1每星期采购部需根据实际情况调查采购计划并上报到(副)总理进行审核5.3权责人5.3.1(副)总经理6、采购样品确认6.1定义6.1.1除常规物料外所有物料采购均需先确认样品方可采购6.2要求6.2.1所有样品确认均需按照色卡确认时间表进行确认工作6.2.2任何物料确认采购人员需尽可能一次性通过,因客观因素导致首次确认不通过可进行二次确认,如二次确认再不通过相关责任人可视为失职,按公司相关规定进行处理6.2.3所有经签名确认色卡需一式两份,一份采购自行备用,一份交由品检作为物料检验标准6.3权责人6.3.1相关采购员7、实施采购7.1定义7.1.1色卡确认完毕后需及时实施采购以利生产7.2要求7.2.1常规物料采购需按请购单上需用日期进行采购7.2.2生产物料需按采购进度表严格执行7.2.3所有采购过程中如遇有特别异常状况导致不能按采购进度表要求完成需第一时间反馈采购部经理,以利生调整7.2.4如因采购员自身工作疏忽导致无法按照采购进度表要求完成工作,采购员需自身承担相关责任7.2.5如采购进度严重滞后影响生产进度执行,采购部经理需承担连带责任7.3权责人7.3.1相关采购员、采购部经理8、物料入库8.1定义8.1.1所有物料采购回厂需执行物料交接程序8.2要求8.2.1所有物料入库采购员须当面与相关仓管员进行数据单据交接8.2.2所有物料入库须按照公司材料入库规定,经品管部专职人员抽验合格.如遇材料品质有任何问题,采购员须在第一时间处理,不可因此影响生产8.2.3物料交接完毕,仓库需回签确认8.3权责人8.3.1相关采购员9、财务单据交接9.1定义9.1.1如有须采购员直接面对财务交接之单据,采购员需在物料入库后每周定期与相关财务人员进行交接9.2要求9.2.1所有单据须清晰完整9.2.2所有数据需当面核清9.2.3销帐数据需双方签名确认9.3权责人9.3.1相关采购员四、采购特定工作内容1、采购单填写及审核1.1定义：所有采购信息须在二十四小时内形成采购计划。1.2要求：1.2.1采购单（合同）填写必须清晰、明瞭、整齐、规范。1.2.2必须完整体现物料信息、品质及进度要求。1.2.3供应商必须是公司安全供应商名册成员。1.2.4采购合同必须符合公司相关物料及户、合同违约处理规定。1.2.5采购合同必须符合国家及地方相关法律条文。1.3执行标准：收到采购计划后两个工作日内必须完成。1.4审核1.4.1依据3.2中内容查核采购单是否符合要求。1.4.2须特别审核采购时间是否符合采购计划需求。2、采购合同签订2.1定义：所有采购购合同须依据相关法律规定须经供应商签字（盖章）方可生效。2.2要求2.2.1按公司相关合同范本制定采购合同。2.2.2严格执行相关法律程序(例:合同须经购销双方盖合章才具法律效应)。2.2.3必须注明违约责任及相关事宜处理方式。2.3执行标准：符合4.2内容合同方可执行。3、异常处理3.1任何采购执行过程中，如出现任何意外状况，采购员须第一时间上报采购经理，作出相应措施。3.2采购部经理须完全掌控采购进度，不可影响公司生产需求及生产进度计划执行。3.3遇有客观因素，采购部经理须立即知悉生管部，作出生产计划相应调整。3.4遇不可调整生产计划而采购无法满足时，须立即上报（副）总经理办公室作出相应对策。4、供应商评估4.1定期对正在配合供应商进行评估。4.2评估内容4.2.1生产力4.2.2供货时间准确性4.3建立固定评估标准,对未通过标准要求供应产予以停止配合及降低配合数量4.4评估内容存档，以建立安全供应商名册。5、定期市场价格调查5.1定期对相关生产材料进行市场价格调查5.2根据调查结果沟通供应商，力求降低公司材料成本。5.3资料存档,以备成本预算。6、发展新供应商6.1根据评估及生产需求开发新供应商。6.2须对新供应商予以详细评估。6.2平衡降低材料价格,避免材料单一供应。7、进度沟通协调7.1根据生产或开发特别需求,与供应商强有力沟通及协调满足生产。7.2追踪已定材料进度，以免延误生产。8、监督材料控制8.1定期查核库存材料,追究库存原因。8.2了解生产补料原因,反馈相关部门加以控制。8.3协调供应商查看不良材料,予以追究责任。9、信息反馈9.1新品种材料出现须及时