公司资质证件及印章管理规定

公司印章及资格证书管理系统第一章总则第1条表述的目的为加强公司印章和资质证书的管理，规范印章和资质证书的管理程序，维护印章和资质证书的诚信和权威，维护正常的工作秩序，特制定本制度。第二条适用范围本系统适用于公司所有中心及其下属部门。公司各子公司可根据实际情况进行调整。第三条资质证书、印章和证书的种类及托管部门的归属序列号分类内容自有公司保管部门1资格证书公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、银行开户许可证1.财务管理部21.人事行政部3特殊资格等级根据公司的经营范围财务管理部4密封类型财务章、发票专用章和个人名章所有公司财务管理部5公章、合同章和人员章所有公司人事行政部6其他行政法规所有公司人事行政部7中央/部门印章根据中心/部门的实际情况中心/部门指定人员8UKEY税务用途的UKEY所有公司财务管理部9公司银行账户的UKEY所有公司财务管理部10社会保障和住房公积金所有公司人事行政部第四条托管部门的主要职责如下一、人事行政部门负责制定或修改印章和资格证书管理办法，并对公司印章和资格证书的管理进行监督检查；二、人事行政部负责公司的资格投标和盖章制度等相关工作；三、按本制度第三条所示内容保留公司的资格证书和印章；四、托管部门应当按照本规定规定的审批程序和要求使用相关印章和资格证书；五、人事行政部门应根据公司业务需要申请相关公司资质，资质证书完成后，按本制度规定向财务管理部门办理资质证书交接手续；六、财务管理部门负责办理财务相关资质证书和印章的变更、备案等手续；七、财务管理部门负责资质证书检查、备案等程序的监督管理，并配合资质证书颁发机关完成相关信息公示等工作；八、人事行政中心应建立公司资质信息台账，并会同财务管理部门根据台账信息的实际情况及时更新；九、中心/部门应按照本制度的有关规定，有效申请、保管和使用本中心/部门的印章；十、保管部门应指定专人保管印章和资格证书。第五条印章和资格证书保管人的职责一、负责印章和资格证书的保管；二、负责按照规定的审批程序和要求使用相关印章和资格证书；三、负责实施印章、资格证书和UKEY备案、年检、换发等手续；四、负责台账信息的更新。第二章印章的制作和发行第六条印章刻制一、国家行政机关、银行系统及其他与公司经营相关的主管部门要求刻制和归档的印章主要包括：公章、合同章、发票专用章、法定代表人章(以下简称“个人名章”)和人事专用章。人事行政部门可以直接镌刻相关资质(2)公司印章必须由人事行政部统一安排和刻制，其他中心/部门没有此权限；非人事行政中心刻制的印章属于私人印章，不具有任何法律效力。一旦发现，它们将立即失效。同时，人事行政部门有权根据实际情况对责任人进行处罚。情节严重的，公司有权与责任人解除劳动关系，不承担任何经济赔偿。对于因私刻公司印章给公司造成的直接或间接经济损失，公司有权采取法律手段向责任人追偿。(3)需求部门必须填写印章刻制申请表，说明印章的类型、名称、形式、申请理由、使用范围、管理权限等内容。印章刻制需经部门和中心负责人、人事行政部门负责人和CEO批准后，才能由人事行政部门安排。(四)印章刻制完成后，人事行政部门和需求部门应当按照本制度的规定办理印章归档和交接手续；(5)人事管理中心在完成印章交接手续后两个工作日内签发印章启用通知。三。密封件的规格和尺寸应按照国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定执行。公司内部机构的圆形密封直径不得大于4.5厘米。第三章印章和资格证书的保存第七条印章、资质证书和英国安科的保管部门应执行本制度第三条所列内容。保管部门应当指定专人负责印章的使用和日常管理。印章和资格证书的指定托管人在生效前应经首席执行官授权，授权文件应包括长期托管人和临时托管人的信息。人事管理中心应妥善保管授权文件。第八条印章和资格证书应存放在有一定安全措施的保险柜或铁柜内，不得随意放置。未按规定保管印章和资格证书，造成损失的，托管人应承担全部责任。第九条长期托管人因休假、出差等情况不在公司的，授权文件中的临时托管人应负责印章、资格证书和UKEY的使用和管理，未经管理监督的任何人不得使用。第十条如印章、资质证书、UKEY托管人发生变更(包括但不限于岗位调整、辞职、医疗期间或工伤期间)，托管部门负责人应重新指定托管人，并经CEO批准和授权后办理交接手续。人事行政部门应妥善保管授权文件和交接手续。第十一条指定托管人不履行托管义务的，公司有权随时更换托管人。因保管不善给公司造成直接或间接经济损失的，公司有权根据实际情况对保管人进行相应的处罚；情节严重的，可按严重违纪处理。公司有权终止与托管人的劳动关系，无需任何经济补偿。第十二条公司每月向指定托管人发放300元特殊岗位补贴。当指定托管人离职(包括但不限于出差和休假)超过5个工作日，不能正常履行托管职责时，临时托管人应承担相应的责任。在此期间，临时托管人享受特殊岗位补贴，指定保定人特殊岗位补贴暂停。特殊岗位补贴的最低计算单位为月，即参与托管的人员，无论实际托管天数是否为满期，均按月支付300元。第四章印章和资格证书的使用第十三条使用原则一、印章和资格证书应公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、银行开户许可证和特殊资质等级1.中心负责人批准的一般业务账户注册程序，包括但不限于网站域名注册、一般业务备案、微信平台开通、平台账户申请等。2.注册、变更或取消公司资格；3、负责人事和财务的日常工作；4.首席执行官授权的其他内容(有授权文件支持)综合管理中心副主任2除上述授权内容外首席执行官3密封类型财务章、发票专用章和个人名章1、进行财务日常工作；2.首席执行官授权的其他内容(有授权文件支持)。财务管理部主管4与公司经营管理密切相关的事件。首席执行官5公章1.首席执行官批准的劳动合同和其他相关雇佣协议；2.注册、变更或取消公司资格；3、负责人事和财务的日常工作；4.首席执行官授权的其他内容(有授权文件支持)。综合管理中心副主任6除了以上所述首席执行官7合同印章首席执行官批准的合同综合管理中心副主任8除了以上所述首席执行官9人员专用印章仅用于发放员工证书、人事行政部门发布的通知及其他与人事相关的内容。人事行政部部长10其他行政法规公司管理制度规定范围内的事项综合管理中心副主任11除了以上所述首席执行官12中央/部门印章必须在中央/部门法规的范围内中心主任第十五条使用程序印章和资格证书的使用应遵循以下审批程序：1.申请人应填写用印或资质证件使用申请表，其中要求填写使用印章或证书的原因、印章或资格证书的名称、是否为原件、是否需要取出。二。在审批权限范围内，申请人综合管理中心的部门负责人、中心负责人、副主任和首席执行官(如有必要)应逐级进行审批。三、经审查批准后，申请人向保管人员办理相关手续。四、托管人只能依据用印或用资质证件申请表填写的申请事项和使用范围加盖印章或证书或提供资格证书；严禁超出适用范围使用印章或证件。一旦被发现，那就是严重违反纪律。公司有权根据实际情况对相关责任人进行处罚。情节严重的，公司有权与相关责任人解除劳动关系，不承担任何经济补偿；对于超出适用范围印刷或使用证件给公司造成的直接或间接经济损失，公司有权通过法律途径向相关责任人索赔。五、使用资质证书复印件时，人事行政部门必须加盖“复印件使用说明”印章，并注明使用范围；如需加盖公章，申请人必须在用印或资质证件使用申请表上注明“复印件需加盖公章”，否则托管人不得加盖公章。六、使用资格证书或盖章，如需出示相关审批文件，申请人在申请使用印章或证书时必须向审批人提供；综合管理中心副主任兼首席执行官有权不提供相关批准文件。七、首席执行官及其法定授权人按程序出具的文稿和法定代表人已签署的文件，可直接使用由印章和资格保管部门负责人审核或出具的证明(包括复印件)。八、申请人在办理印制或使用证件手续时应携带用印或用证登记(纸质)；原则上，公司不允许将印章取出，但如果出于工作需要、预期返回时间、使用原因等需要取出印章或资格证明。应在登记表上注明，并在返还印章或资格时填写实际返还时间。九、使用一、所有资格证书必须以电子版(资格证书扫描件)和纸质版存档。其中，资格证书电子版必须包括资格证书原件的扫描件、扫描件和加盖公章的扫描件。扫描必须是JPG格式。二。所有印章、资格证书和UKEY必须建立完整信息的分类账，保管人应负责更新分类账。三、所有邮票必须清晰、正确、规范。四、所有印章和资格证书的使用必须有完整的记录，并对加盖印章的文件予以归档。人事行政部和综合管理中心副主任可随时抽查文件的登记和归档情况。五、印章和资格证书管理部门应按照职权范围的规定正确使用公章和资格证书，不得超出本机构的工作职权范围和业务使用范围，严禁在空白介绍信、保函、合同、文件纸上打印。六、印章和资格证书保管人员必须严格按照规定或业务操作规程，使用印章前，必须检查证书是否符合要求和范围，是否经有权批准人签字认可。不符合规定或者违反业务操作规程的，托管人有权拒绝申请人使用。七、临时保管人员应在临时保管期结束后将打印和使用的证据及打印和使用的原始申请表报送原保管人员进行审查、登记和归档。第五章资质证书变更的重组、更换、废止和管理第十七条印章和资格证书遗失或者被盗的，托管人应当及时向托管部门负责人报告，说明原因，依法公告注销，并按照本办法的规定补发与原印章明显不同的新印章，向资格证书管理机构申请换发新的资格证书。第十八条因机构合并、名称变更或业务变更等原因导致印章和资格证书无法使用的，由部门或托管部门填写印章启用作废审批表，并将印章送综合管理中心登记销毁。审批表必须得到首席执行官的批准。因特殊目的需要保存的，由人事行政部门在综合管理中心登记后封存。封存地点不得少于两名(含)工作人员，并由工作人员书面签字确认。需要换发新印章的，按照本办法的规定办理。第十九条新设立的资格证书或印章，人事行政部门应填写印章及资质交接清单，并与本制度规定的印章和资格证书保管部门负责人办理相关交接手续。第二十条印章损坏或者不能正常使用的，应当按照本办法的规定重新加盖与原印章相同的印章，并由印章所在部门将原印章交综合管理中心登记销毁。第六章责任和义务第二十一条印章和资格证书保管人应当严格加强印章和资格证书的管理；印章和资格证书的使