2办公室整理要领.pptx

办公室整理要领,依实际需求与拥有资源灵活运用问题：1.要作到甚么程度?2.要怎么做?,办公室的基本要求,一.效率化的观念:为生产单位提供最快速有效的服务(人员技能发挥,人员精简）1.最快速找到所需的资料(目录，编码)2.办事快速、有效(技能教育训练)3.整齐、清洁、舒适二.大地生辉、窗明几净、一尘不染三.使用隐藏式标示,作业顺序,a.行政单位运用提供的视频与讲义,对所属人员进行培训;各办公室依5s的清洁要求(大地生辉,一尘不染,窗明几净,还我本色)朝效率化、統一化、標準化原则布局,进行责任区清扫擦拭与整顿作业(参照讲义内的照片)b.将各类办公文具,文卷,器械依效率化,美观原则妥善统一配置,经该公室的负责人,办公室主负责人认同提交委员会审查合格后申请高阶诊断(自主诊断高阶诊断)c.高阶诊断合格后拍照,制成标准书-标准化(公告張貼)*.OO集团办公室5S视频*设计高阶诊断审核表.办公室5S讲义*合格标准照片(塑封張貼).办公室参考照片,管理职责分配,1.主任委员指定行政最高主管为间接部门执行总负责人,2.各部门最高主管为部门主要负责人,3.部门主要负责人指定各办公室的负责人,4.各办公室的负责人分配该办公室的个人责任区(绘制区域责任图-责任到人)-下达办公室5s的达标完成时间5.下级没有完成任务,上一级主管须负责任,维持作业,进行”制度化”-制定办公室员工一日作业守则如:穿工装进厂打卡班早会上班前3分钟灰尘擦拭椅子离位归位下班前3分钟物品归位打卡下班1.第一次作业,将自己责任区内的脏污,灰尘全面刷除干净2.往后维持:上班前3分钟擦除责任区内灰尘,上班中离位需将椅子归位,长时间离开时物品需归位-下班前3分钟物品归位-最后一位离开需做安全检查,关门窗并关灯3.办公室所有人员排表,轮流查核,各办公室负责人及办公室总负责人需负起督察与成败责任,沟通(查核与回报),督导人员责任确定：(监督与检察)(监督与检察)交办交办交办行政责任人部门责任人办公室责任人个人责任人主动回报主动回报主动回报1.被交办人看到交办人时,应主动回报执行进度2.被交办人没有回报时,交办人应进行监督与检察3.贯彻日常走动管理,各主管可决定一日到现场巡查次数,并将巡查时间错开。并对直属部属作业进行抽查验证。(可设计主管巡查纪录簿),目标贯彻与工作安排,1.办公室作业由行政部门最高主管召集所属部门主管,对委员会下达的管理要项、管理指标进行规划、执行。2.部门主管召集所属单位主管或人员,依部门特性规画执性事项与完成时间。3.办公室负责人召集所属人员,划分区域责任图,对作业目标与内容详细教导后,依所需执行事编制”执行一览表”。4.各级主管每日追踪执行成果,并进行矫正作业。,行政区及办公室查核体系,一.由查核组组长主导编组所有行政人员(含主管)轮流查核。(查核时间在上班中或下班后?查核内容?由委员会讨论决议)目的:1.藉由检查对标准执行充分教育训练。2.个人所花时间不多,较不影响工作。3.相互警惕与观摩(好与坏的借镜)。4.制约主管(主管仍须列入备查检的对象)。1.查核完毕后,将查核表与待改善照片缴交给查核组长进行处理2.副本依次送交上二级主管签核后存档,主管可对部属执行状况进行抽查,若有乡愿或虚伪造假,主管需负连带责任。二.查核组依实际需求,自定义查核时间,并对日常查核结果进行抽查与验证。,成果要求,A.自己的责任区一尘不染，物品依标准放置。B.所需文件可快速找到（整理、整顿后,运用编码与目录)。C.计算机文文件定时整理，需用文件可快速找到。(参考旺旺办公室5S要求),1.整理:区分要与不要的物品,文件,不要的清除,腾出空间,防止误用2.清扫:将作业空间,设备清扫得一尘不染,确保质量3.整顿:将要的东西做好三定家标示,(定品,定位,定量),节省时间整顿口诀:有物必见区,有区必标示,无区部摆放,现况作业,1.墙面,墙角,天花板(屋顶）,地板灰尘,污迹清理干净。2.桌椅,橱柜,办公设备污渍、灰尘刷洗干净。3.与办公无关或过期资料清除。4.将日常办公用品依序摆回办公桌面（计算机、屏幕、键盘、鼠标、电话、茶杯、台历、文件架、文件盘）易操作的位置,并做好隐藏式标示。5.办公桌抽屉、物品依类存放,标示。6.文卷做好分类,编码,目录后,依类存入文件柜,柜外明确分类标示(并有责任人,查核人)。7.事務机器做好清洁保养后,贴上保洁责任卡列管。8.其余物品与设施,依需求按5s规则处置。,处置范例,看板上架,通一高度,作为隔墙,无用物清除,开关对应位置标示(标签机或塑封),使用隐藏式定位,电