任务三商品采购流程.ppt

,任务三商品采购流程,任务导入,为了极大丰富本企业的商品，吸引顾客前来购物，某超市采购部需要进行生鲜柜台商品采购。请你为该柜台采购人员设计采购任务方案，看谁将获得该采购任务。请列出采购任务单，明确采购任务环节,看到如此多的采购任务，哪我们应该先做什么？,企业采购的基本流程,企业采购的作业流程会因采购组织、采购模式、商品的来源、采购方法采购时间等的不同而有所区别，但其基本的采购流程却是大同小异。,采购流程的概念,采购流程通常是指企业选择和购买生产所需要的各种原材料、零部件等物质的全过程。,美国学者威斯汀总结的采购流程,常用商品采购流程,（1）电子采购流程,电子采购的含义：用计算机系统代替传统的文书系统，通过网络支持完成采购工作的一种业务处理方式，也称网上采购。基本流程：在网上寻找供应商、寻找商品、网上洽谈贸易、网上订货甚至网上支付货款。,（2）电子采购的优点,1.采购成本显著降低。2.业务处理成本减少3.节省采购时间，提高采购效益4.优化了采购和供应链管理5.加强了对供应商的评价管理6.增强了服务意识，提高了服务质量7.增加了交易的透明度，减少了“暗箱操作”,美国学者威斯汀总结的采购流程,一、提出需求,任何采购都产生于企业中某个部门的确切的需求请购（采购申请）企业各部门应该清楚地了解本部门对商品的需求：需要什么、需要多少、何时需要，由谁决定采购。通常，不同部门使用不同的采购申请。,一、提出需求,采购部门还应协助使用本部门预测物料需求。采购部经理不仅应要求需求部门在填写请购单时尽可能采用标准化的格式及尽可能少发特殊订单，而且应该督促尽早地预测需求以免出现太多紧急订单。由于未了解价格变化和整个市场情况，为了避免供应终端的价格上涨，采购部门必须发出一些期货订单。采购部门和供应商早期参与合作会带来更多信息，从而可以削减成本，加速产品推向市场的进度并带来更大的竞争优势。,一、提出需求,二、描述需求,在确认需求之后，需对需求商品的细节需加以描述，包括商品品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以准确说明和描述，以便使商品来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。,二、描述需求,准确的描述所需要的商品或服务是采购部门和使用部门，或跨职能采购团体的共同责任。采购部门和提出需求的部门在确定需求的早期阶段进行交流就具有重要意义。否则，轻则由于需求描述不够准确而浪费时间，重则会产生严重的财务后果并导致供应的中断及公司内部关系恶化。,二、描述需求,在具体规格要求交给供应商之前，采购部门需要对规格进行最后一次检查。任何关于采购事项描述的准确性方面的问题都应该向采购者或采购团队进行咨询，采购部门不能想当然地处理。,二、描述需求,在具体规格要求交给供应商之前，采购部门需要对规格进行最后一次检查。任何关于采购事项描述的准确性方面的问题都应该向采购者或采购团队进行咨询，采购部门不能想当然地处理。,练一练请举例说明某一待购商品：如电脑或是手机,描述如下：品名：联想规格：型号：数量：.,三、选择、评估供应商,生产系统以外的企业经营供应商正在运行的最直接因素，而且要确保他们的产品、价格、交付和服务质量的关键因素。（1）在原有供应商中选择业绩良好的厂商，通知其报价（2）开发新供应商。广开货源渠道、保证商品品种多样性,卖家的选择,你认为该如何选择供应商？,1、信誉。如是否准时收款发货、遵守交易期限2、品质明确了解所有可能的供应商的商品质量、比较不同供应商的商品性能、寿命、经济指标、花色品种、规格等，择优进货3、价格在保证商品质量的基础上，价格低廉的供应商是首选4、时间包括供应商发货后商品在途时间，以及结算资金占用情况5、费用比较不同供应商、不同地区的进货费用和进货成本进行选择6、服务比较不同供应商服务项目的多少和服务质量的高低。如送货上门、是否退换货、是否提供维修服务、是否赊销、是否负责广告宣传等7、管理考察供应商工厂或公司的管理制度是否科学、系统,选择供应商的标准,（1）资金实力,（3）价格,（4）品质保证,（6）时间,（2）信用情况,（5）服务情况,四、确定适宜的价格,选定供应商之后，企业要确定采购价格、采购条件、供货条件等，以便与供应商进行谈判。对于连锁超市而言，新供应商在其第一次进场销售时，往往先要签订一个商品试销协议，一般三个月或更短。期满合格签正式采购协议,五、发出采购订单,订货签约手续：订单和合约两种方式订单和合约均属于具有法律效力的书面文件,下订单,五、发出采购订单,六、订单跟踪与稽核,企业把采购订单发给供应商之后，应对订单进行跟踪和催货。当订单发出的时候，同时会确定相应的跟踪接触日期。催货是对供应商施加压力，使其作出履行提前发货的初步承诺，或是加快已被推迟的有关货物的装运跟踪是对订单所作的例行追踪，以便确保供应商能够履行其商品发运的承诺。,六、订单跟踪与稽核,七、核对发票,商品的验收是采购活动的一个重要环节。连锁企业一般都会集中验收。验收部门直接或间接地向采购部门负责。1、收货作业（1）卸货一般门店空间有限、大多数卸货行为都在室外进行，要避免在营业时间在店门口卸货（2）验货为拆卸前、应在司机面前验收箱数是否正确，外包装是否破损送货单上一定要有司机签名（3）记录验收完毕验收员必须完成验收记录。可以将送货单做为收货记录,下列方法可用于产品验证,1、买方信任的供应商的质量保证体系。2、检查供应商提交的测试数据和控制统计记录过程。3、收到时由买方进行产品抽样调查或者检查。4、有独立的认证机构认证。,在验收时要注意的问题：,在验收商品时，发现短缺现象或质量与订单不符的情况，都要写出详细的报告交给采购部门。厂商在交货验收合格后，应随即开具发票并支付货款。付款时，必须对发票进行核对和审批，确认无误后财务部门才能办理付款,八、交货不符与退货处理,退货程序：1、退货申请2、退货审核3、退货财务确认4、退回组核查5、执行退货程序6、通知供应商7、办理供应商退货8、自行处理9、安全员检查,八、交货不符与退货处理,注意事项：1、必须事先签订有退货协议2、退货可以单独进行，也可以与进货作业配合进行3、厂商确认4、填写退货单一定要清楚5、退货商品要妥善保管6、退货时确认时间和金额,九、结案,凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无遗失、绩效好坏等，报高级管理层或权责部门核阅批示。,十、记录与档案维护,凡经结案批示后的采购案件，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备今后选择供应商时参阅或事后发生问题时查考。,企业采购作业流程设计要注意什么问题？,1商品采购流程应与采购数量、种类、区域相匹配。2采购流程的先后顺序及时效控制。3采购流程中关键点的设置。4采购流程中权利、责任或者任务的划分5避免作业流程中发生摩擦、重复与混乱6采购流程应反映集体决策的思想7流程的设计应配合作业方式进行调整。,学校里准备开设一个便利店，请你为该便利店设计一下采购业务流程。,一、开业前的采购作业,1、构建商品结构构建商品结构依赖于连锁采购人员对市场的了解，并透过各种信息与手段将这些适合目标顾客群的畅销商品引进（1）选定竞争对手。（2）收集竞争对手价格及商品情况（3）收集兄弟企业价格资料（4）初步构建商品结构（5）组织货源。,一、开业前的采购作业,2协商交易条件同一种商品可能有两家以上的供应商。连锁企业采购人员就分别在企业的洽谈室约见相关供应商，并提供供应商手册给有潜力的供应商参考。,二、开业后的采购作业日常采购,2协商交易条件开业后，顾客的需求可从销售数据上发现，采