履行《永乐苑小区业主大会议事规则》和永乐苑《物业管理规约》、《专项维修资金管理规约》实施细则12.4-gon

永乐苑业主委员会 履行永乐苑小区业主大会议事规则和永乐苑物业管理规约、专项维修资金管理规约实施细则(试行)第一章 总则第一条 为了规范业主委员会的日常工作，全面地履行业主大会赋予的职责，更好地为全体业主服务，根据永乐苑小区业主大会议事规则和永乐苑物业管理规约、专项维修资金管理规约制定本实施细则。第二条 本实施细则主要对永乐苑小区业主大会议事规则和永乐苑物业管理规约、专项维修资金管理规约中有关业主委员会工作的原则规定，做可操作性、可考核性细化，以便居委会和全体业主监督，也便于物业服务企业配合。第三条 业主委员会委员应当在被授权的范围和期限内，方可以业主委员会委员的身份处理业主委员会的相关事务。业主委员会委员的行为超越被授权范围和期限，对外构成表见代表并且造成后果的，责任由其本人承担。第四条 需要去相关部门联系工作，或者需要去业主家中了解核实情况的，应当有两个委员以上同往，委员一个人前往，视为个人行为。第五条 本实施细则所说的业主委员会委员是指全体委员，包括主任、副主任。第二章 例会、碰头会和议事规定第六条 业主委员会实行集体议事规则，少数服从多数。对重大问题，或者是争论不休无法统一的问题，可以实行表决制，防止议而不决，延误正常工作，损害业主利益。表决时，只设定同意和不同意，不设弃权，所有委员的权限一人一票。第七条 业主委员会应当在每月25日至月底之间召开一次例会，例会由主任或者主任委托的副主任召集。第八条 例会前，召集人应当提前3天将例会所要讨论的议题，告知所有委员，委员要做好议事的准备。议题的确定应当是多数业主所关心并且是业主委员会权限范围内的事项。对有事请假的委员召集人要事先听取他们对议题的意见，并在例会时向其他委员通报。第九条 例会时，每个委员可以用510分钟时间，就本月被授权的工作情况，进展进度，需要哪些帮助进行汇报交流。对下月具体议题充分发表个人意见，表达同意或者不同意。第十条 例会结束时，召集人应当归纳总结。对本月工作，根据汇报交流情况予以汇总，已经结束的工作，及时建档归案；对还未结束的工作，督促限期完成。对下月要做的工作，经过半数委员同意，授权具体人员。授权单个具体工作，不得少于两人。例会结束后，召集人应当将例会的情况告知请假未到会的委员。第十一条 两次例会之间，如有具体工作或者突发事件需要解决，应当采用碰头会的方式，及时予以解决，不要拖到下次例会，耽误业主利益。碰头会主要是一事一议，议事方式与例会相同。第十二条 例会或者碰头会集体议事，有过半数委员同意的事项，需要形成决定的，以永乐苑业主委员会关于*的决定，（决）字201*年第*号形式发布；不需作出决定，但应当告知业主的，以永乐苑业主委员会关于*的通知，（通）字201*年第*号形式发布；业主大会的决定、上级及相关部门给业主委员会的来文来函，需要公开的，以公告(通告)，201*年*月*日形式发布。上述文件发布前，应当告知居委会、物业服务企业。第十三条 例会或者碰头会，召集人应当通知到所有委员，未通知所有委员参会的，视为未履行召集人义务；连续两次未召集例会又不委托他人的，视为放弃召集人的资格。例会或者碰头会，委员对具体议题不发表意见的，视为弃权；连续三次弃权的，视为不作为；委员对具体议题表示没意见的，视为同意。委员连续三次没有特殊情况，也没请假不参加会议的，视为放弃委员资格。第三章 公章、印章保管和使用规定第十四条 业主大会、业主委员会公章和业主委员会主任、副主任印章是全体业主共有的财物。加盖业主大会、业主委员会公章，与有关部门接洽、交涉、或者确认具体事项的文件，是维护全体业主合法权益的具体体现，不得随意加盖使用。业主委员会要按实施细则的规定，保管好、使用好业主大会、业主委员会公章、印章。第十五条 根据公章、印章保管和使用的有关规定，业主委员会实行公章、印章管用分离的原则。主任、副主任的印章由各自本人保管，公章另设专人保管。第十六条 业主委员会代表业主大会对外行使权利，或者应当属于业主大会权限范围的事项，（如选聘物业服务企业、专项维修资金使用，改建重建建筑物等），使用业主大会公章。使用业主大会公章的，应当由业主大会作出决定；业主委员会处理业主大会内部公共事务，或者业主大会授权业主委员会的权限，使用业主委员会公章。使用业主委员会公章的，由业主委员会委员过半数同意。业主委员会委员过半数同意的具体事项，除加盖业主委员会公章还需加盖主任、副主任印章的，主任、副主任不得以本人未同意而拒绝加盖印章。 违反公章、印章使用规定，造成经济损失或者不良影响的，由责任人承担相应的责任。第十七条 公章保管人应妥善保管公章。公章应存放于保险箱，不得随意存放，不得带回家中，不得委托他人代管，也不得加盖空白介绍信和信笺。第十八条 存放公章的保险箱，由公章保管人自行设定密码。密码不得泄露给其他委员。第十九条 公章保管人在使用公章时，应当先登记后盖章。登记项目包括，日期、时间、地点，文件的名称、数量等。盖章时，原则上由公章保管人本人加盖。第二十条 不属于业主大会授权业主委员会的权限，也不是业主委员会的决定，对外不承担法律责任和经济责任的，仅作一般证明之用，需加盖业主委员会公章的，经主任签字，公章保管人可以加盖业主委员会公章，但要做好登记。第二十一条 公章保管人违反本实施细则规定使用公章，造成后果或者影响的，由公章保管人承担责任。第四章 会议记录和文档管理规定第二十二条 会议记录由主任或者副主任担任。会议记录应当使用规范的会议记录稿纸、黑色钢笔或者水笔记录。记录稿纸抬头部分要填写清楚日期、时间、地点、记录人姓名。记录摘要部分要记录每个人的发言要点。会议结束，参加会议的委员，应当在出席人员签名栏中签名，交文档保管人员存档。第二十三条 业主大会和业主委员会结累的文档，是业主大会和业主委员会的工作记录，是业主大会对业主委员会的工作要求，也是业主委员会是否维护业主利益的实物证明。因此，业主委员会应当设专人保管文档。第二十四条 下列事项应当存档： 各类会议记录、纪要；业主委员会、业主大会作出的决议、决定等书面材料；各届业主委员会产生、备案的材料；业主清册及联系方式；订立的物业管理服务合同；有关法律、法规和业务往来文件；业主和使用人的书面意见、建议书；维修资金收支情况清册；其他有关材料。第二十五条 业主委员会决定和业主委员会通知属于正式编号发文，应当有过半数委员签字，方可作为正式文件存档。对外加盖业主委员会公章，应当有复印件存档。对外行使权力，加盖业主大会公章，属于业主大会决定事项，应当有全体委员签字存档。第二十六条 业主委员会委员在日常工作中所形成的资料、文件，包括业主反映物业管理方面的问题，寄送给委员个人的材料，是业主共有的档案资料，应当交与文档保管，不得私自占有。也不得不经业主委员会讨论，并过半数同意，私自答复处理。第二十七条 文档保管人员有义务经常主动收集文档，不全的应当补齐，没有的应当建立。委员也有义务主动交付文档。第二十八条 业主有权力查阅文档，业主需要查阅文档的，文档保管人员应当提供便利。业主名册，业主专项资金个人账户，以及个别业主书面反映的物业管理方面存在的问题，由于涉及其他业主的私人资料，不得查阅。业主需要查阅本人资料的，由文档保管人员摘录，交与业主。第二十八条 重要文档应当放文件柜加锁。文档保管人不得带回家中，也不得借与他人。文档保管人每半年向业主委员会汇报一次文档收集保管情况。每年整理一次文档，对没有保存价值的文档，及时销毁。第二十九条 文档保管人员应当严格按本实施细则办事。由于文档保管不善，造成影响的，由文档保管人员承担责任。第五章 专项维修资金审核和活动经费使用规定第三十条 专项维修资金使用权属于业主大会。业主委员会根据业主大会授权，应当拟订专项维修资金使用方案，报业主大会决定。第三十一条 对物业服务企业提交的年度工作计划和年度专项维修资金预算，业主委员会应当本着维护业主利益，以认真负责的态度，提出审核意见。主要审核物业服务企业的年度计划和预算是否根据物业服务合同、是否符合有关文件规定以及小区实际情况；重点审核财务预算安排的必要性、合理性和可行性，以确保维修资金的合理使用。第三十二条 对物业服务企业提交的具体的维修改造更新项目，业主委员会首先审核专项维修基金是否用于住宅共用部位、共用设备和物业管理区域公共设施的维修、改造、更新；其次审核承担该项目企业的资质，使用材料，质量标准。必要时可以约请承担该项目企业的负责人，当面咨询。项目较大的工程，材料要封样。项目动工过程中，业主委员会要全程跟踪监督。第三十三条 专项维修基金使用程序是：物业服务企业提出使用方案，使用方案应当包括拟维修和更新、改造的项目、费用预算、列支范围等；业主委员会经审核后交业主大会通过；业主委员会根据业主大会2/3以上业主同意，作出书面决定交物业服务企业组织实施；物业服务企业持有关材料向业主委员会提出列支住宅专项维修资金；业主委员会依据使用方案审核同意，并报房地产主管部门备案；业主委员会向专户管理银行发出划转住宅专项维修资金的通知；专户管理银行将所需住宅专项维修资金划转至维修单位。第三十四条 业主委员会的办公费用，要本着必须，合理，节约的原则，除应当添置的电脑、打印机、保险箱、文件柜、办公桌椅等以外，每月主要用于文档打印纸，宣传资料等，不得添置与办公无关的物品。第三十五条 业主委员会工作津贴2000元/月。其中发放到个人，200元/人.月。结余部分用于业主委员会临时聘请业主帮助工作时，给予适当补贴的费用。第三十六条 每月需购买的办公用品和数量，由文档保管员，在例会上提出。会议同意即可购买。购买的办公用品要有发票，按正常手续办理报销。发票复印件由业主委员会文档保管人员存档。文档保管人员应当每个月