会议邀请与接待课件

,会议邀请与接待,1,PPT学习交流,会议邀请,2,PPT学习交流,一会议通知和邀请,1、发出通知和邀请的主体是主办者；2、举办需要对外宣传报道的会议时，通知邀请的对象不仅是会议成员，还包括拟邀请的媒体记者；3、受主办者领导或管理的会议成员，或者具有法定、当然资格的会议成员，属于通知的对象。不受主办者领导或管理的会议成员属于邀请的对象。,3,PPT学习交流,content,一会议通知和邀请,4,PPT学习交流,content,一会议通知和邀请,5,PPT学习交流,一会议通知和邀请,口头形态的通知和邀请；书面形态的通知和邀请；电子形态的通知和邀请；会议形态的通知和邀请；广告形态的通知和邀请；,按通知和邀请信息的载体形态分,6,PPT学习交流,一会议通知和邀请,预备性通知和邀请；正式性通知和邀请；,按通知和邀请的性质分,7,PPT学习交流,一会议通知和邀请,通知（适用于主办者同会议成员之间具有上下级关系，或者管理与被管理、指导与被指导的关系的会议）a会议的当然成员或法定成员；b本单位内部的工作人员；c下级所属单位；d受本机关职权所管理的单位；,按通知和邀的文书文种分,8,PPT学习交流,一会议通知和邀请,邀请函（邀请函一般用于横向性的会议活动，具有礼仪性，发送对象是不受本机关职权所制约的单位以及个人）请柬（请柬是一种专门邀请客人参加仪式性、交际性、招待性活动的会议文书）,按通知和邀的文书文种分,9,PPT学习交流,一会议通知和邀请,海报；是一种公开性的、广而告之的会议邀请文书，通常采用招贴的方式，邀请对象具有不确定性，主要用于可以自由参加的会议活动。比如，学术报告会、论文答辩会等。,按通知和邀的文书文种分,10,PPT学习交流,一会议通知和邀请,公告；公告用于会议通知和邀请时，主要有两种情况。一种是根据公司法的规定，股份公司召开股东大会时，必须公开刊发公告，向全体股东发出召开股东大会的信息；另一种情况是当邀请的对象遍布各地，无法一一通知和邀请时，也可以使用公告。,按通知和邀的文书文种分,11,PPT学习交流,一会议通知和邀请,广告；主要通过媒体广告或户外广告的形式发布，具有宣传范围广、辐射能力强的特点。主要用于欢迎海内外和社会各界人士广泛参与的会议活动。,按通知和邀的文书文种分,12,PPT学习交流,一会议通知和邀请,邀请函和通知的区别：1、邀请函主要用于组织者与参会者之间关系平等的会议，发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人，不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利和义务，是否参加由邀请对象自行决定；,按通知和邀的文书文种分,13,PPT学习交流,一会议通知和邀请,邀请函和通知的区别：2、会议通知则用于组织者和与会者存在隶属关系或工作上的管理与被管理的关系，或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议，对于这些会议的对象来说，参加会议是一种责任，因此，只能够发通知，不能用邀请函；,按通知和邀的文书文种分,14,PPT学习交流,一会议通知和邀请,邀请函和请柬的区别：1、适用场合不同。邀请函多用于以口头交流为主要方式的会议活动，请柬多用于举行各类仪式和交际、招待活动等；2、规格不同。举行学术会议时，对一般的与会者使用邀请函，而邀请上级领导、兄弟单位代表、社会名流参加开幕式，则使用请柬。,按通知和邀的文书文种分,15,PPT学习交流,一会议通知和邀请,16,PPT学习交流,一会议通知和邀请,17,PPT学习交流,一会议通知和邀请,18,PPT学习交流,一会议通知和邀请,19,PPT学习交流,一会议通知和邀请,20,PPT学习交流,一会议通知和邀请,21,PPT学习交流,一会议通知和邀请,22,PPT学习交流,一会议通知和邀请,23,PPT学习交流,一会议通知和邀请,24,PPT学习交流,一会议通知和邀请,25,PPT学习交流,content,一会议邀请和通知,1）正式文件通知和邀请的格式与写法,标题。A:由主办者名称、会议名称和“通知组成”，标题中标明主办者的名称有助于突出主办者的形象，并方便查找检索。如：XX（主办者名称）关于召开（或举行）XXX会议的通知B：由会议名称和“通知”组成，用于多家单位联合主办的会议。如：关于召开（举行）XXX会议的通知,26,PPT学习交流,content,一会议邀请和通知,1）正式文件通知和邀请的格式与写法,主送机关。正式文件通知一般都发给单位，故必须写主送机关，写法有一下几种：A：统称。通知和邀请对象是所有下属单位。如：“各省、自治区、直辖市人民政府”，“各直属院校”B：单称，又叫特称。只需特定单位参加的会议，可分别在每份通知上写明具体的单位名称。如：“XXX公司”,27,PPT学习交流,content,一会议邀请和通知,1）正式文件通知和邀请的格式与写法,正文。会议通知的正文部分可以按通知的内容分成若干层次和段落，一般分为开头、主体和结尾。落款。指会议的主办单位的落款。成文日期。,28,PPT学习交流,content,一会议邀请和通知,2）信函式通知和邀请的格式与写法,标题。有会议名称直接加“邀请函”组成。如：XXXX国际学术研讨会邀请函称呼。A：个别发给与会单位的邀请函，应当写单位名称。B：发给个人的邀请函，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后冠“先生”、“小姐”“同志”等。C：网上或报刊上公开发布的邀请信，可省略称呼，或统称“尊敬的客户”等。,29,PPT学习交流,content,一会议邀请和通知,2）信函式通知和邀请的格式与写法,开头应酬语。正文。祝颂语。署名。成文日期。,30,PPT学习交流,content,一会议邀请和通知,1）回执、报名表和申请表的作用,便于预计人数；便于反馈信息便于确定资格。确认收到通知。,31,PPT学习交流,content,一会议邀请和通知,2）回执、报名表和申请表的区别,相同点：都具有收集或反馈通知和邀请对象信息的作用，而且都作为附件同通知、邀请函一起发出。区别点：回执不仅可以反馈通知和邀请对象的信息，同时还具有确认对方收到通知的作用。报名表和申请表的制发对象往往是不确定的，需要履行报名手续才能确定。如果通知的对象本来就具有与会资格，就只能发回执，不能发报名表和申请表。如：举行董事会议，秘书向董事们发会议通知的同时，可以要求对方填写回执并寄回，但绝不能用报名表和申请表代替回执。,32,PPT学习交流,content,一会议邀请和通知,3）回执、报名表和申请表提交的方式和内容要素,参加对象的基本情况。抵离情况。论文选题。联系方式。其他事项。,33,PPT学习交流,content,一会议邀请和通知,4）回执、报名表和申请表的格式与写法,标题。写明会议的名称和“回执”“报名表”“申请表”正文。正文采用表格的形式，以便于填写。正文中最好设备注一栏，可让通知和邀请对象说明特殊情况。具名。一个人名义参加的，由个人签名；代表单位或按单位组团参加的，署单位名称并加盖公章。填写日期。要求通知和邀请对象填写具体的日期。,34,PPT学习交流,35,PPT学习交流,content,一会议邀请和通知,4）回执、报名表和申请的格式与写法,注意：一、鉴于虎门现未有直通航班和列车，会务组将特在广州火车站西站、深圳宝安机场设接待处。请会议代表尽量乘至以上地点的交通工具，以便于接站。二、请于2004年11月2日前将此回执传真至虎门服装服饰行业协会联系电话：传真：,36,PPT学习交流,content,二会议接待概述,1）会议接待的含义,会议接待是指围绕与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等方面所作的安排，是会务工作的重要组成部分。,37,PPT学习交流,content,二会议接待概述,2）会议接待的作用,为会议活动提供保障。通过会议接待，给与会者提供各种方便，解除他们的后顾之忧，使他们能够全身心的投入会议活动，从而保障会议顺利进行，提高会议效率，实现会议目标。树立良好的社会形象。会议接待的过程也是主办者对外宣传、树立良好的社会形象的过程。,38,PPT学习交流,content,二会议接待概述,3）会议接待的特征,广泛性。会议接待对象的广泛性特征要求会议的接待工作既要照顾大多数与会者的共性，又要兼顾少数人的特殊性。礼仪性。服务性。,39,PPT学习交流,content,二会议接待概述,4）会议接待的原则,热情友好，细致周到。一视同仁，平等对待。俭省节约，倡导新风。加强防范，确保安全。,40,PPT学习交流,content,二会议接待概述,1）收集与会者信息的范围,充分收集与会者信息的情况，是有针对性的做好会议接待工作的必要前提。与会者的基本情况。参会的目的、意图和背景。过去参加会议的情况。抵离时间和交通工具。,41,PPT学习交流,content,二会议接待概述,2）收集与会者信息的途径与方法,汇总回执、报名表和申请表。查阅历次会议活动的档案资料。请有关部门提供情况。,42,PPT学习交流,content,三、邀请函写作实训课,1）天津青年职业学院旅游学院邀请函,报到时间：2033年九月七日报到地点：天津青年职业学院旅游学院办公楼1楼会议室学院联系方式：联系电话：（办公室）联系人：（）Email：（）Email：（）Email：通讯地址：邮政编码：活动背景：今年的金秋九月（2033年9月8日10日），我们将迎来天津青年职业学院旅游学院建立二十周年的喜庆节日，旅游学院以诚挚的心情热烈期盼您回校、回院参加盛大的庆祝活动。,43,PPT学习交流,content,三、邀请函写作实训课,1）旅游学院校友邀请函（例子）,尊敬的院（系）友：您好！今年的金秋九月（2012年9月8日10日），我们将迎来内蒙古师范大学建立六十周年和旅游管理专业建立二十周年的喜庆节日，旅游学院以诚挚的心情热烈期盼您回校、回院参加盛大的庆祝活动。内蒙古师范大学旅游管理专业始设于1992年，是自治区最早经上级批准设置的旅游高等教育单位。1993年开始招收旅游管理专业专科生，2000年开始招收本科生，2010年开始招收硕士研究生，同时培养成人本专科生、自考生以及校内旅游管理专业二学位学生。2002年挂牌成立旅游学院，2006年正式独立设置为学校的二级学院。学院在二十年的办学历程中无论是在专业拓展，还是在教师队伍培养与学科建设等方面均取得长足发展。至2012年，全院在校本科生达1800余人，教师36人；设有旅游管理系、酒店经营与管理系、旅游企业管理系、旅游资源开发与规划系和空中乘务系等五个系；,44,PPT学习交流,content,三、邀请函写作实训课,1）旅游学院校友邀请函（例子）,有少数民族历史文化（院属设置点）、专门史和历史文献学（与历史文化学院共享点）三个硕士点；三个中心一个所，即旅游发展研究中心、培训服务中心、信息与资料中心和蒙古史研究所。目前，学院已建设成为管理机构完整、专业设置科学、教师学位与年龄结构合理、教学设施与实践基地配套的旅游教学与科研基地。学院坚持多层次、多途径办学，在职业教育、应用性研究与转化、面向社会、服务社会等方面做出了积极努力，取得了可喜成绩。2005年引进“英国高等教育文凭（HND）”项目，与英方共同培养旅游管理专业学生；2006年承担了学校蒙古国留学生旅游管理专业教学与管理工作；2007年与辽宁省金通航空培训公司合作创办空中乘务专业，并于2008年招收了第一届学生；2010年与鄂尔多斯市鄂托克前旗教育局合作开办了旅游管理与服务职业教育。多年来，学院在面向社会开展旅游资源普查、编制旅游规划、旅游规划评审、培训旅游专业人才等方面取得了显著成绩，为实现教学面向市场，服务社会，走产、学、研、用发展道路打下了坚实基础。,45,PPT学习交流,content,三、邀请函写作实训课,1）旅游学院校友邀请函（例子）,我们衷心希望您在百忙之中回来看看您的母系，看看您曾经学习过的地方，会见您的同学和老师。为了搞好60周年校庆及学院20周年院庆，做好更充分地准备和安排，恳切希望您接到邀请函之后，及时给予回复。请您将邀请函回执填好后于一周之内发送电子邮件给我们。关于学校校庆活动的安排，请访问内蒙古师范大学校庆网（）。另，我院还有相应的活动安排，将另行通知。报到时间与地点：2012年9月7日，呼和浩特市赛罕区昭乌达路81号内蒙古师范大学校本部文史楼一楼南侧旅游学院会议室,46,PPT学习交流,content,三、邀请函写作实训课,1）旅游学院校友邀请函（例子）,学院联系方式：联系电话：0471（办公室）联系人：长安（）Email：李文杰（）Email：秦兆祥（）Email：通讯地址：内蒙古呼和浩特市赛罕区昭乌达路81号邮政编码：010022此致内蒙古师范大学旅游学院党总支书记：王晓霞院长：郝志成,47,PPT学习交流,content,三、邀请函写作实训课,48,PPT学习交流,content,三、邀请函写作实训课,2）会议邀请函（例子）,企业人力资源管理风险防范措施高端研讨会,企业如何提高网络招聘在企业招聘实务中的权重及效果,49,PPT学习交流,1课程背景,课程性质,能力定位,50,PPT学习交流,1课程背景,51,PPT学习交流,1课程背景,52,PPT学习交流,1课程背景,53,PPT学习交流,2课程建设,历史沿革与课程发展,54,PPT学习交流,content,2课程建设,55,PPT学习交流,content,2课程建设,教材分析,教材选用