行政后勤服务指南--公司行政管理.ppt

行政后勤服务指南,安徽科大讯飞信息科技股份有限公司AnHuiUSTCiFlyTekCO.,LTD.2013年07月张云飞,讲师自我介绍,姓名：张云飞部门：行政部岗位：行政部副经理概述：有过七年的星级酒店服务与管理工作经历，对服务工作有着浓厚的兴趣，希望通过服务工作拉近彼此的距离，让我们的工作氛围充满家的温馨！,范围与目标,本课程培训目标：熟悉公司的办公和生活环境了解行政办公相关服务内容和要求本课程将占用时间60分钟,内容提要,行政服务内容介绍行政办公规范要求工作生活环境介绍,FOCUS,内容提要,行政服务内容介绍行政办公规范要求工作生活环境介绍,行政服务内容,行政服务内容,行政服务内容,主观、被动,V1.0通过“用心”“温馨”“贴心”的服务，为各业务团队提供无干扰的后勤保障,V2.0提升专业能力，通过“前瞻”、“品质”的服务，打造开放、互动、和谐的工作社区,V3.0精通行政服务，能提供全套行政解决方案，有效提升组织和员工工作效率，支持公司向新市场扩张,行政部组织定位,行政服务内容,行政部服务内容及分工,行政部服务内容及分工,1818,饮食指南,公司餐厅餐厅地点：4楼就餐时间：公司餐厅提供免费午餐，11：4013：00，分楼层每周轮流用餐，用餐时间约为20分钟（每周邮件提醒）补贴标准：员工午餐补贴每个月为200元；因工作需要在公司使用晚餐的员工每次补贴10元补贴对象：公司的正式员工、实习员工正常享受，兼职人员根据情况单独确定；已经享受驻外餐补、出差餐补的员工不再同时享受公司内部餐补；员工请假未上班的员工不享受餐补补贴发放：午餐补贴每个月由行政部自动充入消费卡中，午餐补贴不兑换现金、不累计每个月初自动补充为200元因工作原因需要在公司使用晚餐的员工，在订餐系统中的原因注明“因工作需要”，每个月由部门助理导出系统数据，部门经理审核后，报人力资源部从工资中发放补贴,计费管理享受补贴的员工除午餐消费冲减公司午餐补贴金额外，其它（如晚餐、超市购物等）消费全部属于自费，如果午餐消费金额超出了公司午餐补贴标准，则超出的部分转为自费方式处理属于自费范围的消费，消费系统会先行虚拟金额，每个月根据实际消费金额在工资中自动扣除其它方面行政部每个月第一天通过系统充值，需要员工本人持卡在每个月第一次消费前通过餐厅的补贴终端机刷卡激活，激活后消费金额方可使用需要现金充值人员（仅限于个别兼职及其它人员），由行政部负责日常充值，员工可于周一至周五8:3011:30在餐厅超市内充值，建议充值金额不低于50元，现金充值人员如果消费不完可以退还,饮食指南,成本控制,产品创新,产品理念健康、营养,新餐厅2013年8月,现场管理,产品质量,满意度80%,大锅菜小灶做一次成型分次入味,讯飞招牌菜无锡酱排飘香猪手杭椒白米虾,饮食指南,饮食指南,现场向伙食委员会就餐协调人员、行政部值班人员反映向伙食委员会进行投诉伙食委员会邮箱：rice员工餐供应商已在餐厅醒目位置设餐饮工作意见箱，并指定专人管理，有关餐饮方面的建议和投诉也可投入意见箱,就餐问题反馈渠道,饮食指南,凭员工卡刷卡就餐自觉排队珍惜粮食，所购饭菜尽量吃完，光盘行动自觉维护餐厅卫生，餐后将餐具送入收盘处，残羹倒入泔水桶内，不放在餐桌上，轻放餐具不将饭菜和餐具带出餐厅爱护餐厅设施，不随意搬动损坏不在餐厅内吸烟,温馨提示,饮食指南,公司附近快餐永和豆浆联系电话：65326677（20元起送）金韵快餐联系电话：65322357（送盒饭）蜀岸咖啡联系电话：65333969（凭工号牌7折优惠）有品有味联系电话：65317818（凭工号牌8折优惠）格林豪泰高新店联系电话62272566（凭工号牌享受公司协议价）天柱路梦园小区、海关路园景天下小区及老公司附近有一些小吃店行政部收集各类餐饮信息，员工正常用餐、招待，都可以向行政部提出需求,晚餐预订周六午餐预订：各部门助理负责,饮食指南,住宿指南,公司为试用期（3个月）内的同事提供住宿住宿的同事请仔细阅读发给大家的住宿须知提高安全防范意识，注意防火、防盗，切实保管好自己的贵重物品，离开宿舍时随手锁门遇到问题请与公司宿舍安排负责人或行政部联系宿舍安排负责人：郑斌宿舍维修：郑斌或金孝文员工外出或客户来访或家人来访，行政部有一些协议酒店，可以向行政部代订住宿服务,交通车查询,交通指南,交通指南,交通车大致安排：正常上班、下班17：40上班期间：9：30、10：30、13：30、15：30（新公司老公司）晚班：19：00-22：30，逢每半时班车终点到西环中心广场，逢每整时班车终点到老公司周六：9：00、17：30（公司南园）小车申请流程（私车补贴制度）车辆安排负责人：凌静（交通车）：65331818，jingling束从明（小车）：65331881，cmshu个人遇到交通问题凌静：65331818司周边公交车线路：605、651、10、20、118、158、801、606讯飞家园志愿车队,交通指南,交通车线路安排原则不能进入一环以内长江中路（环城西路至环城东路）禁止通行按顺行方向靠道路右边停靠，在道路交叉口50米以外停车上下客，不得等客在设有人行道护栏的路段，人行横道、施工路段、障碍物对面，不准停车交叉路口、铁路道口、弯路、窄路、桥梁、陡坡以及距离上述地点20米以内路段，不准停车公交车站、急救站、加油站、消防队门前以及上述地点30米以内的路段，不准停车车辆停稳前，不准开车门和上、下人，开车门时不准妨碍其他车辆和行人通行,满意度80%,增加交通车,优质供应商,优化线路,讯飞家园志愿车队,公共交通配套成熟交通补贴,交通车未来规划,交通指南,商务服务,传真收发：传真电话：65331801联系人：前台65331500快递收发：联系人：客服中心65309157名片制作：联系人：前台65331500个人申请部门审批邮件给前台样稿确认制作制作周期：样稿确认后约5个工作日火车票、飞机票预订：前台65331500邮件包裹收发：客服中心65309157,商务服务,复印文件：复印室：位于1楼北边客服中心各事业部及职能部门配有网络打印机会议室预订通过公司门户网站温馨提示：会议室的使用须提前网上预订使用前须进行设施设备、物资配备等的检查会议结束后，请将桌椅归位，收拾干净，关闭投影仪、灯、空调等如有任何问题，请及时联系物业客服中心（65309156）,医疗指南,小药箱位于公司行政部（504室）具体药品为：创可贴、红药水、紫药水、双氧水、医用纱布、棉棒、风油精公司附近就医梦园小区位于天柱路的东门有一家社区卫生服务站合肥市第一人民医院蜀山分院蜀山区长江西路974号可换乘221、168、234、903路到大铺头站下市区主要医院安徽省立医院庐江路17号电话：62283114安徽医科大学第一附属医院绩溪路218号电话：62922114合肥市第三人民医院望江东路204号电话：6366145,邮政电信,通信地址：安徽省合肥市高新区望江西路666号讯飞大厦（230088）公司附近邮局地址：天波路25号，合家福旁边，158路车到金濠下（通机所和软件园之间）通讯补助申请：50元通讯补助申请咨询客服中心50元以上咨询各部门秘书移动、联通充值：联系行政部岳莹安装家庭宽带：联系行政部岳莹公司附近移动营业厅：天柱路梦园小区东门,维修,发现维修问题可发邮件至公司维修组邮箱：ifly_wx或ifly_wY办公设备维修：如投影仪、打印机、复印机、电脑等联系企信办内线电话：65309090物业维修：如桌椅、水电、照明、空调等联系物业客服中心电话65309156,物资申领,正常申领流程个人填写物资申请单（笔记本电脑自购补贴制度）提交部门秘书，办理事业部/部门内部审核提交行政部采购询价公司领导审批企信办及相关部门到货验收部门秘书办理物资出库手续电脑、打印机、鼠标等申领还需企信办审核物资申请单审批后一般到货期为3-5天桌椅、柜子等申领直接联系物业65309156,物资申领,仓库领用进入192.168.75.5行政后勤服务指南查询申领流程个人根据库存情况提出需求申请部门秘书统一办理行政部签字仓库领用办公用品每月由部门秘书集中申领2次,内容提要,行政服务内容介绍行政办公规范要求工作生活环境介绍,消防安全,消防安全规定严禁私拉电线，私接电源下班后，该关闭的电源应予以关闭禁止私自安装电器设备公司消防管理规定详细要求消防安全知识192.168.75.5公司培训资料行政安保类企业消防安全培训,消防安全,消防安全意识提高安全防范意识注意防火防盗贵重物品、现金注意保存刷卡进出门注意同行人员离开自行车棚需关门宿舍钥匙不外借离开宿舍关闭门窗晚上加班回家结伴同行消防安全联系人余兴旺：65309155,行政办公规范要求,工号牌使用上班时间需佩戴工号牌上下班必须刷卡考勤中午就餐时须刷卡工号牌遗失须立即通知人力资源部挂失，并办理补办手续办公物资每位员工会配置电脑、日常办公物资，日常办公用品可到部门行政秘书处登记领取其他物资申请可让部门秘书统一安排,行政办公规范要求,网络资源IP地址是自动配置分配公司邮箱：每台机器必须加入域帐号，机器名同邮箱名、域帐号，初始密码是123456，请及时更改珍惜网络资源并确保它的安全会议室公司每个楼层都有会议室会议室需要提前预定会议结束后清理现场，坐椅复位,行政办公规范要求,办公室行为要求卫生责任到人个人卫生自行清理公共卫生由部门安排，没有安排的由部门经理负责保洁员每周三、六对各办公室公共区域进行打扫不在办公室吃任何带果壳、碎屑、加热食品(如方便面等)、饮用浓香型的饮料等保持桌面及家具的整洁不得在墙面乱写、乱画、乱挂开空调时需关闭门窗对于要求高的服务器等房间要做到防静电、防尘、防潮注意着装言行不在办公场所大声喧哗,行政办公规范要求,接待会议室行为要求包括：206接待厅、201多功能厅、2108会议室、22楼务虚室日常不开放，需使用需提前联系总裁办接待需提前半小时到会场，开门、通风、调温，并确保水、茶叶、杯子到位原则上谁使用谁接待，接待完毕通知物业，物业会安排保洁员清理现场，并补充消耗品接待室原则上公司员工不得抽烟,行政办公规范要求,各楼层会议室、休闲室行为要求通过网络预订谁使用谁清理，用完后必须将物品（空调遥控等）归位各楼层会议室保洁员定期清理，特殊情况可通知楼层保洁员,行政办公规范要求,卫生间行为要求便后冲池不在厕所里看报纸不在厕所里抽烟洗手时不要将水溅到池外,行政办公规范要求,活动室行为要求活动室休息时间完全开放先到先用；用完物品须归位注意安全、爱护财产活动室、篮球场等活动设施非工作时间可以使用雨天请不要打篮球如需使用23楼羽毛球场，需提前与总裁办黄斌联系预订,行政办公规范要求,员工及访客进出门管理要求员工进出办公区必须佩戴工号牌，如果进门时忘带工号牌，请到1楼前台领取临时卡并做好登记，当天下班时必须归还外客来访时原则上在大厅接待；如需进入办公区接待的，1楼前台将事先电话与被访员工取得联系，来访人员在保安处进行登记，并由被访员工迎接后方可入内，否则不得进入门禁；来访人员离开公司，须由被访员工引领出公司访客工号牌挂绳为红色办公区域内，未经许可，禁止拍照；如员工发现，应及时予以制止；禁止在已明示为“谢绝访客”的区域接待,行政办公规范要求,吸烟具体规定严禁在公共办公区域、公共场所（尤其是员工活动室、卫生间、会议室、洽谈室）等非吸烟区内吸烟，不允许流动吸烟需要吸烟的员工，请到公司指定的每层楼楼道吸烟区吸烟公司指定吸烟点为：5、11、14层吸烟室总裁办和行政部将组织专人不定期进行检查，一经发现，罚款50元,行政办公规范要求,电梯乘用具体规定严禁逆行乘用电梯抢位严禁长时间阻门等人严禁未到中午安排的就餐时间点（行政部安排的就餐时间为从楼层出发的时间）提前乘电梯往餐厅排队就餐，严禁晚上加班用餐员工在17：30-17：40分电梯高峰期间乘用电梯到餐厅提前排队；员工餐厅晚餐开餐时间为17：50我们倡导：电梯乘用中，文明礼让，在电梯位紧张时，主动礼让孕妇、病残人士，及紧急公务的同事鼓励员工在电梯乘用高峰期、相近楼层办事时，采取楼梯步行方式，即节约公共资源、提高公共利益，又锻炼身体、体现良好的个人素养,行政办公规范要求,电梯乘用具体规定相关处罚：首次发现，现场口头批评，并记录姓名、工号、所属部门，罚款现金100元，在公司范围内进行通报第二次发现，除以上处罚外，取消其全年评优评奖和薪资上调资格屡教不改者，给予严厉处分直至开除二级部门经理以上干部发生违规行为的，每次罚款现金300元，取消全年薪资上调资格，公司范围通报二级部门一周内累计发生三次所属员工违规行为的，二级部门经理承担管理连带责任，罚款300元并作书面检查，分管一级部门经理罚款500元,行政办公规范要求,厉行节约要求科学使用空调、合理设置空调温度空调实行集中控制办公室、会议室等办公区域的夏季空调温度设置不低于26摄氏度，冬季室内空调温度设置不高于20摄氏度室外温度达到26摄氏度以上时，空调统一开启晚上