项目内业管理体系

.美景集团内业管理工作指引河南省美景集团工程管理中心.目录一、 工作文件的传递。二、 监理进场须知。三、 总承建商进场须知。四、 分包进场须知。五、 资料检查制度。六、 变更签证管理办法及指引。七、 材料/设备验收指引。八、 工程结算办理指引。九、 工程款办理指引。一、工程文件的传递 1、目的规范工程部、监理、总包、分包单位等合作方之间工程文件传递的及时性、适用性和有效性、以保障工程文件的可追溯性。 2、适用范围适用于项目部与各合作方之间文件的编制、传递、归档。 3、原则专人负责原则：项目建造过程中，各合作方必须配备专职资料员，负责所有工程文件的接收、标识、登记、发放、回收、移交及归档工作；过程中各合作方的文件传递必须由资料管理员进行签收、签发，不得由第三人进行文件的传递及代签代发。时效性原则：建设过程中，各方往来的文件必须及时，通常各方往来文件在签字签收后按照时间规定传递、回复，相关文件的传递时限见下文具体的流程。如超时限则按相关规定进行相应的处罚传递流程原则：为保证传递流程的及时性和准备性，监理公司做为文件流程传递中心，各方文件需通过监理方传递、需递交甲方的盖章资料由监理负责流转，各方的文件传递流程需按照以下流程传递，禁止跨越传递：甲方项目部监理公司各施工单位 时间性原则： 原则上要求，各方往来文件应集中在一定时间：1、周报、每周例会纪要提交时间为每周一；2、月报提交时间为次月3号；3、严肃性原则： 任何单位均不能拒绝签收其它方的任何往来文件，对文件内容持有异议，应以书面文件的形式回复。表格统一原则：各合作方的往来文件需按照各自文件规定，统一样式。 4、 其它甲方各种资料收发及处理规定是否要进行资料月检、季检等？二、监理进场须知1、监理单位进场须知速查表 序号提交方信息名称要求提交时间格式文件接收方备注1监理方资质保障公司相关经营资质进场7天内甲方2监理方人员保障1、监理组织架构图2、监理人员任命书、资质证书，数量、资历符合监理合同3、监理人员变更时需提交书面申请进场7天内甲方3监理方监理大纲1、编制应针对项目实际情况，明确工作目标，确定具体的制度、程序、方法和措施，具有可操作性，指导整个项目组织开展监理工作；2、结合工程项目的专业特点，详细具体；3、内容有针对性，能起到指导作用。进场15天内审批表甲方4监理规划审批表5监理细则审批表6监理旁站审批表7监理方监理月报1、对当月的监理各项工作的总结，要求详细具体次月3日表格样式甲方需提供电子版8监理方监理例会纪要1、会议纪要有书面记录，内容准确、完整，能反映实际情况；2、反馈执行情况，提出整改要求，进度滞后及其相关保证措施会后1天内样式甲方、与会单位需提供电子版9监理方监理专题例会会后1天内样式10监理方监理安全例会会后1天内样式11监理方周末值班表每周五甲方12监理方监理日记1、可根据公司的专用格式；2、记录要真实、准确、如实反映现场的施工情况；3、内容必须包括但不限于：日期、天气、当天施工情况、发现问题、验收工作、协调工作、劳动力、材料进场、见证送检记录等；每天记录监理13监理方监理旁站记录1、对关键部位、关键工序施工过程中需进行现场旁站监督，如砼浇筑、防水、门窗安等；记录内容准确、详细每天记录监理14监理方砂浆配合比抽查记录1、有详细的记录并注意记录与现场搅拌配比一致监理15监理方监理联系单1、用于单位间的信息交换样式甲方联系单位需提供电子版16监理方监理通知单及回复1、用于对承包单位所发出指令或提出要求2、签发及时、针对性强，有封闭时限，要求及时回复回复时限1周样式17监理方安全隐患通知单及回复样式18监理方上墙资料1、及时更新、与实际符合监理19监理方图像记录1、拍摄现场进度，安全、质量隐患等照片每天监理2、监理内业管理工作内容及职责2.1、对内工作 2.1.1、对于监理部内需完成的日常工作进行检查、督促完成 2.1.2、对于需监理批复或上报的文件，督促工程师按照相关时间规定及时完成，完成后并及时上报或返还； 2.1.3、资料管理：监理文件资料的归档分类，要求索引性强、有目录台帐、编号合理，文件、图纸发放目录齐全，有签收记录； 2.1.4、图纸管理：图纸分类整理，需建立详细图纸及图纸变更台帐； 2.1.5、对于各类资料，严格按照要求进行基本检查(如文件的日期、签字、盖章情况、审批的时限等)，如发现问题应拒收并要求及时整改。 2.2、对施工单位工作 2.2.1、资料收集：按照相关政府、法规和美景集团资料管理规定，及时严格要求各施工单位上报相关资料；2.2.2、资料检查：要求定期（每月付款前）对施工单位进资料检查，对存在问题及时做出指导； 2.2.3、资料整改：对于施工单位上报的资料不符合要求或者检查资料不齐全、不规范等，需及时做出相应的明确规定或处罚，并提出整改期限，及时做好跟踪反馈工作； 2.2.4、协助施工单位配合相关政府单位完成资料检查工作；配合工程竣工备案、质、安监等报建所需资料的准备工作。 2.3、对甲方工作 2.3.1、对甲方要求提供的资料，按规定时间内及时上报； 2.3.2、对于资料的检查情况及时向甲方汇报； 2.3.3、对于集团的各项资料检查，要求积极配合甲方开展准备工作；2.4、甲方对监理资料员工作考核 3、支持性表格 名称版式 名称版式监理大纲监理月报监理规划监理例会纪要监理细则监理专题例会监理旁站监理安全例会监理联系单监理通知单及回复安全隐患通知单监理资料员考核表三、总承建商进场须知 1、总承建商进场须知速查表总承包商进场须知速查表序号提交方信息名称要求提交时间格式文件接收方备注1总包资质保障公司相关经营资质（符合年审）进场7天内甲方、监理2总包人员保障1、项目组织架构图2、安全管理组织架构图3、相关人员任命书、资质证书4、管理人员变更时需提交书面申请及审批进场7天内甲方、监理3总包开工报告施工前甲方、监理4总包特种工上岗证电工、焊工、架子工、起重机械工、施工电梯、塔吊司机须持证上岗每月15、30甲方、监理5总包总施工计划根据甲方提供二级计划编制项目整体开发计划进场7天内甲方、监理6总包月计划每月编制上月工作总结及本月工作计划每月1号表格样式甲方、监理7总包周计划每周编制上周工作总结及本周工作计划每周一表格样式甲方、监理8总包总施工组织设计根据承建项目实际情况，编制符合该项目的总施工组织设计进场15天内甲方、监理9总包各项施工组织设计根据承建项目实际情况，编制各项符合项目的施工组织设计进场20天内甲方、监理10总包专项施工方案承建过程中，对重要工序施工前需制定专项施工方案，待审批通后方可进行施工施工前一个周甲方、监理11总包联系单用于承建工程中与各单位联系的文件甲方、监理12总包实测实量一户一表（砼、抹灰、方正度、门窗洞口、地板/厚度、钢筋）与施工现场同步表格样式甲方、监理模板表格样式甲方、监理砌体放线表格样式甲方、监理13总包施工/材料样板至少包含砌筑、抹灰、防水、门窗、栏杆扶手、瓷砖粘贴、涂料、屋面瓦等工程，及时做好书面记录，施工过程必须真正落实样板先行制度。大面积施工前表格样式甲方、监理14总包隐蔽工程验隐蔽工程验收及时、记录完整、验收结果与现场实际情况相符；杜绝验收记录后补隐蔽验收前表格样式甲方、监理15总包户型砌筑施工样板验收表包括但不限于：砌块、砌筑质量、管线布置以及密集处的处理，构造柱设置、门窗安装预埋件设置，配筋带以及圈梁设置，反坎设置，过梁设置，空调洞口以及排气洞口等预留预埋洞口的设置，管线以及线盒标注等大面积砌筑前表格样式甲方、监理16总包与分包界面交接资料对于分项工程在移交给分包单位时需办理交接交接时甲方、监理2、总包内业管理工作内容及职责 2.1、按照相关要求，进场时负责为甲方、监理提供相关资料 2.2、对甲方、监理交底的内业要求，及时传达，严格按照规定执行，或督促项目工程师完成 2.3、各类文件资料的归档分类，要求索引性强、有目录台帐、编号合理，对文件的发放记录齐全，有签收记录； 2.4、对于甲方发放的图纸，需分类整理，建立详细图纸及图纸变更目录； 2.5、资料自查：每月定期检查内部资料，对于资料的不齐全、不正确，需主动向工程师反馈，并要求及时完成； 2.6、协助完成各类政府单位、甲方各类资料检查工作，配合各类报建资料的准备与申报；3、支持性表格 名称版式 名称版式周计划月计划施工样板确认表工作联系单材料样板确认表户型砌筑施工样板验收表验收申请单（通用）防渗漏专项隐蔽验收记录表模板实测检查记录砌筑放线检查记录验收申请单（模板）验收申请单（砌体放线）实测实量一户一表档案(现场操作表格)四、分包进场须知1、分包进场须知速查表分包商进场须知速查表序号提交方信息名称要求提交时间格式文件接收方备注1分包分包资格报审公司相关经营资质进场前甲方、监理2分包开工/复工申请报告施工前甲方、监理3分包施工方案分包专项工程施工方案分项工程施工前甲方、监理4分包总施工计划对于甲方指定的分包单位，均需上报施工进度计划，需及时上报、审批，进场后1周内甲方、监理5分包月度计划每月1号甲方、监理6分包周计划每周二甲方、监理7分包联系单用于单位之间的信息交流甲方、监理8分包与总包界面交接在该总程结束后，移交给总包，需完成移交资料交接时甲方、监理9分包分项工程验收该分项工程完成后需进行验收完成7个工作日内甲方、总包、监理10分包分项工程品质验收完工甲方、总包、监理 2、分包职责 2.1、进场时严格按照甲方、监理及相关单位要求，对相关资料进行申报 2.2、建设过程中，对甲方、监理及相关单位的资料要求，需及时提交完成 2.3、完成时按照甲方、监理及相关单位的资料要求，完成相关资料 3、支持性表格 名称版式 名称版式周计划月计划联系单分项工程验收表分项工程品质验收申请单五、资料检查制度 1、目的 保障各项工程资料的及时、准确、完整性，为发现问题及时整改，为各项检查、报建、验收提供完整的资料 2、检查次数、时间承建单位根据所有需完成的资料进行自查；监理每月一次检查，每次于甲方集中付款日之前一周完成 3、职责监理单位：每月两次定期检查总包单位各项工程资料，对分包提交资料也需及时清理；对完成的标准交底；承建单位：需及时要据现场工程进度，完成各项工程资料，对由监理或甲方的资料检查需积极配合；甲方项目：定期对监理、总包单位各项工程资料进行检查，对监理检查结果进行抽查，并及时跟进监理检查结果及整改情况，协助对完成标准情况向各承建单位交底。 4、检查内容 4.1、检查各项工程资料的完整性，及时性，是否与工程进度相符合，是否按美景及相关政府要求执行； 4.2、检查各项工程资料明细清单（包括但不限于以下表格内容，要据调整随时进行修改） 5、检查结果 5.1、监理检查完毕后需整理检查结果；如遇需协调办理的工作可填写 上报甲方项目部，甲方项目部可根据实情况进行协助办理； 5.2、 对于检查资料不齐全、不合格等情况，监理需下发监理联系单，责令整期限； 5.3、监理需对整改情况进行跟踪反馈；如没按规定期限进行整改的单位，监理可按相关规定进行处罚； 5.4、监理需严格执行资料检查制度，为提高各单位自律性，以保障各项工程资料的完整、合格性，对不按规定执行的单位需严格执行相应的处罚措施。监理需对整个工程资料的完整、及时、合格性全权负责。六、变更签证管理办法及指引 1、目的 理清设计变更签证流程，保证各承建商能及时进行变更签证结算和支付 2、办理依据（设计变更通知单、工程技术联系单、工程技术核定单、工程业务指令单） 设计变更通知单：指由甲方发出的对原设计图纸进行的修改或补充，包含承建商和监理单位提出的优化和变更（经甲方审核认可后），已设计变更单的形式发出。工程技术联系单：由甲方设计部提出对图纸的优化和变更；工程技术核定单：由承建商提出对图纸的优化和变更，但须经更经设计院与甲方认可； 工程业务指令单：是指由甲方工程师发出的新增加工程内容或其它涉及到费用变更的指令。 3、办理原则 书面原则：现场所有的变更和修改，均必须有甲方书面的变更单和指令，甲方工程师可先开口头指令承建商施工，但必须在几日内补发书面指令给承建商，没有书面指令，不得申报变更签证和费用； 一单一签原则：一个设计变更单、工程技术联系单、工程技术核定单按照施工完成时间对应一个变更实施确认单；一个工程业务指令单对应一份工程签证单（杜绝多单一签）。 4、时间要求 经监理确认完工日期之日起10个工作日内上报监理，监理接单后3个工作日内审核完毕上交甲方，甲方10个工作日之内审核完毕返回，返回施工单位之日起，在30个工作日内到成本处核算签证金额； 5、数量要求 签证单一式四份（原件）、工程造价计算书一式四份、设计通知单或指令单一式四份（其中一份为原件）附图（根据签证工程实际情况） 6、填写要求 6.1、签字、日期、公章完整（多页签证单同时具备）；补充手写或修改内容必须签明和注明日期； 6.2、在审批意见时，监理需签署独立、准确意见，有独立计算式，严禁签署“工程量属实”、“请甲方审批”等模糊意见；甲方签署意见时同样禁止出现“情况属实”等类似字眼，必须签署与工程量有关的术语。 7、办理流程 8、支持性表格 签证单、工程指令单（电脑自动生成，由甲方下发） 名称版式签证申请单签证指令单签证单变更申请审批单 变更实施确认单七、材料/设备验收指引 1、目的 完善流程，按流程办理，避免因资料不齐或时间问题导致不能及时完成资料，保证款项的及时支付； 2、办理验收的范围 2.1、甲供及甲限乙供设备材料 ，如铝合金型材、室内外装修材料、室内外灯具、各类色板等。 2.2、高压柜、低压柜、变压器、发电机、水泵、电梯、口径大于80的阀门等。 3、参验单位 供货单位、收货（承建单位）、监理单位、甲方项目工程部、设计部（装饰材料） 4、单位职责 4.1、供货单位根据发货申请函下订，提供相对应规格、数量的设备材料 4.2、收货（承建单位）负责验收设备材料的外观质量、数量等并接收 4.3、监理单位负责按供货合同、供货样板验收质量及对其型号、规格等参数进行审核；（注：还应判断该材料设备是否送检，如应送检，则按规定要求并见证送检） 4.4、甲方项目工程部负责最终按订单下订的设备材料的型号、规格、价格等进行审核 5、数量要求5.1、普通发货函下订：设备材料验收收单一式五份、对应的设备材料价格清单一式三份 6、填写要求 6.1、供货单位按表格要求填写相应设备材料的型号、规格、数量、价格、验收时间等，并签字加盖公章6.2、收货、监理单位及甲方项目部确定无误验收合格后需签字、填写日期并加盖项目章 7、不合格品处理 7.1、部分或全部不合格且无法使用但可重新供货，则由监理单位发出部分拒收或全部拒收通知；如影响工期，则通知项目经理部寻找代替方案并由项目经理根据相关合同规定办理索赔等；返回4份，供货单位2分（含价格），监理、承建单位各1份 7.2、如属轻微缺陷但可降级使用的材料设备，经项目总经理同意降级接收，并按相关合同规定办理索赔甲方项目部（2个工作日）监理单位(2个工作日)收货（承建单位）（2个工作日）供货单位 8、办理流程 9、支持性表格 名称版式名称版式材料设备验收单材料设备价格清单材料退货单材料调货单八、工程结算办理指引 1、目的完善流程，让各施工单位了解结算办理相关程序及所需相关资料，保证及时办理结算。2、适用范围适用于主体工程竣工结算、分包工程竣工结算和材料采购的结算。3、结算原则3.1、资料为先原则：必须确保资料的完整性、准确性、规范性3.2、原件结算原则：结算资料应为原件3.3、合同清算原则：一份合同只能办理一份结算4、结算条件各施工单位按照合同约定完成所有工作内容并办理完变更实施确认单、现场签证单，通过监理、甲方等验收，取得验收合格证明，达到合同约定的结算条件即可申请结算办理。总包工程现场签证单及变更实施确认单按季度报送核对，实行一单一算，具体每季度提报时间以项目成本部书面通知为准。5、职责5.1、施工单位：按照竣工结算资料接收单准备齐全结算资料并提交甲方项目工程部，所有结算资料圴为原件（合同可以使用复印件），提交竣工结算申请单；5.2、项目工程部：负责审核施工单位是否达到结算条件，完成对施工单位结算资料准确性及真实性的核实，禁止未经审核将施工单位资料移交成本部；督促施工单位结算的报送，经办工程师协助施工单位办理竣工结算申请单、竣工结算资料接收单。1）及时性要求：应在下表规定前完成资料移交总包工程分包工程材料工程项目工程部完成结算资料审核并移交项目成本部时间工程竣工验收日期后45天内工程竣工验收日期后30天内合同供货完成30天内2）完整性要求：项目工程部应严格审核资料完整性，并着重审核施工单位报送的资料中是否完整的包含了涉及违约金罚款、工程内容减少等文件资料。3、项目成本部：审核、确认最终结算价，中心内部复核完成，同施工单位取得一致意见后，双方在工程竣工结算审核报告上签字盖章。 6、结算资料工程竣工验收合格后，项目工程部督促施工单位提交竣工结算资料和工程结算书。 6.1、 以下文件不能作为结算计价依据：A、电子版图纸；B、图纸会审记录，必须转化为变更实施确认单方可计价；6.2、结算资料应包含以下内容，当以下资料不足以完全说明情况时，还可参考招标及投标文件的内容等其他与结算相关的资料作为结算计价的依据：A、工程竣工验收合格单及工程移交单各一份；B、有合同的工程必须附上合同文本一份；C、经项目工程部与规划设计部审核签章确认的作为计价基础的竣工图纸、有必要可增加工程隐蔽验收记录；D、无设计院确认的零星工程竣工图纸，需规划设计部、项目工程部签章确认后，作为计价依据；E、设计修改通知单、工程技术联系单、 技术核定单原件及由其施工完成后经监理、项目工程部专业工程师、项目工程部经理签字确认后转换为变更实施现场确认单原件；F、现场签证单必须经项目公司总经理签字认可，并且盖有项目工程部章。如果现场签证单上直接确认的有费用，必须有经过相关权限审批的手续；G、工期、质量、奖励及违约金通知单，扣款、罚款单；H、甲控材料认价单，必须经建设单位签字认可；I、甲供材料/设备验收单（监理、项目工程部、供货单位、施工单位签字确认，转项目成本部一份)；J、需提供工程量四方会签单办理结算的，工程量四方会签单中工程量以甲方工程部、监理公司、主体施工单位和乙方四方书面确定的尺寸为准，此单需在工程验收后及时办理，禁止后期补办会签单。 7、流程工程竣工结算书、材料采购结算书审批流程项目工程部负责审核资料的有效性、完整性项目成本部专业工程师进行结算审核，出具结算书和审核报告集团流程审批项目成本部经理复核集团盖章签字确认转各项目工程部、财务部、施工单位、中心成本部存档 施工单位提交竣工结算申请单、竣工结算资料接收单、竣工资料、结算书至项目工程部承建单位盖章签字确认.6、结算办理支持性表格 名称版式名称版式竣工结算申请单竣工结算接收单材料/供货结算申请单材料/供货结算接收单工程移交单会签单工程竣工验收单工程结算书封面九、工程款办理指引 1、目的流程化、规范化，确保各承建商、监理公司、项目工程师严格按照此规定时行工程款有关申报、审批时间、标准等各项内容，同时督促各单位按照归定做资金计划申报，提高资金计划的准确，保证工程款的及时支付、工程顺利的进展； 2、适用范围河南省美景集团各项目各承建商承建全过程的付款办理 3、定义资 金 计划：指承建商每月提交次月达到付款条件的进度计划，进行支付工程款的申请；工程进度款：指各承建商按照合同条款约定付款节点计划申请，按进度对已完成的工程申报款项；材料进度款：指各承建商按照合同条款约定付款节点计划申请，按已完成供货材料验收的款项申报工程结算款：指各承建商的工程内容，按照相关规范，通过各项相关职能部门竣工验收后，按照全同总价款、变更签证增减款项，各种费用奖罚款项扣除，甲供材料款项等结算办理完后，剩余款项的申请。4、规定事项 4.1、月度付款计划申请的时间规定：需严格按照规定时间流程办理，如没在规定时间内提交下月度资金计划的单位，将不予列入付款计划也不予支付；即使付款时再提交资料，甲方监理可以直接拒收，以此造成的责任自行承担；同时对于各承建商提报的申请，监理、项目、成本工程师也将严格按照时间流程办理审批，如因各人原因造成审批完成的滞后，同样下月不予支付，相关责任由责任人承担； 4.2、集团付款日付款办理流程规定：严格按照流程办理，相对按流程提交滞后的单位，或是因监理、项目工程师的原因造成滞后，同样在该付款日时将不予办理，需延迟一个付款日支付，同时次月的付款额度按实际的90支付，以此造成的相关责任自行承担； 4.3、月度付款计划的准确性：由于各单位申报的月度付款计划的最终审定金额，将严格作为次月付款额度的限定 ；如实际支付审批的额度大于计划的额度，那么还是按计划的额度进支付；如实际支付审批的额度小于计划的额度，那么按照相差的比例来要求，如偏差在5以内，那么可以按实际支付，如偏差在5以上，那么本月可以按实际支付，但次月的付款额度将按实际应支付额度的50进行计划与支付；4.4、 对于计划的准确性，避免不必要的处罚，首先各承建商在申请下月付款计划时，需谨慎考虑到次月达到付款条件的进度计划，按实