四川XX集团公司费用管理暂行办法

四川XX集团有限公司 费用管理暂行办法四川XX集团有限公司费用管理暂行办法第一章 总则第一条 为了统一和规范四川XX集团有限公司（以下简称集团公司）及其全资、控股子、分公司（以下简称各公司，集团公司与各公司简称XX系统）的费用管理行为，加强成本控制和管理，提高经营效益，根据集团公司相关规定，特制定本暂行办法（以下简称本办法）。第二条 XX系统各公司均适用本办法规定。第三条 本办法所称费用，是指按财务制度规定，符合销售费用、管理费用和财务费用核心定义和条件，并列入相关科目核算的各项明细费用。第四条 各项费用的安排与开支，应当贯彻“勤俭节约、量力而行”的宗旨，并遵循以下原则；“比例管理、额度控制、标准约束、权限制约、适应工作”的原则。第五条 XX系统各项费用计划的编制与执行，应按照四川XX集团有限公司预算管理暂行办法的规定执行。第六条 各项费用的具体使用，应当在预算审批的额度内，按照规定程序和权限，经审查、审批后办理。第七条 所有费用支出，列入财务检查和审计监督的范围；对任违反本办法的行为，按规定给予处罚。第二章 费用计划与执行第八条 各公司应按照规定要求，分别逐项编制费用预算计划，经集团公司审查、审批后执行，并作为年度预算执行计划，并列入考核。第九条 对费用计划实行比例管理与额度控制相结合的方法；增收（或增产），经批准，允许在次月适当增加相应费用额度，但不得超过费用比例；歉收（或减产），则在次月扣减相应费用额度。第十条 各公司应结合本单位实际，年度费用预算计划，分解到各月份；再逐月分解、落实到每个相关部门；并于每年的12月底前报送集团公司财务部。第十一条 集团公司财务部依据各公司月度生产经营计划和控制重点，于月初5日内下达当月相关费用指标（控制比例或额度，下同）；包括但不限于以下主要指标：1、每吨产品生产单位管理费用；2、销售费用额、管理费用额、财务费用额；3、销售费用率、管理费用率、财务费用率；4、专项控制指标：业务招待费、业务费、行政管理费（包括邮电通讯费、差旅费、车辆运行费、维修费、办公费）；5、行政管理部门费用总额。第十二条 在年度费用预算计划内，因政策变化、季节性因素、大宗业务公关等特殊情况，可能突破当月预算指标的，应事前书面请示集团财务部，经批准后方可使用；若需突破年度费用预算计划的，应事前书面请示集团公司，经批准后方可使用。（一）费用计划使用的情况；（二）增加费用的事项、原因及额度；（三）将取得的效果或将产生的意义；（四）挖潜和增产、增收入的主要措施。第三章 费用管理第十三条 产品销售过程中需要产生的包装、广告、运输、装卸等费，应按经济、合理、有效的原则办理，并符合合理节税的要求。第十四条 新客户拓展、系统性大客户维护产生的业务费（包括实际用于业务费的其他费用），应由经办人员提出申请，说明理由及相关情况，经有权审批人审批后实施；业务费的处理，原则上应由两人共同经办或有一人证明。第十五条 行管人员工资、福利等费用，依照集团公司人力资源部门核定的职工人数、工资和福利等总额，按年度预算分解到各月的额度执行。第十六条 集团公司及各子、分公司所需办公用品，由各部门按预算，逐月向本单位行政部提出购买需求，行政部汇总经分管领导审批后统一购买；其中，财务专用各种帐、表、册、凭证封面、科目章等，在报送计划内，由各公司财务部门按预算计划购买。第十七条 集团公司和各公司行政部门，应做好业务用烟、茶、酒及其他办公用品的登记建帐管理工作；逐月报告购进、领用、结存及各部门消耗的情况，并报送本单位主要负责人及财务部门。第十八条 各子、分公司（副经理及以上管理干部）、集团公司各部门，根据其实际，可订阅一份地方性报纸和一份与其专业相关的杂志。第十九条 项目开办费按照年度预算分解计划和相关规定标准执行；其中所涉及的相关细项费用，按其核心定义和条件，依照本暂行办法相关规定办理。第二十条 项目开办费超过预算计划，必须由项目单位申请，逐项说明超支的原因和追加的理由，经过集团公司批准后方可使用。第二十一条 差旅费按照年度预算分解到各月的额度和相关规定标准执行。第二十二条 差旅费实行限额使用，超支自付；因特殊情况，经集团公司总裁或董事长批准的，按批准的金额报销。第二十三条 员工出差，按规定报销车费、住宿费等费；因公派车的不得报销车费；员工在县域或到成都出差，免费使用了工作餐的，不得报销误餐费和出差补助；到其他地方出差，可按规定报销出差补助，但不得另外报销误餐费；按规定报销误餐费的，不得另外报销出差补助；第二十四条 集团公司派驻XX地区各煤矿的财务人员，因公差旅费在所在单位按规定报销；距离银行较远的出纳人员办理存取款，按规定报销往返车费，并每月定额报销50元补助。第二十五条 员工出差前，应填写出差申请单，经主管领导签批同意方能出差（如因情况紧急，可事先口头请示，后补手续）；需借支差旅费的，须经单位负责人或主管领导签字同意，其中，集团公司总部人员借支差旅费，由分管副总签字同意；出差归来，应在五个工作日内办理报销手续，并即时归还借支差旅费。第二十六条 集团公司派驻异地工作的在职员工，按规定标准和属地实际工作天数计发补贴，属地员工，不得发放补贴。第二十七条 业务招待费实行“总量控制、比例管理、标准限定、事前请示、权限审批”管理原则。第二十八条 对外接待，应热情大方、周到细致；根据接待对象、对公司业务的重要程度等因素，由行政部安排接待标准，并按对等原则，由对口部门1-2人陪同，并原则上使用相应自备酒。第二十九条 特殊情况，需要突破接待标准、不便自带酒水或需要采取其他方式开支招待费的，应事前请示有权审批人同意。第三十条 接待用烟原则上不得每人发一包，并严格限制高档用烟；确需将烟茶酒作为礼品馈赠客人的，需经公司主要负责人事前批准。第三十一条 对外业务联系或衔接工作，确需业务用烟的，经批准后在行政部领取，原则上一次最多不超过两包。集团公司董事长、总裁业务用烟，由集团公司行政部按需要，及时配发。第三十二条 办公座机通讯费，应根据工作性质、业务范围、业务量等情况，实行定额管理，超支自理；确属因公突破定额的，经电话单查验和本单位主要负责人审批，可据实报销。第三十三条 集团公司董事长、总裁以及集团公司在职股东的通讯费据实报销；集团公司副总裁及以下的通讯费，在核定标准内，据实报销，超支自理；随同集团公司高管人员出差的相关人员，确属因公超支的，经集团公司总裁审批后据实报销。 第三十四条 享受手机通讯费定额报销的各类人员，必须每天早上七点以前开机，晚上11点前不得关机；其中集团公司高管人员、各子分公司主要负责人及生产、技术、安全部门主要负责人，必须每天二十四小时开机。第三十五条 集团公司和各公司，应当按照会议费预算标准执行；确因物价或其他特殊原因超过的，应当予以说明。第三十六条 董事会会议费，按年度预算计划执行；超过预算计划的，须经集团公司董事长审批。第三十七条 办公用车辆由行政部门统一调度和管理；集团公司董事长、总裁和股东，办公用车固定使用；集团公司副总裁用车，行政部应优先保障；集团公司部门负责人和各公司副经理以上人员因公出差，可根据业务重要、紧急程度、距离等情况派车；其余人员出差，原则上不派车，因特殊情况确需派车的，应经分管领导同意。第三十八条 因公派车，由用车人填制派车单，经行政部门负责人或分管领导签批，驾驶人员收派车单出车，并在出车归来交回行政部。其中，各子公司主要领导以上人员用车，由驾驶人员填写派车单，用车领导签字后，交回行政部；外部关系单位或人员临时用车，须经分管领导同意后，由行政部安排，原则上不得由借用单位或借用人驾车。第三十九条 办公车辆原则上应在行政部选定的加油站加油，按约定结算、划款；行车途中需要加油的，应事前向行政部负责人报告。第四十条 办公车辆维修、大修，由行政部统一安排，并到指定厂家进行；其中，大修应事前制定预算方案，经公司主要领导批准后实施；行车途中出现故障，需要进行修理的，驾驶人员应及时向行政部负责人汇报。第四十一条 行政部应按月统计分析各办公用车的耗费情况，对异常情况，应查明原因，并向相关领导和财务部门报告；无正当理由超支的费用，由驾驶人员自行承担。第四十二条 地方政府相关部门或行业规定必须参加的业务培训，按书面通知要求派人参加。第四十三条 集团公司及各公司自组培训，应按照年度预算的金额、频次，事前编制培训方案，经分管领导批准后组织实施。第四十四条 参加社会培训机构组织的相关培训，应事前经集团总裁批准，并与集团人力资源部门签订培训合同后方能报销培训费用。第四十五条 筹资、融资费用，参照业务费相关规定办理。第四章 审批权限及程序第四十六条 税金、规费、利息等支出（以下简称规费支出），由公司主要负责人或其授权的分管负责人据实、逐笔审批。第四十七条 三项费用中，除规费支出外（以下称日常经管费用），在当月下达控制比例或总额度内，由公司主要负责人或其授权人逐笔审批；其中，业务费、招待费等作特别规定的，按规定权限和程序审批。第四十八条 在当月预算控制总额或比例内，业务费、招待费支付审批权限：（一）各子公司：1、业务费，单户或个人每次2000元（含）以下，由公司主要负责人审批；2000元以上，由集团公司总裁审批；因特殊情况，经集团董事长、总裁授权或签字认可的，按其授权或签署意见办理。2、一个季度内，同一对象使用业务费两次及以上的，由集团公司总裁审批。3、招待费：单笔1000元（含）以下，由公司主要负责人审批；1000元以上，由集团公司总裁审批；因特殊情况，经集团董事长、总裁授权或签字认可的，按其授权或签署意见办理。4、超过预算指标的业务费、招待费，一律由集团公司总裁审批。（二）集团总部部门的业务费、招待费，单笔800元（含）以内，由分管副总裁审批；超过800元的，由集团总裁审批。（三）XX地区、省外公司、XX化工、医药公司主要负责人和集团公司总裁助理、副总裁的业务费、招待费由集团公司总裁审批；第四十九条 在当月预算计划内，各级负责人日常经管费用审批权限：（一）XX地区、省外公司、XX化工、医药公司主要负责人的费用报销，由集团公司总裁审批。（二）XX地区、省外公司、XX化工、医药公司主要负责人的费用审批权限，依据本办法自行制定，并报集团财务部备案。（三）集团公司总部各部门的费用，单笔1000元（含）以内，由分管副总裁审批；超过1000元的，由总裁审批；（四）集团公司副总裁（含集团公司董事）的费用报销，由集团总裁审批；（五）集团公司总裁的费用报销，由董事长审批；（六）集团公司监事会主席的费用报销，由集团公司总裁审批；（七）集团公司董事长的费用，由集团公司监事会主席审批。第五十条 各公司向社会公益性支出、赞助、捐赠等费用，在预算计划内，单笔2000元（含）以内，由公司主要负责人审批；超过2000元的，由集团总裁审批。第五十一条 生产经营性支出费用的审批程序：1、先货后款：经办人取得原始凭证并签字库房保管入库确认签字财务负责人审查签字公司主要负责人或授权委托人审批签字出纳办理划款或支付现金。 2、先款后货：经办人填制请款单提供合同或计划等资料部门负责人审查财务负责人（或主办会计、会计）公司主要负责人或委托授权人审批出纳转账或付款。（取得发票后，按先货后款程序办理）3、银行直接扣款（税款、利息等）：经办人在原始凭证上签字会计审查公司主要负责人或授权委托人审批签字。第五十二条 作特别规定及日常管理费用报销审批程序：（一）子分公司：费用报销人员填写费用报销单部门负责人审核签字分管副总审查财务副总（或财务处长、或会计）审核签字公司主要负责人或集团总裁审批签字出纳付款。（二）集团总部：1、部门费用：费用报销人员填写费用报销单部门负责人审查财务部负责人审查集团分管副总裁或总裁审批出纳付款。2、子公司主要负责人、集团副总裁：费用报销人员填写费用报销单财务总监审查集团总裁审批出纳付款。第五章 费用报销规定第五十三条 各项费用，必须依据真实有效的正规发票方能报销或支付；其中，非本人使用话费单、预交话费单、定额话费单、以及作废或过期发票、白条等不予报销。第五十四条 各项费用报销或支付的审查、审批规定：（一）经办人填制报销单，并在相关发票和报销单上签字；（二）财务负责人（无财务负责人的，为主办会计或会计）依据本办法规定和本公司当月预算定额，对其费用类别、标准、预算额度使用以用票据合法性等进行审核并签字；（三）相关领导按分管范围及职责要求，进行审查、审核并签字；（四）有权审批人按权限审批、签字；超过审批权限的，上报有权审批人审批； （五）出纳人员对报销凭据上相关人员签注意见、金额等，依据本办法规定和相关要求，经再次审核无误后，按审批金额付款。第五十五条 各项费用报销或支付的填报、审核、审查、审批各环节的主要责任：（一）经办人员对经办事项的真实性负责，并力求达到经办事项的目的或相关要求； （二）经办部门负责人对经办事项的真实性、合法性、执行意图的正确性负责，并力求取得预期的效果；（三）财务审查人员对报销凭证的合法性、报销标准、范围合规性、预算额度执行的把握负责；（四）有权审批人对审批范围、审批权限的合规性负责；（五）出纳人员对报销凭证合法性、报销程序、金额、报销权限、范围的合规性负责。第五十六条 对不符合规定的票据和超标准、范围或审批程序不合规的费用，任何一个审查、审核环节，均有权予拒绝，不予报销。 第六章 费用管理纪律与处罚第五十七条 XX系统应严格按照财务制度相关费用的定义和条件，归属相应的费用类别和科目核算，不得巧立名目或采取相互调剂、化整为零等不正当手段挤占费用。第五十八条 员工离职，必须及时调减相应工资总额，不得出现冒名顶替等弄虚作假情况；因工作需要增加人员，包括使用临时工等，必须事前报经集团公司批准。第五十九条 未经批准，擅自超过预算费用控制水平或计划总额的，对其公司主要负责人和相关财务人员处以100元以上1000元以下罚款。 第六十条 弄虚作假、巧立名目或采取不正当手段报销或支付费用的，对相关责任人处以报销或支付金额2-5倍的罚