某营销公司ERP软件实施可行性分析方案

提升管理基础，造就未来人才 万向钱潮营销有限公司万向钱潮营销有限公司 ERPERP 软件实施可行性分析软件实施可行性分析 ORACLE（中国）有限公司（中国）有限公司 北京东华诚信电脑科技发展公司北京东华诚信电脑科技发展公司 目目 录录 前言.5 1.营销公司现存问题.6 1.1 业务流程不够规范、科学.6 1.2 业务信息、财务信息缺乏集成.6 1.3 难以适应电子商务时代的竞争.7 2. 项目解决方案.8 2.1 ERP 系统的总体解决思路系统的总体解决思路.8 2.1.1 了解现有流程，优化设计目标业务流程.8 2.1.2 利用 Oracle 产品，构筑 ERP 应用平台.9 2.1.3 通过多种培训，实现从咨询顾问到企业的“知识转移”.9 2.1.4 为启动电子商务构建平台.9 2.2 前期工作前期工作.9 2.2.1 组建项目小组.9 2.2.2 对项目领导小组和项目核心小组的培训.11 2.3 业务流程调查和业务流程重组业务流程调查和业务流程重组.12 2.3.1 业务流程描述.12 2.3.2 业务流程优化设计.12 2.4 ERP 系统实施系统实施.12 2.4.1 Oracle 公司 PJM/AIM 实施方法和 BPR/ERP 实施方法论.12 2.4.1.1 PJM项目管理方法论.13 2.4.1.2 AIM应用系统实施方法论.13 2.4.1.3 基于 BPR 基础上的 ERP 实施方法论.15 2.4.2 ERP 系统实施步骤.16 2.4.2.1 软件需求调查和软件需求分析.16 2.4.2.2 方案设计.16 2.4.2.3 软硬件的购买和安装.16 2.4.2.4 操作培训.17 2.4.2.5 系统设置.17 2.4.2.6 数据准备和数据初始化.17 2.4.2.7 并行和客户化.18 2.4.3 业务流程和 ERP 系统的规范化.18 2.4.3.1 本阶段的任务.18 2.4.3.2 例子：岗位设计、岗位职责、业绩指标、考评方法.19 2.5 ERP 项目实施管理项目实施管理.20 2.5.1 营销公司 ERP 项目管理.20 2.5.1.1 工作计划管理.20 2.5.1.2 工作计划控制.20 2.5.1.3 提交文档的审核和批准.20 2.5.1.4 顾问实施时间控制.21 2.5.1.5 报告和决策机制.21 2.5.1.6 问题的书面记录.21 2.5.1.7 报告机制.21 2.5.1.8 定期和不定期会议.21 2.5.1.9 实施范围控制.21 2.5.1.10 范围改变文档内容.21 2.5.1.11 批准程序.22 2.5.1.12 跟踪执行.22 2.5.2 营销公司 ERP 项目质量管理.22 2.5.2.1 质量审查.22 2.5.2.2 测试管理.22 2.5.2.3 文档管理.23 2.5.3 营销公司 ERP 项目风险控制及变革管理.23 2.5.3.1 阻止项目成功的因素.23 2.5.3.2 有效地处理对变革的抵制.24 2.6 ERP 系统应用的经济效益系统应用的经济效益.25 2.6.1 ERP 系统在物料管理方面的效益.25 2.6.2 ERP 系统在提高配套水平的效益.26 2.6.3 ERP 系统在计划管理方面的效益.26 2.6.4 ERP 系统在成本控制方面的效益.26 2.6.5 ERP 系统对产品档案的管理.26 2.6.6 ERP 系统对工作效率的提升.26 3. ORACLE 系统简介.27 3.1 ORACLE 公司介绍.27 3.2 ORACLE 系统功能介绍.27 4.ORACLE ERP 系统对万向钱潮营销有限公司需求的支持功能.29 4.1 万向钱潮营销有限公司万向钱潮营销有限公司 ERP 系统体系结构系统体系结构.29 4.2 万向钱潮营销有限公司万向钱潮营销有限公司 ERP 系统的特点及优势系统的特点及优势.30 4.3 对万向钱潮营销有限公司对万向钱潮营销有限公司 ERP 系统需求的针对性解决方案系统需求的针对性解决方案.34 4.3.1 急需解决的问题.34 4.3.2 ERP 系统总的要求.35 4.4 系统详细方案系统详细方案.37 4.4.1 销售管理系统.37 4.4.2 总帐管理系统.42 4.4.3 应收管理系统.47 4.4.4 应付管理系统.49 4.4.5 现金管理系统.51 4.4.6 库存管理系统.53 4.4.7 采购管理系统.57 4.4.8 质量管理系统.57 4.4.9 决策支持分析系统.59 4.4.10 其他功能解决方案.60 5. 万向钱潮营销有限公司 ERP 项目计划与费用明细.61 5.1 万向钱潮营销有限公司万向钱潮营销有限公司 ERP 项目实施计划项目实施计划.61 5.1.1 项目阶段划分.61 5.1.2 各阶段工作内容、人员安排与成果.62 5.2 万向钱潮营销有限公司万向钱潮营销有限公司 ERP 项目项目实施阶段计划和工作内容实施阶段计划和工作内容.62 5.3 万向钱潮营销有限公司万向钱潮营销有限公司 ERP 培训计划培训计划.66 5.4 万向钱潮营销有限公司万向钱潮营销有限公司 ERP 项目组织项目组织.69 5.5 万向钱潮营销有限公司万向钱潮营销有限公司 ERP 项目费用明细项目费用明细.72 5.5.1 ORACLE ERP 软件系统许可证报价.72 5.5.2 实施报价及其说明.74 5.5.3 最终产品报价及实施费用总表.75 前言前言 蒸汽机的发明，实现了人类社会从农业经济时代到工业经济时代的转变，而今 IT 技术 特别是 Internet 技术的飞速发展及其广泛应用，人类正在从工业经济时代跨入到一个崭新 的时代知识经济时代。 在知识经济时代，企业所处的商业环境已经发生了根本性变化：首先，Internet 技术 广泛应用，指日将遍布每一个企业和家庭，这彻底打碎了长期以来人们习以为常的传统商 业运作模式，取而代之的将是“电子商务”运作模式。企业要么实现“电子商务” ，要么就 “无商可务” （“E-Business”or “Out of Business” ） 。其次，顾客需求瞬息万变、技术 创新不断加速、产品生命周期不断缩短、市场竞争空间日益加大、竞争激烈程度日益加剧， 这些构成了影响现代企业生存与发展的三股力量：顾客（Customer） 、竞争 （Competition）和变化（Change） （简称 3C） 。企业不能适应客户“个性化”需求、不能 快速响应市场和变化、不能持续改善客户满意度，便不能生存与发展。 为了适应以“顾客、竞争和变化”为特征的外部环境以及新的“电子商务”运作模式， 企业迫切需要即时调整自己的发展策略、重组自己的业务流程与组织机构，同时还需要利 用现代信息技术手段，实现企业管理信息化以期不断提升企业在市场中的竞争力，并利用 集成化企业管理信息化系统提供即时、准确和完善的信息，以增强决策有效性、提高管理 效率和经济效益。在此过程当中也不断培养出企业自己的面向未来知识经济时代的“学习 型的人才” 。使企业从传统组织向“学习型组织”过度，为企业的长远发展提供强大的动力。 1.营销公司现存问题营销公司现存问题 万向钱潮营销有限公司（以下简称公司）是由万向钱潮股份有限公司发起并控股的有限责任公 司。注册资本 1000 万元人民币。公司主要代理销售万向集团钱潮 QC系列汽车、工程机械等零部 件产品和集团外优质名牌产品，包括汽车万向节十字轴总成等 11 个系列 10000 多个品种。公司现 拥有分布在全国各地的 23 个物流配送中心，300 个一级受控特约经销点，1500 多家二级分销网点， 基本上形成了系统零部件供应商+营销配送网+受控代理与分销网点的营销网络构架。 万向钱潮 营销有限公司的目标是要成为亚洲一流的拥有一个快捷高效及时的市场营销网络，一座分布在全国 各地通过电脑网络信息化管理的物流分销仓库，一批善于分销网络构建与维护的专业市场人才，一 个精通市场、物资、财务管理和虚拟生产经营的智囊团队。 营销公司过去的工作取得了很大成绩，但是随着企业的快速发展，也发现不少问题。 根据我们的调研，认为营销公司的的所有问题可以总结为以下两点。 1.11.1 业务流程不够规范、科学业务流程不够规范、科学 一般国内的企业采用的都是基于“分工理论”的“职能型”管理模式。在“职能型”管理规模 中，组织的运转往往以自己的上级“老板”为导向，而不是以“客户”为导向。部门之间存在工作 上的鸿沟，无人负责和协调跨部门的业务处理流程，而且部门之间的协调愈来愈难。结果造成管理 上的真空地带，有一些问题无人负责。 而在调研中，我们发现，相对于其他企业而言，万向集团经过多年的市场的磨练，企业已经逐 步建立起一套以市场为中心的管理系统，比较的面向客户。而且企业方在管理水平的不断提高过程 中和企业实际工作的需要，也开始逐步形成面向流程的组织结构。 但是，作为一个飞速发展的企业来说，企业的管理的提高明显的不能适应企业的发展的需要。 企业自身对流程的理解目前还是处于一种比较模糊的状态。由此导致企业流程不够规范、科学。管 理成本比较大。因此面对这样的情况，需要对业务流程进行深入透彻的分析，从而真正理顺流程。 建立面向未来的新型的组织架构。 1.21.2 业务信息、财务信息缺乏集成业务信息、财务信息缺乏集成 通过这次调研，我们接触了营销公司和钱潮的一些领导，听了多方反映的种种问题。具体的问 题如下： 由于业务量大，财务数据不能准确入账。从而导致大量时间耗费在对帐上，效率低下。 营销公司所要了解的成品仓库，分散在八家公司，且各仓库管理水平层次不齐，有的已运 用计算机管理，有的还停留在手工帐。因此，难以及时了解成品仓库各种信息。 由于与异地的 23 个配送中心缺乏高效的沟通，也难以及时、准确了解各配送中心的库存。 由于配送中心分布全国，有的路途遥远，库存产品需要经过较长时间才能运达，中间缺乏 对于这些在途库存的有效管理。 库存管理不够及时、准确，而营销公司在此过程又无法对库存进行盘点，又由于维修市场 的配件型号多，数量小，客户多，信息处理工作量大，导致企业中存在严重的帐实不符现 象。 企业的迅速发展需要企业领导对企业的情况及时了解，以便做出下一步的决策。但传统的 方式下，难以迅速、及时的提供企业领导所需的财务报表和一些业务对比分析报表，不利 于企业的发展。 市场信息、竞争对手信息反馈不够及时，以致销售策略、市场开拓跟不上市场发展。 在应收帐款管理方面，对客户交易历史进行详细记录，难以进行客户信誉管理，从而不利 于控制坏帐损失。 尚无对成本波动的分析与控制，而随着企业规模的扩大和中国加入 WTO 带来的冲击，加 强成本管理将会日益重要。 在销售预测方面，由于难以对大量历史销售信息进行全面管理，使得销售预测的准确性难 以提高。 我们认为，多数问题归根结底还是由于：在通常的手工方式的管理下，企业的业务信息和财务在通常的手工方式的管理下，企业的业务信息和财务 信息不可能达到集成信息不可能达到集成，而且大量的财务、库存、销售信息在手工管理下错误率很高，直接导致了相 关部门的效率低下。 1.31.3 难以适应电子商务时代的竞争难以适应电子商务时代的竞争 正如我们前言中所指出的，当今的社会已经步入了信息时代，Internet 的普及使得建立在此基 础上的“电子商务”成为将来企业竞争的重要趋势。它能够密切厂商与客户的关系，能够使供应商 与厂商之间结成利益一致的更加紧密的联盟，企业间的竞争将不再是单独企业之间的竞争，而是供 应链与供应链的竞争。而“电子商务”也不仅仅是建立一个网站，开展网上销售所能够涵盖的。它 更深层的基础需要企业扎实的练好内功，打好企业的管理信息化的基础，这样的企业才会真正借助 “电子商务” ，插上腾飞的翅膀。 而正如我们在调研中了解到的，万向钱潮营销公司的管理信息化工作才开始启动，企业的管 理信息化基础相对较弱，同时缺乏既了解企业管理，又精通 IT 技术的符合将来竞争需要的复合型 人才。如果维持现状是难以适应将来企业竞争发展的需要，也难以适应电子商务下的新型的行销方 式。 2. 项目项目解决方案解决方案 2.12.1 ERPERP 系统的总体解决思路系统的总体解决思路 对营销公司 ERP 系统解决方案，我们是按照“三分软件，七分实施，十二分管理三分软件，七分实施，十二分管理”的 ERP 系 统应用理念来规划与设计的。并从管理、软件和实施等角度阐述为确保营销公司 ERP 系统应用取 得成功，我们从企业管理思想的革命（企业管理思想的革命（Revolution） 、管理模式的重组（、管理模式的重组（Reengineering） 、管理手段、管理手段 的改造（的改造（Reform）等方面所采取的保障措施与保障手段。 该 ERP 系统解决方案思路的体系结构为： 2.1.12.1.1 了解现有流程，优化设计目标业务流程了解现有流程，优化设计目标业务流程 据我们的初步了解，营销公司目前管理还不够科学规范，信息传递不够准确及时，业务和财务 还不能集成，我们觉得企业应对业务流程进行审视、反思与重组设计，使其适应现代管理的要求。 经过业务流程重组优化，目标业务流程的基本框架原理可以如下图所示。 我们通过在业务流程重组（BPR）基础上的 ERP 软件实施，更能把先进的管理思想和现代的 信息技术紧密的结合起来。先是对企业现有的流程进行深入的调查分析，找出其中不合理的部分， 以更科学合理的流程取代，然后，在此基础上实施 ERP 软件。通过实施 ERP 软件中的财务、物流 （物流（后勤） ） 、制造、人事等几个大部分的十几个模块达到真正对业务流程的固定化和真正实现 财务流、业务流信息的集成化，使企业管理得到一个质的提高。 2.1.22.1.2 利用利用 OracleOracle 产品，构筑产品，构筑 ERPERP 应用平台应用平台 Oracle 应用系统包括财务、供应链、制造、项目管理、人力资源和市场与销售等三十多个模块， 功能十分强大。它可将企业的物资流、资金流和信息流统一起来进行集成管理，不仅按照科学的管 理模式分析市场需求、进行生产能力平衡和库存平衡、自动编制生产计划和物料采购计划，而且与 物流帐同步自动生成财务帐，可实时进行产品的成本核算。 除了以上功能，除了以上功能，OralceOralce 系统还有其独特的功能：系统还有其独特的功能： 决策支持功能 Oracle 质量管理系统同国际 ISO 标准集成 Oracle 能提供与 PDM 系统集成接口。 2.1.32.1.3 通过多种培训，实现从咨询顾问到企业的通过多种培训，实现从咨询顾问到企业的“知识转移知识转移” 培训是 ERP 实施中非常重要的环节，也是 ERP 实施成功的重要保障。同时，正如现在企业发展 的趋势一样，随着信息技术的越来越普及，传统的管理方式必将为更先进的计算机管理所取代，而 企业实施 ERP 的过程，不仅仅是一个使用一套系统的过程，更多的是在顾问的帮助下培养起一批懂 得先进的 ERP 管理思想、ERP 软件和企业管理实际的面向未来发展的人才，以这些人来带动整个企 业员工素质的提高，管理水平的提高，迎接知识经济的挑战。 2.1.42.1.4 为启动电子商务构建平台为启动电子商务构建平台 利用 Oracle 的 ERP 系统可为电子商务打下基础。 2.22.2 前期工作前期工作 2.2.12.2.1 组建项目小组组建项目小组 一般来讲，要成立三个项目小组：项目领导小组、项目核心小组和项目职能小组。建议按表 1 组成项目领导小组。 表 1. 领导小组组成 项目职 务 组成主要工作 项目领导 小组组长 总经理 1 人 副总经理 24 人项目领导 小组成员项目核心小组 组长 1 人 制定方针策略，指导项目核心小组； 设定项目目标、范围及评价考核标准； 批准项目计划、监控项目进程； 调配人力和资金； 我们项目总监 推动培训工作； 解决项目核心小组不能解决的问题； 研究企业管理改革措施； 研究企业业务流程与组织机构的优化与重组； 审批新系统的工作准则与工作规程，保证项目能够正 常进行； 对项目成败全面负责； 其中，咨询公司项目总监的职责有：对项目中各种意 外、困难情况提出咨询意见，避免项目方向发生大的 偏差，帮助项目得以顺利、高效地运行。 为了保证项目的顺利进行，项目领导小组应至少每两周举行一次例会，领导小组应重视人的协 调工作，充分认识流程优化与信息化建设的必要性与紧要性，持续关注项目的投入与效益。项目领 导小组组长还要经常关心、参与和指导项目工作，及时处理各种问题。 建议按表 2 组成项目核心小组。 表 2. 项目核心小组组成 项目职务职位人数 项目核心小组组长 建议由企业副总经理级领导担任，以协调各 业务部门在整个项目中的工作。 1 人 项目范围内主要业务部门主管48 人 IT 部门主管1 人项目核心小组成员 我们项目经理1 人 项目核心小组人数总计： 711 人 项目核心小组的主要工作有： 制定项目计划，保证计划的实现； 指导、组织和推动各职能组的工作； 组织和开展调查分析工作，对流程优化的问题提出解决方案和建议； 组织和开展企业各级人员的管理培训、技术培训，担负起教员的工作； 负责数据准备，保证录入数据的准确、及时和完整； 主持制定新的工作准则与工作规程； 提交各阶段的工作成果报告，向领导小组负责并汇报工作。 项目核心小组的例会制度为：至少每周一次例会；为了保证项目实施，项目核心小组组长 与成员原有的工作必须事前有所安排，保证有足够的时间与精力投入到项目中。 建议项目职能小组按表 3 组成。 表 3. 项目职能小组组成 项目职务职位人数 各业务部 门职能组 组长项目范围内各主要业务部门主管或业 务骨干，可兼任项目核心小组成员 1 人 成员项目范围内各主要业务部门业务骨干25 人 各业务部门职能组人数小计： 36 人 组长由管理咨询公司项目经理兼任1 人 成员管理咨询公司咨询顾问2-3 人 管理咨询 职能组 管理咨询职能组人数小计： 34 人 组长企业 IT 部门主管1 人 成员企业 IT 部门业务骨干12 人 IT 部门职 能组 IT 部门职能组人数小计： 23 人 业务部门职能组的主要工作有： 在部门主管领导下，研究本部门流程优化与重组的方法和步骤 明确本部门业务对软件功能与性能的需求，提出本部门与其他部门相关联业务对软件的需 求； 掌握与本部门业务有关的软件功能，准备并录入数据； 培训本部门的相关人员； 参加制定工作准则与工作规程； 做好系统切换，运行新系统。 管理咨询职能组的主要工作有： 主持项目的管理与技术应用培训工作； 负责流程调查分析与优化重组工作； 负责信息系统的分步实施工作； 负责完成管理流程和信息系统规范化工作； 对业务部门职能组与企业 IT 部门职能组工作的协调给出咨询意见； 企业 IT 部门职能组的主要工作有： 配合流程调查分析、优化重组、信息系统分步实施的工作； 逐渐熟悉新的系统，为将来的辅助维护工作做准备。 项目职能组的例会制度为：各职能组应随时研究工作，对项目核心小组负责并汇报工作。 2.2.22.2.2 对项目领导小组和项目核心小组的培训对项目领导小组和项目核心小组的培训 在本项目进行过程中，需要进行贯彻始终的培训。我们高度重视培训的重要性，强调项目的实 施不仅仅带来管理制度的更新和信息系统的运行，更重要的是带来与企业实际相结合的企业文化、 心智模式和行为模式的变化。这样，项目的实施所带来的新思维会融入企业的血液中。 本部分培训的目的是让这两个小组的成员形成共识，认识到管理改造项目是与高层领导的支持 分不开的。此外，这个培训还有另外一个目的，那就是让包括中层领导在内的企业领导对管理的改 进和企业信息化有一个正确的预期。 本部分的培训内容包括项目管理的培训、实施方法的培训和未来的管理信息系统的基本功能的 培训。对企业来说，管理咨询和企业信息化是一个大型项目，成功的实施离不开成功的项目管理， 所以项目小组成员应了解项目管理的一般概念和方法。 上面所讲的培训是一个极其重要而又被企业经常忽视的一个阶段。实际上，这个有人称为“洗 脑”的阶段对于保证项目的顺利完成和项目的效果是很重要的。 2.32.3 业务流程调查和业务流程重组业务流程调查和业务流程重组 2.3.12.3.1 业务流程描述业务流程描述 对营销公司现有流程的识别是业务流程重组的基础，流程识别包括对现有流程的描述、流程重 要性排序及核心流程的确定、现有岗位的界定与岗位职责的描述、流程现存问题等等。 我们项目组将提供营销公司项目工作组有关流程描述与识别方法、技术和工具方面的培训，以 便共同开展工作。 流程识别需要区分公司的战略流程、经营流程和保障流程。 2.3.22.3.2 业务流程优化设计业务流程优化设计 本阶段的关键是全面理顺营销公司所有流程，并重新设计关键流程。在实施 ERP 系统的过程 中确定和完善人机合一的业务流程。 对于关键流程，要弄清流程的主要问题是什么（问题出在流程内部还是流程之间关系上？管理 流程与经营流程是否协调一致?） 。 重新设计常用的一些策略包括纵向压缩、横向集成、单点接触顾客、过程多样化、减少控制环 节、并行工程、减少控制环节等。 非常重要的一点，流程的设计中，要考虑到 IT 技术的应用，重点是结合要上的 ERP 系统。一 个好的 ERP 软件好比一辆豪华跑车，在一条弯弯曲曲的牛路上即使是一流的赛车手也无法开快， 在笔直的铁轨上定然磕磕碰碰。业务流程重组的一部分目的也就是为将来的 ERP 系统修建一条适 合的直达快车道。设计的最后，要结合 ERP 系统具体功能和其内在流程，实现人机合一。 我们项目组将提供营销公司项目工作组有关流考虑程分析和优化设计方法、技术等方面的培训， 以便共同开展工作，同时实现知识转移。 2.42.4 ERPERP 系统实施系统实施 2.4.12.4.1 OracleOracle 公司公司 PJM/AIMPJM/AIM 实施方法和实施方法和 BPR/ERPBPR/ERP 实施方法论实施方法论 Oracle Applications 实施方法论是一套建立整体解决方案的方法，主要由 AIM（应用系统实施 方法论）和 PJM（整体项目管理方法论）等各自独立的方法论组成。这些方法论可以提高工作效率 及项目实施质量。顾问在项目实施过程中，将用 Oracle Applications 实施方法论及实施工具来帮助 实施，并将此方法论技术作为技术转移的一部分。 2.4.1.12.4.1.1 PJMPJM项目管理方法论项目管理方法论 项目管理方法(PJM)的目标是提供一个主框架，使其能够对所有项目用一致的手段进行计划、 评估、控制和跟踪。 项项目目计计划划 项项目目完完成成 控控制制和和报报告告 工工作作管管理理 资资源源管管理理 质质量量管管理理 配配置置管管理理 阶阶段段管管理理 计计划划控控制制完完成成 项项目目管管理理过过程程 项项目目管管理理周周期期分分类类 2.4.1.2 AIMAIM应用系统实施方法论应用系统实施方法论 Oracle 公司在全球经过多年的应用产品实施而提炼好的结构化实施方法，它能满足用户的各种 需求，从定义用户的实施方法、策略到新的系统上线运行，AIM 包含了所有不可缺少的实施步骤。 因而尽可能地减少用户的实施风险，以保证快速、高质量地实施 Oracle 应用系统。 AIM 分为七个阶段，如图所示： 第一阶段：建立实施策略 主要从商务和技术上来计划项目的范围，并确定项目的目标。这一阶段的工作，包括建立由公 司主要领导为首的项目实施领导小组和各部门有关人员参加的项目实施小组，并开始对员工进行初 步的业务管理观念和方法培训。具体制定出企业实施应用管理的策略和目标。 第二阶段：业务流程分析 主要是定义项目的内容，即对现行的管理进行仔细地回顾和描述，从而认识项目的业务和技术 上的具体要求。一般在这个分阶段要编写一个项目定义分析报告，可以更多地是借助于 IPO 图的形 式来描述目前的流程