国外采购管理办法

国外采购管理办法1.目的：确保公司国外采购的原料、辅料及相关物品能适 时、适量、适质的到达，特制定本办法。2.范围：国外采购均适用。3.名词解释：略4.权责： 国外采购部：对原料、辅料及相关物品的采购5.执行细则：5.1新产品开发时外购品采购程序如下：5.1.1开发部依新产品开发项目研究后决定所需零件之规格，并填具零件样品要求通知单一式二联，一联自存，一联通知外购课收集样品。5.1.2外购课接到样品要求通知单后，依照开发部对样品之规格要求请国外供应厂商或国内代理商寄送样品并报价，外购课将所收集之样品送请开发部认可。,5.1.3开发部认可后之样品送回外购课后购课承办人员就其报价加以比价并呈报请示上级决定之。5.1.4价格决定后请该产品代理商前来本公司洽询交货条件，订购条件之详情，双方均认为可以接受时即与其签订采购合约，并由外购课发订单一式四联，经总经理签章后第四联留存，一三联寄该代理商请其签章。一、二联由代理商留存，第三联副本寄回本公司外购课存查，采购合约必须注明下列各项： 数量条件 价格条件 品质条件 装船条件 付款条件 包装条件 保险条件 发生纠纷时处理办法 罚则,5.1.5外购课根据采购合约内预定开L/C日期与代理商洽办报价手续，请其开来报价单（Proforma Invoice）。根据报价单以及必要文件向国贸局或其授权办理签证银行申请签发输入许可证（L/C）。取得输入许可证后应于结汇有效期间向指定银行办理进口结汇并申请开立信用状。5.1.6信用状开出后密切与国外供应商或本地代理商连击装船日。于预定装船日应国外供应商或本地代理商核对是否如期运出。如有延迟现象应予以催货。5.1.7接到装运单据副本时应积极准备报关必要文件，并将发票复印二份，一份给物料计划员以便随时注意到达日期能否与生产计划配合，一份给厂务部会计课以利成本工作之进行。,5.1.8货品运达时根据银行通知于汇票清偿或承兑或签立信托收据（ Trust Receipt）后领取装运单据，同时备妥必要文件委请报关行报关后由本公司船务赴海关办理提货。5.1.9物料进厂后必须先经品管课抽样检验，以断定进料之品质水准。抽样计划采用美军标准105D表单次抽样计划政党检验标准，并依据品管课所订之进料检验各种零件允收水准（AQL）、验收规范、工程规格图面进行检验工作。5.1.10进料经品管课检验后，发现之下不良品由物料课汇总于检验后七日内通知外购课与国外供应厂商或国内代理商，协调交换补运事宜。,5.2例行之补充采购则依下列程序办理：5.2.1根据三个月生产计划由外购课承办人员于每月三日前提出外购品采购计划（参阅表），经总经理批准后退回外购课依据此准之数量办理采购。（副本送货物料计划员）5.2.2外购品采购计划准备程序如下：5.2.2.1外购品采购计划系根据该项物料工厂现有数以及已购未入数量汇总后与本月计划用量比较，并从本月库存结余以及安全量来调整本月之采购数（原则上本月结存数应不少于下月预计使用量与第三个月一星期预计使用量之和）。5.2.2.2在制品包括生产线尚未加工或装配之物料、半成品以及未办理成品入库手续前之成品。此数据由制造课长提供，每月月底制造课长负责将生产线上外购材料之在制品盘点换算成零件数后于下月第一个工作天十二时前送外购课。惟待报废品、不良品应从其总数内扣除。,5.2.2.3库存资料由物料课料帐员提供，外仓数量乃月底时尚存外仓之未检验物料，此数据由收料员提供，上项资料应于下月第一工作天十二时送往外购课。5.2.2.4运输中数量表示该物料已接获船通知或装运单据副本而东西尚在运输途中，或是物料已到达下办理报关手续者。5.2.2.5计划接收数量系本月份即将运出，且本月份级入厂者。5.2.2.6上列诸项之和减去当月计划用量之后即为本月结存量。5.2.2.7将本月预定采购数以及预定交期填入备注栏，以供总经理核示。,5.2.3外购品采购计划经总经理批准后，外购承办人员即依据此采购计划从事采购工作。5.2.4外购课承办人发出订购单后应根据自存之第四联复印一份给物料计划员凭以登记物料订购、运输、接收记录、并严密注意交期与生产计划配合。5.2.5以下从信用状之开立、装船运送、报关提货、进料检验等程序与本办法第二条第七项起相同。5.3外购品之退货处理程序如下：5.3.1外购课承办人员接获物料课外购不良品汇总报告后立即通知国内代理商在确知有存货之情况下嘱其尽速前来交换。,5.3.2若国内代理商无存货或国内无代理商之情形，则由外购课承办人员安排公证行公证，同时与国外供应商厂协调交换补运事宜，经其同意后检附公证报告、交涉赔偿补运文件及原始进口文件向海关申请出口，经海关承办人员核准后，委请报关行办理出口事宜。同时检具有关证件按照不结汇进口货品办法向国贸易局申请进口该交换物料。5.4为使外购品之采购进度能够确实掌握，外购品从与供应商或代理商签订采购合约或发出订单开始，其每次进口之各重要日期于取得单据或文件时均应于外购品采购进度表（参阅表）上书明，作为自行控制采购进度之用。,5.5外购课承办人员每周一应提出外购品采购品采