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文档简介

准备小型企业员工手册“步骤4”“employee manual”(员工手册)只是一个手册,它使员工能够快速了解公司,调节员工的日常行为,具有两个基本功能:一是让进入公司的“准员工”快速掌握公司的历史、文化、运营模式、员工管理政策、日常行为规范等,快速成长为公司的“合格员工”。二是规范员工的日常行为,加强行业或公司的特殊要求,提高公司的整体运营效率。对于中小企业,有效地发挥员工手册的效果可以降低培训成本和员工管理成本,另一方面通过引导员工降低工作错误率和事故率,提高员工的工作效率和效果。员工手册的准备往往需要基于明确的企业文化和规范的人力资源管理系统,目前我国中小企业的企业文化大部分还处于混乱状态,人力资源管理系统也还不规范的情况下,中小企业如何在不失去自身运营性的情况下制定合适的员工指南?笔者根据多年的咨询实践经验,提出了编制员工手册的“四步方法”。第一步:设置帧确定“框架设置”(即员工手册的内容)的基本框架。一般来说,整个员工手册集的基本框架应由五部分组成。第一部分是“前面写的话”,第二部分是“公司概况”,第三部分是“行为准则”和“特殊职业要求”,第四部分是“员工管理系统”,第五部分是“附件”。对于中小型企业,也可以直接将此基本体系结构用作员工手册的主要内容,然后根据此基本框架确定相应的子框架。写好“前面写的话”本节内容通常以“欢迎员工,积极进取员工学习手册”公司首席执行官的名义发行,第二层次结构通常包括(1)欢迎词。(2)员工可以从员工手册中得到什么?(3)问候和希望;(4)签字。近两年来,中小企业在编制员工手册时,结构上包括了这一部分,但在确定子框架时经常发生偏差,经常将“一般”作为子框架的一个项目。例如,拥有800多名员工的不锈钢机架制造企业,包含“前面写的话”的子框架的项目除了“欢迎语”之外,还包含“本手册的编写目的、本手册的指导思想、适应范围、希望员工遵守说明书的项目”,这样以“前面写的话”开头的员工手册形式上是不可思议的,从效果上看,员工们感到厌恶。因此,中小企业在编制员工手册时,最好严格遵守“欢迎语、员工手册的收获、问候语、希望和签名”的子框架。灵活使用“公司概述”公司大纲部分的目的是让员工快速了解公司,迅速融入公司。这部分的子框架通常包括:(1)公司价值:(2)公司战略目标;(三)公司业务概述;(四)公司的组织结构;(五)公司的发展史;(六)公司的企业文化等项目。大企业的员工手册很重视这一部分,但很多中小企业往往忽略了这一点。笔者诊断的中小企业中近60%的员工手册没有这一部分,出现这种现象的根本原因是很多中小企业没有明确的价值和发展目标等,也没有意识到这一部分对新员工了解公司和合并公司有多么重要,也没有意识到这一部分对树立公司形象有多么重要。因此,建议中小企业将“公司概述”作为员工手册基本框架的重要组成部分,但是在确定此主项目的子框架时,这取决于企业的实际情况灵活处理,但目前公司没有明确的价值和发展战略目标或明确的企业文化,暂时可以将“企业介绍、发展历史及组织结构等”作为“公司纲要”的子框架,同时要明确公司的价值、战略目标等,及时提炼自己的企业文化。明确行为准则和特殊职业要求。通过对行为准则或特殊职业要求的学习和理解,提高公司员工的整体专业性,提高员工的工作效率和绩效。本节的子框架通常包含以下内容:(一)公司日常行为准则;(二)公司日常工作中的行为规范;(三)对外商务沟通的行为规范;(四)行业特殊职业要求(如食品行业卫生行为的要求等)。目前,一些行业的中小企业更重视酒店产业、连锁企业、保险业等这一部分,但很多制造商对这一部分重视不足。因此,中小企业在编制员工手册时,即使所属行业、目前没有相关系统,也建议将这一部分作为员工手册基本框架的主要项目,目前没有相应制度的公司应该立即组织和编制相关人员。因为,对职员行为的职员手册指南不足的部分会大大减弱。重点开发“员工管理系统”。这一部分现在是中小企业员工手册中最重要的部分,它使企业能够充分理解相关制度和要求,进一步规范员工行为,降低员工管理成本。因此,本节涵盖了从员工聘用到离职的一系列员工管理系统,包括(1)聘用和退休(诱导教育、考试、人事关系、退休管理等)。(2)工作时间(正常工作时间、出勤、加班等);(三)报酬和福利;(4)休假;(五)员工培训和发展;(六)奖惩制度等。但是,在实际情况下,许多中小企业员工手册的子框架中只包含强调员工限制的部分,例如上班、加班、赏罚等,经常忽略与员工最关心、员工发展和福利相关的内容。例如,一份办公家具制造企业员工手册的“员工管理系统”部分只包含劳动合同、出勤和加班、奖惩和报酬、调动(包括入职、内部派遣和离职)的几部分,忽略了员工的主要兴趣,如休假、员工晋升和发展。实际上,只有员工看到个人的发展和收获,才能根据工作要求自主工作,完全依赖高压政策控制员工行为的制度缺乏人性关怀,注定要付出更高的管理费用。因此,中小企业在确定这一部分的子框架时,最好包括员工的晋升和开发、员工福利等。不可忽视的“附则”这部分比较简单,主要是对本指南的有效性、本指南的解释力、本指南的修订、不完备的参考、保密原则、员工签名确认书等部分未作规定的补充说明。中小企业在决定这一部分时经常忽略“员工签名确认表”部分,但员工签名是确保员工手册合法有效实施的重要措施,也是企业将相关政策告知员工的书面证明,因此,中小企业在决定“附件”的子框架时,最好将员工签名确认表作为子项目包括在内。步骤2:填充内容确定员工文档的主要框架和辅助框架后,下一步是将其与特定框架进行比较,以编写内容。完成这项工作后,企业人力资源部应与相关部门充分沟通,调动和发挥相关部门的专业性,共同起草员工手册内容。其中“前末”的内容,人力资源部填写后,可以转交总经理或董事长审查、签署,或者写成总经理,然后根据公司的权限特点和董事长或总经理的管理风格,提交给总经理或董事长,批准、签字。“公司概况”部分一般由负责对外形象宣传的部门负责,一般由营销部门、企业管理部门或行政部门起草。行为准则、特殊职业要求和员工管理制度及附例通常由人力资源部起草,但人力资源部可以调整,以提供相应的制度文本和要求。填写完整的员工手册后,人力资源部会仔细检查整个手册的内容,如果有疑问或错误,会及时与相关部门或所有者沟通确认。在此过程中,中小企业最容易犯的错误是“休”,人力资源部亲自填写职员手册的所有内容,并直接交给总经理或理事长批准后发行,因此有关部门通常会拿着职员手册找总经理。因此,中小企业在执行“填写内容”工作时,绝对不要关门一个人完成所有工作,与相关部门及职员进行充分的沟通,同时鼓励发挥他们的积极性和专业性,并有参与感,有完成这项任务的成就感。第三步:语言审查企业在编制员工手册时,通常会遇到语言方面的以下问题:语言风格太苛刻例如,一家服装企业职员手册上的“前面写的话”写着“欢迎成为我们的一员”,“职员手册是法律手册,必须严格遵守手册的各项条款。”否决权会受到相应的处罚,严重的人会直接被解雇。”这种对员工的尊重显而易见的话,为什么会引起员工的反感、敌意,甚至愿意遵从呢?表达延迟,难以理解例如,一家不锈钢网格制造企业职员手册上写道:“上班前酗酒影响工作,工作时间喝酒,妨碍公司正常工作秩序,妨碍公司正常生产秩序,妨碍正常生活秩序,妨碍公共部门保安工作的其他职员禁止上班。”.项目之间的逻辑或逻辑不足一份酒店职员手册的“行为准则”部分是这样写的。“3.1员工应该尽最大努力培养禁止、私利、勤劳、廉洁、自律、友爱、相互谅解、合作的精神。”3.2职员应该热爱公司,珍惜公司的形象和名誉。3.3职员必须严格遵守公司制定的各种规章制度,如果违反了这一规定。3.4工作时间内,擅离职守、闲谈、恶作剧、做私事、做私务、做私务、做私务、做私务、做私务、打私人电话.3.5职员必须服从上级命令.3.6必须拥护精神文明,保持礼貌.3.7职员要保持工作地点,设备、仪表、工具箱干净整洁“这几条“行为准则”之间没有任何逻辑线索,有些条款仍然有一定的冗余。因此,中小企业在完成“内容创建”部分时,应从以下几个方面对员工文档进行语言审核:(1)在语言风格上,审查员工手册是否与公司的企业文化相匹配,一般来说,“前面写的话”部分要保证语言风格的舒适和充满感情的部分,“公司概况”部分要保证语言风格的激昂和客观,“行为规范”,“特殊的职业要求”和“员工管理系统”以及“附件”(2)在使用和表达方式上,员工手册的表达是否简洁流畅,容易理解,消除不必要的表达,避免使用太多长句。(3)对员工手册各内容之间的理性和各内容之间的逻辑性进行整体逻辑性和逻辑审查。步骤4:法律审查完成语言审核后,下一个重要任务是检查员工手册内容的合法性。员工手册的合法性审核通常在以下方面进行:内容上是否与国家的相关法律相冲突劳动合同法规定:“雇主必须制定和完成劳动法规,以确保劳动者的劳动权利保障和履行劳动义务。”但是,目前我国的很多中小企业往往忽视对相关法律的强调,强行执行公司的相关规定,法律风险更大。因此,中小企业在制作员工手册时必须充分考虑相关法律条款,有条件的企业最好委托内部法务人员或外部法律顾问进行审查。相关制度的制定程序是否合法劳动合同法明确规定

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