会议礼仪知识范文

会议礼仪知识范文 第九章 会议礼仪 【学习目标】 了解会议的分类和作用，理解会议包含的要素，掌握会议组织程序及会议中应遵守的礼仪。通过对这些基本知识的学习，使会议的组织达到最佳效果，实现预期目标。 【正文】 第一节 会议组织程序 【案例导入】 张新是一周前刚刚应聘就任天秦公司办公室主任一职的，由于入职时间尚短，对天秦公司内部的具体情况不太了解，而且张新在前一工作单位中做的是人力资源管理工作，现在虽被聘为办公室主任一职，但他对办公室主任的日常工作仍然不太熟悉。然而恰逢年底，公司各类总结会、办公会较多，很多会议都需要张新主要负责组织安排。由于一般会议规模较小，张新都勉强完成了。但一年一度的公司年会马上就要开始筹备了，这对公司来说是一次规模大、规格较高的会议，公司领导非常重视。届时公司董事长、全体股东及全体员工都要参加。张新负责此次会议的组织筹备工作。面对千头万绪的会议组织工作，张新承受着巨大的压力。 最终，公司年会如期召开了，虽然会议的召开还算是顺利，但整个会议召开过程中仍然出了一些纰露。如本应在会议中发给全体股东的公司年度总结报告没有及时准备好；有一位股东由于没有接到详细的会议通知，在会议开始半个小时后才匆匆赶到；在公司总经理做总结报告时，一度出现麦克风没有声音的问题。 会议结束后，张新被叫到了总经理办公室，看着总经理阴沉的脸，张新意识到等待自己的将是一场狂风暴雨般的批评。 简评：召开会议在各类公司及企事业单位中是经常性的工作。对于会议的组织者来说，如何合理安排会议，使会议能够顺利召开，并做到井然有序，不出差错，不仅仅关系到上级对自己工作的评价，有时更涉及到所在单位的对外形象，是必须慎重对待的问题。因此，掌握会议组织程序的相关知识是十分必要的。 会议作为一种重要的沟通形式，在政务和商务活动中扮演着十分重要的角 色。很好的执行会议礼仪，是会议取得成功的关键因素之一。 一、会议概述 会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。 通常，召开会议需要一定的时间，在一定的地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。 （一）会议的类别 按内容、性质，分为 _、工作会议、学术会议、联席会议等；如按会 议的形式，可分为小组会、座谈会、报告会等：按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待会等；按照人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议；按照会议召开的规律或日期，可分为定期例会、临时性会议；此外，还有按会议的范围、地区、时间分类的。 （二）会议的作用 无论什么会议，总要围绕中心议题进行讨论，总希望弄清什么问题，或解决什么问题，或得出什么结果。总之，要达到预期的目标，这是就会议的整体作用而言的。比如，通过交流，取得了新的信息；经过讨论，集思广益，取长补短，形成了正确的意见；通过表决，多数或一致作出了决定或决议；通过听取别人的报告或发言，受到启发或教育，等等。 （三）会议的要素 一般来说，会议有六个要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。 与会者。与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。人们被召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。因此，从原则上讲，参加会议的人应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。 必要性。这是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确 定范围。有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。 重要性。这里指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利 于会议的进展或扩大效果的人员。这些人员通常是临时邀请的。 合法性。这是指有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资 格。如：人民 _的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表；党的 _首先必须是党员，其次必须是各级党组织全体党员选举产生的代表；公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东，等等。 主持人。主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者 和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。 会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的 人担任。一般有两种情况：一种是当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。如：单位的工作例会由单位 _主持，党组织的会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可委托副职或其他相应的负责人主持。 另一种是临时的主持人，比如，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联 席会议，则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。除了小型会议之外，大中型会议的主持人主持会议时通常需要秘书长或秘书协助。 议题。议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。 议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。因此每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。 名称。正式会议必须有一个恰当、确切的名称。会议的名称要求能概括并能 显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模，等等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，作好准备；又用于会后的宣传，扩大会议的效果；更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力。 大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方， 作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产生误会。 时间。会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所 需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。 会议召开时间。某个会议什么时间召开最合适?要考虑多种因素，首先是需 要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。 会议需要时间，可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟；多则几天、 十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中写明，便于与会者有地安排。 会议时间限度。每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该 安排中间休息。 地点。会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会 议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般在首都北京 或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。 专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小 型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。 二、会前准备 （一）会议计划和成本预算 开会需要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间。为了使 开会与日常工作、生产互相结合、促进，而不是互相冲突、抵耗，会议必须要有 计划。开会也是一种投入与产出，尽管投人往往是有形的，产出往往是无形的，但总是以最少的投人争取最大的产出。因此，会议应该计算成本，作出预算，包括在会议计划之中。 1、会议计划 会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持 人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化。 其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布 置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。 再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹 备委员会。 会议计划由秘书制订、提出。经领导审核批准后再由秘书或秘书处组织人员。 分头按计划执行。 机关、单位内部的小型会议也应有计划，使组织成员做到心中有数，早作安排。部门的会议至少应提前一星期报至办公室，由办公室统筹安排，订出一周会议安排表，使各部门工作不致相互冲突，领导也可有选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。 2.会议成本预算。 有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计 算成本，作出预算。会议成本包括两部分： (1)“显性成本” 即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、 活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。 (2)“隐性成本” 即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。这 部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的8倍，参加会议前必然要作些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以2。 所以，召开一个百人左右、跨地区的、会期3至5天的中型会议，其会议成 本总数将达到几万元甚至几十万元。有些国家、有些大企业每次开会总把会议成 小型会议排座礼仪知识 小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征，是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。小型会议的排座，目前主要有以下三种具体形式。 1.自由择座。 它的基本做法，是不排定固. 小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征，是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。小型会议的排座，目前主要有以下三种具体形式。 1.自由择座。 它的基本做法，是不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。 2.面门设座。 它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座。 3.依景设座。 所谓依景设座，是指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等。其他与会者的排座，则略同于前者。（完） 参加会议活动的礼仪知识 一、参加会议的礼仪 1、一般与会者礼仪 对于参加会议的公务员而言，在开会过程中，也应注意一些礼貌、礼节。 （1）开会之前 公务员在会议召开前，应注意以下几点 守时。公务员在参加会议时，一般在规定的会议时间之前提早五六分钟进入会场，不要迟到，迟到可以视为是对本次会议不重视或是对会议主持人以及其他与会者的小视与不尊重。确有其他原因迟到的，要向主持人及与会者点头致歉。 仪表。公务员衣着应以正式上班服装为主，穿着不可过于随便。如果是户外会议，应事先询问主办单位是否可着休闲服。 举止。公务员在参加会议时，坐姿端正些，不可东倒西歪或趴在桌子上。不要搔首、掏耳、挖鼻、剔牙、剪指甲，甚至把脚从鞋里抽出来抠脚趾头。室内若无烟灰缸，表示不能抽烟。 若在会议开始前，主席仍未介绍与会人士，你可主动伸手和左邻右舍的人握手，并且进行自我介绍。 （2）会议进行时 会议进行期间，应认真倾听或他人。择要做好记录，对深入体会和准确传达会议精神有很大帮助。携带寻呼机和手机进入会场，在会议开始时应予以关闭或调至振动档。开会时，在下面闲聊、看书报、摆弄小玩意儿、抽烟、吃零食、打瞌睡或随意进出会场，都是切忌出现的不文明行为。 在会议进行中，出席者要发言时，应先举手，这是发言的礼貌。发言时应对事不对人，勿损及他人的人格及信誉。会上发言时，应口齿清楚，态度平和，手势得体，不可手舞足蹈，忘乎所以或口出不逊。 在大型会议上发言，准备要充分，态度要谦虚，发言开始时要向听众欠身致意。发言内容要求做到中心突出，材料翔实，感情真实，语言生动。力戒自我宣传，自我推销，更不能有对听众不尊重的语言动作和表情。发言要严格遵守会议组织者规定的时间。发言结束，要向听众致谢并欠身施礼。如参加小型的座谈 会、研讨会，发言要简练，观点要明确，讨论问题，态度要友好，不要随便打断别人的发言。对不同意见，应求同存异，以理服人。不要嘲讽挖苦，人身攻击。 别人发言时不要打岔。如有问题可举手，经过会议主持人认可后再发言。 不可否认的，开会有时很闷，但别在大众面前打哈欠、频频看表、身体动来动去、把玩手上的笔或闭上眼睛等，这些都是很不礼貌的行为。 （3）会议结束后 会议结束后，要按顺序离开会场，不要拥挤和横冲直撞。 2、其他会议参加人 （1）主席台就坐者礼仪 主席台上的就坐者，应遵循相应的礼仪规范。进入主席台时，应该井然有序；若此时参加会议者鼓掌致意，主席台就坐者也应该微笑着鼓掌作答；有些会议，座位上或主席台的长桌上已标明就坐者姓名，就应按照会议工作人员的引导准确入座。会议进行中，主席台就坐者应该认真倾听发言人发言，一般不要再与其他就座者交头接耳，更不能擅自离席，确有重要和紧急的事宜需提前离开会场，应同主持人打招呼，最