商业发票填制规范

商业发票是出口商开给进口商的出口货物清单，是买卖双方交接货物和结算货款的主要依据，也是全套出口单据的核心。现将其各项内容和制作方法介绍如下：1 发票的抬头即在“Sold to Messrs”或“TO”之后，必须填开证申请人。若开证人为ABC CO，但来证要求发票抬头改为他人也可照办，例如来证要求，INVOICE TO BE MADE IN THE NAME OF L.L.E.CO.或要求在ABC CO 之后加注“ON BEHALF OF L.L.CO.”或要求加注“FOR ACCOUNT OF L.L.E. CO”均可照办。如为托收，发票抬头应填进口人。2 发票上的品名、规格、数量、包装以及唛头等项目所填写的内容必须与信用证上所规定的完全一致，不能有任何省略或改动，即使证上有错字、漏字，也只能将错就错。如来证的品名用的是法文或德文，而合同上用的是英文也应按来证的文字，但可在其后加括号注明英文。如来证没有规定详细品质或规格，则不要加注，如必须加注时，可按合同上的规定加注某些内容，但不能与来证规定有所抵触。如：来证为“70 PERCENT”而不能改为70%。3 价格应按信用证上的规定在发票上表现出来。如来证价格为“CIF HAMBURG LINER TERMS”，则在发票上对价格的描述不能省去“LINER TERMS。4 发票上的总金额除非信用证另有规定，一般不得超过信用证上的总金额并须与汇票上的金额相一致。5 信用证上如规定超额运费或超额保险费或选港费由买方负担且信用证金额已包括上述费用者，或信用证金额虽不包括上述费用，但规定可在信用证项下支取者（MAY BE DRAWN UNDER THIS CREDIT 或 ADDITIONAL INSURANCE PEREMIUM MAY DRAWN IN EXCESS OF L/C AMOUNT），则可连同贷款一并列在发票的总值内。例如：锰铁 PET M/T USD500 CIF NEW YORK TOTAL AMOUNT USD40000 PLUS ADDITIONAL FREIGHT USD1400 TOTAL PROCEEDS USD41400。如信用证金额不包括上述费用，或未规定可在信用证项上支取，则上述费用不能在发票上出现，应将这些费用另制汇票进行光票拖收。例如：信用证上有“CONGESTION ADDITIONAL INSURANCE PREMIUM，OPTIONAL CHARGES ARE TO BE BORN BY THE BUYERS OUR SIDE THIS CREDIT”字样，则上述费用就不能在信用证的金额项下支取。如信用证上这一规定与合同规定相悖，则应要求对方改证。6 如来证的总金额是按CIFC计算的，则发票汇票上的总额也应按CIFC总额计算，不要减佣。待收汇后再把佣金回付给买方。如来证单价为CIFC，但总额已预扣佣金，则在发票CIFC总金额之下要减去佣金（LESS X%），以CIF值作为发票、汇票的最高金额。如合同中规定的CIF价含有佣金百分之五并双方事先言明是暗佣，事后国外来证上的CIF总金额是含暗佣金额百分之五的，则在发票上不应减佣。7 如来证规定单价中含有佣金（INCLUDING COMMISSION）应在发票上照写，而不能用折扣（DISCOUNT）字样代替。如来证中有现金折扣（CASH DISCOUNT）字样，则在发票上照列，而不能写成“商业折扣”（TRADE DISCOUNT）或者相反。按“CASH DISCOUNT”是卖方鼓励买方早日付款用的，即在规定付款之日前提前付款，则在价格上给以一定的折扣。例如，60 DAYS NET，2% DISCOUNT FOR CASH 即60天按净价付款，减收2%。8 如来证要求出“收讫发票”（RECEIPTED INVOICE）则应在发票上加注“RECEIPTED INVOICE”或“RECEIVED INVOICE”字样，并应在发票的正中空白处加注“PAYMENT RECEIPTED AGAINST XX BANK L/C NO.XX DATED XX”字样，或加注“PAYMENT RECEIVED”字样。9 如来证要求出“证实发票”（CERTIFIED INVOICE）则应在发票上加注“CERTIFIED INVOICE”字样，并应在发票正中空白处加注“WE HERBY CERTIFY THAT THE CONTENTS DESCRIBED HERE IN ARE TRUE AND CORRECT”字样，同时要将发票上印就的“有错当查”（E&O.E）字样划去。10 南美一些国家的商人往往在来证上要求出“宣誓发票”（SWORN INV.）则应在发票上加“SWORN INVOICE”字样，并要在发票正中空白处加注“WE SWEAR THAT THE CONTENTS OF THE VALUE OF THIS INVOICE ARE TRUE AND CORRECT IN EVERY RESPECT”字样，同时要将发票上印就的E&O.E字样划掉。11 如来证要求出详细发票（DETAILED INVOICE）则应在发票上加注“DETAILED INVOIC”字样，并要在发票内详细列明货名、规格、数量等内容。12 如来证要求提供“中性发票”（NEUTRAL INVOICE）则在发票上不能显示出口人的名称、地址、所以不能用公司本身的发票，而应用白纸打制，并应以“TO WHOM IT MAY CONCERN”作为发票抬头。13 如开征信用证的金额为20000美元，而发票金额为20005.50美元，可采取抹零的办法，即在发票金额栏内加注“5.50美元不计”字样，总金额即为20000美元，即“WRITTEN OFF USD5.50，NET PROCEEDS USD 20000”。这样便可使单证一致，而不致因微小金额要求对方改证。如信用证金额为20000美元而发票金额为20055.50美元，可先行减去55.5采取以后解决的办法（即另行要求外商汇付）并应在发票的总金额项下加注：“LESS USD 55.5 TO BE SETTLED LATTER，NET PROCEEDS USD20000”，以做到单证一致。如金额相差较大，若为20155.50美元，则可采取电提办法，即由议付行电询开证行，其措词可以是“L/C NO1234 INVOICE AMOUNT EXCEEDED USD 155.50 MAY WE NEGOTIATE PLUS CONFIRM”。如回电“CONFIRM”或回电为“L/C NO 1234 YOU MAY NEGOTIATE IF OTHERWISE IN ORDER”则可放心寄单。14 如国外客户要求或信用证上规定在发票内加列船名、原产地名称、生产企业名称、进口许可证号、外汇批准号、银行登记号、合同号、加注阿拉伯文等，在不违背政策规定的情况下亦可照办。15 根据跟单信用证统一惯例500号规定，商业发票无须签字，但若来证要求出“SIGNED COMMERCIAL INV.”则应照办。不过我们的习惯做法都在发票上签字盖章。16 发票日期不能迟于提单的日期。1、 出票人名称与地址一般情况下，出票人即为出口公司，制单时应标出出票人的中文和英文名称和地址。当企业采用印刷空白发票或电脑制单时，都已预先印上或在程序中编入出票人的中文名称和地址。2、发票名称发票名称必须用粗体标出“COMMERCIAL INVOICE”或“INVOICE”。3、发票抬头人名称与地址（Messrs）当采用信用证支付货款时，如果信用证上有指定抬头人，则按来证规定制单。否则，根据UCP600第18条a款的规定，必须出具成以申请人为抬头;当采用托收方式支付货款时，填写合同买方的名称和地址。填写时名称和地址不应同行放置。4、出票人名称与地址（Exporter）填写出票人的英文名称和地址。5、运输资料（Transport details）填写货物实际的起运港（地）、目的港（地）以及运输方式，如果货物需经转运，应把转运港的名称表示出来。如：FROM GUANGZHOU TO HELSINKI W/T HONGKONG BY VESSEL6、发票号码（Invoice No.）发票号码由出口公司根据本公司的实际情况自行编制。7、发票日期（Invoice date）在所有结汇单据中，发票是签发日期最早的单据，该日期可以早于开证日期，但不得迟于信用证的议付有效期（expiry date）。8、信用证号码（L/C No.）当采用信用证支付货款时，填写信用证号码。9、开证日期（L/C date）填写信用证的开证日期。10、合同号码（S/C No.）合同号码应与信用证上列明的一致，一笔交易牵涉几个合同的，应在发票上表示出来。11、支付方式（Terms of payment）填写该笔业务的付款方式。如L/C、T/T等。12、唛头及件号（Marks and number）发票的唛头应按信用证或合同的规定填写，并与托运单、提单等单据唛头保持严格一致。若为裸装货或散装货，可填写“N/M”（No Mark的缩写）。如信用证或合同没有指定唛头，出口商可自行设计唛头。13、货物内容（Description of goods）货物内容一般包括货物的名称、规格、数量、单价、贸易术语、包装等项目，制单时应与信用证的内容严格一致，省略或增加货名的字或句，都会造成单证不符，开证银行有权拖延或拒付货款。14、商品的包装、件数（Quantity）填写实际装运的数量及包装单位，并与其他单据相一致。15、单价（Unit price）完整的单价由计价货币、计量单位、单位金额、价格术语四个部分组成。根据UCP600第18条a款的规定，发票中显示的单价和币种必须与信用证的要求一致。16、总值（Amount）实际装运时，如信用证金额有余额，在开证人和开证行同意接受的情况下，可用发票金额制单结汇。如信用证金额不够，可作如下处理：发票金额比信用证金额多一点（如8.20美元）。发票金额比信用证金额多一些（如80.20美元）。发票金额比信用证金额多许多（如300美元）。17、价格术语（Trade terms）价格术语涉及到买卖双方的责任、费用和风险的划分问题，同时，也是进口地海关核定关税的依据，因此，商业发票必须标出价格术语。信用证中的价格术语一般在货物内容的单