员工活动策划概况参考.ppt

人资专员工作流程,目录页,企业文化活动,活动组织,乒乓球比赛11月,周年庆活动11月,年会尾牙2017年1月,中秋节活动9月,中秋节活动,活动筹备期（从节前3个月开始）,活动实施中（活动当天）,活动收尾总结（活动结束后）,中秋节活动,活动筹备期,前期筹备(前3个月开始),推进工作开展(前2个月开始),文案工作(前1个月开始),活动前确认工作(前1周开始),策划公司/酒店对接（贯穿全程）,活动筹备期,节前3个月该做什么？,第一步,1、确认晚宴主题和方向；2、选择策划公司；3、选择酒店；,第二步,第三步,1、召开工作组会议，分配任务；2、拟定工作进度，实时跟进；,1,1、成立导演策划工作组；2、成立节目工作组；3、成立会务/后勤工作组；4、成立礼仪工作组；5、成立化妆工作组；,2015年我们做了这些,外部对接,我们成立的工作组,节目形式？,是否请老师？,什么时候开始彩排？,活动筹备期,节前1-2个月该做什么？,活动筹备期,文案（节前1个月开始）,中秋晚宴新闻稿/内刊稿,4,拟定晚宴活动议程,拟定中秋晚宴手册,文案工作有哪些？,领导发言稿,5,注意1、晚宴手册交由策划公司设计；2、新闻稿不等同于内刊高，分开写；3、领导发言稿，交由专人攥写，适时跟进；4、祝酒词：多准备，以备不时之需；5，以上，均要与领导确认后方可执行；,领导祝酒词,6,活动筹备期,活动前1周工作确认,活动前1周工作应注意什么？,活动筹备期,2、动员通知邮件发予对象：深圳嘉晟、深圳事业部、及相关领导人；,1、礼仪组到酒店踩点，了解酒店各出入口位置，安排指引,3、物资到位：提前打包放到指定位置，,并标注负责人,6、最后一次彩排：要求策划公司全程参与；,5、外部对接：策划公司负责设计的稿件是否到位，确认安装时间；,8、活动温馨提示：在活动前2天开始通过微信QQ等方式发送，多次提醒,4、桌长会议：列出具体应负责的工作，并邀请有份量的领导参加，保证工作能落实,7、工作餐含早/午餐，食堂负责午餐，车务安排接送，提前统计用餐人数,9、领导祝酒词裁剪成小纸条准备好；10、准备领导名片，份数根据当前情况而定,活动前1周工作应注意什么？,活动筹备期,如因活动会受到天气等客观因素的影响，提前制定备选方案,活动筹备期,策划公司方面该做什么,前2个月,前1个月,前15天,前7天,前1天,晚宴当天,沟通我司要求，根据选定的酒店，提供策划方案,1、确定可行方案（主背景/签到墙/舞台/灯光/音效）；2、将初步的晚宴议程，节目形式发予策划工作；3、晚宴手册，邀请函设计,1、通知策划公司参加最后一次彩排；2、确定晚宴手册；3、邀请函要在晚宴前30天完成；,1、确认各种方案已准备到位；2、策划公司参与彩排；3、将晚宴所需的背景音乐，公司歌曲、节目视频等打包发给策划公司；4、将节目组在晚宴中需要协调的内容发给策划公司,1、检查舞台、签到墙、指示牌等；2、测试各种设备；3、指导参与现场彩排；4、晚宴现场调控；,1、跟进酒店舞台搭建、签到墙、指示牌等到位,1、晚宴相片、手册、摄像等工作的跟进；2、费用结算，付款申请，发票收集；,晚宴结束后,中秋节活动,活动实施中,按计划执行,工作对接工作组负责人,维护正常秩序,活动实施中,按计划执行,按计划检查各项工作准备情况（会务、物资、接待、化妆、彩排等）,工作对接主负责人,1,2,3,如有变动即时通知各负责人；,活动实施中,工作对接工作组负责人,配合好第一负责人做好现场统筹和调度工作；,把握好时间节点，避免流程出错；,做好协调工作，保证工作顺利进行；,活动实施中,维护正常秩序,1、如因客观因素影响，不能执行原计划，第一时间与主负责人沟通确认，统一行动计划；2、如有备选方案的，及时启动备选方案；,中秋节活动,活动结束后,一、物资回收,二、费用结算,三、召开总结会议,1、人资行政部全员参与；2、物资打包，运回公司；3、交由专人管理；,1、费用结算；2、款项申请；3、票据回收；,表扬晚宴筹备工作中做得好的，总结工作中不足的，并做好记录发给大家学习；,乒乓球比赛,活动筹备期（从比赛前2个月开始）,活动实施中（比赛当天）,活动收尾总结（比赛结束后）,乒乓球比赛,赛前筹备期,从赛前2个月开始,该怎么着手？,外部沟通,内部组织建立开展工作,赛前工作确认,赛事当天工作确认,赛前2个月,赛前1至半个月,赛前半个月,比赛当天,外部沟通,赛前2个月？,与谁沟通？,罗湖体育馆,李教练要沟通：赛事的举办时间，报名截止时间，我司代表队情况，赛程安排，奖项设置，我司需要配合的地方；,红杜鹃设计公司,赛事广告推广,将主办方设计好的赛事广告发给嘉易通平台，并在公司内部推广，同事将广告信息发给合作商、客户等知晓,黄先要沟通：赛事主背景、宣传设计稿、口号标语的设计方案；,内部组织建立,并开展工作,2、组建两组啦啦队，每组分别30人左右,1、与领导确认是否需要摄影摄像公司,3、组建礼仪工作组,5、确认现场广告设计高,4、确认是否定做广告旗帜，购买助威道具,6、确认时候定制代表队服装,7、筹备比赛所需物资：提前列出所需清单与领导确认，在赛前完成所有采购,拟定比赛动员通知,比赛新闻稿（2篇），领导颁奖讲话稿准备,车务组工作安排（时间、地点、工作任务）,内部组织建立,并开展工作,摄影工作安排（赛前、赛事、广告语）,注意：提前跟嘉易通预留发稿事宜,赛前工作确认,将当期赛事的口号、工作安排及注意事项告知队员,跟进设计公司场地布置情况，如有必要可现场跟进,与各项工作负责人确认工作已安排到位,确认各项物资已准备到位，并打包好放在指定位置,对接好物资、人员接送工作,啦啦队工作安排,赛事场地布置跟进,确认工作安排到位,物资检查,确认车务组工作,比赛前一个工作日,小提示：物资包含食品、助威道具、奖品、鲜花、电脑、摄影机等等,赛事当天,检查赛场布置情况，隔断是否摆放整齐,跟进啦啦队和队员到场情况,现场拍照,赛后新闻稿（每天一篇，定稿后发给嘉易通）,比赛第二天礼仪颁奖,提前1小时到达赛场,赛后收尾,1、物资回收（打包运回公司，交由专人管理）,2、现场赛事广告回收,4、召开总结会议,3、费用结算,周年庆活动,活动筹备期（从活动前2个月开始）,活动实施中（活动当天）,活动收尾总结（活动结束后）,活动筹备期,活动前2个月该做什么,活动筹备期,活动前一周,跟进办公室装饰方案是否到位,文化墙装饰是否完成,活动所需要准备的工作是否完成,活动筹备期,活动实施,如遇临时调整和变更，及时通知主负责人，统一决策后执行变更方案,工作对接负责人由负责人统一调度和控制现场,按计划执行，检查工作准备情况避免流程出错,活动当天,活动收尾,活动收尾,办公区装饰与文化墙,费用结算,物资回收,召开总结会议,保持一个月左右，如有掉落需要要实时修缮，保证其整洁、美观,结算费用、申请报销收集各项费用票据清单,物资回收好，打包交由专人管理,活动结束后的第一个工作日召开总结会议，及时总结不足，便于以后活动吸取经验,年会活动,活动筹备期（从比赛前2个月开始）,活动实施中（比赛当天）,活动收尾总结（比赛结束后）,年会筹备期,年会前2个月该做什么？,第一步,1、确认年会主题和方向；2、选择酒店；3、选择摄影摄像公司；,第二步,第三步,1、召开工作组会议，分配任务；2、拟定工作进度，实时跟进；,1,1、成立导演策划工作组；2、成立会务/后勤工作组；3、成立办公区装饰组；3、成立礼仪工作组；,2015年我们做了这些,外部对接,工作组工作进程安排,节目形式？,什么时候开始彩排？,年会筹备期,年会前1个月该做什么？,1,2,3,4,跟进节目的排练情况,组织各项目负责人到酒店踩点，便于后期工作开展,跟进各工作组工作开展情况,拟定活动预算表（如需支付预付金的，要提前申请）,年会筹备期,文案工作,年会筹备期,年会前一周工作,召开工作组会议，确认各项工作顺利进展,到酒店踩点，落实细节问题,年会活动通知（确定版），邮件一定不要忘记发给事业部,检查年会物资是否准备到位，并打包好放在指定位置,对接领导：将年会的议程、需要领导协助的事项邮件给领导,外部信息对接：与酒店、摄影公司对接好细节工作,车务组工作对接：物资搬运，到达酒店时间等,注意：领导祝酒词要提前裁剪成小纸条，在活动开始前给领导,活动前1周工作应注意什么？,年会筹备期,如因活动会受到天气等客观因素的影响，提前制定备选方案,年会实施,如遇临时调整和变更，及时通知主负责人，统一决策后执行变