离线客户端使用手册

国家电网公司档案管理信息系统国家电网公司档案管理信息系统 工程参建单位使用手册工程参建单位使用手册 修订历史记录修订历史记录 版本版本日期日期 AMDAMD 修订者修订者说明说明 1.02009-03-26A 魏东 2.02010-04-19A,M 许崇峰 2.02011-06-12A,M 李谦 （A-添加，M-修改，D-删除） 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 2 页 共 87 页 目目录录 1.概要信息概要信息.4 1.1.概述 .4 1.2.使用授权许可 .4 1.3.支持和服务 .4 1.4.手册的组织 .4 1.5.名词定义及缩略词 .5 2.系统概述系统概述.6 2.1.使用配置要求 .6 2.2.数据流 .6 2.3.用户访问级别 .7 2.4.意外情况及备选运作模式 .7 3.业务流程描述业务流程描述.8 4.离线客户端录入准备工作离线客户端录入准备工作.10 4.1.从系统平台中导出工程项目配置文件 .10 5.离线客户端软件的安装配置及录入操作离线客户端软件的安装配置及录入操作.14 5.1.软件安装 .14 5.2.软件配置 .17 5.3.导入工程项目配置文件 .18 5.4.数据收集整理移交 .21 5.5.项目甲方档案管理员的数据汇总 .28 5.6.在系统平台中导入离线客户端的数据文件 .31 5.7.上传数据至其他单位档案管理系统 .32 5.8.各功能点描述 .36 5.9.备注 .64 6.参建单位录入员在线录入方式参建单位录入员在线录入方式.65 6.1.参建单位录入员用户的获得 .65 6.2.参建单位录入员用户登录 .65 6.3.参建单位录入员用户操作 .67 6.3.1.功能说明.67 6.3.2.界面说明.67 6.3.3.操作说明.74 7.离线客户端通用安装程序离线客户端通用安装程序 V2.0 的使用的使用.87 7.1.离线客户端通用安装程序 V2.0 的用途.87 7.2.离线客户端通用安装程序 V2.0 的使用方法.87 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 3 页 共 87 页 1. 概要信息概要信息 1.1.概述概述 本手册面向四川公司档案系统工程项目参建单位录入员用户提供其使用权限范围内本系统各功 能模块的详细操作步骤与流程，如有本文档未尽事宜请随时拨打本系统公布的技术服务热线电话或 以邮件方式与本系统维护人员取得联系。 1.2.使用授权许可使用授权许可 此系统由清华紫光集团授予国家电网公司全权使用许可。 1.3.支持和服务支持和服务 1.3.1. 支持信息支持信息 本系统将由清华紫光集团负责根据合同提供相应服务与响应。 1.3.2. 协助信息协助信息 本系统需要 Oracle 公司、BEA 公司等提供必要技术协助。 1.4.手册的组织手册的组织 本手册将以国家电网公司档案管理信息平台项目试点单位为例进行描述。本手册将以国家电网公司档案管理信息平台项目试点单位为例进行描述。本手册共分为以下六 部分： 概要信息 系统概述 业务流程描述 离线客户端软件的安装配置 离线客户端软件的使用 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 4 页 共 87 页 参建单位录入员在线录入方式 1.5.名词定义及缩略词名词定义及缩略词 缩写、术语缩写、术语解解 释释 AMSArchive Management System，档案管理系统 JMSJava Message Service，Java 环境下的消息服务器 CMSContent Management System，内容管理系统 UMSUser Management System，用户管理系统 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 5 页 共 87 页 2. 系统系统概述概述 国家电网公司档案管理信息平台是档案管理的综合系统，覆盖了从总部、区域电网公司、省电 力公司、地市供电局到县级供电局五级单位，具备管理各类档案的功能，能将公司的各类档案按照 档案的标准和规则进行分类存储、集中控制、统一查询，做到对各类档案数据的收集、整理和充分 利用。 本系统主要包括标准业务设置、业务设置、全宗管理、权限管理、档案业务管理、个人待办事 项和档案信息查询 7 个子系统。另外档案平台系统还提供了离线客户端软件，此软件专门提供给工 程项目参建单位档案录入人员进行离线的档案数据录入整理工作需要的。 2.1.使用配置使用配置要求要求 系统对于普通用户的机器环境要求建议为浏览器 Microsoft Internet Explorer6.0 以上，操作系统 WINDOWS 2000 WINDOWS XP 以上。 2.2.数据流数据流 如图 2.2-1 所示，系统通过文件管理（文件库） 、收集整编（整编库） 、档案管理（档案库）3 个数据库来完成档案的业务流程。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 6 页 共 87 页 图 2.2-1 系统业务流程 2.3.用户访问级别用户访问级别 系统管理员 可以使用全宗管理子系统 高级档案管理员 可以使用标准业务设置子系统 全宗档案管理员 可以使用除全宗管理和标准业务设置外的其它子系统操作本全宗的数据 兼职档案管理员 可以使用除全宗管理和标准业务设置外的其它子系统操作本全宗本机构部门的数 据 普通用户 可以使用档案信息查询、个人待办事项和档案业务管理 3 个子系统 录入员 可以使用档案业务管理子系统内的部分模块进行归档数据的录入 参建单位录入员 可以使用本系统平台自带的离线客户端软件进行工程项目归档数据录入 2.4.意外情况及备选运作模式意外情况及备选运作模式 本系统的数据库 Oracle 实现定期备份，此外如遇外界不可抗力因素影响使得系统无法运行，解 决办法详见四川省电力公司档案管理信息平台系统安装部署手册。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 7 页 共 87 页 3. 业务流程描述业务流程描述 档档案案系系统统平平台台 项目甲方档 案管理员的 离线客户端 2、甲甲方方档档案案管管理理员员导导出出自自 己己所所需需的的XML配配置置文文件件 参参建建单单位位1 参参建建单单位位3 参参建建单单位位2 3、甲甲方方档档案案管管理理员员导导出出各各 参参建建单单位位的的XML配配置置文文件件 参参建建单单位位1 参参建建单单位位3 参参建建单单位位2 4、各各参参建建单单位位录录入入员员录录入入 并并整整理理自自己己的的归归档档数数据据 5、各各参参建建单单位位录录入入员员将将自自 己己整整理理好好的的数数据据交交给给甲甲方方 档档案案管管理理员员汇汇总总 6、甲甲方方档档案案管管理理员员将将汇汇总总 的的项项目目档档案案数数据据导导入入档档案案 系系统统平平台台中中 1、甲甲方方档档案案管管理理员员 创创建建参参建建单单位位和和用用户户 图 3-1 离线客户端软件业务流程图 如图 3-1 所示为离线客户端软件在系统中的详细业务实现流程，整个流程分为以下几步： 1、 首先由项目甲方的档案管理员在档案系统平台中创建参与此项目的各参建单位，并给每个 参建单位创建至少一名档案数据的录入员，即定义此录入员的登陆用户名和密码。完成此 步骤后如果在施工现场具备网络环境则参建单位的录入员可以用上述定义好的用户名密码 直接登录档案系统平台进行数据的录入整理，如果不具备则需要用上述的用户名和密码登 陆离线客户端软件进行如下所述的操作。 2、 项目甲方的档案管理员从档案系统平台中导出自己所需要的 XML 配置文件，此配置文件 中包含相应项目的所有配置信息（项目名称、项目代号、此项目的全部参建单位、此项目 所用的整个分类表或归档模版等） 。 3、 由项目甲方的档案管理员从系统中导出各参建单位的 XML 配置文件（文件中包括项目名 称、项目代号、该参建单位对应的分类表或归档模版节点、该参建单位登陆的用户名和密 码等） ，并通过网络或存储介质分别发送给各参建的档案录入员。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 8 页 共 87 页 4、 各参建单位的档案录入员在项目施工现场用得到的用户名和密码登陆离线客户端软件进行 该项目本单位职责范围内的档案数据收集整理工作，保证数据收集的完整性和准确性。 5、 各参建单位的档案录入员在项目结束后陆续将本单位收集整理的项目归档数据导出成文件 形式，通过网络或存储介质移交给项目甲方的档案管理员，由甲方档案员进行项目归档数 据的汇总整合。 6、 由项目甲方的档案管理员将汇总整理好的项目归档数据通过离线客户端软件内提供的功能 导入档案系统平台中继而归档进入正式的档案库进行保存。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 9 页 共 87 页 4. 离线客户端离线客户端录入准备工作录入准备工作 从系统平台中导出工程项目配置文件从系统平台中导出工程项目配置文件 离线客户端软件的使用者,分为项目甲方档案管理员和参建单位录入员。甲方档案管理员从系 统平台中导出工程项目配置文件,也要相应的导出两类配置文件。 项目甲方档案管理员对应的配置文件包括所有参建单位的信息,参建单位录入员对应的配置文 件只包括所在参建单位的信息。 导出项目甲方档案管理员对应的配置文件导出项目甲方档案管理员对应的配置文件 使用者:项目甲方档案管理员 首先,用档案管理员的身份登陆档案系统，选择“档案业务管理”菜单,单击“年度项目管理” 菜单项,如图 6.1.1-1 图 4.1.1-1 在页面左侧树内档案类型中选择科技档案,并选择一种具体的工程项目类型，系统会显示选择 工程项目类型下的所有项目，如图 4.1.1-2 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 10 页 共 87 页 图 4.1.1-2 在某个要使用离线客户端的工程后，单击“离线导出”后,弹出离线 xml 文件下载提示信息， 如图 4.1.1-3。这里注意导出离线 xml 之前，该工程的单位信息一定要已在“单位管理”里配 置完成才能使用。 图 4.1.1-3 单击“打开”按钮,打开该配置文件。 单击“保存”按钮,配置文件被保存到本地指定位置。 单击“取消”按钮,取消下载。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 11 页 共 87 页 4.1.2. 导出参建单位录入员对应的配置文件导出参建单位录入员对应的配置文件 使用者:参建单位录入员 如上 4.1.1 节所述，进入“年度项目管理”选项，选择某个要使用离线客户端的工程后，单击 “单位管理”按钮,如图 4.1.2-1 图 4.1.2-1 单击“单位管理”后,弹出单位管理页面,如图 4.1.2-2 图 4.1.2-2 在左边的全宗选择里选择一个具体的单位类型,在右侧的归档部门中选择一个具体条目。如图 4.1.2-3 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 12 页 共 87 页 图 4.1.2-3 单击“操作”中的“离线导出”按钮,会弹出“文件下载”界面，如图 6.1.2-4 图 4.1.2-4 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 13 页 共 87 页 单击“打开”按钮,打开该配置文件。 单击“保存”按钮,配置文件被保存到本地指定位置。 单击“取消”按钮,取消下载。 5. 离线客户端软件的安装配置离线客户端软件的安装配置及录入操作及录入操作 软件安装软件安装 双击离线客户端安装程序 setup.exe，打开安装界面窗口，如图 5.1-1 图 5.1-1 单击“下一步”按钮。弹出“选择程序文件夹”窗口，这里可以更改本程序安装后的文件夹的名称， 如图 5.1-2 图 5.1-2 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 14 页 共 87 页 单击“下一步”按钮。弹出“安装路径选取”窗口，这里可以选择要安装的路径，如图 5.1-3 所示 图 5.1-3 单击“下一步”按钮。系统会开始安装，如图 5.1-4 所示 图 5.1-4 安装过程中，会弹出“用户许可协议”窗口，如要继续安装，请点选“是” ，我接受上面许可 协议中的所有条款”选项，如图 5.1-5 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 15 页 共 87 页 图 5.1-5 单击“下一步”按钮，安装程序会自动检查磁盘空间等安装条件是否符合，检查完成后，会弹 出“安装 Microsoft Data Access Components 2.6”窗口。Microsoft Data Access Components 2.6 是为 离线客户端提供数据库服务的一个组件，点选“完成”选项就会自动安装，如图 5.1-6 图 5.1-6 在 Microsoft Data Access Components 2.6 安装完成后，窗口上提示有“关闭”选项，如图 5.1-7 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 16 页 共 87 页 图 5.1-7 单击“关闭”按钮，程序继续安装，安装完成后，窗口下有“完成”选项，如图 5.1-8 图 5.1-8 单击“完成”按钮，窗口关闭，离线客户端安装完成。除此之外也可以直接使用免安装版的离 线客户端，若使用免安装版的离线客户端则跳过 5.2 节直接进行离线客户端软件的使用。 5.2.软件配置软件配置 系统安装完成后，会在桌面上创建快捷图标，还会在系统“开始-程序”中有程序图标和卸载 选项，如图 5.2-1 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 17 页 共 87 页 图 5.2-1 系统对于普通用户的机器环境要求建议为，操作系统 WINDOWS 2000 WINDOWS XP 以上。 5.3.导入工程项目配置文件导入工程项目配置文件 使用者:项目甲方档案管理员、参建单位录入员 双击离线客户端执行程序或离线客户端快捷方式,打开程序初始界面,如图 5.3-1 图 5.3-1 选择“系统”菜单下,“选择工程”按钮, 或者单击工具栏“”按钮,如图 5.3-2。进入工程 选择界面，如图 5.3-3 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 18 页 共 87 页 图 5.3-2 图 5.3-3 如果是新的工程,单击“添加”按钮,添加新工程的 xml 配置文件。如图 5.3-4 项目甲方档案管理员添加档案管理员对应的配置文件, 参建单位录入员添加参建单位对应的配置文件。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 19 页 共 87 页 图 5.3-4 添加新工程成功后,所选工程会显示在工程选择窗口上。如图 5.3-5，在这一窗口上点选“退出” ，即完成了工程的添加。 图 5.3-5 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 20 页 共 87 页 5.4.数据收集整理数据收集整理移交移交 界面描述界面描述 界面描述,如图 5.4.1-1 界面最上面是菜单栏,菜单栏下面是工具栏,工具栏下面是数据区, 数据区左部分是分类树,包含所有需要的分类号。 数据区中间部分是案卷,卷内文件数据。 数据区右部分是散文件数据。 数据区下面是状态栏。 图 5.4.1-1 5.4.2. 数据录入整理数据录入整理 5.4.2.1.录入散文件录入散文件 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 首先，在“散文件”区任意位置单击，再点选“数据编辑”选项中的“添加”选项，或可点选 工具条上“”选项，如图 6.3.2.1-1，另外，也可以选择数据区左边部分分类树上的分类号,然 后，再按之前描述添加数据，这样在添加数据时，分类号选项就会自动写入。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 21 页 共 87 页 图 5.4.2.1-1 系统会进入散文件录入窗口,如图 5.4.2.1-2。 图 5.4.2.1-2 在录入案卷窗口中，输入文件相关信息。单击“保存”按钮,即完成一条文件信息。可一次添 加多条文件信息。 窗口左下角的“第一条” ， “上一条”等选项，用户可以查询已添加的数据。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 22 页 共 87 页 单击退出按钮,退出录入文件窗口。 点选“浏览”按钮，可以浏览已挂接的电子原文。 添加某条数据，点选“电子文件”按钮，会打开电子文件窗口，如图 5.4.2.1-3 图 5.4.2.1-3 在电子文件操作窗口上，可以点选“浏览”选项，会弹出“打开”窗口，在这一窗口里， 通过浏览方式找到要挂接电子原文。选择好文件后，在窗口上点选“打开”选项。这个电子原 文就被选中。 选好电子原文后，点选“提交”选项。如图 5.4.2.1-4，这样电子原文就被挂接成功。 按以上方法，可为某个文件挂接多个电子原文。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 23 页 共 87 页 图 5.4.2.1-4 电子文件挂接成功后，显示如图 5.4.2.1-5 图 5.4.2.1-5 在添加电子原文成功后，可以点选任意一条已挂接成功的电子文件，再点选窗口下“删除”选 项，就可以成功删除某条电子文件。 在这一窗口点选“清空”选项。可清空该文件下已挂接的所有电子原文。 在这一窗口点选“退出”选项。退出这一窗口。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 24 页 共 87 页 在添加电子原文后，文件增加窗口里，会显示出本条数据已添加原文。而且通过“上一条” 、 “下一条”等查询选项，可以查看文件数据已挂接的原文件。如图 5.4.2.1-6 图 5.4.2.1-6 5.4.2.2.录入案卷录入案卷 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 首先，在案卷区任意位置单击，再点选“数据编辑”选项中的“添加”选项（或可点选工具条 上选项） ，如图 5.4.2.2-1，另外，也可以选择数据区左边部分分类树上的分类号,然后，再按之 前描述添加数据，这样在添加数据时，分类号选项就会自动写入。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 25 页 共 87 页 图 5.4.2.2-1 系统会进入录入案卷窗口, 如图 5.4.2.2-2 图 5.4.2.2-2 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 26 页 共 87 页 在录入案卷窗口中，输入相关案卷信息。单击“增加”按钮,即完成一条案卷信息。可一次添 加多条案卷信息，全部数据添加完成后，点选“保存”选项，保存信息。 窗口左下角的“第一条” ， “上一条”等选项，可以用户查询已添加的数据。 单击退出按钮,退出录入案卷窗口，注意：如已添加多条数据而不点选“保存”选项，直接点 选“退出”按钮，所添加数据将不会被保存。 5.4.2.3.录入卷内文件录入卷内文件 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 首先，确定要添加文件属于哪一个案卷内，在案卷区内点选所需存放的案卷。 然后在卷内文件区任意位置单击，再点选“数据编辑”选项中的“添加”选项或可点选工具条 上“”选项，如图 5.4.2.3-1，另外，也可以选择数据区左边部分分类树上的分类号,然后，再 按之前描述添加数据，这样在添加数据时，分类号选项就会自动写入。 图 5.4.2.3-1 系统会进入录入卷内文件窗口, 录入方法与录入散文件相同，这里不再冗述了。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 27 页 共 87 页 5.4.3. 参建单位移交工程项目数据文件参建单位移交工程项目数据文件 使用者:参建单位录入员 参建单位录入员,工程项目数据录入完成后,用数据存储设备,如光盘,移动硬盘等拷贝数据,该 数据位于离线客户端软件安装目录下的 programs 文件夹。形式如图 5.5-1, 其中要移交的是图中的 所有文件，直接把包含这些文件的文件夹拷贝到存储设备。把数据存储设备交给项目甲方档案管理 员,准备数据汇总。 图 5.4.3 5.5.项目甲方档案管理员的数据汇总项目甲方档案管理员的数据汇总 使用者:项目甲方档案管理员 项目档案管理员非常重要的一项工作就是将参建单位的数据导入和上传到系统，这里我们先讲 解数据导入 5.5.1.数据导入界面描述数据导入界面描述 理员导入工程的离线 xml 文件，会有该工程的所有参建单位的信息，选择“系统”菜单,单击 “数据导入”按钮，或者单击工具栏中的“”按钮,就会打开数据上传窗口，如图 5.6.1-1 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 28 页 共 87 页 图 5.5.1-1 界面最上面是菜单栏,菜单栏下面是工具栏,工具栏下面是数据区, 数据区左部分是分类树,包含所有需要的分类号。 数据区中间部分是案卷,卷内文件数据。 数据区右部分是散文件数据。 5.5.2. 数据导入功能描述数据导入功能描述 5.5.2.1.选择工程选择工程 使用者:项目甲方档案管理员 选择“系统”菜单,单击“选择工程”按钮或者单击工具栏的“”按钮,会打开选择工程窗口， 如图 5.5.2.1-1 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 29 页 共 87 页 图 5.5.2.1-1 在选择工程窗口,选择需要导入的工程项目的数据库。这里选择的数据，就是参建单位录入员 确定的.mdb 文件 选择数据库文件之后,数据库中的所有数据被显示在数据导入界面中。如图 5.5.2.1-2 图 5.5.2.1-2 5.5.2.2.数据导入数据导入 使用者:项目甲方档案管理员 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 30 页 共 87 页 首先要选工程项目数据，一般是选择整理好的案卷，也可以选择导入文件数据。 选择“系统菜单”,单击“数据导入”或者单击工具栏中的“”按钮，数据即开始上传。导 入过程中会有进度条出现，导入操作完成后，会显示数据导入成功，如图 5.5.2.2-1 图 5.5.2.2-1 数据导入成功后，在档案管理员界面上，点选相关的参建单位，就可以看到已导入的数据。如 图 5.5.2.2-2 图 5.5.2.2-2 5.6.在系统平台中导入离线客户端的数据文件在系统平台中导入离线客户端的数据文件 5.6.1. 数据上传数据上传 使用者:项目甲方档案管理员 数据导入后，可以向系统上传文件，首先选择需要上传的数据,然后选择“系统”菜单,单击 “数据上传”按钮,或者单击工具栏“”按钮,系统就开始向档案管理系统上传数据，上传时，会 有数据选择的提示，如图 5.6.1-1。上传数据。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 31 页 共 87 页 图 5.6.1-1 在这一窗口上 选择“是” ，则该工程内所有数据均被上传至导出项目的档案系统。 5.6.2. 档案管理系统上传数据查看档案管理系统上传数据查看 已经上传成功的数据，在档案管理系统上，用全宗档案管理员登录，就可以在“收集整编”模 块里查看到已上传的数据。如图 5.6.2-1 图 5.6.2-1 5.7.上传数据至其他单位档案管理系统上传数据至其他单位档案管理系统 使用者:参建单位录入员、项目甲方档案管理员 首先，选中目标工程项目： 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 32 页 共 87 页 图 5.7-1 然后选择“数据编辑”下拉选单中的“数据转换”： 图 5.7-2 弹出数据转换操作窗口，选择参建单位数据进行导入，操作步骤如下，在数据转换操作界面 配置字段对应的规则，分为“英文字段相同”和“中文字段相同”两种。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 33 页 共 87 页 图 5.7-3 然后选择“系统”菜单,单击“选择工程”按钮，或者单击工具栏中的“”按钮，如图 5.7-4 图 5.7-4 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 34 页 共 87 页 在弹出的窗口中选择数据库文件（.mdb 文件）并打开，形如图 5.7-5 图 5.7-5 打开数据数据文件后，首先单击“辅助功能”菜单的“全选”按钮，将打开的数据全部选中， 然后单击“数据导入”按钮，或者单击工具栏中的“”按钮进行数据导入，如图 5.7-6 图 5.7-6 数据导入完成，在目标项目中查看导入的数据情况 ，如图 5.7-7 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 35 页 共 87 页 图 5.7-7 然后按照 5.6 节数据上传的步骤，将数据上传至档案管理系统，在系统收集整编的待整理案卷 查看已上传的数据。 5.8.各功能点描述各功能点描述 5.8.1. 批量修改批量修改 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 批量修改用于一次修改多条数据。 首先选择一条或多条案卷信息。或者选择一条或多条散文件信息。或者选择一个案卷内的一条 或多条信息,然后选择菜单栏“数据编辑”,单击“批量修改”按钮,或者单击工具栏中“”按钮。 进入批量修改窗口。 打开批量修改窗口，有“修改字段”选项，在这里列出了目前已选数据可用于批量修改的字段， 选择要修改的字段。如图 5.8.1-1 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 36 页 共 87 页 图 5.8.1-1 选好字段后，界面会提示“修改方式”选项，可以选择“全部替换”或“部分替换”方式进行 修改。如图 5.8.1-2 选择完“修改方式”后，在窗口下面的“替换值”输入要替换的数值。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 37 页 共 87 页 图 5.8.1-2 确定选项无误后，点选窗口下面“确定”选项，完成批量修改，所选数据将按选项内容进行更 改。 单击“退出”按钮,退出批量修改界面。 5.8.2. 编辑编辑 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 首先选择要编辑的数据，数据可以是一条案卷信息,也可以是某条卷内文件或散文件信息。 然后,选择“数据编辑”菜单,单击“编辑”按钮，或者单击工具栏中的“”按钮,系统就会 进行编辑窗口，文件编辑窗口与文件录入窗口相同，案卷编辑窗口与案卷录入窗口相同，编辑方式 也与录入方式类似，在要修改的部分更改，更改后点选“保存”选项即可。 系统还提供两种简便的编辑方式 1， 双击某条要编辑的数据（无论是案卷还是文件） ，系统会弹出编辑窗口，进行编辑即可。 2， 直接在系统界面上，对某条数据要编辑的某个字段直接用鼠标点击，系统将泛蓝显示被选 中数据字段的内容，此时可直接编辑修改该字段的信息。如图 5.8.2-1。注意，用此方法更改完数 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 38 页 共 87 页 据后，必须点选菜单栏或工具栏上“保存”选项，更改的数据才会被保存，否则编辑修改无效。如 图 5.8.2-2 图 5.8.2-1 图 5.8.2-2 5.8.3. 删除删除 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 首先选择要删除的数据，数据可以是一条案卷信息,也可以是某条卷内文件或散文件信息。 然后,选择“数据编辑”菜单,单击“删除”按钮，或者单击工具栏中的“”按钮,系统进行 删除操作，如图 5.8.3-1。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 39 页 共 87 页 图 5.8.3-1 删除操作时，系统会提示是否确定删除，如图 5.8.3-2 图 5.8.3-2 在此窗口上如点选“是”选项，所选数据会被删除，点选“否”选项，会取消删除操作。 5.8.4. 组成一卷组成一卷 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 首先选择一条或者多条散文件信息,所选的散文件, 流水字段的值必须相同。 然后,选择“数据编辑”菜单,单击“组成一卷”按钮，或者单击工具栏中的“”按钮,如图 5.8.4-1。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 40 页 共 87 页 图 5.8.4-1 点选后，系统弹出组卷窗口，如图 5.8.4-2 图 5.8.4-2 在组卷窗口中,在卷盒规格对应的下拉列表框中,选择对应的卷盒规格。 注意,在“组成一卷”的操作中,所有的散文件都组成一卷,不管是不是超出卷盒规定的文件数 和页数。 组卷操作完成后，案卷档号卷内文件档号系统将自动生成。 单击“组卷”按钮,所有散文件组成一卷,归入案卷中。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 41 页 共 87 页 单击“退出”按钮,退出组卷窗口。 操作完成后，会有“组卷完成”的提示，如图 5.8.4-3 图 5.8.4-3 5.8.5. 自动组卷自动组卷 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 首先选择一条或者多条散文件信息,所选的散文件, 流水字段的值必须是相同。 然后,选择“数据编辑”菜单,单击“自动组卷”按钮，或者单击工具栏中的“”按钮,如图 5.8.5-1。 图 5.8.5-1 点选后，系统弹出自动组卷窗口，如图 5.8.5-2 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 42 页 共 87 页 图 5.8.5-2 在组卷窗口,卷盒规格对应的下拉列表框中,选择对应的卷盒规格。 在“自动组卷”的操作中,所有的散文件根据卷盒规格组卷,页数或者文件数超出卷盒规定数量,组 成另一新案卷。 组卷操作完成后，案卷档号、卷内文件档号系统会自动生成。 单击“组卷”按钮,所有散文件组成显示的案卷数量,归入案卷中。 单击“退出”按钮,退出组卷窗口。 操作完成后，弹出组卷完成的提示，如图 5.8.5-3 图 5.8.5-3 5.8.6. 打散打散 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 43 页 共 87 页 首先选择某一条案卷。 然后,选择“数据编辑”菜单,单击“打散”按钮，或者单击工具栏中的“”按钮,如图 5.8.6-1。 图 5.8.6-1 点选后，系统弹出提示窗口，如图 5.8.6-2 图 5.8.6-2 单击“是”,所选的案卷被打散。这该案卷在案卷区被删除，案卷内所有文件转到散文件区。 单击“否”,取消打散操作。 5.8.7. 抽出抽出 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 首先选择某一条卷内文件。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 44 页 共 87 页 然后,选择“数据编辑”菜单,单击“抽出”按钮，或者单击工具栏中的“”按钮，如图 5.8.7-1。 图 5.8.7-1 点选后，系统弹出提示窗口，如图 5.8.7-2 图 5.8.7-2 单击“是”,所选卷内文件被转换成散文件。其档号也自动消失，如该卷内有序号在此文件之 后的文件，则这些文件序号自动编号。 单击“否”,取消打散操作。 另外，系统还提供一种简捷的“抽出”操作方式：可以在系统里选中某条卷内文件，直接用鼠 标拖动到散文件模块，这样也可以进行把所选卷内文件抽出的操作。 5.8.8. 合并合并 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 首先选择两个或两个以上的案卷,所选的案卷的流水字段的值必须相等。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 45 页 共 87 页 然后,选择“数据编辑”菜单,单击“合并”按钮，或者单击工具栏中的“”按钮，如图 5.8.8-1。 图 5.8.8-1 点选后进行合并操作，操作完成系统弹出提示窗口，如图 5.8.8-2 图 5.8.8-2 5.8.9. 拆分拆分 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 首先选择一个案卷,再选择要拆分的某个卷内文件，这个文件将做为拆分点,拆分点以上的文件 (包括拆分点所在文件),组成一卷,拆分点以下的文件组成一卷。 然后,选择“数据编辑”菜单,单击“拆分”按钮，或者单击工具栏中的“”按钮，如图 5.8.9-1。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 46 页 共 87 页 图 5.8.9-1 点选后，完成拆分操作 5.8.10.生成档号生成档号 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 首先,选择一个或几个案卷 然后,选择“数据编辑”菜单,单击“生成档号”按钮，或者单击工具栏中的“”按钮，如图 5.8.10。 图 5.8.10 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 47 页 共 87 页 点选后，系统会再次生成所选文件的档号，这一选项一般用于批量修改某些数值，需重新生成 档号的数据。 5.8.11.编号编号 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 首先,选择一个案卷, 然后,选择“数据编辑”菜单,单击“编号”按钮，或者单击工具栏中的“”按钮，如图 5.8.11-1。 图 5.8.11-1 出现起始流水号设置窗口： 图 5.8.11-2 所选案卷的流水字段相同的所有案卷,及案卷下的卷内文件,重新生成编号,同时重新生成档号。 档案管理信息系统参建单位使用手册 第 48 页 共 87 页 5.8.12.保存保存 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 “保存”选项，在之前“批量修改”选项时已经介绍过了，这里不再冗述了。 5.8.13.刷新刷新 使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员 “刷新”选项的作用来刷新窗口界面用的。 5.8.14.批量挂接批量挂接 使用者:参建单位录入员 目的：对所选案卷范围内的所有卷内文件进行批量电子文件挂接。 首先，选择需要挂接的范围，挂接的选择范围可以是多个案卷的所有卷内文件，也可以是单个 案卷的部分卷内文件。 其次，单击“数据编辑”菜单下的“批量挂接”按钮，如图 5.8.14-1 图