试论企业档案鉴定工作存在的问题及对策

1/7试论企业档案鉴定工作存在的问题及对策摘要本文结合作者的实际工作经验，阐述了企业档案鉴定工作中存在的主要问题，介绍了北京建工集团档案鉴定工作的具体做法，提出了进一步加强企业档案鉴定工作的对策与建议。关键词档案鉴定问题对策建议一、企业档案鉴定工作存在的主要问题1档案数量急剧增长，给档案鉴定工作带来压力。以北京建工集团为例，从1953年北京市建工局成立到1968年，档案室保存的文书档案为1945卷。进入八十年代，各类档案逐渐完善，截止到1988年，档案室保存档案为12942卷，20年里增加了5倍多。到2016年，集团保存档案达34508卷、10206件。在此期间，已将1988年以前室存永久、长期的5269卷文书档案移交北京市档案馆。如此庞大的档案数量，加之企业档案人员身兼数职，难以投入很大精力开展档案的鉴定工作。档案鉴定工作风险大,责任重。档案具有不可再生性，一旦销毁，无法挽回。现实中，企业面临的档案库存矛盾再大,困难再多，与鉴定失误相比，责任还是要小得多；只要档案保存在库房中，档案人员就踏实。这不仅代表了一2/7部分档案人员的心态，也代表了一部分领导的心态。正是这种求稳保守的思想，直接影响着档案鉴定工作的开展。档案鉴定标准缺乏可操作性。在工作实践中，往往感到现行标准缺乏可操作性。一是基建档案，保管期限分为永久、长期、短期三个档次，一般以单项工程为一套，一套基建档案少则几十卷，多则上千卷。档案人员很难在成百上千卷的档案中，挑选到期的档案进行鉴定，造成基建档案的鉴定成为一纸空文。LOCALHOST二是档案保管限期表条款概括性很强，使档案人员理解的随意性加大，可操作性减少。例如会计档案管理办法中明确规定了会计档案的保管期限，但是在执行中，如果只按照保管期限进行档案的鉴定与销毁，而不考虑会计档案可能涉及的债权债务、税务等问题，势必造成误鉴。档案鉴定工作缺乏监管，无制度约束。在我国现行档案管理法律规章中，没有关于过期档案不开展鉴定销毁应追究责任的条文，致使档案鉴定工作一直无法纳入到档案管理的计划之中。二、北京建工集团档案鉴定工作的具体做法1档案鉴定工作制度化、程序化。北京建工集团从90年代初建立了档案鉴定工作制度，档案鉴定工作纳入日常3/7工作程序。每年年初，档案部门根据室存各种档案的到期情况，确定需要鉴定的范围，逐卷、逐件进行清点造册，分批、分期进行鉴定。对需要延长保管期限的案卷，在有关目录及案卷备考表中予以注明，继续保存；对应当销毁的档案，编制“销毁清册”一式两份，按程序予以销毁。成立档案鉴定机构，层层把关。建工集团自XX年成立了档案鉴定领导小组，小组成员由主管档案工作的领导、有关职能部门负责人及档案机构或专职人员组成。领导小组负责本单位档案鉴定及销毁的最终审定，具体工作由档案部门和与档案内容有关的职能部门共同承担。档案鉴定机构的成立，有效避免了档案鉴定工作的主观性、随意性，确保了档案鉴定工作的准确、无误。制定切实可行的归档范围及保管期限。根据机构变化和职能的调整，北京建工集团档案部门每年对归档的范围和保管期限进行修订。对利用价值不高的档案，不是机械地套用保管期限表，而是采用灵活的方法，降低了部分档案的保管期限。例如各业务系统的年报，包括干部情况年报、档案年报等，由过去的永久保管降为长期保存。再如科研档案管理中，过去集团档案室一直保存着二级单位获得集团先进的科研档案，而此部分档案在二级单位的档案部门已有保存，因此，XX年开始，这部分档案不再列入集团公司的归档范围。另外，在修订归档范围时，切忌档案4/7部门一人做主，要广泛征求意见，由业务部门主管领导、兼职档案人员共同划定。选择本单位形成的文件材料作为归档重点。本单位形成的文件材料，直接反映了本单位的经营活动和发展轨迹，应作为归档工作的重点。然而在实际工作中，我们发现上级文件往往成为各单位归档的重点。近几年，建工集团一直在纠正这种传统的认识误区，要求上级文件需要本单位贯彻执行的，列入短期保存范围，上级普发性的文件不再纳入本单位的归档范围。通过几年的努力，各单位只注意留存上级文件和本单位“红头文件”的做法有所改观，加强了反映本单位主要经营活动和发展面貌的重要文件的留存，如领导讲话稿、各种会议记录、重要的专题调查材料等，剔除了大量无用文件的保存，提高了归档质量。对不同类型的档案，采用不同的鉴定、处置方法。一是文书档案的鉴定销毁工作由档案部门统一负责，业务部门责任人及兼职档案人员共同参与，对销毁清单逐一审查，经鉴定无误后，签字确认，按规定程序销毁。如在鉴定中对个别文件无法把握，则在档案部门继续保存，与下一批到期档案一同鉴定。二是会计档案的鉴定销毁工作由财务部门主责，财务总监、财务人员和档案人员共同参与，按照会计档案管理办法的规定，同时强调会计档案涉及的债权、债务及税务问题必须清理完毕，经鉴定无误后，5/7签字确认，按照规定程序销毁。三是工程技术档案。作为施工企业的北京建工集团，工程技术档案的管理不能按照建设单位基建档案的管理要求进行，如果将集团所有承建工程的档案都接收进档案室，势必造成档案信息量与档案库存的矛盾，不利于企业档案工作的开展。我们的做法是，充分考虑施工企业的特点，将对施工企业确实有利用价值的档案，如施工合同、工程结算、工程验收、施工组织设计、施工方案等纳入档案管理范围，而将其他工程技术资料保存在企业科技质量部门，由科技质量部门负责其保管和鉴定工作。四是基建档案。北京建工集团基建档案划定的保管期限为永久。近几年来企业兼并、重组改制工作不断深入，当基建项目产权发生变化时，基建档案也随着资产所有权的改变，移交产权所属单位。五是设备档案。将已经报废的无保存价值的设备档案，造册销毁，只保存设备销毁目录。对已经转让的设备，根据北京市破产国有企业档案处置暂行办法，随资产所有权的改变，将档案移交给产权所属单位。六是撤销企业。集团档案部门参与对撤销企业档案的鉴定、整理、接收、销毁工作。我们的做法是第一，鉴定标准依据北京市破产国有企业档案处置暂行办法，财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法及建工集团的档案管理办法。第二，提前介入，清点撤6/7销单位全部档案。第三，成立由多方专业技术人员参加的档案鉴定领导小组。第四，召开档案处置工作会，确定档案的归属、处置办法。第五，对各类档案逐一审查、重新鉴定，对具有保存价值的档案造册，集中管理，对确无保存价值的档案造册销毁。近几年，北京建工集团接收了13家撤并单位的档案，接收文书档案2953卷，会计档案17913卷，鉴定销毁撤并单位文书档案644卷，设备档案247卷，产品供应档案156卷，会计档案1687卷。以上种种做法，使北京建工集团的档案鉴定销毁工作得以顺利开展。近几年，我们鉴定销毁文书档案1345卷，会计档案1382卷；指导审批二级单位销毁文书档案、会计档案42775卷。三、做好企业档案鉴定工作的对策1更新观念，提高认识，创精品档案。做好企业档案的鉴定工作，首先应从认识上加以转变，剔除只进不出、多多益善的思想。在具体工作中，应突出重点，集中主要精力保存最有价值的档案，树精品意识，建精品档案。只有这样，才能在遭遇突发事件时，使最有价值的精品档案得到及时稳妥的保管和转移。完善制度，依法鉴定，定期鉴定。企业档案鉴定工作7/7不能有任何的等、靠、要思想，要充分依据档案法科学制定企业档案鉴定工作制度，根据企业发展和变化，不断进行补充和改进，建立由企业主管领导、档案人员、专业技术人员三结合的鉴定小组，有组织、有计划、有步骤地定期开展档案鉴定工作。提高鉴定人员整体素质。档案人员一定要具备强烈的责任心和严谨的工作态度，熟练掌握档案鉴定标准和专业知识，了解被鉴定档案产生的时代背景，用历史的、发展的、全面的观点来鉴别档案的价值，使档案真正成为传承文明、记录历史、服务社会、造