Excel编辑和美化工作表PPT课件

日程,WindowsXP操作系统：计算机操作入门文件和文件夹管理Internet浏览Office2003办公软件：Word文档处理Word文档编辑与排版Word表格和图形处理Word高级排版技术Excel基础知识Excel编辑和美化Excel数据运算与分析,1,1,.,9、Excel编辑和美化,2,上一节介绍了如何在工作表中输入数据，本节将介绍如何编辑单元格数据。通过本节的学习，做到能够制作一般的电子表格。,9.1编辑单元格数据,2,.,9.1.1选定单元格区域,1.选择一个单元格当要选择某个单元格时，最简单的方法就是单击该单元格，单元格被选中后，表格左上方的名称框内会显示该单元格的名称，如图所示。,3,被选单元格的名称,单击单元格,3,.,9.1.1选定单元格区域,2.选择相邻区域的单元格也可以同时选中相邻区域的多个单元格。比如要将B4到E7的矩形区域内的单元格都选中，可以执行以下操作。将鼠标指针移到单元格B4上。按下鼠标不放且移动到单元格E7上。释放鼠标。这样，B4E7的矩形区域内的几个单元格都会被选中。选中多个单元格后，名称框内显示的只是其中左上角的单元格名称。此外，还可以利用Shift键来选择相邻区域的单元格，比如要选择从A2到B9矩形区域内的单元格，可以这样来操作。,4,4,.,9.1.1选定单元格区域,5,单击单元格A2，将它选中。按下Shift键的同时，单击单元格B9。释放Shift键即可。3.选择非相邻的单元格用户要选择不相邻的几个单元格时，可以借助Ctrl键来完成。比如要选中A6、B5、C4、D3、E2、F1这6个单元格，可以这样来完成：单击单元格A6。按下Ctrl键的同时，单击单元格B5。A6和B5就被选中了。如图所示。,5,.,9.1.1选定单元格区域,6,继续按着Ctrl键不放，单击单元格C4，这样即可以选中3个单元格。,6,.,9.1.1选定单元格区域,7,以此类推，逐个选中其余3个单元格：D3、E2和F1，然后释放Ctrl键。这样，6个不相邻的单元格就都被选中了，如图所示。,7,.,9.1.1选定单元格区域,8,4.选择整行或整列在工作表中选择整行单元格的操作比较简单，只需将鼠标指针移至该行的行号上单击即可。例如，要选择第3行，则只需在第3行的行号上单击即可，如图所示。,8,.,9.1.1选定单元格区域,9,选择整列的方法与选择整行的方法相似，只需用鼠标在要选择的列号上单击即可。例如，要选择D列，则只需在第D列的列号上单击即可，如图所示。,9,.,9.1.1选定单元格区域,10,5.选择整张工作表在每张工作表的工作表格区的最左上角都有一个全选按钮，要选择整张工作表时单击此按钮即可。单元格将全部变成灰色，表示整个工作表全部被选中，如图所示。,单击全选按钮,10,.,9.1.1选定单元格区域,11,在工作表中选择行或列时，同样可以借助Shift键来选择多个相邻的行或列，还可以借助Ctrl键来选择多个不相邻的行或列。,11,.,9.1.2插入和删除单元格,12,1.插入单元格如果只要插入某一个数据，则可以用插入单元格的方法来追加。插入单元格的操作非常简单，按照下面的步骤操作即可。单击需要插入单元格的单元格，使之成为活动单元格。选择【插入】|【单元格】命令，打开【插入】对话框，如图所示。,12,.,9.1.2插入和删除单元格,在对话框的【插入】选项组中有4个选项：【活动单元格右移】、【活动单元格下移】、【整行】、【整列】，选择要插入单元格的方式，比如【活动单元格下移】。单击【确定】按钮，这样就可以在所需位置插入一个单元格了。在插入单元格的操作中，无论选择【活动单元格右移】还是【活动单元格下移】，所移动的单元格都只是相对于某一行或某一列的，其他行或列的单元格及单元格中数据的位置均不会改变。,13,13,.,9.1.2插入和删除单元格,14,如果要一次性插入多个单元格，可以在打开【插入】对话框之前先选中多个单元格，再执行插入单元格命令。如果要插入行或列，则在【插入】对话框内选中【整行】或【整列】单选按钮。2.删除单元格和插入操作相反，删除操作是从工作表中减少单元格，同时减少的还有单元格中的数据。其操作方法如下。单击要删除的单元格。选择【编辑】|【删除】命令，打开【删除】对话框，如图所示。在对话框的【删除】选项组中有4个选项：【右侧单元格左移】、【下方单元格上移】、,14,.,9.1.2插入和删除单元格,【整行】、【整列】，选择要删除单元格的方式，比如【下方单元格上移】。单击【确定】按钮。,15,15,.,9.1.3移动和复制单元格数据,有时为了减少工作量，需要移动和复制数据。本小节将介绍如何对数据进行移动和复制。在使用Excel时，可以从工作表中把某一单元格内容剪切下来，放到剪贴板上，然后再将剪贴板中的内容粘贴到其他的单元格中，以完成对数据的移动，具体步骤如下。选择要移动的单元格。在常用工具栏中单击剪切按钮，从而将所选单元格内的数据复制到剪贴板上。单击要放置数据的目标单元格。在常用工具栏中单击粘贴按钮，即可将复制的数据粘贴到当前的单元格内。,16,16,.,9.1.3移动和复制单元格数据,复制单元格数据的方法与剪切数据的方法类似，只需在第步操作时，改成单击复制按钮即可。在Excel2003中提供了多种粘贴方式，被称为“选择性粘贴”。所谓的选择性粘贴，是指在复制了对象之后，可以选择不同的方式将其粘贴在当前单元格内，包括“匹配目标区域格式”、“保留源列宽”、“仅格式”等。当在常用工具栏上单击粘贴按钮后，目标单元格的右边会出现一个选择性粘贴按钮，单击该按钮会弹出一个菜单，在这个弹出式菜单中选择相应的命令即可。,17,17,.,9.1.3移动和复制单元格数据,下面分别介绍这几种粘贴方式。【保留源格式】：即默认状态下的粘贴方式。选择这种粘贴方式，不但将被复制的数据粘贴到当前单元格内，而且保留被复制对象的格式。【匹配目标区域格式】：选择这种粘贴方式，在粘贴后，被复制的数据适应当前单元格的格式。也就是说，如果被复制的数据格式跟目标单元格的格式不一样，粘贴后，该数据将被改变为目标单元格的格式。【值和数字格式】：选择这种粘贴方式，数据以数值和数字的格式被粘贴。,18,18,.,9.1.3移动和复制单元格数据,【保留源列宽】：选择这种粘贴方式，目标单元格所在列的宽度变成源单元格的列宽。【仅格式】：选择这种粘贴方式，被复制的数据本身并不会被粘贴，被粘贴到目标单元格里的只是源数据的格式。也就是说，如果目标单元格内是空的，被粘贴后仍然是空的，但目标单元格的格式已经变成了源数据的格式。【链接单元格】：选择这种粘贴方式，完成此种粘贴后，目标单元格跟源单元格会建立链接关系。这种方式的粘贴也就提供了一种方便可以查看目标单元格数据的来源。也就是说，当双击目标单元格后，即可显示出源数据所在的单元格。,19,19,.,9.1.4修改和清除单元格数据,在电子表格的编辑过程中，常会遇到输入的数据有错误。这时，可以对其修改，或将其删除，然后再重新输入数据。1.修改单元格数据在Excel中，用户可以通过编辑栏进行数据修改，也可以在单元格中直接修改。通过编辑栏修改：选定需要修改的单元格，编辑栏中显示出单元格中的数据。单击编辑栏后，就可以在编辑栏中对单元格中的数据进行编辑和修改了。在单元格中直接修改：选定需要修改的单元格，直接输入数据。如果单元格中已有数据，则以新的数据代替。双击单元格，则单元格中的数据被激活，可以直接在单元格中对数据进行修改。,20,20,.,9.1.4修改和清除单元格数据,2.清除单元格数据清除操作只删除所选的数据，并不删除单元格，也就是说所选单元格变为空白单元格。其操作步骤如下。选择要删除数据的单元格区域。选择【编辑】|【清除】|【内容】命令，或者按Delete键，这样就可以将所选的数据删除掉。【清除】子菜单如图所示，各选项含义如下。全部：清除选定单元格中的全部内容和格式，包括批注和超级链接。格式：只清除选定单元格中的格式，单元格的内容不变。,21,21,.,9.1.4修改和清除单元格数据,22,内容：只清除选定单元格中的内容（包括数据和公式），不改变单元格的格式。批注：只清除选定单元格中的批注，单元格的内容和格式均不变。实际工作中，在删除数据时发生误删也是时有发生的事情，这时可按快捷键Ctrl+Z进行恢复。,22,.,9.1.5插入和删除行或列,23,用户在输入数据后可能会发现由于准备不充分或不小心，漏掉了某些内容，增补时想把漏掉的内容插入适当的位置。1.插入行或列插入一行的方法是将光标定位在要插入位置的行内任一位置，选择【插入】|【行】命令，或者在要插入位置的行标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上选择【插入】命令即可。插入操作执行结束后，会在插入行附近出现插入选项浮动按钮，将鼠标指针移到它上面，此按钮会自动变为形状，单击右侧的下三角按钮，弹出选项菜单。,23,.,9.1.5插入和删除行或列,24,在选项菜单中可以选择插入行的设定格式，是和上一行或下一行的格式保持一致，还是什么格式都不设定。插入列的方法同插入行类似，这里不再赘述。2.删除行或列删除行或列的方法很多，下面列出常用的3种（以删除一行为例）。将光标定位在要删除的行或列内的任一位置，选择【编辑】|【删除】命令，打开【删除】对话框。在对话框的【删除】选项组中选中【整行】单选按钮，单击【确定】按钮即可。,24,.,9.1.5插入和删除行或列,单击要删除行的行号，选中该行，选择【编辑】|【删除】命令，或按下Delete键。右击要删除行的行号，在弹出的快捷菜单上选择【删除】命令。删除列的方法与删除行类似。,25,25,.,9.1.6调整行高和列宽,1.调整行高用户输入数据时，Excel能根据输入字体的大小自动调整行的高度，使其能容纳行中最大的字体。用户也可以根据自己的需要设置合适的行高。行高的设置有以下几种方法。选择【格式】|【行】|【行高】命令，在【行高】对话框中输入要设置的行高值，并单击【确定】按钮，如图所示。选择【格式】|【行】|【最适合的行高】命令，所选行的行高将自动调整至适合行中最高项的高度。将鼠标指针移至行号区的两个行号之间，按住鼠标左键拖动，指针之上的行高将随着变化。,26,26,.,9.1.6调整行高和列宽,将鼠标指针移至行号区的两个行号之间，双击鼠标左键，指针之上的行高将自动设置为最高项的高度。2.调整列宽调整列宽的方法与调整行高类似，也有如下几种方法。选择【格式】|【列】|【列宽】命令，在【列宽】对话框中输入要设置的列宽值，并单击【确定】按钮。选择【格式】|【列】|【最适合的列宽】命令，所选列的列宽将自动调整至适合列中最宽项的宽度。,27,27,.,9.1.6调整行高和列宽,将鼠标指针移至列号区的两个列号之间，按住鼠标左键拖动，指针左侧的列宽将随着变化。将鼠标指针移至列号区的两个列号之间，双击鼠标左键，指针左侧的列宽将自动设置为最宽项的宽度。,28,28,.,9.2美化工作表,29,若用户对建立好的一张完整的工作表还感觉到有点不满意，可以对工作表做一些美化，使工作表更加美观、更加一目了然。,29,.,9.2.1设置单元格字体,30,对工作表的内容进行一些格式设置，就像Excel中对正文进行排版一样，需要进行字体、段落等格式设置。设置字体格式需要使用【格式】工具栏。要打开此【格式】工具栏，请选择【视图】|【工具栏】|【格式】命令，这样，就可以在屏幕上显示出【格式】工具栏，如图所示。在Excel2003中，在设置文字的格式之间同样需要将文字选中，不过，只需要将文字所在的单元格选中即可。,30,.,9.2.1设置单元格字体,31,如果要对单元格字体做一些更为复杂的设置，可以选定要进行格式设置的单元格，选择【格式】|【单元格】命令，打开【单元格格式】对话框，选择【字体】选项卡，如图所示。,31,.,9.2.1设置单元格字体,32,【字体】选项卡中的选项说明如下。【字体】：通过拖动列表框右边的滚动条选择需要的字体。【字形】：包括【常规】、【斜体】、【粗体】和【加粗倾斜】4种字形。【字号】：通过拖动列表框右边的滚动条选择需要的字体大小。【下划线】：单击下三角按钮，从下拉列表框中选择各种下划线。【颜色】：单击下三角按钮，从列表框中选择一种颜色以改变所选文本的颜色。,32,.,9.2.1设置单元格字体,33,【普通字体】：选中此复选框，则将选项中各选项设置为默认值。【特殊效果】：有【删除线】、【上标】和【下标】3种。【删除线】表示一条贯穿字符中间的直线。【上标】和【下标】将选定的文本或数字设为上标和下标。,33,.,34,默认情况下，单元格中的文字是左对齐，而数字则右对齐。用户可以根据需要设置各种对齐方式。要设置单元格文本的对齐方式，先选定要对齐的单元格，然后选择【格式】|【单元格】命令，打开【单元格格式】对话框中的【对齐】选项卡，如图所示。,9.2.2对齐单元格,34,.,35,下面着重介绍几个选项。【缩进】：指定单元格中的文本从左向右缩进的幅度，以一个字符宽为单位。【方向】：用来改变单元格中文本放置的角度。在【度】中使用正数，文本逆时针方向放置，使用负数则方向相反。【文本控制】：包括下列3个复选框。【自动换行】：将单元格中的文本自动换行。【缩小字体填充】：缩小单元格中字的大小使数据调整到与列宽一致。【合并单元格】：将两个或多个单元格合并为一个单元格，合并前左上角单元格的引用为合并后单元格的引用。,9.2.2对齐单元格,35,.,36,图中是各种文本对齐方式的示例。在【格式】工具栏中提供了常用对齐按钮，如图所示。,9.2.2对齐单元格,合并及居中,左对齐,右对齐,居中,36,.,37,工作表往往是由大量的数字组成的，而数字大致有以下几种类型，如表所示。,9.2.3格式化数字,37,.,38,在默认情况下，数字通常是以”常规“类型输入的；而且输入后的数字会自动地右对齐。如果想要改变数字格式，或者是改变这些数字的对齐方式，那么就可以使用【格式】工具栏上各个对齐按钮来给数字设置对齐方式，使用数字格式按钮来设置数字格式，其中共提供了5个用于改变数字格式的按钮。货币样式按钮：单击此按钮可以将选择的数字以货币样式显示。百分比样式按钮：单击此按钮可以将选择的数字以百分比样式显示。,9.2.3格式化数字,38,.,39,千位分隔样式按钮：单击此按钮可以将选择的数字以千位分隔样式显示。增加小数位数按钮：单击此按钮可以将选择的数字增加小数位数。减少小数位数按钮：单击此按钮可以将选择的数字减少小数位数。通过这5个按钮就可以很方便地改变数字格式。除了以上几种数字格式以外，还有日期、时间等多种格式，这些数字格式的设置，则需要通过【单元格格式】对话框来完成。,9.2.3格式化数字,39,.,40,在【格式】工具栏上有一合并及居中的对齐按钮，本小节将介绍其功用。当单元格的显示范围横跨多个单元格，为了让其居中显示，选中要合并的单元格，单击合并及居中按钮即可。,9.2.4合并及居中单元格,40,.,41,默认情况下，单元格既无颜色也无图案，用户可以根据自己的喜好为单元格添加颜色和图案，以增强工作表的视觉效果。设置单元格颜色和图案的操作步骤如下。选定要添加图案的单元格区域。选择【格式】|【单元格】命令。在弹出的【单元格格式】对话框中打开【图案】选项卡，如图所示。,9.2.5给单元格填充颜色和图案,41,.,42,在该对话框中可以设置单元格底纹颜色和图案，在【示例】预览框中可以预览设置的效果。,9.2.5给单元格