巧用EXCEL管理学生学籍信息

巧用EXCEL管理学生学籍信息周爱民 倪慧 黄阳摘要：本文介绍了Excel在学籍管理中的一些技巧，包括如何用Excel进行照片的管理和批量更名，如何根据身份证号计算出生年月和性别等学籍管理工作中经常碰到的问题。关键字：Excel 学籍管理Excel是Office办公软件的最重要的成员之一，在数据填充和统计方面有非常强大的功能，如果掌握它的一些使用技巧，能很好的为我们服务，下面是本人在学籍管理过程中发掘出的几点Excel的使用技巧。一、用EXCEL批量更改照片的名字随着办公无纸化、信息网络化的兴起，学生的学籍管理也与时俱进，所有教务管理系统几乎全部要用到电子照片。学生照片用数码相机很快就可搞定，可照完后却发现文件名的设定可是个问题。数码相机照出的相片不可能自动以姓名或身份证号命名，而是以DSCN0001JPG之类为首文件名来依次命名的。可是要存入学籍管理软件的电子相片文件名要求以学生的身份证号为相应文件名。要是全部逐一改名的话，那麻烦可大了。经过几番测试，笔者发现将EXCEL软件中的自动填充功能和REN命令，以及.BAT批处理命令结合起来，可以轻而易举地实现这一改名需要。【1】1、准备照片。事前按照学籍顺序将学生排好序列，然后逐一拍照，完成后将相片文件拷到电脑上备用，如存放在“D：photo”文件夹内。2、巧用EXCEL填充柄，批量建立改名命令行。第一步：打开EXCEL软件。在A列中输入照片原文件名“DSCN0001JPG”，然后用填充柄向下拖动，一直到合适的数字为止。然后，在B列中以学生的身份证信息输入“JPG”并用填充柄向下拖动直到合适的位置停止。第二步：在C2单元格中输入“.jpg”，然后在D列中输入公式：“=B2&C2”，然后用填充柄拖动到适当位置，在D列中生成以身份证命名的照片的所有文件名。然后再”在E2单元格中输入以下内容“=ren &A2& &D2&”（注意:ren后面按一次空格键后再键入双引号。&A2&后面按两次空格键再键入双引号。外侧双引号不用输入，内部双引号必需是在英文状态下输入）后按下回车键，拖动填充柄到适当位置，这里的REN其实就是DOS中的重命名命令，本例中这句命令的意思是将A列中的名字重命名为D列中对应的名字，这条命令在EXCEL中无法使用，仅用来以备后用。图1 用EXCEL批量生成命令的示意图3、建立“重命名”批处理命令。在D：photo文件夹下单击鼠标右键，选择新建“文本文档”命令。然后将该文件名改为“重命名BAT”。右击该文件，选择“编辑”命令，进入该批处理文件的编辑状态。在编辑空白区右击，选择“粘贴”，将刚才EXCEL文件中E列中的内容复制到这里。然后存盘并退出。或者新建一个记事本将E列文件复制到(记事本内,保存到照片文件夹下,将扩展名.txt修改为.bat.双击运行该文件即可.4、运行“重命名BAT”进行批量更名。回到“D：photo”文件夹后，直接双击运行“重命名BAT”。这时，你会发现所有的相片文件名都已经整整齐齐地更改为我们需要的文件名了。原来的照片是用姓名或报名号命名的情况，只要有与之对应的身份证信息，同样适用本方法。二、用EXCEL完善学生学籍的照片管理学生照片信息室学生学籍最重要的信息之一，但在EXCEL的单元格里没办法插入图片，通过Word来处理又缺乏EXCEL那么强大的填充功能。笔者曾试过用VFP的通用字段来插入照片，但通用字段只支持.bmp格式的图片【2】，而目前大部分系统都需要.jpg格式的照片。最后还是决定用EXCEL的超级链接的功能，来实现照片与其他学籍信息统一管理的功能。首先，要准备一张学生基本信息的EXCEL表，要求要有身份证信息，然后，准备好信息表中所有学生的照片，要求用身份证命名，存放到一个文件夹中。如D:photo。接下来，我们打开学生表，按照上面的方法添加一列，通过EXCEL连接函数连接出用身份证号命名的jpg文件，这已列的文件名恰好就是我们准备的照片的文件名。接下来，我们在照片文件的右边一列的E2单元格，输入：=file:/d:photo&E2&，按回车键后用填充柄填充，就得到如图所示的一列链接公示，但是这一列的是不能真正链接的。然后，我们把这一列的数据复制之后，选择性粘贴到照片这一列，粘贴数值一项，到此为止，我们基本上实现了链接。但链接很不方便，只有我们在照片所在列的单元格双击鼠标才能真正链接上，双击鼠标后再移开鼠标在其它任意单元格单击一下鼠标，该单元格就实现了链接，我们单击一下改链接就可以打开对应的照片。图2 用EXCEL批量设置超级链接的示意图如果要一次就把照片列的所有链接都设置好，我们可以用VBA来实现，假设要激活的超链接在E2:E100，我们可以按住ALT，依次按F11,I,M，打开Visual Basic编辑器，粘贴如下代码后按F5运行该模块，然后关闭编辑器，就会发现所有的链接全部设置好了。运行完后该模块是可以删除的。Sub 批量激活超链接()For Each C In A1:A100ActiveSheet.Hyperlinks.Add C, C.ValueNextEnd Sub三、用EXCEL函数根据身份证号算出性别和出生年月3身份证号码与一个人的性别、出生年月、籍贯等信息是紧密相连的，无论是15位还是18位的身份证号码，其中都保存了相关的个人信息。15位身份证号码：第7、8位为出生年份(两位数)，第9、10位为出生月份，第11、12位代表出生日期，第15位代表性别，奇数为男，偶数为女。目前身份证号大都为18为，下面我们以18位身份证号为例介绍怎么来计算出性别和出生年月。如图3所示，我们在C2单元格中输入如下公式栏中的公式，就可以计算机出年月日这样格式的日期。如果不需要设置格式，直接输入公式“=mid(B2,7,8)”即可。同样，在计算机性别的时候，首先选中D2单元格，然后如入公式“If(mod(mid(B2,17,1),2=0，”女”，”男”，然后按回车键就可以计算机出第一个同学的性别，然后用填充柄填充就可以计算处所有同学的性别。图3 用Excel计算出生年月、性别示意图四、结束语综上所述，Excel功能非常强大，只要我们用心去研究和实践，一定能够发掘出一些新的功能和技巧，在学生学籍管理中，如果能够运用到这些技巧，往往能起到事半功倍的效果。Excel还能和Word、Acdsee、Visual Foxpro等软件配合使用，发挥出更强大的功能。参考文献：1 赵勇军、郑慧，利用EXCEL实现照片关联重命名的方法，办公自动化，2010.22 马强