ISO14001內稽讲义.ppt

ISO-14001國際標準環境體系,ETC,內部環境稽核講義,課程大綱,稽核概論稽核人員的角色與責任稽核計劃稽核之執行矯正措施及跟催,內部環境稽核講義,課程大綱,稽核概論,稽核的種類相互關係ISO14001內部稽核條款介紹,稽核的種類,第一者的稽核(FIRSTPARTYAUDIT)第二者的稽核(SECONDPARTYAUDIT)第三者的稽核(THIRDPARTYAUDIT),稽核概論,相互關係,稽核概論,customer1st【顧客】2nd客戶organization【供貨】1st2nd【組織】3rdsupplier（供貨）ThirdParty【供應商】【ISO驗証機構】協力廠3rd1st材料廠,ISO14001環境管理系統,4.5.4環境管理系統稽核,組織高層應建立方案或程序以定期執行環境管理稽核工作，稽核重點如下：(a)EMS之各事項是否符合標準要求。(c)環境管理方案之執行成果。稽核結果資訊應提交管理階層。,條款介紹,4.5.4環境管理系統稽核,組織,定期執行環境管理系統稽核,符合包含ISO14001標準之環境管理所規劃的各項安排被適當的執行和維持,決定EMS,提供稽核的結果作為管理之用,稽核計劃(含時程)的基礎與活動相關的環境重要性前次的稽核結果,稽核程序應涵蓋稽核範圍稽核頻率稽核方法執行稽核、提出報告的權責與要求,應,條款介紹,4.5.4環境管理系統稽核,定期執行環境管理之稽核,(應建立並維持程序及方案),稽核方案：應依據各活動對環境之重要性及過去稽核結果包含稽核範圍、頻率、使用方法、稽核報告之權責及要求,目的：a.判斷EMS是否符合規劃之環境管理規範(包括本標準之要求)適當之執行及維持b.將稽核資料提交管理階層,條款介紹,環境管理系統稽核之方向,產品、活動、服務,法規符合性,訓練、認知及能力,作業管制,政策、目標、標的,環境管理方案,準則,查驗,不符合、矯正、預防措施,緊急應變,法規/內規要求BAT成本效益利害相關者,條款介紹,稽核人員的角色與責任,稽核人員的資格稽核組織主任稽核員之責任稽核員之責任稽核人員之人格特質獨立性稽核人員的一致性,稽核人員的資格,學歷訓練資歷工作經驗觀察員經驗,稽核人員的角色與責任,稽核組織,無論是否由小組或個人執行稽核，均應安置一位主任委員作全盤負責。法規查核人員,稽核人員的角色與責任,稽核人員之人格特質,溝通技巧口頭上、書面上圓通彈性堅持客觀廉正,稽核人員的角色與責任,獨立性,稽核人員須獨立於被稽核單位,稽核人員的角色與責任,稽核計劃,稽核準備稽核頻率決定因素稽核的策略稽核之樣本與查核表(CHECKLIST)來源參考建立查核表單的好處稽核表單的格式稽核計劃的內容,稽核準備,在稽核之前必需先確定，將被稽核的這一個環境管理系統已有書面化之系統，如環境手冊、作業程序。,稽核計劃,稽核頻率決定因素,部門是否有效地執行環境系統利害相關者抱怨組織、環境系統等有重大變化特殊需求部門或部門重要性稽核資源是否充足人員、時間成本效益環境異常,稽核計劃,稽核的策略,水平式垂直式向下式、向上式隨機式,稽核計劃,以路徑方式之稽核手法,環境考量面,重大環境考量面,相關管制,最終排放,環境,4.3.1,4.3.2,4.3.34.3.44.4.64.4.24.4.54.4.7,4.5.14.5.24.5.3,稽核計劃,由某一程序、功能或部門而稽查與之左右相關連之作業常與垂直稽核交互作用,水平稽核方式部門稽核,稽核計劃,稽核之樣本與查核表(CHECKLIST)來源參考,以往稽核記錄顧客抱怨稽核下工程所發現上工程可能疏失處環境手冊、作業程序上次稽核缺點矯正結果資深管理者之經驗,稽核計劃,建立查核表的好處,輔助備忘錄事先決定代表性之樣本有效利用時間提供歷史記錄,稽核計劃,稽核表單格式,稽核進度表稽核查檢表稽核報告缺點改善追蹤表,稽核計劃,稽核計劃的內容,稽核目標稽核範圍參考文件人員任務分配時間時程報告分發,稽核計劃,稽核之執行,現場收集資料缺點紀錄與撰寫報告,現場收集資料,稽核之管制訪談之技巧抽樣之技巧問問題之技巧,稽核之執行,稽核之管制,稽核之展開問對人及用對資料保持清楚的稽核路徑,現場收集資料,稽核之展開,實地稽核展開時，由稽核員先簡單說明在此地所擬稽核的項目或目的。,稽核之管制,問對人及用對資料,開始問問題之前，可請對方就現在即將評鑑之項目先提出主要的作業程序或規定。(查核一覽表亦佳)查核該程序/規定之文件發行狀況，以確定稽核所依據之資料為最新版次。確認訪談的人員確實是該稽核區域之負責然後再依照自己原已準備好之查核表往下進行。,稽核之管制,保持清楚的稽核路徑(Route),在稽核的過程中，稽核員心中應該清楚的知道，自己現在想查核的是什麼？下一步想查核的是什麼？全部順序了然於心，然後將這項順序隨時也讓被稽核部門知道，使被稽核的人知道你下一步想要查核什麼？以便配合。,稽核之管制,保持清楚的稽核路徑(Route),例如：在管理部門稽核溝通審查這一項，在工作開始之前，稽核員即說明：1、在貴部門中，查核溝通這一項，依計劃是二個小時的時間。2、擬查核的幾個大項依序是：查核作業程序查核誰/單位負責查核溝通之來源，溝通之方式在不同類型的接單方式中抽取樣本依作業程序查核所抽取之樣本如何審查審查作業中與其他相關部門之界面(interface)審查作業中與客戶之連繫,稽核之管制,保持清楚的稽核路徑(Route),在工作中，稽核員時時記得提醒對方：現在我們已查明了訂單的來源，及接單方式，下面應該要抽取樣本了。或者是：現在我們還剩”查核與客戶連繫的記錄”就結束了,稽核之管制,稽核路徑清楚之優點在於,1、稽核員容易掌握情況易於保持冷靜，減少工作壓力。不會漏東忘西，或是跑來跑去。2、被稽核人員易於配合被稽核人員總是知道你下一步要作什麼？應該準備的資料是什麼？3、時間容易控制不會離題太遠。4、使稽核工作具有專業水準,保持清楚的稽核路徑,訪談（Interview）之技巧,訪談對象營造訪談之氣氛,現場收集資料,訪談對象,1、訪談不限於領導階層或部門主管，應包括各種環境活動的真正工作者或擔負責任的人。稽核員藉由訪談可了解其工作是否與程序上所規定的一致。常發生的現象包括：,訪談之技巧,訪談對象,程序是程序，現況是現況，二者不相符合。依程序執行，但某些部分，工作人員自行作主變更。工作人員不知道有程序，或對程序了解不夠，或知其然不知其所以然。工作人員所作的事，沒有制訂任何程序。,訪談之技巧,訪談對象,2、為查證某一事實，可以對不同的人問同一個問題，以查證答案是否一致。3、要問對人：針對目前查核的項目，找到真正負責的人員進行訪談。,訪談之技巧,營造訪談之氣氛,1、稽核員最大挑戰就是人。在稽核過程中，稽核員必須在最短的時間內，和一群人發展出和諧友善的關係，讓對方能夠放鬆、不緊張、而且誠實的回答你的問題，的確不是一件簡單的任務。,訪談之技巧,營造訪談之氣氛,2、用誠懇的態度讓對方明白評審人員扮演的角色(如下所列)、將有助於訪談的進行。評審人員也是人，在稽核中也同樣承受著壓力和挑戰。稽核的目的是在驗證環境系統之有效性，而不是來挑毛病，對你個人進行評判，非找到你的缺點不可。,訪談之技巧,營造訪談之氣氛,3、注意溝通技巧，善用身體語言，以營造訪談之最佳環境。良好的溝通技巧源於：問、傾聽、少發言。眼睛注視對方的眼睛，對對方回答表現出高度興趣。對誤解之處保持耐心。避免插嘴，干擾和反駁。保持禮貌，隨時記住說請與謝謝。,訪談之技巧,抽樣之技巧,抽樣範圍抽樣的原則如何選擇具代表性之樣本樣本數的大小,現場收集資料,抽樣範圍,為了驗證被稽核部門環境系統之有效性，稽核員在稽核現場勢必要利用抽樣的方式來查核一些發生的事件、文件、工作、產品等，並詢問相關的人員，以找出事實真象。但是樣本應如何抽取、抽多少、訪談幾個人等等，均是一門學問。,抽樣之技巧,抽樣的原則,在理論上，抽取樣本應取最具代表性之樣本。,抽樣之技巧,如何選擇具代表性之樣本,實際作業時，常常覺得頗為困難。不祇是抽樣前不能決定何者較具代表性，甚至已著手抽取樣本，往往也不易判斷到底抽選得好不好，代表性如何。,抽樣之技巧,如何選擇具代表性之樣本,下列幾點，可以作為一個參考：經驗當然是一個很重要的因素。對環境標準(如ISO-14001)之熟悉程度，也容易讓稽核員清楚知道他想要查核的是什麼？可幫助他決定樣本。相關資料之取得，也易於了解選擇何種樣品為宜,抽樣之技巧,如何選擇具代表性之樣本,更可以依下列之方向加以考慮該部門主要的功能是什麼該部門所負責的權責是什麼若有錯誤發生時，其處理之方式事前充分的準備，如妥當準備查核表，用以規範取樣的重點及方向，較易抽取到具有代表性之樣本。,抽樣之技巧,樣本數的大小,1、抽取樣本時，到底要抽多少個樣本，完全由稽核員自行決定，但如果每種情況祇抽取一個樣本可能較為危險，可能為了慎重，抽了一大堆樣本，在時間上也是絕對不允許的。,抽樣之技巧,樣本數的大小,2、若是已抽的樣本經查核之後發現問題，最好再進一步抽樣深入調查。3、另外，現場狀況，/製程的個別性、複雜性、特殊性，以及從前的稽核記錄顯示其缺點最常發生之區域等等，均會影響抽取之樣本數。,抽樣之技巧,問問題之技巧,問對問題選擇問題問題之型式,現場收集資料,問對問題,問對問題的前題目標要清楚。心中隨時要記住，當我問這一個問題時，目的是為了要查什麼，希望得到的答案是什麼。,問問題之技巧,選擇問題,心中明確知道要問的主題是什麼之後可以依照5W/1H的原則，著手去選擇用那一種方式的問法提出問題，最為適當。5W/1H係指What，Why，When，Where，Who，How,問問題之技巧,問題之型式,問題本身的型式可以分為兩大類開放式的問題(Openquestions)封閉式的問題(Closedquestions),問問題之技巧,缺點記錄與撰寫報告,應是可追溯的缺點應被認同缺點應簡潔扼要何處發現(應有追溯性)缺點事實為何是缺點(規定依據),稽核之執行,缺點記錄與撰寫報告,稽核報告應以裝訂好的表格格式提出。應有足夠的證據矩陣式整合報告缺點項目/發生區域/缺點等級(必要時)環境稽核報告的用途：提供客戶及第3驗證單位，本公司環境活動證據管理審查會議重要議題顯示公司尚需改善之區域,稽核之執行,缺點之判定,違反ISO14001環境管理系統條款要求。訂有程序，但未依程序執行。自訂之程序，相互衝突；矛盾。訂有程序，依程序執行，但程序有缺陷。訂有程序，依程序執行，但執行有缺陷。稽核員建議改善，經被稽核單位主管同意改善事項。,缺點之敘述,缺點敘述應達到之基本要求缺點敘述之原則缺點寫法之實例,缺點的敘述,缺點敘述應達到之基本要求,要使未參與現場稽核者，談到此項”缺點”時，不需經過任何解釋，即能明白當時現場發生之狀況。,缺點之敘述,缺點敘述應達到之基本要求,缺點報告應用的人尚包括當時未參與稽核，但稽核過後應採取矯正措施之人員。當時未參與稽核，但事後執行追蹤的人員，其工作時所能得到的線索，祇有缺點報告上所敘述的文句而已，因此稽核員再敘述缺點時，應以拿給不相干的人看也看的懂的心情著手。,缺點之敘述,缺點敘述之原則,1、經由正確的觀察，依據收集所得之客觀證據，至少應記錄下列四點：發生地點(Where)記錄在何處發現的這個缺點，將來易於追溯。發生之事實或現象(What)記錄究竟發生了什麼事。,缺點之敘述,缺點敘述之原則,在場人員(Who)現場訪談的是誰及相關人員。(但以記錄其職位為宜，如非必要，儘可能不要記錄人名如製一課課長，插件操作員等)。構成缺點的原因(Why)為什麼上述的事實會構成缺點？說明理由，如：違反什麼規定/那一項文件等。,缺點之敘述,缺點敘述之原則,2、使用被稽核部門之專業術語被稽核部門之文件/活動，原來用什麼