时间管理的技巧与管理误区(ppt 31页).PPT

时间管理,你善于管理时间吗?管理学者麦克尔.李宝夫（MichaelleBceut）新设计的测验方法：以下十个问题，代表一般人的时间管理的准则，根据实际情况写出切合你的行动答案：A.几乎从未如此。0B.有时如此。1C.时时如此。2D.几乎经常如此。31.我每天保留少量的时间做计划，并思考与我工作有关的问题。2.我为自己制定确切的书面表示的目标，并明确定出完成目标的期限。3.我为自己拟定“每日工作计划表”，表中各个事项依据工作的重要程度按次序编排，我试图尽快做完重要工作。4.我了解80/20原理，并作为办事的依据（所谓80/20原理，是指在一群事物中属于“重要的少数”的只占20，而属于“琐碎的多数”的则占80）。5.我对自己的作息时间做松弛的安排，以使自己拥有时间来应付突发的意外事件。6.我尽可能授权他人。7.我力图对每一种文件只做一次性的处理。8.我故意减少午饭的食量，以免在下午打瞌睡。9.我积极地设法避免常见的“干扰”（如访客、会议、电话等）妨碍我每天的工作。10.我能够拒绝那些占用我的时间并妨碍我完成重要工作的人的嘱托。通过上述测验，可以达到评价自己是否善于时间管理，程度如何的目的。假如你的成绩欠佳，也不要灰心丧气，因为，开始大多数人的成绩都是不太理想的，通过此种测验，可以确切了解自己。15分以下（不含15）：不善于时间管理。20分以下（不含20）：时间管理技能尚佳，但仍有改进的余地。25分以下（不含25）：善于时间管理。28分以下（不含28）：时间管理技能卓越。30分以下（含30分）：自欺欺人。,时间观念的建立,测一下你的时间观如何,一、时间的隐喻你喜欢哪一种象征时间的形象？1.风平浪静的海面2.飞驰中的骑士3.逃跑中的贼4.月夜中漫长的小道二、时间的描写你认为下面哪几个形容词最适合于描写你对时间的观念？(可选3-5个)尖锐活泼空虚缓和阴郁开朗寒冷深厚紧张三、过去事件的时间你不要查阅任何参考资料或询问别人，判别一下下列事件发生在何时？,四、检查一下你的表请你检查一下你的手表或床边的闹钟，确定其准确程度，然后与标准时间对照，填入下表：你的钟表时间时分。标准时间时分。你的钟表正确，快分，慢分。五、了解时间请你找好一名助手，找好一间不受人干扰的安静房间（目的是保证不为任何外界干扰与暗示），把所有的钟表都拿出去，不看书报杂志，可以收听电唱机或录音机的轻音乐之类的节目，但是不能听有时间暗示的收音节目（收音节目有时间性，熟练者一听就知道时间）。测验开始时间由助手决定。当助手决定开始后，你摒弃一切他念，保持心情沉寂。当助手决定结束时，在他报出时间之前，判断你自己坐在房间里过了多久？记下后填入下表：你的判断分。实际时间分，正确，超过分，缺少分。通过这个测验，可以对你的时间观做一检验，以增强你的时间观念。,“时间就象海绵里的水，只要愿挤，总还是有的。”鲁迅瓶子里装石头、沙子、水,一、时间四特性,不变性不可存储性无可替代性伸缩性,每个人占有时间的数量相等，利用时间的效率不同。,管理时间,二、效率与效能,什么是效率？效率是一个“投入产出”的概念；越忙越有效率吗？在自己的时间里充满工作？会不会利用时间不是单纯看工作时间内是否充满了各种工作。那要看什么？,让自己没有目标的忙，实际上是另一种形式的懒惰。,什么是效能？效能：指适合目标的设定，以及为完成特定目标所需的适合手段的选择。（以黑白电视机为例）“对企业不可缺少的是效能，而非效率。”彼得.杜拉克（当代著名管理学者）效能是“做正确的事”效率是“以正确的方式做事”,什么是浪费的时间？是指对现实目标毫无贡献或较少贡献的时间消耗。先效能后效率。,三、时间的浪费,别让高效变成高度无效,管理时间的技巧,忙于盲的原因,一、做事缺乏计划二、做事不能分清主次三、不会说“不”四、无法恰当处理外部的打扰下属、上司、同事、客户,管理者工作的有效性不是从他们的任务开始，而是从掌握时间开始。,一、如何制定计划,我忙死了，哪有时间订计划。对于管理来说，计划是其首要职能，时间管理的起始环节也是做好工作计划。计划的好处：在制定有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可以节省3到4小时，并得到更好的结果。下班前的20分钟，如果用于制订第二天的计划，就能够在第二天轻而易举地节省1个小时。改进计划是一条公认的时间管理原则。,目标金字塔,目标要有关联性,目标必须是你自己的目标必须切合实际目标必须用书面形式列明目标必须具体而且可以衡量目标之间必须相互协调目标必须具有期限,目标确立六原则,帕金森定律：即如可供完成工作的时间为小时，则工作将在小时内完成；如可供完成工作的时间被增加为10小时，则同样的工作将改在10小时内完成。在事先分配好的时间范围内，工作将一直被拖延着。百分之三十定律一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30以上。,时间观念的相关定律,常见管理人员工作分类方法：1.必须2.应该3.可以按事情的紧急程度安排工作，是管理人员最常用的工作排序准则。其他常用准则还有：1.先做喜欢做的事，再做不喜欢做的事。2.先做熟悉的事，再做不熟悉的事。3.先做经过筹划的事，再做未经筹划的事。,二、如何分清主次,紧急不紧急,重要不重要,第二象限工作法,把自己的工作按下面的分类：重要：不重要：紧急：不紧急：,1st急,3rd轻,4th缓,2nd重,紧迫的事,不紧迫的事,重要的事,不重要的事,正确的行事顺序,把事情依上述的顺序排列成表，从最重要的开始做。重要&紧急重要&不紧急不重要&紧急不重要&不紧急如果你一天的工作有10项,而你用了80%甚至更多的时间去完成重要的前两项,不用担心,因为你已经实现了你80%的价值。这就是80/20原则。,80/20原则（佛瑞特原理）:重要的少数事物琐碎的多数事物“大体上，80的价值是从20的项目中获得的，而剩下20的价值则是从80的项目中产生的。”也就是说，只要集中时间和精力，用在自己所担任工作的20，就可以取得80的成果。实例：财富、电话、洗衣、看电视、外餐。,时间观念的相关原理,1.每件计划都留有多余的预备时间。2.努力使自己在不留余地、又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。3.另准备一套应变计划。,应付意外事件,三、如何说“不”,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。拒绝请求的技巧：1、耐心地倾听。2、如需要考虑，须确切回复答复时间。3、表示出是经过慎重考虑。4、和颜悦色，略表歉意。5、坚定的态度。6、说明拒绝的理由（有逻辑、诚挚）。7、对事不对人。8、提供其他可行的途径或线索。9、切忌通过第三者拒绝。,四、如何避免被打扰,据统计管理人员平均每8分钟就要被打扰一次。电话上级下级同事来访者,“最低整批时间”：一次只做一件事。时间的整批应用是指我们要集中精力去解决某一件事情，不要将许多问题同时去着手处理。E-mail的处理固定时间处理，先发再看，看完分类，再集中回信。资料收纳所有文件力求只处理一次，有效利用垃圾桶。,利用时间TIPS,实际时间管理中的误区,情不自禁事必躬亲授权的层次原则：决策应由能作出判断和获得事实的尽可能低的层次做出。过分客套例行公事犹豫不决漫不经心碌碌无为,。,七种时间陷阱,推迟决策未必能够提高决策的质量,电话打扰不速之客会议危机管理缺少目标、优先次序、每日计划杂乱无章的办公桌和个人混乱无效授权即刻想干的事太多讯息联系缺乏或不明确不充分、不准确、过时的信息资料,浪费时间的十大因素,不善于支配时间的人，经常都感到时间不够用,提醒生命中的石头,每个人生命中重要的事情都不完全一样，家人、工作、朋友、成就等等，但有一样对所有人都至关重要，那就是：健康。请问你花了多少时间去保证你的健康,？,很