时间管理与会议须知讲义(PPT 31页).ppt

時間管理與開會須知,CopyrightbyTFTBusinessUnitCHUNGHWAPICTURETUBES,LTD.MAY11,2005,時間管理,時間管理課程要點,建立正確的時間管理觀念與態度學習強化時間管理的技巧妥善運用時間提升時間價值,你的價值觀,A女與D君要結婚河岸這邊只有B君與C君有船可以送A女B君說我喜歡你不願你嫁別人，所以我不願意送你過去！C君與我嘿咻我就送你過去D君說你已經跟別人嘿咻過我不娶了E君不論如何都願意娶你A嫁給了E君,A,B,C,D,E,正確的行事優先順序,急迫的事,不急迫的事,重要的事,不重要的事,時間管理矩陣,急迫的事,不急迫的事,重要的事,不重要的事,其他部門慶生活動,驗機立上計畫,設備當機停產,總經理的客人要喝茶,如何提高工作效率,如何提高工作效率,一天幾點精神最好？幾點想睡覺？一週五天要怎麼過？保持良好的體力、養成運動的習慣身心均衡發展、培養良好的嗜好,瞭解每日工作時段的特性,以PDCA定義週一到週五的工作性質,工作時段分配法則,每週工作性質分配法則,頭腦體操,水,誰殺了你的時間？Whokillyoutime?,美國兩家著名的管理顧問機構管理工程師聯合顧問所與史玫特顧問公司針對這個問題的調查結果：,打電話,開會,處理信件,KISS原則,操作性、思考性,傳真、複印、回電、checkmail、備份,專案工作（15min分割）、用餐、下載,KeepItSimple&Sweet!,化零為整,化整為零,勞心、勞力交替,你的文件處理系統在哪裡？,遇到下列狀況你怎麼辦？,出差回國的報帳收據,看到雜誌上的好文章但目前無法閱讀,會議通知,人資部送來的調薪名單,37“投入前問題調查表,代理商更換電話住址的通知,提醒自己股票選擇權到期的備忘錄,集中收齊準備趕快報帳,Copy或撕下來,速速回覆,速速回覆,存入郵件地址管理,43個資料夾,43個資料夾,別讓E-mail把你的時間移沒有了?,葛洛夫：你的時間是不是被E-mail切成零零碎碎的片段？,集中處理它,提高E-mail處理效率的建議,進入後先瀏覽所有信件的主題，然後做分類工作一天只分三時段checkmail除了急件外集中時段回信,上午開機、中午休息前、下班前,會議須知,開會的目的,會議的種類,會議必要性的判斷,非得要立即召開協商會？如果不先召開，就將演變成嚴重的狀況？必須立即提升成員意識與士氣嗎？傳達後，有助於改善業務效率與利潤？屬於面對面傳達與討論的內容？,是,不是,也許,糟糕的會議有哪些狀況？,受邀出席的未出席與會者遲到或早退與會著心不在焉想自己的事情，竊竊私語、打瞌睡會議被個人或少數人主導或某個主管主導與會著開始人身攻擊會議毫無成果、只重複上回會議的主題會議又長又沒結論事前準備不週甚至沒準備錯誤的地點、錯誤的時間,最好的會議,容許互動、甚至鼓勵互動的會議場合，可以共享資訊並趁機向團對成員學習你可以回答問題、提出問題可以討論重要議題，達成集體決議可以幫助團對成員發展甚密的思考能力廣泛獲得團對成員對於某一議題的各種看法,會議四部曲,首部曲：二部曲：三部曲：四部曲：,會前準備,召開會議,主持會議,結束會議與追蹤會議,會前準備,擬定議程確認會議目的設定目標決定方法分配時間,排列項目決定與會者該在何時、何地開會定稿與分發議程準備資料,召開會議-會議通知,會議通知會議主題：龍潭廠停車問題協調會議題：現行停車辦法說明停車場取代方案其他對應方式會議時間：5/10下午1:303:00會議地點：龍潭廠國際會議廳邀請與會同仁：安勤室主任、L1IE及全體副理級以上主管,上台主持,說的好！,嗯.（點頭）,所以你是說.,你的意見從某方面看是有道理，但如果,這是一個很好的觀點，還有其他相似的觀點嗎？,主持人六大殺手,會議討論注意事項,音量與速度控制讓與會者清楚不需拘謹不需刻意在乎上司長輩以自然的態度作溝通勇敢說出意見掌握發言時機該說時就說一次發言只限一項內容避免混亂在腦海中整理過內容再發言,會議討論注意事項,井然有序的會議中一次只有一個人說話除非絕對必要，否則避免打岔，無論這些議題爭議性多高，但文明與尊重還是要維持！討論是對事嚴格、對人柔和讓討論聚焦、持續發展需要溝通的會議需有專門紀錄人員寫板書,白板、黑板的紀錄訣竅,正確聆聽：正確瞭解發言人的想法必要時可請主持人協助釐清，注意專有名詞、日期、數量的正確性。用條文方式簡潔記載：以中立的立場公正記錄：不帶個人色彩留心文字是否讓人易懂：速度雖然重要，但字體清晰、端正也很重要！掌握時機確實記錄：以彙整報告的心態來記載：電子白板幫助大,會議決