销售中心档案管理规定

销售部档案管理制度1、 总则1.1、销售部存档人员负责保管各自范围内的文件及存档工作,其他各种门类和载体（盖章文件）的档案均需归档保管，在接收档案时,必须认真检查验收,并履行交接手续。1.2、存放档案设置档案专用箱柜并进行分类、排列、编目，以便于查找。1.3、定期检查档案保管状况，每年核对案卷数一次，做到数字准确，案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理，并认真做好记录。1.4、档案柜钥匙由部商务部保管，非档案管理人员不得擅自打开档案柜，如需查阅档案文件，必须申请领导或办理相关手续（填写附表1）。1.5、档案人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人均必须签名。2、 档案归档范围2.1、销售合同 2.1.1各类合同 2.1.7其他合同及协议。 2.2、客户资料档案 2. 2.1来电，来访客户名录包括客户姓名、联系方式、需求、了解渠道，及了解到的客户的相信地址及其他特别事项。 2.2.2签约客户档案 A、基本资料：姓名、联系电话、详细地址、合作时间； B、客户回款明细表：月份、年度、产品类别、客户类别； C、各类客户的对账明细：打款日期、付款金额；发货次数； D、客户订单、销售单：订货产品系列及数量，出库日期数量及金额。、 2.2.3销售部内部管理档案：各项管理制度、成文发放的管理文件 2.2.4销售管理档案 b、各类总结报告 C、部门内部通知2.3、内部往来文件（1）发往各部门间的日常函件；及发往各经销商的通知函件。（2）收到公司各类通知及其他部门的往来文件。2.4、公司对外宣传资料（1）公司产品系列及价格表；（2）公司产品的文件；（3）各类公司制作的宣传册；（4）电视宣传资料：各种宣传用VCD、；（5）户外灯箱、路牌、；2.5、客户相关信息2.6、公司广告杂志、报纸的分档管理三、档案保密制度3.1、档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案资料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案资料。3.2、利用者只能查阅与本部门或与本人工作内容有关的档案，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。3.3、查阅复制有关机密档案材料时，须经部门领导批准。3.4、不准将所借档案随意转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。3.5、档案箱柜要加锁。3.6、销毁期满档案须经档案鉴定小组（或部门领导）鉴定，报公司领导批准，登记造册，报有关部门备案，被销毁档案，由档案负责人及时销毁，不得出售。四、档案利用制度4.1、凡本部门人员因工作需要方可查阅本部门形成的档案资料，如需要借阅，须经部门领导批准，按文件机密性限期归还。4.2、其他部门需要查阅本部门档案资料时，需出示呈报上级，说明查阅目的，并经部门领导批准，方可借阅，否则不予外借。4.3、查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。如有损坏、遗失，要给予行政处分或罚款，情节特别严重者，要追究刑事责任。4.4、部门其他工作人员查阅档案必须履行登记手续（填写附表2），查档者应将利用目的、取得的效益及时反馈给商务部档案管理人员。五、岗位责任制（归档范围） 5.1、贯彻贡公司有关档案管理工作的规定，负责制定本部门档案工作的各项管理制度。 5.2、熟悉销售业务，做好各类档案分类编号和归档排列工作，编制档案目录，建立台帐，认真做好登记、统计工作。 5.3、负责对本部门有关销售的文件资料归档，并对各部门发送文件时做好交接记录。 5.4、严格遵守档案管理工作的各项规章制度。 5.5、负责对本部门到期档案的鉴定工作，按规定销毁无保存价值的档案材料。 5.6岗位责任： 5.6.1商务部组长：负责监督档案存档工作进行情况，定期抽检； 5.6.2商务部助理：负责各项档案管理的监督及组织工作，编制档案目录，使档案存放有序；负责备货单及发货清单，订单，回款明细及相关的客户资料，月销售报表及月回款明细等文件的管理存档。六、档案统计制度6.1、档案统计工作必须遵循ISO9001质量管理体系认证档案管理工作要求，做好档案统计工作，进行统计分析，为各部门工作顺利进行提供可靠的科学依据。6.2、档案统计工作，必须做到实事求是，不虚报、晚报、拒报或伪造。7、 文件立卷归档制度为保证归档文件资料的齐全、完整、准确，便于各项工作的查找利用，特制定本制度。7.1、归档范围凡是反映销售部工作活动，具有保存、查考、利用价值的各种门类和载体的文件资料均属于归档范围。7.2、归档要求归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用；带有公章的档案文件要及时送人事行政部保存；助理负责文件要准确划分保管期限，分年度、分类别进行整理；文件排列系统有序。在工作中形成的具有保存价值的文件资料，必须收集齐全，分类整理成卷。 7.3、归档按照“季度归档”及“年度归档”执行，每年的五、九月和次年一月份整理档案资料。八、附则