项目活动管理系统-中国国际贸易促进委员会

贸促会重大活动（项目）管理系统我会每年要举办大量的大型经贸活动及会议，如中国东盟论坛、中非论坛、APEC工商峰会、外国高访团在我会举办的企业家洽谈会等，举办这些活动是我会的重要工作之一。在这些活动过程中有大量的信息需要处理，例如各类文件资料、企业客户资料、注册报名统计、日程安排等。但是，目前我会尚缺乏一个统一的信息系统对上述重大活动所产生的大量相关信息进行管理。每年我会各部门举办这些活动都要为某一项目临时租用相关的系统或临时开发相应的小系统进行管理，由于是零星独立开发，结果造成每次活动的资料不能很好地积累起来，更无法在各部门之间共享。我会联络部、信息部、会务部等经常举办重大活动的主要业务部门均提出，需要一个能够对活动的文档、客户、宣传等项工作进行统一管理、信息共享的信息系统。为了配合会内各业务部门办好上述大型活动（会议），做好以信息化手段促进我会业务发展、提高工作效率并节约成本，拟开发一套对会内重大活动进行统一管理的系统。此系统暂称为“贸促会重大活动项目管理系统”。经过初步调研，我们认为本系统应包括以下内容：一、贸促会重大活动（项目）管理系统应包括以下内容1、文件管理-协同工作每个活动都会有大量的文档需要处理，包括前期收集相关资料、可行性报告、活动方案、活动通知、活动小册子、活动文书、资料汇编和办结归档文档等，项目小组的成员能对收集文档进行共同管理（共享）、共同维护（编辑修改），但要保留修改痕迹。需要上报的文档经过OA系统，要和OA系统紧密结合。2、客户关系管理全面详尽记录客户资料及联系人信息，记录客户参加过的活动，包括参加的会议、展会、论坛、电话邮件联络的重要信息等；进行客户档案管理、客户资料管理、客户服务管理、客户信息管理；对客户进行分类、按多种查询方式查询、统计、生产倒出各种报表、自动批量发送邮件、传真等。利用OA系统的用户权限管理功能对不同用户进行访问权限控制。实现各职能部门间的业务协同，信息共享。3、网上注册功能自动生成相关活动的注册页面。实现网上发送会议电子通知，网上注册报名;会议资料提供模板参考和自动生成，模板可根据用户实际要求进行定制;维护历届会议信息和历届领导人信息，方便历史查询。 4、以项目管理为主线，以文档管理、客户管理为重点着重管理重大活动相关的各类文档以及参加活动的各类客户，方便用户的查询、统计和分析。为每一个重大活动（项目）建立系统的唯一标识，围绕项目展开各类信息的维护，成为各类信息的主脉络。每个重大活动又会包含许多小的活动。二、具体功能模块重大活动（项目）管理系统涵盖了日常重大活动（项目）管理的各项功能，主要包括重大活动（项目）基本信息管理、文档管理、注册管理、报到管理、客户资料管理、团组管理、系统管理七大模块，其功能分类与结构如下图所示。1、基本信息管理基本信息管理模块针对每个重大活动（项目）的基本信息进行登记，同时提供准确、便捷的查询统计功能。、新建一个活动，录入重大活动（项目）的基本信息，包括举办活动的名称、时间段、地点、主办方信息、参会方信息、日程安排（拟定）、往届情况介绍、承办人联系方式、其他。、编制重大活动（项目）进度图表及人员分组情况。并发布供小组成员浏览，实时查看会议承办人负责内容的进度，查看重大活动（项目）进展的具体阶段（如：立项申请、会议通知、会议报到、办结等各个阶段）。、会议承办负责人根据情况变化，有权限对会议的基本信息进行增加、修改以及删除。、重要活动包括：（一）党中央、国务院以及外交部、商务部等召开的重要会议；（二）国务院交办的重要任务和经国务院批准、由我会主办的重要活动；（三）重要国际会议和大型活动；（四）我会与国家部委、行业协会或地方人民政府主办、行业分会或地方分会承办的大型经贸活动；（五）会领导率领的团组出访；（六）其他贯彻落实我会改革发展纲要、关系全局发展的重要会议和活动。2、文档管理文档组织：采用树形结构对文档进行组织管理，按大类-某一活动-分活动-类别-具体文档；这种结构方便用户查找文档；文档分类：公共文档：所有用户可查阅，特定用户进行维护；工作组文档：工作组成员可对该类文档进行维护，但要保留一些版本，要有版本管理功能、痕迹保留功能；私人文档：只有用户自己有权限浏览和维护，如果发布给所有用户就成了公共文档、授权给小组成员就成了工作组文档。文档授权：可对树形结构中的每个节点进行授权，可添加单位、部门、工作组、角色及个人权限，权限分完全、添加、只读权限。建立文档：根据范本生成范本文书；由用户创建文件内容和格式，生成空白文书；提供各类会议文件资料的上传、修改、查阅功能。办结归档：对重大活动（项目）、各类文件进行整理，确定资料是否归档，并对每次会议形成一套完整的重大活动（项目）资料。本次重大活动（项目）的办理状态变成办结。不能再修改该重大活动（项目）信息，只能查询相关信息。文档查询：根据用户权限可按重大活动（项目）时间、重大活动（项目）地点、承办人、重大活动（项目）名称、参会单位等多条件查询重大活动（项目）中的相关的资料。3、注册管理系统可以定制各种形式重大活动（项目）报名界面的格式和数据项，针对不同的重大活动（项目），报名表提供中英文两种版本。将重大活动（项目）通知以及报名表（中英文版），提供系统报名链接给门户网站。参会单位的人员通过登录门户网站，访问报名链接，填写报名表。系统提示该单位是否在系统注册登记过，如果没有登记过，可以登记单位和人员信息；同一个公司不同部门的，可以登记部门信息；提供单位人员基本信息的修改（譬如：人员升职等）。由系统后台采用人机结合模式确定是否更新或追加到客户资料库中。报名管理模块包含三部分功能：登记报名情况、查阅报名情况和生成会议名单。报名情况登记：会议承办人将通过传真、电话、邮件、口头报名多途径方式报名的信息登记入系统。采取如下步骤：将接收到的报名信息，与数据库里旧数据进行比对，手工进行更新、去重。查阅报名情况：会议承办人查阅所有参会单位的报名情况。生成会议名单：截至报名日期后，系统自动统计生成参加本次重大活动（项目）单位和个人情况。将参与的单位或个人信息自动生成PDF格式的二维条形码，形成报到通知书并批量发送邮件通知。除包括基本信息外，还需要包括酒店预订，机场接送，选择参加哪几节会议等等。洽谈会还需要针对洽谈内容提交企业信息、意向等等。注册提交的内容需要能够根据具体会议情况做出修改。4、报到管理在重大活动（项目）报到现场，通过扫描参会人员报到通知中的条形码，完成报到工作。条形码中含有该参与人员的基本信息。系统可及时统计重大活动（项目）报到情况。同时提供手工登记录入完成会议报到。5、客户管理全面详尽记录客户资料及联系人信息，记录客户参加过的活动，包括参加的会议、展会、论坛、电子邮件联络的重要信息等，从而对客户资料管理。具体说应包括单位基本信息、联系人基本信息、参加活动情况三部分信息。单位基本信息：联系人基本信息：（一个单位可以有多个联系人、多个参加活动人员）参加活动情况：（一个人员可能参加过若干个活动，记录每项活动的基本信息）能分类查询某类联系人、某类单位、参加过某类活动的单位联系人，用户可以自行定义客户类型及分组等；给联系人群发邮件、传真等；不同的人员查看的范围不同；能将查询统计结果倒出、打印等。6、系统管理系统管理子系统主要功能包括：用户管理、角色管理、按钮管理、模块管理、用户角色设置、角色模块设置、模块按钮设置、日志记录。系统权限设计要能做到委托授权，分级授权。解决所有程序系统及资源的管理问题，并提供方便的扩展接口。其中主要完成系统安全认证、资源标示、日志记录、功能授权等。权限的赋予工作由相关维护人员及管理人员负责。实现框架与业务的分离、尽量实现高内聚、低耦合的原则。1）、用户管理：完成系统用户相关的登记删除等操作。2）、角色管理：完成系统角色相关的增删查改等操作。3）、用户角色设置：用户角色分配的操作，通过组织机构树找到每个用户，然后列出该用户相关的已经分配怕权限和未分配的权限，做权限的相关分配。4）、日志记录、系统自动记录安全、接口等特殊日志，并且支持日志的查询、删除、备份、打包等功能。、系统记录的日志包含应用程序日志、安全日志和系统日志三种基本类型。系统为系统管理员提供应用程序日志的查询浏览以及清除的功能。、查询日志包括：查询全部日志、按用户查询日志、按操作查询日志。即，系统管理员进行日志管理时可以查询全部应用程序日志，也可以按用户姓名查询应用程序日志或按操作类型查询应用程序日志。、清除日志可以避免因为积累大数据量的日志记录而影响系统效率。、系统不提供对系统日志和安全日志的查询和清除功能。5）、基础信息管理基础信息模块是对整个系统运行的一个基础设置，包括对模板这些基础信息的设置，它的所有删除操作支持软删除操作，是整个系统的一个基础部分也是重要的组成部分。6）、模板管理把系统内所有的文档模板管理起来，其它子系统可随处调用，完成模板的配置化管理。固定格式的表单、通知等，提供方便的WORD编辑、生成功能，可维护，可添加或删