浅谈企业标准化管理中标准适宜性的重要意义

1/8浅谈企业标准化管理中标准适宜性的重要意义摘要保持标准的适宜性是标准化工作能够真正融入企业生产经营活动，并使标准化投入转化为生产力的关键要素之一。标准的适宜性主要从标准的可操行和可监督性两个方面来进行评价。企业建立以适宜性为中心的标准管理机制，并勇于对标准进行创造和更新是保证标准适宜性的重要方法。关键词标准化；适宜性；可操作性；可监督性标准化是现代化的标志之一，标准化管理是工业企业管理的重要基础工作，已经得到了大多数企业的认可，并形成了共识。在烟草行业，标准化工作也同样开展的如火如荼，“贯标”、“审核”、“评审”这些词也是大家逐渐耳熟能详的词汇，可以说标准化在企业的发展和竞争中凸现出越来越重要的作用。但是，工业企业如何开展标准化活动才能适应企业和市场不断发展的挑战，才能有效的使标准化成为企业发展最重要的驱动力；如何使标准化真正融入企业生产经营活动的各个环节，并使标准化投入转化为实实在在的生产力，形成企业关键的核心竞争力，保持标准的适宜性就是标准化工作最关键的要素之一。1企业标准化工作中存在的标准适宜性问题2/8现在，纵观全球凡是百年企业和跨国企业都是标准化开展的好的企业，当技术水平和管理水平达到一定程度后，标准和标准化都成为企业发展、品牌维护新的手段。因此各个企业都不遗余力的推进标准化，一时间“认证”、“宣贯”、“审核”等活动开展的非常频繁，各企业都为此花费了大量的精力。但是这些对推动企业标准化工作到底有多大的作用呢我们从标准的可操作性和可监督性来分析下适宜性对标准执行效果的影响。LOCALHOST标准的可操作性我们先从一则小故事开始来探讨一下企业在推进标准化过程中容易走人的误区。有一个小和尚担任撞钟一职，半年下来，觉得无聊之极，“做一天和尚撞一天钟”而已。有一天，主持宣布调他到后院劈柴挑水，原因是他不能胜任撞钟一职。小和尚很不服气地问“我撞的钟难道不准时”老主持耐心地告诉他“你撞的钟虽然很准时，但钟声空泛、疲软，没有感召力。钟声是要唤醒沉迷的众生，因此，撞出的钟声不仅要洪亮，而且要圆润、浑厚、深沉、悠远。”乍一看，本故事中主持的决策有理有据，小和尚做得工作确实不能令人满意。但仔细一想，小和尚又有点冤枉，“做一天和尚撞一天钟”是由于主持没有把撞钟的标准3/8给弄清楚而造成的。小和尚接到的标准可能就是按照规定的时间把钟撞响，就算主持对小和尚要求了钟声要“洪亮、圆润、浑厚、深沉、悠远”，但小和尚也没有接到怎样才能使钟声达到主持要求的“撞钟操作流程”。如果小和尚走上寺院撞钟岗位的时候，就拿到详细的“撞钟操作流程”标准，我想只要他负责任的按照标准去做，也不会因怠工而被撤职。工作标准是员工的行为指南和考核依据。缺乏工作标准，往往导致员工的努力方向与企业发展方向不统一，造成大量的人力和物力资源浪费。时间久了员工容易形成自滑情绪，导致工作懈怠。因此，制订标准时，必须有明确的目的、范围和权限职责，要易于理解，易于操作，及必须要保持标准的可操作性。1标准的可监督性大家都明白标准、程序、流程等文件不是用来写在纸上的，而是通过实施用来规范和指导作业流程的。那么怎么保证标准的实施效果呢，实施过程的监督和考核是必不可少的，既定作业流程的可监督性也就成为标准文件易得到贯彻、能得到贯彻的必要特征。拿产品生产过程控制流程来说，整个生产环节的结果产品质量、产量、成本效率等指标需要监督考核，而且生产各环节的作业过程的更4/8需要监督，这样就务必要保证作业流程的制定在保证可操作性的同时，也要保证作业流程便于监督。下边举一个例子来看下标准作业流程的可监督性。一次在医院照顾病人，这个医院护士的一些举动令我开始很反感，当护士推着装有点滴注射药瓶的小车进入病房，会看一下手中的药物准备记录，然后大声问病人或病人家属“你是某某么”，如果未得到病人或家属的口头答复，她会继续重复刚才的话，直到得到肯定的答复，她才会从小车中取出对应的药物。护士把新更换的点滴瓶在病人的床前固定好，准备静脉注射之前，他会看一下病床前的患者姓名标识，然后大声重复刚才的问题，同样得到肯定的答复，她才会进行下一步注射工作。刚开始我在想这个医院的护士怎么这么啰嗦，同样的问题不但要问两遍；而且还必须要病人或病人家属的口头答复，如果病人或家属点头或用手示意的话，她会重复刚才的问题，直到得到肯定的回答；并且每个护士在问“你是某某么”这句话的时候，比平常询问病人病情和回答家属问题时的声调要高很多。后来看到了该医院护士站的病房给药、换药流程，其中在“病房给药环节”要求护士在给药时必须保证药物和患者的对应，规定护士在进入病房取出药物之前、注射药物之前要向病人或家属确认，确认的方法就是问“你是某某某么”，只有得到当事人口头的答复才能算本次确认完成，“你是某5/8某某么”这句话的声调也做了要求，就是在病房房间门口处能够清晰听到。又和一位医院管理人员谈论得知，医院为了避免“病房给药环节”出问题，造成医疗事故，对病房给药、换药流程做了多次的修改，原来要求在“病房给药环节”护士要确认患者，规定的很笼统，无非是“必须要确保”、“本着认真负责的态度”等语言，但在操作中效果却不理想，因为每个人的责任心不一样，而且责任心更是无法衡量的，给药环节的质量评价只能是发没发生医疗事故，也就是对整个流程结果的一个监督。现在的这个流程就很好的解决了以上问题，首先规定了病房给药确认的详细方法，既明确的告诉了操作人员“怎么做才能减少失误”；然后是这个流程是方便监督的，管理人员检查时只要站在病房门口听，就能知道护士是不是忠实执行了以上流程。从以上两个例子和论述中应该看出，标准文件不应该是单单为了对应质量手册的条款而制订的，根本目的是为保证作业过程受控服务的，因此企业在标准化建设中一定要避免执行的流程、程序标准脱离实际操作。同时衡量一个标准体系的优劣，应该看他所规定的内容对企业的实际业务和作业流程是否有显著的指导作用，即看标准的适宜性，对实际操作实用性不强的标准有时候还会成为标准执行者的累赘和麻烦，不但不能发挥指导规范6/8作用，还会使操作者工作时畏手畏脚，并对标准化产生抵制情绪，久而久之会使标准化工作陷入“写一套、做一套”，宣传和实施“两张皮”的怪圈中。如何提高标准的适宜性搞标准化工作的企业总谈到一个词“贯标”，就是“标准化的宣传和贯彻”的简称，我理解“宣传”只是企业标准化工作进展中较为“肤浅”的一项基础性内容，而“贯彻”才是这项工作的核心。俗话说“鞋子合不合脚，只有穿了才知道”，同样，标准适不适用，只有用了才知道，因此，要提高标准的适宜性，就要从标准使用者的角度出发，只有不断地从使用中找问题，并对标准进行适时的修改，才能不断提高标准的实用性。1建立以适宜性为中心的标准管理机制企业在制定、执行标准时，由于企业所面临的内外质量环境一直在变化，因此不能全盘照搬照套，而是必须根据企业发展水平、产品结构、以及外部竞争环境的整体变化，灵活变通地运用，彻底贯彻“随势制宜”、“因时制宜”的原则，采用标准、应用标准及制定标准，并进行以适宜7/8性为中心的标准管理。在企业的标准化工作中要避免不考虑企业装备水平、人力资源状况死搬硬套条款；定标准的人和执行标准的人各忙各的，缺乏沟通；标准和流程一旦制定，就很难或不愿意改动，或者修改严重滞后于企业组织结构、控制流程等发生的变化。最有效的标准不是写出来的，而是用出来的。首先，一项标准或流程开始制定时一定要把握好视角，这个视角最好能从基础操作实施的层面出发，以可操作性为前提，以规范流程、预防错误为目标。第二，一定要重视标准试用环节的信息和意见反馈，标准实际操作起来效果怎么样，使用人最有发言权，试用意见的收集和分析，是提高标准适宜性最有效地手段。第三，标准的更新和完善要有预见性，随企业的发展和时代的进步，标准的适宜性必然会发生变化，这就要求标准化管理人员要有一定的前瞻性，紧跟企业发展现状，对标准做及时更新。标准的更新的预见性不足，标准的更新总是迫于下层执行的压力，会对标准的执行力和公信力产生不良影响。企业要勇于对标准进行创造和更新企业不仅是标准化实践的主体，更是“标准”的创造者，无论是技术标准、管理标准还是作业标准，都需要实践者进行更新和发展。企业不仅贯彻实施标准，而且要直8/8接参与到“标准的创造”和提升活动中去，在标准化活动过程中，可以发现现有标准是否适宜、实施效果是否达到预期，针对影响效果的根本原因实施改进。它也有助于发现和解决当前企业贯彻技术和管理标准不到位的问题，也有助于发现和解决现行标准不能满足企业发展现状或落后于当前生产力水平而需要修订、完善和发展的问题。这其实也是对标准的适宜性