OA系统管理办法

办公自动化系统管理措施第一章总则第一条中国移动-鼎迅办公自动化系统是由北京用友软件公司开发的办公自动化系统(以下简称本系统)。该系统的运行遵循规范优化办公流程、提高办公效率、降低管理成本的原则，旨在实现中国移动、鼎讯移动(远程)办公、资源共享、高效快捷的现代办公模式。第二条本系统功能包括：协同工作、表单管理、文档管理、电子邮件、文档管理、日程/会议/计划、公共信息、短信提醒等。第三条现阶段，系统主要处理一般通知、公告、移动(远程)办公等事项。该制度不适用于机密事项。第四条为保证本系统安全、高效、规范运行，特制定本办法。第五条本办法适用于中国移动总部及其分支机构和子公司。第二章运行机制和人员职责第六条本系统的运行由中国移动新闻总部业务发展部统一管理。总部综合部是系统的主要管理部门，总部领导共同实施系统的应用、运行管理和监督。总部综合部负责办公自动化系统的组织管理和人员信息的审核与调整。各部门、分公司、子公司的综合人员负责本单位的信息收发、日常管理、检查和维护。第七条总部综合部设立办公自动化文件管理员，负责系统内单位文件和公共信息栏目的授权，以及公司发布的各类文件信息的整理和归档。第八条总部业务开发部设置两名办公自动化系统管理员，负责系统的基础数据设置、数据备份、网络接入维护、人员权限设置管理等技术支持和运行管理。第九条各分公司、子公司应设立综合信息管理员，负责审核系统发布的各类文件和信息，并履行通知、传阅、归档等相关职责。负责公司人员信息变更的更新和公司文件的管理(包括新建文件夹、文件分类、发送和阅读、授权共享等)。)。第三章形式、过程管理第十条总部部门、分支机构和子公司的员工应严格遵守本制度的相关规定。如需增加或修改任何流程或表格，必须经部门和公司相关领导批准，并报综合部备案。分行综合信息管理员提交给总部业务发展部办公自动化系统管理员。办公自动化系统管理员应添加和设置流程或表单，未经允许不得修改流程或表单。第四章文件管理第十一条总部各部门及其分支机构和子公司应遵守本系统的相关管理规定，掌握本系统的操作方法。使用本系统处理办公事务时，应遵守以下规定：(1)分支机构和子公司的信息管理员应在每天工作时间内及时登录系统，认真登记和处理系统上发布的各类文件和最新信息，并通知相关人员。没有获得办公室信息，你不能以任何理由拖延工作。(2)按规定需要使用系统的人员，特别是因出差或休假等特殊原因离开的信息管理员，应通过代理设置功能委托相关人员代为处理，代理人应履行客户的所有义务。(三)不得就本系统发布与工作无关的公告或讨论；所有评论应符合相关国家法律法规，同时尊重他人的权利和隐私。严禁在讨论区发布私人信息。第12条发送(二)以部门名义发布的一般性声明、信息等，根据文件的内容或工作需要确定文件的对象，在系统上发布。要求信息内容完整准确，具有标准的格式和责任。部门发布的公告经部门领导审核后，可在系统的“公共信息”上发布。对于不需要全体人员阅读的事项，出版范围应由“合作工作”中的选定人员选择并出版第十三条单位文件管理总部文件管理员授权各分公司综合信息管理员按照相关规定管理本单位的文件，并负责本单位文件的建立、分类和用户权限设置，对材料(包括各种正式文件等)进行分类和整理。)由本单位保存和共享，并归档到本单位“单位文件”的相应目录中。重要文件由各分公司、子公司综合信息管理员单独备份，其他员工根据查询权限有权查询或借阅。根据保密要求，各分行、子公司综合信息管理员应定期向总部综合部汇报备案工作。第五章安全管理第十四条使用本制度应严格执行国家有关法律法规，遵守公司规章制度，保证国家秘密和公司利益的安全。第十五条本系统中的公文流转为非保密电子公文。通过该系统发布的各种信息和正式文件与内容相同的纸质文件具有同等效力。对于涉及国家秘密、不宜公开披露的公文，仍按规定范围以纸质文件形式发布。如果上述正式文件出现在本系统中，将被视为无效。第十六条用户向本系统传输的所有数据必须经过杀毒软件扫描，防止病毒在本系统中传播。第十七条本系统实行实名制用户管理。身份管理和认证应通过用户名和密码进行。用户首次登录系统时，应及时更改密码。所有用户应注意密码保护，不得向他人泄露。同时，应根据需要及时更换。我对密码泄露造成的一切后果负责。第六章系统维护和管理第十八条总部业务发展部负责系统的技术维护，防止计算机病毒传播和网络攻击，确保数据和网络安全。并为该服务器安装防火墙和网络防病毒软件，并定期检查该服务器。各分公司和子公司的信息管理员负责为其计算机安装杀毒软件，并及时更新操作系统安全补丁和病毒特征码。第十九条总部办公自动化系统管理员负责每天对该数据进行本地备份(或设置自动系统备份)。第二十条总部综合部文件经理应定期清理讨论区的内容。各分行、子公司综合信息管理员应定期整理本单位“单位文件”中的文件，并及时删除过期文件。第二十一条总部业务开发部负责与软件开发单位保持联系，确保故障得到及时处理，软件版本得到升级。第七章补充规定第二十二条本系统涉及的电子印章和个人签名应当符合国家电子签名管理办法。一经批准