院校服务与教育运营中心出差管理办法

院校服务与教育运营中心出差管理办法一、 目的为保障院校服务与教育运营中心员工出差申请、审批及差旅费报销等相关事务更加规范、高效，特制定本办法。二、 适用范畴：本办法适用于院校服务与运营中心全体员工因公出差，含短期出差、长期出差与驻地出差等。短期出差：是指出差当日返回，不需要在外住宿的情况；长期出差：是指出差当日不能返回，需要在外住宿的情况；驻地出差：#是公司华东运营中心与所在地，是公司在外的驻地。在#办公的员工，出差后须返回#办公，在#办公不属于出差；在#办公的员工，因公务到回北京总部属于出差，可提前报请上级主管领导批准；在北京办公的员工，因公务去#属于出差，但出差#期间须统一住在特训营公寓, 若有特殊工作需要住宾馆须提前报请上级主管领导批准。三、 出差程序：出差申请：出差人员须在OA上填写出差申请，未申请出差而擅自外出者，视为脱岗，按考勤管理制度的有关规定处理。审批：出差人员在OA上申请出差后，由上级主管领导审批同意方可出差；出差中途因工作需要改变行程时，需报请上级主管理领导同意，未经上级主管领导同意擅自主张者，视为脱岗，按考勤管理制度的有关规定处理。出差借款：出差人员因公需要可在出差前申请出差借款，具体执行公司费用报销及借款规定。出差中：出差人员必须遵照高效、经济、安全、便捷的原则选择交通（含交通工具、路线和时间）、住宿、餐饮等，反对浪费行为，做到节约增效。借款核销：短期出差须在出差结束后5个工作日内提交出差报告，长期出差须以月为阶段性提交出差报告，作为出差报销差旅费的重要依据，并遵照费用报销及借款规定，审核报销差旅费，并结算出差借款，严格遵循“前款不清，后款不借”的原则。四、 差旅费报销：各种费用定义：长途交通费：（1）是指出差人员因工作需要往来城市之间乘坐火车（不得超限于硬卧、动车/高铁二等座）、长途客车的费用；以本人实际乘车车票为报销凭证；（2）出差期间就近探亲访友，须报请上级主管领导批准同意，前提是不得影响正常工作，因此产生的长途交通费自理，公司不予报销；（3）未规定或超出规定的特殊情况报请大区总监及上级主管领导批准；（4）此项费用不属于出差包干费，执行实报实销。市内交通费：（1）是指出差人员因工作需要在出差城市内乘坐公共汽车、地铁、轻轨、三轮车、出租车等交通工具的费用；（2）此项费用属出差包干费。住宿费：（1）是指出差人员因工作需要当日不能返回，在外住宿产生的房费；（2）住宿费以实际出差住宿天数为准核算，要求出差时间、地点一致有效；（3）出差人员同性2人同行时，遵照不设职级合住标准间的原则；（4）出差期间超出出差公务或回家探亲访友等不予额外补贴住宿费；（5）此项费用属出差包干费，主体须以实际住宿发票为报销凭证，不足部分可用符合报销凭证要求的票据补充。餐费：（1）是指出差人员在出差期间工作餐的费用；（2）此项费用属出差包干费，主体须以餐票为报销凭证，不足部分可用符合报销凭证要求的票据补充。电话及流量费：（1）是指出差人员在出差期间使用移动电话、及移动网络产生的费用；（2）此项费用属出差包干费，主体须以通讯发票为报销凭证，不足部分可用符合报销凭证要求的票据补充。礼品费：（1） 是指因选拔业务需要现场购买见面礼品产生的费用；（2） 在开展选拔工作过程中，务必遵守尽量减少送见面礼原则，若因选拔业务需要必须送见面礼的情况，可优先申请赠送公司标配的见面礼品；若一定要购送，必须满足如下业务需求的情况可申请购买送见面礼品：a.有明确的选拔工作目的，有需要从不支持选拔工作转化为积极主动正面支持选拔工作，表现为积极有效安排组织讲座；推荐优秀学生报名咨询；提供目标学生名单（优秀骨干学生名单OR参赛学生名单OR社团学生名单OR工作室学生名单）；参加讲座和咨询现场并正面讲话；最终促进选拔成绩提升的领导或负责老师；b.负责操作的领导老师有意愿也有合作基础但合作关系还不到位，合作基础表现为有足够的选拔目标人群（80人以上）；有骨干学生认同支持选拔工作等；c.申请赠送公司标配的见面礼品或购送见面礼品不限于上述情况，院校情况复杂，需熟悉院校情况的对接人提供情报后，再由各大区总监与上级领导批复后方可执行；如下情况不支持送见面礼品：a.无明确选拔业务工作目的，仅联络感情的领导老师不予送见面礼品；b.与选拔没有直接利害关系，不直接负责操作的领导老师不予送见面礼品；c.当下无法开展选拔的，还处于选拔合作初期阶段，还不了解院校领导老师的情况下不予送见面礼品；d. 对于合作关系良好、选拔工作顺畅的院校领导老师可视情况送公司推荐的小礼品，不予送见面礼品；e. 标配见面礼品由公司统一定制，选拔团队没产生费用，不予报销标配见面礼品费用；f.不予支持送礼品的不限于上述情况，院校情况复杂，需熟悉院校情况的对接人提供情报后，再由各大区总监与上级领导批复后方可执行；（3） 见面礼品标准：a.公司标配见面礼：公司定制U盘、保温杯等；b.现场购送见面礼品标准对象购送费用上限推荐礼品品名负责领导老师(教研室主任、CAD中心主任、系主任、二级学院院长等120元茶叶、特产等（4） 购送礼品费报销：a.购买礼品必须在正规的商场超市购买并索要电脑小票和正规同等金额发票；b.报销时需要提供同意购买审批证明或邮件、电脑小票和发票等；c.报销金额在不超限的情况下以实际金额为准，超限部分不予报销；d.小票和发票金额必须一致，不一致时以小票金额为准；（5） 此项费用不属出差包干费，操作前须首先报大区总监及上级主管领导，上级主管领导批准同意后方可执行招待费：（1） 是指出差人员在出差期因选拔业务需要请客户（选拔直接负责人）吃饭产生的费用；（2） 在开展选拔工作过程中，务必遵守“可招待可不招待，不招待”，“可参与可不参与招待人员，不参与”，“可发生可不发生费用，不发生”，尽量减少招待次数和人数，鼓励“态度热情，费用从简”的节约原则，若因选拔业务需要必须招待的情况，必须满足如下业务需求的情况可申请招待客户吃饭，但优先在校内招待客户吃饭：a.有明确的选拔工作目的，有需要从不支持选拔工作转化为积极主动正面支持选拔工作的沟通工作，需要通过饭局来深入沟通落实；成果表现为积极有效安排组织讲座；推荐优秀学生报名咨询；提供目标学生名单（优秀骨干学生名单OR参赛学生名单OR社团学生名单OR工作室学生名单）；参加讲座和咨询现场并正面讲话；最终促进选拔成绩提升的领导或负责老师；b.负责操作的领导老师有意愿也有合作基础但合作关系还不到位，需要进一步深入沟通落实，达到院校领导老师对选拔工作深度认识与认可并积极主动支持选拔工作；合作基础表现为有足够的选拔目标人群（80人以上）；有骨干学生认同支持选拔工作等；c.申请院校领导老师吃饭不限于上述情况。但由于院校情况复杂，需熟悉院校情况的对接人提供情报后，再由各大区总监与上级领导批复后方可执行；如下情况不予请客吃饭：a.无明确选拔业务工作目的，不需要深入沟通选拔工作，仅认证或其它工作需要联络感情的领导老师不予请客吃饭；b.与选拔没有直接利害关系，不直接负责操作的领导老师不予请客吃饭；c.当下无法开展选拔的，还处于选拔合作初期阶段、还不了解院校领导老师的情况下不予请客吃饭；d. 对于合作关系良好、选拔工作顺畅的院校领导老师，可视情况减少吃饭人数与酌情降低吃饭标准；e.不予支持请客吃饭的不限于上述情况，院校情况复杂，需熟悉院校情况的对接人提供情报后，再由各大区总监与上级领导批复后方可执行；（3） 用餐标准对象用餐标准人均上限备注学生20元选拔负责老师、领导（教研室主任、CAD中心主任、系主任、二级学院院长50元（4） 招待费报销：a.必须提供用餐人员的名单，用餐饭店的发票与点菜酒水清单；b.报销时需要提供同意请客吃饭审批证明或邮件、点菜酒水清单和发票等；c.报销金额在不超限的情况下以实际金额为准，超限部分不予报销；d.小票和发票金额必须一致，不一致时以小票金额为准；（5） 此项费用不属出差包干费，操作前需报请大区总监及上级主管领导批准，上级主管领导同意后方可执行，其它费用： 出差人员在出差期间产生超出规定的费用，需报请大区总监及上级主管领导批准方可执行。（1） 出差用的办公用品（含电脑、鼠标、激光翻页笔、笔、笔记本等）遵守由公司统一采购，提前申请借用，对于重复使用的物品，用完及时归还，若因突发状况在需要采购的办公用品（物料），须报请大区总监、行政部及上级主管领导批准后方可执行，回京后需要向行政部补登入库及相应手续后，才能执行报销流程。（2） 出差用的物料（含选拔手册、画册、单页、问卷、名片、协议、X展架，等）遵守提前向市场部/行政部提交需求，由公司统一规划、设计、制作或采购，未经许可不得私自在外制作物料的原则；物料领取：工作人员在领取物料时需要发邮件给行政部、抄送大区总监及部门主管领导，若是规划常规数量由行政部默认许便可执行；若是超规数量，须大区总监及部门主管领导批准方可执行；物料归还：对于重复使用的物品，用完及时归还；对于领用未用完的物品应及时回还；应归还而未归还的工作人员行政部可视情节严重程度可以不予领取新的物料；若因突发状况在需要在外制作物料，需要报请大区总监、部门主管领导及行政部、财务部批准后方可执行，要求回京后应按公司相关规定补办相关手续后，方可执行报销程序；包干费用限额的具体标准：方案分类包干费用适用于单独作战包干费用A1:（含1人：住宿费+市内交通费+餐费+电话及流量费+其他）190元/天 （160+30）选拔(副)经理咨询师选拔助理区域经理配合作战1+1包干费用A2（含2人：住宿费+市内交通费+电话及流量费+餐费+其他）230元/天 (170+60)配合作战1+2包干费用A3（含3人：住宿费+市内交通费+餐费+电话及流量费+其他）410元/天 (190x2+30)配合作战1+3包干费用A4（含4人：住宿费+市内交通费+餐费+电话及流量费+其他）440元/天(190x2+60)包干费用B（含市内交通费、餐费、电话及流量费+其他）40元/天包干费用C（含住宿费、市内交通费、餐费、电话及流量费+其他）220元/天主管及大区总监包干费用D（含市内交通费、餐费、电话及流量费+其他）50(10+30+10)元/天选拔(副)经理、咨询师、选拔助理、区域经理长期出差包干费用限额控制规定情况分类细分包干费用情况1：出发当天抵达，晚上住宿；情况2：出差中，晚上住宿；1人或异性2人同行包干费用A1同性2人同行包干费用A2同性3人同行包干费用A3同性4人同行包干费用A4情况3：出发当天未抵达，在交通工具上过夜；白天出发包干费用B下午13点后出发包干费用B*50%晚上21点后出发无费用情况4：返程当天未抵达，在交通工具上过夜；包干费用B情况5：返程当天抵达；白天13点前抵达；包干费用B*50%白天13点后抵达；包干费用B主管及大区总监长期出差包干费用限额控制规定情况分类细分包干费用情况1：出发当天抵达，晚上住宿；情况2：出差中，晚上住宿；同性2人同行主责人：包干费用C同行人：包干费用D1人或异性2人同行包干费用C情况3：出发当天未抵达，在