重庆市公租房档案管理制度

公租房档案管理制度第一章 总则第一条 为了进一步加强市公租房租赁档案管理工作，有效地保护和利用档案，根椐重庆市公共租赁住房管理暂行办法渝府发201061号文件精神要求，结合工作实际，特制定本制度。 第二条 本制度所称档案，是指公租房在租赁工作中签订的承租户租赁合同、承租户换租申请证明材料、承租户退出租赁管理材料、承租户投诉举报材料及承租户违法违约信息材料。 第三条 房管中心应当遵守本制度，承担档案的收集、整理、立卷、归档、保管、和保密等义务。 第二章 管理体制和机构职责第四条 房管中心应对除劳动合同外各类档案实行“统一标准、因人建档、分类标目”的原则进行管理和监督；对劳动合同按“统一管理、集中存放”的原则进行管理。第五条 房管中心作为公租房租赁档案管理责任部门，负责租赁档案的保存和管理并对物业公司进行指导，履行下列职责：（一）负责对承租户租赁合同按栋按房号建档，规范整理；（三）按照换租规定收取承租户的相关申请材料；（四）根据退出管理规定收集相关证明材料（五）依法对承租户举报投诉材料收集归档（六）对反映承租户违法违约信息材料收集归档（七）组织协调档案宣传、教育和培训；（八）负责档案库房的建设和管理。（九）接受市公租房局的档案检查、验收工作第六条 房管中心应配备专职（或兼职）档案管理人员负责档案管理工作，做到岗位落实、人员落实、职责落实。档案管理人员履行下列职责：（一）贯彻执行档案法和中心制定的各项档案规章制度；（二）负责收集承租户租赁期间各类档案资料，确保档案资料的完整齐全；（三）负责接收承租户租赁合同并按档案移交清册清点核对，履行档案交接签收手续；（四）负责档案库房的管理，坚持温湿度计测记和库房巡查记录，落实库房“十防”，确保档案无霉变、褪色、破损、虫蛀、鼠咬现象。（五）执行档案保密制度，确保档案的保密和安全。第三章 档案的管理第七条 房管中心应按照档案管理有关规定，对属于归档范围的材料收集齐全、因人立卷，确保归档的时间和质量。第八条 归档范围、分类（一）合同类：主要包括入住前签订的房屋租赁合同；（二）换租类：主要包括换租过程中提交的各种符合申请条件的补充材料；（三）退出类：主要包括符合退出规定的各项证明材料：（四）投诉类：主要包括承租户入住期间对房屋结构存在问题、要求解决的各项证明材料；（五）违约类：主要包括承租户出现违约情况不再符合入住身份的各项证明材料；另房管中心也可根据租赁管理期间形成其它类档案资料一并归档。第九条 房管中心工作人员应按管理权限、内部有关规定和运转程序，将各类档案材料保质保量地严格按移交时限及时移交给中心档案部门集中保管。第十条 加强档案库房基础管理工作，严格出入库制度，库房门窗、密集架门随开随关，人离落锁，非档案专职管理人员不得擅自进入库房；库内档案统一编号，按类排列存放，编号顺序从上至下，从左至右，排列好的档案不得擅自移动，不得乱推乱放；档案库房应配备防潮、防高温、防尘、防光、防虫、防火等设施，库房管理人员应定期做好库房检查工作。第十一条 档案管理人员应定期对各类档案进行鉴定，按重要程度要求对档案的内容、来源、时间、名称、可靠程度等方面鉴别档案的价值，确定档案的保管期限。第十二条 管理人员应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。档案的密级设立、变更和解密，应按中华人民共和国保守国家秘密法及工作实际有关规定办理。第四章 档案的利用第十三条 档案查、借阅实行严格的审批制，需要查借、阅档案时，应填写档案查借、阅审批表，交房管中心负责人批准。档案原则上只能现场查阅，需要复印和借出的须征得中心分管领导同意。第十四条 外单位借阅档案，必须持单位介绍信