关于接待、会务和公文处理方面的知识及规范

关于接待、会务和公文处理方面的知识及规范一、关于接待工作1、如何迎接客人？一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则二是掌握到达和离开的时间。三是不同的客人按不同的方式迎接。 四是留下一定时间。2、如何称呼、介绍和握手？关于称呼 介绍客人握手3、如何陪车和引导？乘车座次安排1、轿车 司机秘书2号首长1号首长2、面包车（中巴）司机首长 秘书 4、如何会见和会谈？ 会谈座位的安排。以正门为准，主人坐背门一侧，客人坐面门一侧。主谈人居中。如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。会议座位安排1、长条桌注：A为上级领导或外宾席，B为主方席当A为外宾时，A3与B3分别为客方与主方译员合影的座位安排一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主人的右手排第一位来宾，主人的左手排第二位来宾，主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。一般来说，两端均由主方人员把边。 如果是上级领导来视察，安排合影时，则要将所有合影人员排出次序，每排再按开会时主席台上的就座次序排列。5、如何宴请？排好菜单。 定好就餐形式。排定座次。餐桌座次安排1、中餐桌2、西餐桌6、如何参观游览？一是项目选定。二是安排布置。 7、如何签约？一般在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌。桌面覆盖深绿色台呢，桌后放两把椅子，为双方签字人的座位，主左客右。座位前摆的是各自保存的文本，上端分别放置签字文具，如是与外方签字，桌子中间还要摆一旗架，分别悬挂签字国的国旗。双方参加人员进入签字厅。签字人员入座时，其他人员分主客各一方按身份顺序排列于各自的签字人员座位之后。双方助签人员分别站在各自签字人员的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。在主方保存的文本上签毕后，由助签人员互相传递文本，再在对方保存的文本上签字，然后由双方签字人员交换文本，相互握手。8、如何保持良好的仪表形象？一是精神要饱满自然，态度要和蔼端庄二是多用礼貌有语。三是尊重隐私。做到五不问，即不问年龄、不问婚否、不问去向、不问收入、不问住址。四是体现女士第一。五是着装要得体。六是餐饮要规范。二、关于会务工作（一）会前准备1、制发会议通知2、选定会场3、拟定会议议程 确定会议主持人4准备会议文件 5、布置会场（1）悬挂会标、徽记、旗帜、宣传标语等（2）设置主席台，安排主席台领导座次，摆放席卡、1、主席台人数为奇数时：7531246 2、主席台人数为偶数时：531246 有发言的要准备“发言席”席卡，会前摆放到位。（3）确定会议桌摆放形式（4）保证音响扩音、照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 （5）摆放适量花卉。6、如何发奖？将领奖人员安排靠前相对集中就座 对领奖人员进行彩排。7、做好会议的后勤保障（主要是车辆、秩序、电力照明、茶水供应）（二）会间组织与服务工作1.会务人员至少提前半小时到达会场，反复检查会场准备情况。2.搞好会议签到、材料分发。3.落实主席台领导、发言人是否到齐。4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。5.维持好会场秩序。6.做好会议记录，写好会议简报。7.组织照相。（三）会议善后工作1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席卡等。2.组织送站。3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。4.做好会议报道工作。三、公文处理（一） 收文处理1 签收登记2 提出拟办意见3 组织流转传阅 4 根据批办意见对文件进行具体办理5 督办或催办（二） 发文处理 1校内呈文（1） 拟稿（2） 正文由部门、单位领导签字（用钢笔）、加盖公章（3） 填写校内呈文处理单（见样张（4） 根据呈报内容先送主管职能部门提出意见（5） 送校长办公室处理（需校长办公会讨论的重要事项同时报电子文档；不要直接交校领导）2发文发文分校内发文和校外发文两种。校内发文均为为下行文