中软酒店管理系统CSHIS操作手册-Sy-3培训1预定

中软酒店管理系统CSHIS培训材料之预订第一章 前台预定 第一节 概述及基本功能一、概述 本模块的主要功能是实现对散客预定的各种业务要求，同时对酒店的预期可用房间提供多种查询条件和综合数据。二、主要功能列表:1、 预订：新建预订 复制预订 宾客历史档案预订快速预订 建立档案 修改预订删除预订 恢复预订 预订单合住打破合住 修改房税结构 特殊付款自动挂帐 留言 2、 查询功能：帐户信息浏览 房间状态查询 锁房查询当前状态查询 最少可用房查询 月订房状态查询日志查询第二节 重要功能:一、 新建预订：为预订的客人建立帐户1、 合约公司客人预定点击预订界面中的“新建预订”按钮,选择对应的“商务客人模板”，然后确定，进入户籍屏幕，输入客人的详细的信息。如果使用已经在系统中定义好的协议房价，一定要注意输入的顺序：离期，公司或旅行社，房类，房价代码(选择”旅行社散客”等合约价),若不按该顺序输入,系统会有相应错误提示,近而减慢开房速度。如果不使用预先定义好的协议房价，可以自定义房价，具体方法为：在房价代码处选择”ZD-自定义价”，按键盘上的”TAB”键，手工输入房价。在信息中注意“旅行社”或“商务公司”两个选择域的相应选择，这里一般只能选择，而不能自行定义。对于商务公司，在公司的选择中系统支持模糊查询，即只要输入公司名称中的任意几个字,系统就会自动查找出含有该文字的公司。同样，对于不现付的客人要注意选择相应的应收帐户。为客人进行预订时，必须要输入的内容有：客人姓名、来期、离期、房类、房价、定价原因、帐户类型、客源。 其他信息可以在为客人开房时再进行输入。当然在预定时尽量的把已经了解的信息输入系统，可以减少开房时的输入量，提高开房速度。注意：使用新建预订时，一次只能预订一间房间，帐户信息中的房数不能修改。如果客人订多间房间，需要使用复制预订或快速预订功能进行多间房间的预订。2、 散客预定散客预定的输入内容基本和合约客人预定的内容相似，主要有：客人姓名、来期、离期、房类、房价、定价原因、帐户类型、客源。需要强调的是：在“订房人 or 接待单位”这一拦目中可以输入相应的内容，方便入住时的查询。3、 快速预定 当一位客人预订多间房时(2间以上)，利用快速预订操作可以一次性的生成多间房的客人预定，大大的减少输入量，提高工作效率。 使用方法:：点击快速预订按钮，在快速预订窗口中，输入客人的帐户信息,输入的要求和新建预订时基本一样，不同的是增加了“总人数”和“每房间人数”的输入域，操作员可以根据实际情况输入预定总人数和每房间住的人数。如果每房间住两名客人，并且客人分开付费，分别结帐，则在平分房费选项前打勾，否则不打勾。按确定按钮后，窗口左下方出现进度滚动条，当进度滚动条达到100%后，会出现户籍生成完毕的信息，按下确定按钮完成快速预订的工作。二、 复制预订：当一位客人预订2间以上的房间时，也可以利用复制预订功能为客人进行预订，避免重复输入。使用方法：在使用新建预订功能建立好一个预订后,点击复制预订按钮,输入要复制的预订客人的姓名,房号或帐号，并且在输入类型中选择对应的类型,然后按窗口右上方的查找按钮,如果确实已经做好预订,则会找到客人的预订信息,先用鼠标点击客人的预订信息,然后按确定按钮,则会把客人的预订信息自动复制到新的帐户信息中,如还需进行修改,可以对帐户信息进行修改,然后按确定按钮.这样就完成了为一位客人订2间房间的操作,如果订2间以上的房间,可以以此类推。. 注意：如果在预订时已经输入了房号,在复制预订时一定要对房号进行修改,否则就会发生冲突。三、房类查询1、 可用房查询a、 通过酒店预测报告精确查询b、通过预定界面“可用房信息”查询 进入预定模块后，首先看到的就是酒店可用房的信息，可用房信息反映的是从酒店当前日期到以后3个月的酒店各类房间的可用情况。 可用房信息中，每天每个房类对应有2个数字,中间用 / 分割，前一个数就是该天该类房间的预计可用房数，（具体计算公式是：预计可用房 = 总房数 维修房 关闭房 住客房 当日预计来店房间 + 当日预计离店房间），“ / ”后的数代表的是当日预计离店的房数。2、 房间状态查询：对于房间的占用情况,清洁情况等进行查询。使用方法：点击房态查询按钮,根据房类,房态,楼层等对房间进行查询.可以反映出房间的占用情况,如果是住客房,会显示客人的离店时间,如果是预订房,会显示最近预订到店的时间,同时还有房间清洁状态的显示,以及根据所查询的房态统计房间间数。注意：房态中:V表示空房,O表示住客房,C表示房间已打扫,D表示房间未打扫,OOO表示房间为维修房,OOI表示房间为关闭房。3、当前状态查询：当前状态放映了酒店当前状态下的占房情况，客人到店离店情况，各类客人在酒店中的人数和房数等信息。 注意：因为当前状态反映的是酒店的实时信息,那么运行在酒店管理系统中的每一台电脑的输入都会对当前状态中的数据造成影响,如果某个操作员输入错误,则会马上造成当前状态查询中的数据与事实不符.第三节 基本业务1、 修改预订点击修改预订按钮,输入要修改的预订客人的姓名,房号或帐号,并且在输入类型中选择对应的类型,然后按窗口右上方的查找按钮,如果输入正确,则会找到客人的预订信息,先用鼠标点击客人的预订信息,然后按确定按钮,则会调出客人的预订信息,进行修改后按确定按钮完成对预订单的修改。2、 删除/恢复预定 删除预订：点击删除预订按钮,输入要取消预订的客人的姓名,房号或帐号,并且在输入类型中选择对应的类型,然后按窗口右上方的查找按钮,如果输入正确,则会找到客人的预订信息,先用鼠标点击客人的预订信息,然后按确定按钮,则会调出客人的预订信息,再次确认确实需要删除的话,按确定按钮完成取消预订的工作,客人的帐户状态由预订变成了作废。恢复预订：点击预订界面上方选项菜单中预订选项,在出现的菜单中选择恢复预订,输入要恢复预订的客人的姓名,房号或帐号,并且在输入类型中选择对应的类型,然后按窗口右上方的查找按钮,如果输入正确,则会找到客人的预订信息,先用鼠标点击客人的预订信息,然后按确定按钮,则会调出客人的预订信息,再次确认确实需要恢复的话,按确定按钮完成恢复预订的工作,客人的帐户状态由作废变成了预订。3、 浏览帐户：对于帐户信息进行浏览,只能浏览,不能对帐户信息进行修改。4、 自动挂帐5、 留言：如果有人为预订的客人留言,可以利用留言功能把留言人的姓名以及留言的内容输入到电脑当中,便于查询。 使用方法：点击留言按钮,输入要输入留言的预订客人的姓名,房号或帐号,并且在输入类型中选择对应的类型,然后按窗口右上方的查找按钮,如果输入正确,则会找到客人的预订信息,先用鼠标点击客人的预订信息,然后按确定按钮,则会出现留言窗口,点击增加按钮,在来源的地方输入留言人的姓名,在内容输入域中输入留言的内容,然后按确定按钮,为客人进行留言,按退出按钮退出留言窗口。6、 月订房状态查询：月订房状态查询可以查询酒店房间在一段时间内的占用情况,对于有效的掌握房间使用情况很有帮助。 使用方法：点击预订界面上方选项菜单中其他选项,在出现的菜单中选择月订房状态查询,在出现的月订房状态查询窗口中输入要查询的起始终止时间,房类等信息,然后按查找按钮,可以查询到选择的房类的每一间客房在查询的日期范围内每一天的使用情况.按右上方的X退出月订房状态查询。注意：在月订房状态查询中,房间状态以字母表示,O表示住客房,B表示 预订房,U表示维修房,I表示关闭房. 第四节 报 表一、重点报表1、酒店预测报告该报表分析系统中的已输入数据(包括在店宾客信息,散客预订信息，团队预订信息等),对酒店未来的房间出租情况，可用房情况，房费收入等作出各种预测。 该报表有以下几种格式：简表；分类详表；分类汇总表；汇总表。简表：简表中统计出”散客”,”团队”,”会议”等类型客人的预计占用房数和总占用房数及占用房数的百分比；”VAC”列中显示预计空房数；”维修”列中显示预计维修房数。打印”简表”时若选中”简表包括自用房”,则报表预计占用房数中包含酒店自用房.分类详表： 打印”分类详表”时可以通过选择”统计标准”选项设置报表按”客源”或”房类”或”帐户类型”对酒店未来每一天的数据进行预测统计。统计的内容包括： 预计当日继续在店的”房数”,”人数”,”房费”； 预计当日来店的”房数”,”人数”,”房费”； 预计当日离店的”房数”,”人数”,”房费”； 预计当日在店的”房数”,”人数”,”房费”（几者之间的关系是:预计当日在店=预计当日继续在店+预计当日来店-预计当日离店。）预计当日的维修房数，可用房数，当日的平均房价预计当日的出租率,（出租率的计算公式为:出租率=占用房数/(总房数-关闭房数-维修房),若在报表设置中选中”出租率含维修房”选项则出租率的计算公式应为:出租率=占用房数/(总房数-关闭房)。）分类汇总表：该形式的报表是”分类详表”的汇总表。汇总表：汇总表是对酒店未来情况的综合统计.基本关系如下:可租房=总房数-关闭房-维修房预计占房=在店房数-预离+预抵理论占房=预计占房+团队可用房理论可买房=可租房-理论占房房费总计=预计在店的房间的房费收入总计总人数=在店人数-预离+预抵2、宾客来店预报 打印未来几天内预计到店的客人名单。“来店起始日期”和“来店终止日期”确定了报表中客人到店的日期范围。该报表可以限定“只打印VIP客人”，或“只打印有宾客历史的客人”，也可以限定“是否包含删除的预订”，“是否打印有特殊要求的宾客”，通过“宾客类型”的选择可以限定打印“散客”或“旅行社客人”或“团队客人”或“全部客人”，还可以定制按照“房号”或“姓名”排序及详表打印或简表打印。3、预定报告 该报表可以打印出所有预订宾客帐户.通过选择”楼区代码”可以查询”某个楼区内的预订宾客并打印;通过选择”录入操作员”可以查询某一个操作员所做的预订并打印;选中复选项”包含预订作废”可以使报表中含有已被作废的预订宾客.报表中除了显示出预订宾客的基本信息外,还显示出预订宾客是否贵宾,该宾客的特殊要求(如:接机等),预订的录入操作员等信息.报表最后统计出”预订帐户数”,”预订占用房数”,”删除帐户数”和”删除房间数”二、其他报表1、 预订主单 该报表打印出符合查询条件的预订宾客