集团行政管理相关工作细则.doc

吉煤办字2011300号关于下发吉煤集团行政管理相关工作细则通知各部室（中心）、分公司：为明确集团机关行政事务管理，提高工作效率，根据吉煤集团行政管理制度做相关业务调整，特发此通知。二一一年七月十三日吉煤集团行政管理相关工作细则一、机要文件交换工作细则第一条为了安全、保密、准确、及时完成机要件交换任务，根据中华人民共和国保守国家秘密法及其实施办法，制定本细则；第二条对机要文件交换人员的要求：（1）必须政治可靠，保密观念、责任心和组织纪律性强，是正式干部职工；（2）必须服从办公室的管理；（3）严格遵守机要文件交换时间，不得迟到、早退、缺席；（4）进入交换站必须佩戴交换站制发的证件，并接受门卫和交换站工作人员的检验；（5）必须妥善保管文件交换证，一证一人，不得转让。若遗失必须及时报告交换站。调换工作时，应由部门或单位将证件及时退回交换站；（6）文件交换人员应配带文件包，交换的文件必须装入包内；（7）临时替代人员，须持本单位办公室介绍信；经交换站同意，介绍信存交换站备案； （8）不得在交换站拆阅文件，不得更改文件的密级、收发文单位名称等，并按时报送机要文件交换月统计表；（9）文件交换工作结束时，应认真检查现场有无遗漏的文件，并将所收文件和收件章全部带离现场，严禁在交换站存放。回单位后，立即将文件交机要室（办公室）；（10）在规定交换文件的时间内，要坚守岗位，不得相互串岗闲谈、大声喧哗；（11）交换文件的车辆，应按规定有秩序地依次停放，服从管理人员的指挥；第三条交换文件的范围：（1）下列文件可进行交换：1.集团报省人大、政协、省委、省政府、国资委的文件；2.领导机关下发至集团的文件；（2）下列文件、物品不得进行交换：1.在限定时间内无法送到的机要文件；2.公开出售的书报、杂志；3.私人邮件及私人物品；4.钱币、有价证券和食品、纪念品。第四条交换文件须严格遵守的规定：（1）收件时，要认真核对，当面清点，确认无误后，方可签字（盖章），严禁将文件交换收件专用章放在桌上任人随盖；（2）不准代收、代发未经双方单位和交换站同意的其他单位的文件； （3）如属特急件，因收文单位缺席，在交换站无法交递时，则由发文单位收回直接派专人递送。第五条机要信件的规格要求： （1）凡属登记的信件，编号要清楚。号码的位置：横式信封在右上角，竖式信封在左上角； （2）信封的规格，长度不得小于十六厘米，宽度不得小于九厘米，旧信封、报纸信封，以及用订书钉封口的信件、卷筒式包装，只能于普通件，并且只限于机关内部使用； （3）会议通知、入场券的递送，要求送件单位加盖“会议通知，收到即拆”章，并应于会议三日前交给机要交通站，否则，由送件单位自行处理。 第六条机要交通员守则 （1）严格遵守保密规定。不该说的绝对不说；不该知道的绝对不问；不该看的绝对不看；不准擅自拆阅信件；不准携带机要信件去游览、访友或出入公共场所，也不准把投递的信件带回住处； （2）认真执行各项业务制度。投递信件要做到安全、保密、及时、准确，当天的任务要当天完成。不符合规定要求的信件要及时退回或交给机要交通站领导处理；（3）如实反映情况。发生信件遗失、传递差错或其他失、泄密事故要及时向领导汇报，不得弄虚作假或隐瞒不报； （4）努力提高工作效率。要有全心全意为人民服务和对工作高度负责的精神，认真学习政治和科学文化知识，团结协作，遵纪守法，不断提高业务水平； （5）工作要严肃认真，态度诚恳，待人热情，不准吵闹喧哗，要经常开展批评与自我批评，讲究精神文明；（6）遵守交通规则，保证行车安全。要爱护交通工具，做好保养工作。机动车辆驾驶员应做好节油工作。二、会议的管理细则第一条吉林省煤业集团有限公司召开的各类会议，皆适用本细则； 第二条专项会议、部门会议、各专业系统会议，由各部室（分公司）自行组织，自行结算；以集团名义召开的综合性会议，由会议筹备组组织；主要领导办公会议等由办公室组织； 第三条使用会议室和会议就餐，须到办公室填写会议审批单和就餐审批单，并由本部室负责人确认签字后，交由办公室主任签字并委托后勤服务中心落实； 第四条如各部室自行筹备会议，所需使用的集团资源（会议室、视频设备、音响设备、会衔、桌签、会议用品、茶水、矿泉水、湿巾、纸巾、集团内部餐厅、集团所有的酒水、食品以及服务员的调用等）须向后勤服务中心申报，由后勤服务中心指定会议室及用餐地点；第五条会务工作具体实施细则：（一）会议的基本原则1.精简：减少召开会议的次数、减少不必要的程序和文件、减少参加会议人员、减少面对面会议。2.压缩：压缩会议时间、压缩讲话时间、压缩会议支出、压缩会议服务人员。3.高效：能合并召开的会议绝不拆分召开，能开视频会议的绝不开面对面会议，能不开会的事项尽量不召开会议。（二）会务实施1.会务方案，由会议承办部室（分公司）或会议筹备组根据领导意见，按照吉煤集团行政管理制度-会议工作实施细则拟定；2.会务筹备，由承办部室（分公司）的相关管理人员与后勤服务中心按会议方案共同准备；3.会间服务及会后整理、费用结算，由后勤中心负责；4.日常管理，以后勤中心为主进行管理，办公室参与设备维护与调试。（三）会务服务1.就餐安排，按就餐细则执行；2.住宿安排，大型会议的基层单位主要领导及领队在集团宾馆住宿，由后勤中心按会议方案安排；3.会场布置，以会议承办部室（分公司）为主，后勤中心配合，按会议方案进行。（四）会议室管理1.十二楼会议室由党工部负责；2.十一楼、十楼会议室由综合办公室管理；3.其余楼层会议室依领导分工由分管部室管理，设施维护与配置由后勤中心负责。第六条后勤服务中心和办公室须在每月月末整理出当月会务明细表，为年终核算提供基础材料。三、吉煤集团机关食堂招待宴请活动相关规定第一条招待宴请活动的基本内容：（1）高管领导主持的宴请活动；（2）企业外部各单位来吉煤协调办事开会就餐活动；（3）本集团开会的就餐活动；（4）临时决定的招待活动。第二条 招待宴请活动的基本程序：接待宴请活动按同级（相当）对等原则进行具体操作。（一）意向提出1.高管领导提出宴请意向，由办公室填写就餐单（时间、地点、参加人数，标准、陪客人数等），交由主要领导审批后，将单据交后勤中心主任；2.企业外部各单位来吉煤集团开会、协调办事的就餐活动，由主接待人（部门）向分管领导提出，分管领导按程序1办理；3.本集团开会就餐活动，会议主要承办部室（分公司）须提前2天按程序1办理；4.临时招待活动，由后勤中心主任直接请示主要领导确定，过后补签就餐审批单。（二）接受任务1.后勤中心主任原则上按招待宴请单据处置，同时请示领导有无特殊要求；2.会议就餐，要提前1天做好相关准备。（三）就餐服务1.房间安排、布置由后勤中心主任负责；2.菜肴质量由后勤中心餐饮部负责；3.餐间服务由分管餐饮副主任负责。标准是听从指挥，服务周到，不得疏漏；4.餐桌桌签摆放由办公室负责。（四）就餐标准部门（分公司）负责人主持的宴请活动按50元/位标准执行，副总经理级按90元/位标准执行，公司副总以上领导主持的宴请活动按140元/位标准执行。招待用酒原则上副总（含副总）级别以下宴请用集团招待专用酒。（五）结算管理宴请活动结束后，由主宴请人签字确认招待费用，每月由后勤中心出具招待明细，按部门分类结算消费总额，交后勤中心主任审后报分管领导。第三条招待宴请活动的基本要求：（1）及时准确，落实无误。（2）行动迅捷，操作稳妥。（3）眼观全局，统筹个体。（4）关注重点，兼顾整体。（5）持之以恒，贯彻始终。四、固定电话管理办法第一条吉煤集团办公楼内固定电话为办公用通讯资源和沟通交流工具，采用网络电话，内部通话（含手机、座机）不收取费用，由办公室统一管理、安装、维护及负责相关事宜（即墙体输出端至桌面电话机部分），弱电部分由后勤服务中心负责；第二条固定电话每部室（分公司、中心）限装一台，仅限市话和内部通话，以及长途对内通话。部门负责人和特殊岗位，如需开通长途对外电话需办理审批手续；第三条传真设备由办公室统一购买，做到型号统一，节支降耗，自备耗材；第四条如有无线传呼仅限保安、服务员、司机、水电暖工人配备，以方便紧急联系；第五条办理长途电话开通手续，需部门（分公司）提出申请，报主管领导审批，费用结算列入部门（分公司）费用包干范围；第六条各房间电话应由专业人员统一装配调试，做到电话号码与集团单位一一对应，严禁各部室（分公司）私自布线；第七条各房间通讯设备须由后办公室统一负责维护，如私自拆修，造成的损失由房间内的使用人负责；第八条费用结算由办公室负责，分部门（分公司）单列费用，每月呈报主管领导；第九条办公楼内固定电话主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，严禁员工公物私用；第十条 对已开通长途直拨功能的电话机，由员工个人负责长途功能的使用管理。不得借予他人拨打长途电话，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，停止其电话长途直拨功能；第十一条电话与传真在不使用长途功能时要调至“加锁”状态，钥匙由本部室部长或其指定人员保管。员工因公需打长途电话应向本部室部长或其指定人员说明，并在“长途电话记录”上签字，经本部室部长或其指定人员签字同意；第十二条值班人员不按规定帮他人打长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次罚款20元；第十三条员工不经同意即私打国内长途电话，或以公事为由骗打国内长途电话的，每次罚款20元；私打香港或澳门的，每次罚款50元；私打国外长途电话的，每次罚款200元；第十四条各部室传真机由各部室单独派人负责管理，注意机要保密工作。员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件； 第十五条集团员工的移动电话必须24小时开机（如不能24小时开机的，须提供其他电话联系方式）。对享受通讯补贴的电话置于关机状态，但又没有提供其他电话联络方式，致使公司联络不到的，一个月内出现三次以上（含三次），取消通讯补贴资格外，对因联系不上而延误工作，还将按公司劳动管理有关制度进行处罚； 第十六条办公室会同后勤服务中心及电话服务公司（网通公司）采取技术措施保障每个部室（分公司）留一部能拨打长途的固定电话；对每部电话的使用费用进行具体核算，超标的停止使用。五、计算机及网络管理办法第一条 为确保集团网高效、稳定、安全、可靠的运行，根据科学化、规范化、制度化要求特制定本办法；第二条管理范围（一）计算机网络系统由计算机硬件设备、软件及客户机的网络系统配置组成；（二）软件包括：服务器操作系统、数据库及应用软件、有关专业的网络应用软件等；（三）客户机的网络系统配置包括客户机在网络上的名称，IP地址分配，用户登录名称、用户密码、OA地址设置及Internet的配置等；（四）系统软件是指: 操作系统（如 WINDOWSXP、WINDOWS2003等）软件；（五）平台软件是指:设计平台工具（如CAD2000等）、办公用软件（如OFFICE 2003）等平台软件；（六）管理软件是指：安全生产和财务管理用软件。第三条管理要求（一）网络系统维护1.网络设备系统管理员每日定时对机房内的网络服务器、数据库服务器、Internet服务器进行日常巡视，并填写网络运行日志， 对于系统和网络设备出现的异常现象，办公室应及时组织相关人员进行分析，制定处理方案，采取积极措施，并如实将异常现象记录在网络运行日志中； 2.定时对相关服务器数据进行备份；维护Internet 服务器，监控外来访问和对外访问情况，如有安全问题，及时处理；3.制定服务器的防病毒措施，及时下载最新的防病毒疫苗，防止服务器受病毒的侵害；4.网站系统管理小组成员负责及时更新各单位网页页面内容，负责组织清理邮箱，审核与更新论坛信息内容；5.负责对网站的维护、更新、推广；负责对外栏目及管理文档栏目管理密码以及访问密码的设置；6.保证服务器有充足空间，集团内部办公系统的正常运行。（二）计算机病毒防治1.在集团服务器和客户端微机上已装病毒自动检测程序和防病毒软件，系统设备管理人员应及时下载防病毒疫苗，各用户应及时更新并检测、杀毒；2.在向微机及服务器拷贝或安装软件前，首先要进行病毒检测。一般情况下禁止计算机用户自行安装与工作无关的软件；3.对于外来的图纸和文件，在使用前要进行病毒监测；4.送外维修和预联网的计算机必须经过病毒检测后，方可联入网络；5.为了防止病毒侵蚀，员工和信息管理人员不得从internet网下载并运行游戏及与工作无关的软件。（三）内部办公系统的管理1.内部办公系统为用户预留了一定的存储空间，为有效利用存储空间，文件服务器禁止放置与工作无关的内容；2.禁止在内部办公管理系统上发送与工作无关的信息；3.用户应避免利用内部办公系统传送较大容量的附件、图纸和图片，邮件最大控制在20M以内，定期清理邮箱，保证集团内部办公系统的正常运行；4.用户不得利用Internet及内部办公系统地浏览、传播违法和不健康的内容，违反规定的用户将被终止上网权利。（四）IP地址和用户密码管理1.局域网IP地址由网络管理人员负责管理，用户不得擅自改变服务器和客户端的IP地址；2.网络管理人员为每台电脑用户设置权限、用户名和登录密码，并填写用户信息表备案用户信息；3.用户可修改自己计算机的应用系统密码。第四条系统管理员的职责和义务1.具有系统管理员权限的用户应对所管理系统的安全，内部办公系统权限，网页信息内容负责；2.系统管理员不得擅自泄露其他用户的用户名及密码，不得为员工检索其他人员信息和企业保密信息；不得向其他人员泄漏系统管理密码；3.系统管理员不得随意修改合法用户的身份，确因工作需要应得到主管领导的批准；4.系统管理员应遵守保密制度，不得泄漏企业信息。第五条计算机的使用和管理（一）公司将各台电脑落实到责任部门和责任人，由其责任人负责各自电脑管理的保管工作；（二）未经许可，任何人不得更换电脑硬件和软件，拒绝使用来历不明的软件和光盘；（三）严格按规定程序开启和关闭的电脑系统。1.开机流程：接通电源；打开显示器、打印机等外设；开通电脑主机；按显示菜单提示，键入规定口令或密码；在权限内对工作任务操作。2、关机流程：退出应用程序、各个子目录；关断主机；关闭显示器、打印机；关断电源。第六条用户的职责和义务（一）遵守保密规定，禁止访问未经许可的站点及系统；（二）上班时间禁止浏览与工作内容无关的网页；（三）禁止下载游戏软件，浏览黄色、不健康网页；（四）禁止在公司网站上散布谣言，发布不健康信息。第七条对于新上岗系统管理人员，应进行岗位培训，培训岗位标准、计算机管理制度、操作规程，落实安全职责；第八条集团计算机及网络的管理权、维护权、使用权、解释权等均由集团办公室负责。五、办公楼重点区域安全工作细则第一条办公楼重点区域包括领导办公室和休息室，车辆、财务室、档案室、资料室、收发室、印刷室、文电室。第二条办公楼重点区域需注重防火，防盗，防漏水、电、气，杜绝虫蛀鼠咬，确保存贮物件安全完整。配备防灭火工具和材料（如泡沫灭火器等）。第三条安全工作措施：（1）定时巡视。安保人员每天早、晚各巡视一次，均在上班前和下班后，两次巡视后进行对比并做记录。巡视的主要范围是上述区域的门、窗、锁或其他通道及外观。（2）定期检查。管理人员对室内检查每天至少进行一次，并做好详细记录，发现异常情况立即报告。（3）安全保障。确保门、窗及有关通道封闭实施完善齐全，确保锁具、闸具健全完整。（4）日常维护。经常通风，保持适当温度、湿度，避免变质发霉。定期进行必要清扫。（5）紧急处置。如遇重大灾害及紧急事件，首先依据消防法及有关规定保证人员安全，其次要对重点区域内重点物件和资料实施紧急抢救和关闭措施。第四条安保人员需遵守工作细则和劳动纪律，工作认真负责，有良好的品行素质，听从指挥，熟悉机关行政事务工作及相关规定。六、办公物资采购、管理及发放办法第一条为使集团公司办公物资采购及发放工作规范化，依据集团公司财务部门有关管理制度，特制订本规定；第二条办公物资的采购及发放须遵从“保证供应、方便工作、节省开支”的原则。采购要从实际需要出发，严格按预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费；第三条本办法所指办公物资是指文具、纸张等文案用品，办公桌椅、档案柜等家俱器具，电话机、传真机、计算机、打印机等办公设备，电扇、空调等家电设备。价值超2000元的办公物资购置须经领导研究同意批准；第四条各部室（分公司）所需的办公物资要统筹计划，纳入年度预算计划，经批准后，按月制订具体计划；第五条办公物资的采购及发放实行集中管理，由办公室主任负责，具体细则如下：（一）办公物资的月度采购。各部室（分公司）负责人根据批准的月度费用预算，结合本部门的实际需要，填写“月度采购申请单”，将本部门下月需用的办公物资分类填写清楚，并于每月30日报至办公室，经确认在预算内，可向领导申请购置；（二）办公物资的临时采购。各部室（分公司）因临时或预算外需要而申请采购时，应填写“采购申请单”，经本部门负责人签准，然后视采购所需金额报相应批准人批准；第六条采购工作细则；（一）采购物资单价在1000元（含）以下的，由办公室直接采买。采购物资单价超过1000元的，采购员须事先进行市场询价，采购员根据确认的询比价结果，办理具体的采购业务；（二）采购员在实施采购业务时，应充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其它特别要求，要做到货比三家，保证物美价廉。采购后及时办理入库手续并登记采购台帐；第七条行政管理员负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管理；（一）采购员在办理入库手续时，行政管理员应根据“采购申请单”进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并督办采购员办理退货。如果符合要求，应填写“入库单”，办理入库手续，并登记库存数量帐；（二）行政管理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁，要做到“八防四检”：1.八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。2.四检：上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失。下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患。经常检查库内温度、湿度，保持通风。检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管；（三）行政管理员应合理有效地使用库容，分门别类码放物品，保证出入方便、整齐有序；（四）行政管理员应严格遵守仓库保管工作纪律。仓库保管工作纪律内容如下：严禁在仓库内吸烟、动用明火。严禁无关人员进入仓库。严禁在仓库堆放杂物。严禁在仓库内存放私人物品。严禁私领、私分仓库物品。严禁在仓库内谈笑、打骂，严禁随意挪动仓库的消防器材。严禁在仓库内私拉乱接电源电线；（五）行政管理员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报领导和相关部室；第八条办公物资的发放采用集中时间办理：定于每周二、四下午2时至5时；第九条各部室（分公司）要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作。领用时由指定专人填写物品领用单。如系以旧换新或属预算内或经申购采买的物品，由部门经理签准。如系预算外则视具体领用物品金额报相应批准人批准，领用批准权限同申请采购时的规定；第十条行政管理员要认真核对物品领用单所列项目和审批手续，准确无误办理发放，并登记库存数量帐。每月最末一日填写月度库存报表，同时按部室（分公司）分别汇总统计各部门本月办公物资的领用情况，编制月度办公物资领用汇总表；第十一条对家俱器具、办公设备和家电设备的登记与管理，按公司财产管理制度的有关规定执行；第十二条凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，视情况由责任人赔偿修理费的70%-100%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。对有意破坏者，除全额赔偿外，并予以处罚。以上责任认定部门为后勤服务中心。七、日常生活物资采购、管理及发放办法第一条本办法所指日常生活物资是指米、面、油、副食、饮品、卫生用品、清洁用品等。价值超2000元的日常生活物资购置须经领导研究同意批准；第二条日常生活物资的采购及发放实行集中管理，由后勤服务中心主任负责；第三条采购工作细则；（一）采购物资单价在1000元（含）以下的，由后勤服务中心直接采买。采购物资单价超过1000元的，采购员须事先进行市场询价，采购员根据确认的询比价结果，办理具体的采购业务；（二）采购员在实施采购业务时，应充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求，要做到货比三家，保证物美价廉。采购后要及时办理入库手续并登记采购台帐；第四条行政管理员负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管理；（一）采购员在办理入库手续时，物资管理员应根据“采购申请单”进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并督办采购员办理退货。如果符合要求，应填写“入库单”，办理入库手续，