办公室系统的实施

第12章 辦公室系統的實施,學習目標,四種影響辦公室系統在組織中安裝環境的因素。在系統安裝前，必須做的政策、電信、軟體與硬體等決策本質。讓辦公室自動化使用者能夠做電子通訊與擷取資訊決策的本質。在軟/硬體選擇時應評估的辦公室系統軟/硬體的功能與特性。用以評估供應商產品與服務之可量化及不可量化的技術。和實施階段有關的系統安裝與活動。小型辦公室的實施。,辦公室系統的實施可被視為一個與規劃、分析、設計及安裝有關活動的集合。實施階段則傾向於對狹義地視為辦公室自動化的最終階段。它指的是對基本系統元件做最後的決策，包括了選擇硬體與軟體、購買或租賃這些元件、元件的安裝和起始程序有關的活動以及系統的評估。,實施環境,辦公室系統實施和組織及其任務的大小與複雜度有關，過去組織安裝辦公室科技的經驗可提供參考，並可在開始大規模的資訊科技改變前就先找出這些因素有關的課題，除了在分析與設計階段發現的課題外，要順利地完成實施還得考慮一些其他的因素，包括了人性因素、員工間關係、組織結構與策略規劃，及現有系統的本質等，都會影響實施環境。,人性 / 社會因素,即使是小規模得實施也多包含了改變，而改變會影響目前為組織工作的人。因此在下決策時，仔細的將人性和社會因素納入考量是有其必要的。許多影響系統設計的因素同樣也影響實施，不能找出這些因素將有可能導致系統失敗，以及使用者抗拒也就意味著無法得到預期的效益。,要考慮的人性因素包括了辦公室系統使用者已經擁有的電腦知識與技巧程度，這些因素對實施是很重要的；使用者教育與訓練的需求會影響到安裝的步調與順序，在改變實體環境以配合安裝時，必須考量人體工學，同時，為資訊運作流程與員工間關係的改變作准備也必須包含在內。,組織的因素,包含了短程與長程目標的組織策略規劃，及為了規劃中的辦公室系統及其他資訊系統預作的計劃都應該被實際實施。策略規劃過程中所預期之辦公室系統安裝後的結果也必須列入考量，不管這些目標是否改善特定工作和生產的質量，都會改變實施的步調並影響負責實施工作人員配置的選擇。,如果在策略規劃中指定的負責辦公室自動化工作的個人或小組，那麼這些個人或小組應該負責整個系統的實行。如果在策略規劃中並沒有包括這樣的組織，那麼執行分析與設計活動的小組應負責監督實施並協調使用者。如果小組效率是立即的目標，那麼獨立的工作小組可以做為執行策略規劃之改變的一個有效起點。,現有系統,組織現有的實體設施與資訊系統會影響到實施工作，其考量的因素包括使用者的地理位置、建築物中使用者的距離，現有的資訊與文書處理程序。分析與設計階段所指出的現有系統的弱點也會影響實施的方式，實施規劃應該提供修正這些弱點的方法，不過，弱點很多或很嚴重時，那麼實施時程應提供一段合理的修正時間。,財務資源,策略規劃應包含財務承諾，承諾的等級與時間將影響到軟硬體決策與安裝時程，這個因素會強迫實施決策者去選擇出實用的與重要的功能。,實施決策,實施決策建立了未來辦公室系統使用的環境，這些決策會仔細安排設計階段時建議的元件，它們包含了軟硬體平台的決策。實施決策包括了政策、內部聯繫、系統整合、硬體、軟體與評估，在實施全新的系統時，這個程序比改變現有科技更明確。,政策性決定,與實施相關的活動應能預先考量到將來系統監督的部分，在策略規劃時就開始的政策應在安裝前加以改進，這些政策應涵蓋處理系統的權限與責任。如果尚未完成，那麼組織對於辦公室系統、辦公室自動化或使用者自建之系統的定義就應該結束。所以在實施階段就注意這些方案將可避免未來會遇到的困難。,電信與連結決策,現有規劃中系統的本質需指出內部聯系的策略，讓使用者能互相溝通、存取中央檔案與週邊設備通訊以及與外部系統溝通。系統設計階段時考量這些因素後所做的選擇，會影響到後續的決策，像是應用軟體與硬體平台的選擇。這個決策存在多種可能性，包含了大型主機電腦系統、多使用者之部門系統與區域網路。,連結使用者與主機系統,主機電腦可以提供能傳送應用軟體、通訊工具與電子檔案至全組織的使用者之整合性辦公室系統，這樣的系統在非常大的組織中會比較普遍，它代表了由主機電腦或大型迷你電腦所控制之電腦設備、軟體與電信系統的結合，並能提供全組織或組織中大部分的辦公室自動化與資訊處理的能力。,整合性系統的重要考量,提供執行標準應用軟體、電子郵件、作業系統工具與個人資訊管理軟體的設備。提供將應用軟體輸出載入到單一文件中的設備。提供共同的使用者介面來存取檔案、應用軟體與通訊工具。,整合性系統的優點,應用軟體很容易就能被存取與使用。提供了共通的使用者介面。較低的軟體成本。,連結使用者與部門的系統,包含了連結多個使用者之部門電腦的互動方式，就被稱為多使用者系統或共享邏輯系統，因為使用者會共享一個中央處理器的運算能力，每個使用者的辦公室設備會以纜線連結到中央處理器，個別使用者所操作電腦設備可能是智慧型終端機或非智慧型終端機，或直接連結到部門電腦的個人電腦，而部門的處理器也會連結到組織的主機設備或其他部門的電腦。,連結使用者與網路系統,區域網路有可能是連結部門和其他群組中使用者的互動結構，區域網路可以連結使用者，但通常指的是部門和其他小群體中的使用者，而藉著其他網路，可以提供使用者間更多的聯繫。所以利用橋接器與閘道器，網路上的使用者可以和其他網路、類似的網路與其他電腦設備溝通，而網路版的應用軟體，就是網路系統所需要的。,軟體決策,軟體可以由內部發展與獨立的程式設計師簽約和購買市面上的套裝軟體。軟體可能與硬體結合而包含在系統採購價格中，由廠商向研發者要求並安裝於電腦中。如果選擇了獨立的程式設計師，那麼就要注意合約的協商，以避免法律上的糾紛。市面上套裝軟體與平價的個人電腦使辦公室自動化變得可行，因為使用者學習這些軟體對他們的工作是有益的，套裝軟體成功地造就著這些應用的環境。,軟體決策時應注意的事項,選擇軟體作業系統使用者介面工具應用軟體選擇準則法律課題,硬體決策,組織中現有辦公室系統安裝的狀態的會影響到硬體的決策，規劃者必須評估目前的硬體，以決定要將其保留或取代。一般來說規劃者會先選擇應用軟體，然後在選擇配合這些應用的硬體，再決定要採用獨立功能的硬體或是共享中央或部分設施的元件，並決定要購買或是租賃硬體，有些硬體決策會完全有組織財務規劃人員所控制，因此系統規劃者須對他們的建議提供仔細的判斷。,硬體決策時應注意的事項,找出管理者能接受與一般足以滿足辦公室自動化與使用者需求之硬體選擇的標準。讓硬體元件配合規劃的應用。研究現有硬體與軟體應用的相容性，包括並不是立即需要規畫介面的部門。協調硬體選擇與資訊安全系統。選擇能在多使用者群組中使用的硬體，即使他不是目前系統設計的一部份。,硬體決策時應注意的事項,找出將成為硬體資訊（最新的發展、價格、能力）權威的辦公室系統實施小組成員，對這個人來說，硬體圖示、說明與企業展示將提供有價值的資訊。建議系統維護的計畫，這個部分對於任何安裝的成功都是很重要的。,使用者硬體選擇因素,使用者的工作設計作業環境的本質應用軟體的複雜度,使用者的工作設計,管理者專業人員行政支援有特殊需求的使用者有特別的顯示需求特殊的通訊連結不常見的週邊設備需求特殊的輸入輸出設備,作業環境的本質,多使用者的部門系統以網路連結的部門系統獨立的系統,應用軟體的複雜度,RAM的需求顯示需求硬碟或其他儲存需求為了有效使用所需的作業速度作業系統需求作業環境需求多工的需求,供應商評估,儘可能減少供應商的數量是比較好的，雖然這樣安排的系統可能會有比較高的成本，但相對的服務與支援也會提升，額外的成本相對於額外的支援來說是值得的。當系統的多個元件來自於多個供應商時，問題就跟著來了，因為每個供應商都會責怪來自於其他供應商的元件，維護的爭論會出現，而購買者就必須要忍受了。,供應商評估,經由規劃、分析與設計活動點點滴滴所收集的資訊，會在最後決定組織辦公室系統元件來源時派上用場，在最終評估過程所包含的因素有供應商建議書的資料、與建議書相反之選擇準則的重要性、以及與潛在供應商的協商，短期的測試性安裝可以是評估程序的一部分，而對其他擁有相似環境之組織所做的研究也可做為評估程序的一個部份。,徵求建議書,實施過程會包含稱為需求建議書之文件的準備，這些文件是由企劃購買系統元件的組織所準備的，並將其分送給多個供應商，文件描述了系統、硬體元件與軟體元件，並邀請供應商為支援整個系統或特定的元件來投標，這個投標的程序在政府和教育組織中會比私人產業更普遍，但這個方式可以用在任何的組織中，特別是那些為了購買大量設備或軟體而協商的組織。,在評估了需求建議書後，供應商就會撰寫提供RFP中所列出的產品與服物的建議，對辦公室系統而言，這些產品會包括軟硬體與服務，建議書中則包括了軟硬體的詳細規格與價格，並描述計畫中供應商的支援、維護與保証。這些建議書加上其他的評估技術，提供了實施小組決策所需的依據，如果可能的話，供應商評估也應包含量與質的準則。,選擇準則,決策與問題解決都包含了準則，準則是衡量可行解答與決策的標準，它定義了在選擇程序中重要的是事項，在許多個案都要求建立並評量一些準則，也就是決定每個標準之相較於其他準則的重要性。系統實施會需要重要的準則、圖表與品質選擇的分析。如果數量準則是選擇過程的一部分，那麼辦公室系統元件供應商的選擇將可被改善，這樣的系統需要下列的步驟：,找出重要的準則。設定準則的權重。找出產品的可能供應商。經由設定量化的數值，以表示每個供應商的產品滿足準則的程度，並與其他供應商做比較，以評估供應商的建議書。以圖表完成評估供應商的定量計畫，在這個計算時，試算表將可有效的運作。,可量化的產品評估準則,成本產品的特性/功能供應商所提供的支援軟體如何提供支援（ 現場、免付費電話、當地、外地）文件品質容易閱讀容易索引包含了範例訓練有經驗的或新手的需求位置成本,單單可量化的準則並不足以做決策，既使以客觀的方式來評估其他的因素並不容易，但他們也應有相同或更高的權重，這些準則包括了供應商與產品的評價，客戶推薦信與獨立測試實驗室的成果都屬於這一類，雖然評估軟體時其他準則更重要，但特別是在重視維修時，不論供應商的位置在那裏，是否可以提供足夠的支援與維修，是決定供應商的重要因素。,與供應商協商,利用規劃、分析、設計與實施過程中所應有的証據與資訊，實施者可以作出根據資料所得的決策。這個程序的最後工作是與供應商協商，如果有多家供應商所提供的產品得分都很高，而且除了成本外，其他因素都一樣，那麼這個程序會變得比較容易，而且協商也會得到最好的價格。,經由與供應商協商，實施者可以確保契約條款優於最初的競標，供應商也會願意以新的功能或硬體來取代在檢視過程中得分較低的項目，並可能同意安裝並解決新系統的問題直到其功能正常運作為止。,購買契約是需要協商的，不管是前導安裝或是全面安裝。契約內包括了建議書中的條款、針對建議書協商後的改變與安裝的日期，他也應該包含在系統元件沒有準時送達或滿足限制時的懲罰條款以降低價錢。,系統安裝,試用硬體與軟體的雛型與前導安裝以及專業顧問的建議都屬於評估初步系統設計的元件，雛形、前導或全面安裝都需要排定實施的時程，如果發現了安裝的問題，那麼雛形與前導都允許將其加以評估並有機會改變方向，與實施有關的專家意見，其所建議之安裝新辦公室系統技術的方式，將可使系統的功能充分運用。,前導安裝,前導安裝通常被視為一個測試工作，它的規模小到足以讓組織在發現測試失敗時，不需要太大的財務負擔就能恢復原狀。不過失敗專案可能被終止的認知，不應影響安裝的準備，如果前導提供了一個確實的評估，那麼他就必須被認真的評估，否則測試就沒有機會成功。,員工必須適應將發生的改變被訓練使用它們可能碰到的新應用軟體與硬體，在某些情況下，還要招募與訓練新員工，特別是需要有技術的支援員工或專業人員的系統。而且系統文件也必須符合組織的作業程序。,全面安裝,如果整個組織或組織大部分都要改變為新系統，那麼就需要更多的準備，使用者與作業員支援系統應該在硬體到達時與新程序開始前被規劃與實施，大規模的訓練也是必要的。設有資訊中心或服務台等支援機制的組織，需在主要的新系統安裝前完全導入這些中心。,組織必須招募、雇用與的訓練新進人員，由參與規劃、分析與設計程序的人來擔任重要人事職務會是一個較好的方式。對於非常大的安裝，供應商可能會願意在安裝新系統的前提下提供支援的人員，而雇用顧問與諮詢者也可持續輔助監督安裝。,使用者訓練,訓練使用者是讓他們能完全獲得新辦公室系統科技利益所必須的工作，但在許多組織中，安裝程序中的這個部分是完全被忽略的，這是因為供應商在硬體及軟體的購買價格中只包含了極少的訓練，而長期來說，未受訓的使用者所造成之生產力損失的成本會高於受過適當訓練的使用者。,系統評估與改變,安裝並不是實施的最後階段，即使新系統已經被安裝了，還是應做評估與改變的規劃，同時以系統化的機制來取得使用者的回饋也應被規劃。部門會議、評估工具、與訪談使用者都是取得回饋的方式，如果評估是例行活動，那麼將更容易進行。,有些組織的管理會需要衡量，至少在安裝後最初的階段，即使安裝是完整且不能取消的，這樣的資訊仍可作為將來安裝設計改變的基礎，觀察系統績效與評估供應商的支援對未來系統更新也是很重要的 。,小型辦公室的實施,小型組織也應致力於實施決策，以前討論曾指出小型組織會購買立即可使用的全包系統，但即使是簡單的安裝，還是需要準備，關於程序改變、工作安排與新系統責任的決策還是要執行，如果實施包含了複雜的安裝程序，像是網路安裝，購買者應該確定供應商的建議書已經在購買價格中包含的這些成本。,小型組織應該確定在安裝後所提供的支援並協商支援的程度與成本，電話支援、現場視察、硬體保証、在修復時提供替代設備與軟體疑難排除都是在安裝前應安排的支援功能。,對小型組織而言，訓練規劃是很重要的，他們常為了成本而不對員工做正式