学校规章制度之中学档案管理实施细则

学校规章制度之中学档案管理实施细则 第一章 总 则第一条 为提高学校档案管理工作水平，更好地反映学校的真实面貌，有效地保护和利用档案，更好地为教育、教学工作服务，根据中华人民共和国档案法与上级部门的有关规定，结合我校实际情况制订本细则。第二条 本细则适用于我校的档案管理工作。第三条 本室的档案，指本校在各项管理与教学活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第四条 档案工作是学校工作的重要组成部分，档案工作纳入本校的发展规划与年度计划，在经费、库房、设备和人员配备等条件上给予保证。第五条 本校任何处室和个人都有维护档案的完整和安全的义务，有权对违反档案法律、法规的行为进行抵制。第二章 档案工作机构及职责第六条 全校档案工作由校长直接领导，办公室具体负责，设立综合档案室，综合档案室设兼职档案员一人，各科室均设兼职档案员。第七条 本校综合档案室的主要职能是： 贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策、建立健全各项规章制度。 负责统一管理本校的档案，为学校各项工作服务。 对学校各（处）室的文件资料的形成、积累和归档进行指导。充分发挥档案室的潜在能力，促进现代教育的发展。第八条 档案的业务工作受萧山区档案局和教育局的指导、监督、检查。第九条 档案工作人员必须执行党和国家有关档案工作的方针、政策、努力钻研业务、不断提高档案的管理水平。第三章 档案的立卷归档第十条 凡属归档的各类材料，均由各（处）室按下列规定进行整理、立卷： 本校的党群、行政等方面产生的各类文件材料，按年度整理、立卷。 本校教学、学籍等方面产生的各类文件材料，按学年整理、立卷。 本校教师、设备、基建等产生的材料按卷整理、立卷。 会计档案材料按形成分年度按卷整理、立卷。 照片、录音、录像、实物等非纸质载体的档案，设特种载体类，按类分专题立卷。第十一条 各部门立卷完毕后，应定期将档案向综合档案室入库，实行集中统一管理。第十二条 各类材料的归档时间按下列规定执行。 党群、行政类产生的文件材料，于次年一月份向档案室移交归档。教学、学籍、教师类于7月份离校前向档案室移交归档。 基建中形成的图纸文件和设备仪器或其它技术项目的资料，在任务完成一段时间后，随时向档案室归档。 会计档案在财会部门保管一年期满后，向档案室归档。 照片、声像、实物材料应随时向档案室归档。第十三条 档案室接收档案，应符合以下要求： 应归档的各类材料要齐全、完整。 归档的各类材料，要保持它们的历史性，区分保存价值、分类整理、立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。 符合上级规定的立卷原则和案卷质量标准。第十四条 规定不属归档范围的材料，禁止擅自归档。第十五条 学校各部门向档案室移交档案时，交接双方应根据移交目录清点核对，并履行签字手续。第四章 档案的管理第十六条 建立、健全分类、整理、保管、签定、销毁、统计等项管理制度，对所藏档案应全部整理组卷，进行系统排列，编目和编写档号，逐步实现标准化、规范化管理。第十七条 对本校在工作活动中形成的全部档案，应在各部门立卷的基础上，按照下列要求进行分类、整理。 本校在工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗； 根据 文件材料的内容和载体的不同，结合本校实际情况制定统一的分类方案。 案卷按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。 按照案卷的排列顺序编制卷号。 其它档案业务方面的要求。第十八条 建立全宗卷、将立卷说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料编入全宗卷。第十九条 制定档案的保管措施，配备必须的档案管理设施，设施必须符合下列要求： 有专用档案室。做到库房、办公室、阅览室分开。 库房要符合国家标准和要求，并有防盗、防光、离高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。 根据工作需要配备必要的管理档案的设备。第二十条 档案室应根据有关规定，编制本校的档案保管期限表，确定每份档案的保管期限。第二十一条 负责对所保管的档案进行鉴定，并撰写鉴定报告归档。对鉴定后需销毁的档案，要造具清册，经主管领导批准后由2人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字。第二十二条 建立档案统计制度、对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。第二十三条 档案管理要列入本校现代化管理的整体规划、逐步应用计算机等现代化手段管理档案。第五章 档案的利用和分布第二十四条 档案工作人员应编制必要的检索工具，熟悉所藏档案资料，本校的档案利用上应采取以下措施： 本校内部借阅，应具相应的借阅手续。 对档案进行第二、三次信息加工（如汇编专题资料，编写大事记等）。 外单位借阅必须凭单位证件，并经分管领导批准，一般情况下不予出借。 其他开发形式。第二十五条 建立档案的借阅制度，根据档案的不同密级，确定不同的范围，规定审批手续。第二十六条 加强对保密档案的管理，不得擅自公布档案。第六章 奖励和处罚第二十七条 本校对档案管理工作中成绩显著的处室和个人，给予表彰和奖励。第二十八条 对下列行为之一的处、室或个人，本校应给予批评，责令限期改进，并根据情节轻重、给予处分，造成损失的，要赔偿损失。 对档案管理制度执行不严，可能造成档案摧毁的。 平时档案形成不注意保管，重要材料遗失的。 发现档案破损、变质、下落不明或泄密等情况，未采取有效措施的。