新制度主义理论对企业档案工作制度建设的启示

新制度主义理论对企业档案工作制度建设的启示曾娜2012-11-21 15:25:21来源：档案与建设(南京)2011年6期【英文标题】Enlightenment to the System Construction in Enterprise Archives Work from New Institutionalism Theory【作者简介】曾娜，女，1981年生，天津大学图书馆，馆员，研究方向：网络信息资源管理，天津【内容提要】 论文通过分析企业档案工作制度建设的现状及其存在问题，提出企业档案工作制度建设有待进一步深化，应寻求系统的制度理论为指导。由此，引入新制度主义理论，希望吸收、借鉴其中的部分理论成果，为企业档案工作制度建设提供指导。Through analyzing the present situation and existing problems of the system construction in enterprises archives work, this article pointed out the enterprise should further deepen system construction around archives work and find theoretical guidance. Therefore, we introduced the new institutionalism theory and learned its theoretical results in order to provide guidance to system construction. 【关 键 词】新制度主义/企业档案工作/制度建设New institutionalism/Enterprise archives work/System construction企业档案是企业在生产经营、劳动组织、科技开发、基本建设等各项活动中形成的全部档案的总和，是企业在资产、财务、人力资源、信用、信息和文化建设等方面极为重要的核心资源。加强企业档案工作，不仅可以带动企业整体管理水平的提升，而且对提高经济效益也具有非常重要的意义。要想做好企业档案工作，就必须要建立一套科学的制度，使企业档案管理工作和档案人员的行为规范化、系统化、程序化，这是档案部门乃至整个企业协调、有序、高效运行的有效保证。一、企业档案工作制度建设现状与分析近几年，随着企业档案意识不断提高，企业档案工作日益受到重视，我国的企业档案工作制度建设取得了一定的成果。国家和各级地方政府相继制定了一系列相关的制度、规范，如：国家档案局、国家经贸委、国家计委2002年发布的企业档案管理规定，国家档案局、农业部1998年印发的乡镇企业档案管理规范等。就企业自身而言，许多大中型企业都建立了适合本企业(或部门)发展需要的企业档案工作制度。随着企业档案工作逐步走向规范化管理，在工作制度的制定与落实方面也显现出一些问题：(1)指导不明确。目前关于企业档案工作制度建设问题的研究十分薄弱，企业档案部门在制定其工作制度的过程中，缺乏系统的理论指导，只能以已有的档案管理标准、规范为参考。(2)内容不健全。当前，有的企业档案部门在缺乏深入调查研究的情况下，未能全面分析制度建设的各种要素，单纯为了应付档案工作的检查而制定档案工作制度，其内容繁多杂乱、政出多门、相互抵触、形同虚设，不仅不能起到规范企业档案工作的作用，甚至还会造成负面影响，影响企业档案的完整与安全。(3)修订不及时。有些企业档案部门在其工作内容、人员、环境等发生变化时，不能及时地对档案工作制度进行修订、补充及完善，导致制度滞后。(4)执行不得力。有些企业的领导者经常把自己的权威凌驾于企业制度之上，法治与人治难以达到一种平衡，导致管理工作复杂化，制度很难发挥自身的作用。此外，有一部分企业的档案工作制度的执行程序不完善、可操作性差，导致制度执行没有约束力。(5)监督不到位。对于企业档案部门而言，没有一定的检查和监督工作作保障，制度的落实单纯靠员工的自觉性是很难达到预期效果的。当前，企业档案部门在制订各项规章制度和操作规程的同时，往往忽视了建立与其相配套的严格的检查、监督制度。鉴于上述问题可知，当前关于企业档案工作制度建设的研究还有待进一步深化。企业档案部门应寻求系统的制度理论为指导，结合企业档案工作实际，努力构建一套完整、系统、规范的企业档案工作制度体系，以保证企业档案工作的顺利进行。二、企业档案工作制度建设的理论基础新制度主义理论新制度主义(New Institutionalism)理论产生于20世纪70、80年代，它是从不同的视角对制度进行的全方位研究，其理论与方法被广泛运用于政治学、经济学、社会学等诸多领域。1.新制度主义三大理论新制度主义分为众多流派，最著名的分类是彼得霍尔和罗斯玛丽C. R.泰勒在政治科学和三个新制度主义一文中，提出的把“新制度主义”分为“历史制度主义”、“理性选择制度主义”和“社会学制度主义”。历史制度主义(Historical Institutionalism)倾向于用更宽泛的视角来看制度与个人行为的关系，强调“路径依赖”；理性选择制度主义(Rational Choice Institutionalism)提出了著名的制度创新理论，即当人们认为创设新制度的收益大于因此而招致的成本时，新的制度就会出现，相反，人们就不会冒着风险去创新；社会学制度主义(Sociological Institutionalism)认为一个组织之所以采用一种新的制度实践，是为了提高组织或其参与者的社会合法性，而非提高组织的效率。2.新制度主义理论的基本观点制度(Institution)是新制度主义的核心概念，定义为：“制度是一系列被制定出来的规则、守法程序和行为的道德伦理规范，它旨在约束追求主体福利或效用最大化利益的个人行为。”1从本体论的角度看，制度可分为内在制度和外在制度。内在制度是群体内随经验而演化的规则，包括了历史制度主义和社会学制度主义中的习惯、习俗、文化等形成的认知网络，其特点是实施依靠自律，不需要第三方的强制执行；外在制度是设计出来的，并依赖正式的、有组织的机制来实施，包括了理性选择制度主义以及历史制度主义中的各种正式规则、指令和程序性规则等，其特点是自上而下设计出来，需要第三方来实施。本文研究的企业档案工作制度，是企业档案部门设计制定的用于规范和指导企业档案工作的规则、准则、条例等，属于外在制度的范畴。3.新制度主义经济学新制度主义经济学以罗纳德科斯和奥利佛威廉姆森为代表。制度经济学研究的一般范式是“行为(Behavior)结构(Structure)绩效(Performance)”，即个人在既定制度安排下的产权效率。制度的基本功能是节约交易费用，降低社会的运行成本。三、新制度主义理论与企业制度建设新制度主义理论关注从政治制度到社会制度、经济制度之间存在的差异，是从不同的角度进行制度研究的系统理论。无论是制度学派还是新制度主义经济学都集中了大量的精力用于研究企业制度，强调企业应充分认识制度建设的重要意义，用制度来规范企业行为，为企业制度建设提供指导。制度学派始终将企业组织作为研究重点，研究企业组织内部权力结构的变化及其带来的影响，找寻矫正由企业组织结构变化所产生的不良影响的措施。制度学派对企业组织的研究构成了新制度主义经济学的研究背景。新制度主义经济学同样将企业视为一个重要的研究对象，形成了大量关于企业研究的成果，其中不乏关于企业制度研究的思想、观点。以制度变迁理论为例，制度变迁理论在制度学派和新制度主义经济学理论中都占有重要地位。制度学派十分重视对制度变迁的考察，如康芒斯考察了交易制度的变迁过程，主张在合理目标的引导下能够达到制度的进化。而新制度经济学提出了“交易成本”这一概念，明确指出制度的功能就在于降低交易费用2。其制度变迁理论以交易成本理论为基础，认为变迁过程是效率最大化不断实现的过程，变迁的目标就是不断降低交易成本。对企业而言，一方面通过不断优化的制度来规范企业人员的行为，可以减少工作中摩擦，避免效率损失；另一方面，制度又可以使人们对未来形成较合理的预期，降低生产经营的不确定性。可见，新制度主义理论对于企业制度建设具有重要的指导意义。企业档案工作制度建设是实现企业战略管理的重要组成部分，作为规范企业档案人员工作、行为的准则，建立并完善企业档案工作制度，不仅可以保证企业档案部门中各项工作的顺利进行，而且对于企业的发展和整个国民经济的健康稳定都具有重要意义，是整个企业制度体系中不可或缺的重要内容。新制度主义理论对企业制度建设的诸多理论指导，推动了企业制度的建立、健全和完善。作为企业制度的一个子系统，积极推进企业档案工作制度建设，是建立和完善现代企业制度的重要一环。因此，新制度主义理论对企业档案工作制度建设应该同样具有指导作用。四、新制度主义理论对企业档案工作制度建设的指导作用(1)内容应有效、稳定、开放企业档案工作制度建设应坚持有效性、稳定性、开放性相结合。有效性是指制度内容必须准确、有效。有效的企业档案工作制度，可以提高企业档案管理的效率，遏制管理腐败，增强企业档案工作人员的信心。在坚持有效制度的基础上，制度必须具有相对的稳定性，含混、多变的标准、规范将会严重影响制度的约束力。制度不是人们选择的目标，而是一种惯例。此外，制度是面向一定行为主体制定的一系列规则、标准、程序，其内容必须具有一定的开放性，以便行为主体在开放的环境中通过创新不断适应各种新的变化。(2)权力的合理分配权力是当代社会最根本的诉求，任何制度设计都不可能回避这一事实。历史制度主义特别关注制度在不同的社团组织中非均衡地分配权力的状况，认为制度会给某些个人或社团组织进入决策程序的机会远远高于其他个人或社团。就企业档案工作制度建设而言，在制度制定过程中，应保证每一个相关人员都具有最基本的权力，其权力分配总体上是公平的。但是，由于不同行为主体在企业档案活动中担任不同的角色，决定了这种公平的权利分配只能是相对意义上的公平，在分析不同权力主体的行为空间、收益及其互动关系的基础上，其具体的权力配置必然有所侧重，以便实现秩序与效益的统一。(3)适应周围环境的变化适应(Adaptation)是指个体与环境达到和谐关系的动态过程。企业档案工作制度在制定、执行过程中，可能会受到各种环境因素的影响，包括社会经济环境、企业环境、档案工作环境，导致制度结果往往是不可预测的。因此，企业档案部门在制度建设过程中，必须随时关注环境变化，分析其可能产生的影响，不断调整制度内容，使之适应周围环境的要求，更好地指导、规范企业档案工作。当前许多大中型企业面临改制、改组，企业档案部门必须做好产权变动过程中企业档案的处理工作。例如，南京汽车集团有限公司管理标准企业档案管理3规定：“集团公司及子公司发生资产与产权变动时，由集团公司及发生变动的单位组成专门工作班子，组织对档案进行全面清理，确定档案处置方案，并根据隶属关系向主管和当地档案行政管理部门申报，具体办法按宁档199828号关于国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法执行。”(4)以追求效益为目标历史制度主义强调人追求的是效益和目标最大化，对企业更应如此，实现效益最大化是其始终追求的目标。树立成本与收益观念，不仅体现在各部门的日常工作中，也体现在其制度规范之中。就企业档案部门来说，在制度建立之初，应充分考虑成本与收益的比例关系，其目标是建立一个以最少投入获取最大收益的制度规范体系。具体来说，可以通过制定一些评价指标、标准，定期对制度实施效果进行量化分析，评价其优劣，从而使制度得到及时的修订、完善，实现效益最大化的目标。(5)重视主体的价值社会学制度主义认为，制度是通过提供行为所必不可少的认知模式、范畴和模型来影响行为，它强调一个组织之所以采用一种新的制度实践，是为了提高组织或其参与者的社会合法性，而非提高组织的效率。同样，企业档案工作制度的制定，在追求效益最大化的同时，也不能忽略了行为主体本身的存在价值，即必须体现出各部门及其工作人员在企业档案工作发展过程中的重要作用，充分发挥其主体价值，提升他们在企业中的经济地位。(6)制度激励新制度主义经济学的基本观点之一，就是有效制度的激励作用。其代表人物诺思(North)认为：“制度就是一种激励结构，一种激励制度，好的制度应该可以激励人们发挥他们的创造力，提高他们的生产效率，有效地运用高技术。”4对企业档案部门而言，一个系统、完整、规范的档案工作制度体系的确立，是推动企业档案工作顺利开展的一种有效的激励手段。这种激励可以是物质上的激励，也可以是精神激励，并通过制度内容得到体现。例如，中国科学院企业档案管理工作规范5第七章规定：“企业档案的各项管理工作应纳入相关的岗位责任制，作为企业年度考核的内容之一，并与奖惩挂钩；根据分级管理原则，各级档案主管部门应对企业的档案工作进行考核，考核结果按企业章程作为对公司高级管理人员业绩考核的内容之一；对造成档案损失或在利用档案中给企业造成经济损失负有直接责任者，企业应根据国家档案局档案行政处罚程序暂行规定给予相应的处分，并报院办公厅及高技术产业局备案；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。”(7)制度创新理性选择制度主义提出了制度创新理论，对于推进企业档案工作制度的创新具有重要指导意义。“创新是一个民族