药品批发企业培训PPT.pptx

药品业务流程管理培训,公司培训项目,药品进货质量审核流转规程药品采购流转规程药品入库流转规程药品销售质量审核流转规程药品销售流转规程药品销售退货质量流转规程药品出库流转规程药品直调购销程序直调药品管理汽车送货流转规程本市送货流转规程,五、药品进货质量审核流转规程,购进药品,流程描述1、企业审核（1）首营企业：购进药品时，与本企业首次发生供需关系的药品生产或经营企业。（2）采购中心型供货方索取生产、经营企业许可证和营业执照复印件，并加盖供方企业原印章；销售人员法人委托书原件；销售人员身份证和销售员岗位证书复印件，并加盖供方企业原印章；GMP或GSP认证证书复印件。（3）采购中心对供方企业证照、销售人员资质证明、供方质量体系以及履行合同能力、药品质量、服务等进行审核，填写“首营企业审核表”，采购中心签署审核意见。（4）采购中心将供方资料和“首营企业审核表”提交质量管理部进行审核，审核后质量管理部签署审核意见、审核人、审核日期。（5）根据实际情况，质量管理部会同采购中心对供方企业进行实地考察，考察内容：企业生产、经营范围；生产、经营场所；库房以及质量体系等。企业考察后质量管理部和采购中心共同填写“企业考察记录表”。,（6）质量管理部对审核合格的供应商进行编码，数据录入，编号建档。（7）证照过期或通报停止经营的企业，质量管理部在“客户字典库”中下停止经营指令，待索取新证审核合格或通报继续经营企业，质量管理部在“客户字典库”中下继续经营指令。2、首营品种审核从某一药品生产企业首次购进的药品。（1）采购中心向供货方索取药品生产批件、质量标准、药品检验报告书、药品样品等关资料，审核后填写“首次经营药品审核表”，经手人、负责人签署审核意见。（2）采购中心将品种资料和“首次经营药品审核表”报质量管理部审核，审核合格后，签署验证结论、验证日期及验证人，将“首次经营药品审核表”提交主管领导审核，并签署审核意见。（3）质量管理部对审核合格的药品进行药品编码，将数据录入“商品字典库”中，建立药品档案。,3、首营进口品种：首次购进的进口药品。（1）采购中心向供货方索取进口药品注册证、进口药品检验报告书或进口药品通关单、药品样品等有关资料，审核后填写“首次经营药品审核表”，经手人、负责人签署审核意见。（2）采购中心将品种资料和“首次经营药品审核表”包质量管理部审核，审核合格后，签署验证结论、验证日期及验证人，将“首次经营药品审核表”提交主管领导审核，并签署审核意见。（3）质量管理部对审核合格的药品进行药品编码，将数据录入“商品字典库”中，建立药品档案。4、供货企业、药品审核合格，采购中心签订采购合同（或将纸制合同录入系统内），与供应商签订“质量保证协议书”。5、采购中心在系统内做“采购预报”。6、到货进行验收，系统生成“验收台帐”。7、验收合格的药品入库，采购中心在系统内进行进仓确认，系统生成“购进台帐”。,三、药品采购流转规程,流程描述1、采购员与供应厂商洽谈购进合同。（新增供应商及首营品种填写申请单报质检部审核）。2、合同洽谈成功后，采购员编译电子合同并生成电子采购预报单。3、供应商送货后，由验收员接收药品并按照预报单对药品进行验收，并将验收的结果填写在打印出的验收报告单上，转给保管员。4、保管员确定仓位后，将药品的仓位填写在验收报告单上，转回给验收员。,5、验收员将收集齐全的信息录入系统，生成正式的电子验收信息。采购员依此确认进货。6、采购员依据验收信息，勾销合同，并打印正式的进仓单，记录手工帐后转给财务。财务记在途商品帐。7、供应商提供药品的增值税发票，采购员将发票与入库单进行勾兑，定期将发票集中制作清单转财务记应付帐。8、调剂品种由分公司提出申请，通知采购员，由采购员按采购管理权限与供应商进行药品的调剂。其他流程与药品采购流程相同。9、不备库存的调剂品种，只需验收员填写验收数据及临时仓位。,六、药品入库流转规程,流程描述1、保管员接到验收报告单后，填写仓位并到验收库核对药品，无误后按仓位入库。2、按药品储存要求、剂型存放。3、保管员按批号堆码、立卡、建帐。4、验收员将验收报告单输入系统，保管员入库后确认入库。,九、药品销售质量审核流转规程,流程描述1、业务员向首次销售的企业索取“药品经营许可证、营业执照”或“医疗机构执业许可证”复印件，并加盖销售企业原印章，审核后填写“销售客户审核表”，并签署审核意见、审核人、审核日期。2、业务员将销售企业资料和“销售客户审核表”提交质量管理部审核，审核合格后签署审核意见、审核人、审核日期，进行客户编码，并将客户数据录入“客户字典库”中，对客户资料编号建档。3、客户资料重组、改制名称变更，业务员向客户企业索取“更改变更证明”后，提交质量管理部审核。4、质量管理部审核合格后，进行客户字典库数据维护，对变更内容建档。5、证照过期或通报停业企业，质量管理部在“客户字典库”中下停止经营指令，待索取新证照或通报继续营业企业，质量管理部在“客户字典库”中下继续销售指令。6、客户资料经质管审核合格，业务员方可做销售合同和销售订单。7、开票中心打印“出库票”、“出库清单”，保管部出库、运输部配送确认，系统内生成“出库复核台帐”和“销售台帐”。,七、药品销售流转规程,流程描述1、本市医疗客户流程、商业客户流程、外埠商业客户流程（1）本市医疗客户可以向销售分公司直接电话要货，也可电话通过外勤要货。（2）本市商业客户可以向销售分公司电话要货，或通过外勤要货，也可到销售分公司现款自提货。（3）外埠商业客户要与外勤签订购货合同，再由外勤订货。2、销售分公司（1）销售分公司负责记录本市客户、外埠客户、公司外勤的要货信息，并根据订单、外埠客户订货合同，将信息录入系统，录入信息包括合同日期、合同号、客户、品种、数量、价格（特殊价格需主管批准）。（2）药品批号：信息录入员根据药品的数量和需要可以指定药品的批号，一般按照先产先出库的原则（特殊情况需经过主管批准），如果一个批号不够订货药品的数量，就选择另外批号的药品与其拼凑（拼凑尽量不拆零，仍执行先产先出）。（3）信息录入完毕后，系统中就形成了订单、合同的电子信息。,3、公司开票中心当系统中生成了订单、合同的电子信息，开票中心负责将电子订单打印出来，生成纸制的各类票据。票据种类包括：（1）四联出库票：联保管员存查、联财会凭证、联商品帐联、联随货同行、联运输存查。（2）三联非增值税发票：联存查、联对方结存、联财务应收帐。（3）三联复核清单：联出库复核、联随货路签、联运输存查。当纸制票据打印后，票据中心负责转票：（4）转财务：出库联联，对应非增值税发票联。（5）转保管：出库单联，对应复核清单联。（6）转运输：出库单联，对应非增值税发票联及复核清单联。,4、仓储部、运输部仓库保管员接到开票中心转出的票据后（出库单联，对应复核清单联）开始按照票据中药品的数量、批号备货。等待运输组来提货。运输组司机携带开票中心转给的票据与保管员清点货物。核对正确，装车送货给客户并将客户需要的发票、复核清单交给客户后带回对方签收单。外埠客户由运输组根据实际情况选择铁路、公路等运输方式。5、结算中心结算中心接到开票中心转给的票据（出库票联，对应非增值税发票联）后按照票据记应收帐，并为商业客户开具增值税发票（本市商业客户结账时开票、外埠客户在货物发出后开票）。,八、药品销售退货质量流转规程,流程描述1、客户要求退货，销售员查阅“出库单据监控”系统内容，确认销售客户的品种、批号后，填写“药品销售退货申请单”一式三联。2、销售主管审核、销售经理批准，并在“药品销售退货申请单”上签字。“药品销售退货申请单”一联由销售经理留存。3、销售公司凭批准的“药品销售退货申请单”在“销售退回编辑”系统中做“销退预报”，录入药品编码、生产批号、数量、客户代码、销退原因等项目，将一联“药品销售退货申请单”留存。4、配送中心或销售员凭批准的“药品销售退货申请单”提货，将一联“药品销售退货申请单”留存。5、销退药品到货后进行验收（见“药品检查验收程序”）。6、销售公司在“销退进仓”系统中进行销退确认。,四、药品出库流转规程,流程描述1、保管员接到正式出库票后，按票面核对商品、批号、效期等无误出库。2、保管员按调度要求出库时间及时备货，并按行车路线和单位码放商品。3、复核员按出库清单核对备货商品。4、核对无误后交司机（工人）；核对有误找保管换货并做出记录。5、复核员待付货后，按出库清单在出库系统中确认出库，保管员在出库票上签字并盖付讫章。6、保管员按出库票据处理帐卡。,十、药品直调购销程序,1目的：建立药品直调购销程序，规范药品购销工作。2范围：本程序规定了药品直调购销工作的方法和要求、明确了相关部门或人员职责，适用于公司药品的购销程序。3职责：业务部、质量管理部对本制度的实施负责。4程序：4.1药品直调是指将已购进但未入库的药品，从供货方直接发送到向我公司购买同一药品的需求方的购销活动。4.2药品直调时，业务部应与供货单位签订药品购销质量保证协议书，明确药品质量职责。4.3由药品生产企业直调药品时，由质管部派质管员和验收员会同业务部业务员到现场验收质量合格并做记录后，方可发货。验收时应按我公司制定的验收制度进行验收，同时对供货单位合法资格和质量保证能力进行审核，对药品的合法性和质量状况进行确认。,4.4由药品生产企业直调药品验收合格后，要建立完善的药品购进记录、药品验收记录、药品销售记录，记录保存至药品有效期后一年，但不少于三年。4.5由其他经营企业直调药品时，业务部应与供货单位签订药品购销质量保证协议书，明确药品质量职责。同时对供货单位合法资格和质量保证能力进行审核，对药品的合法性和质量状况进行确认。由其他经营企业直调药品可以委托收货单位代为验收，签订委托验收协议。4.6由其他经营企业直调药品完成后，若委托收货单位代为进行药品验收的，应要求收货单位将验收记录及验收情况通告我司备案，同时业务部应建立完善的药品购进记录、药品销售记录及收货单位代为验收备案记录，记录保存至药品有效期后一年，但不少于三年。,十一、药品直调管理制度,1.制定目的2.建立直调药品的管理规范，保证所有直调药品的质量合格。3.适用范围本标准适用于本公司所有直调药品的管理。4.引用标准药品管理法药品经营质量管理规范及其实施细则药品流通监督管理办法。5.术语及定义：5.1药品直调：是指将已购进但未入库的药品，从供货方直接发送到向本公司购买同一药品的需求方5.2厂商直调：即本公司将经营药品从药品生产厂家直接发运至药品购进单位的经营形式。5.3商商直调：即本公司将经营药品从药品经营企业直接发运至药品购进单位的经营形式。6.职责质管部、采购部，销售部对本标准的实施负责。,7.内容7.1直调药品必须是公司总代理的品种或区域代理品种。7.2除国家紧急调拨、抵御自然灾害、医疗急救等特殊需要或紧急事件时可以直调外，其它情况不得直调。7.3资格审核7.3.1供货企业的资格审核：必须是列入本企业合格供应商一览表的药品生产或经营企业；首营企业应按首营企业审核程序进行资格审核。7.3.2需求方的资格审核：应是列入合法客户目录的经营或使用单位。末列入合法客户目录的应按要求进行合法资格审核合格后才予以直调。7.3.3直调药品的合法性审核直调的药品应是列入公司合格药品目录的品种，如未列入合格药品目录的应按规定对其合法性进行审核。首营品种应按首营品种审核程序执行。不属首营的按进货品种审批执行。,7.4直调药品的质量控制及管理7.4.1采购部应与供货企业签订采购合同，应明确质量条款或签供需双方质量保证协议。7.4.2应与需求方签订产品销售合同。7.4.3质量验收7.4.3.1直调的药品必须进行质量验收。7.4.3.2直调验收视情况可以由本公司专职验收员验收也可以委托验收。7.4.3.3对直调药品进行质量验收时，既可在发货方，也可在收货方。7.4.4.4验收时应对照采购部提供的采购合同、质量保证协议、本公司药品质量验收程序及有关标准进行验收。药品经验收质量合格后，验收员应在直调药品送货单签名，并通知供货企业发货。,7.4.4.5如委托接收单位验收，应与接收单位签订委托验收协议书，由接收单位验收人员对到货药品进行验收，并将有验收员签名的验收记录邮寄或传真回公司存档。7.4.4.6对直调药品进行质量验收时，不得委托其它单位或本单位其他人员代为验收。7.5记录：验收员验收时应做好直调药品验收记录，采购部应及时做好直调药品采购记录、销售部应做好直调药品销售记录，上述记录应保存至药品有效期后一年，但不得少于三年。,一、本市送货流转规程,流程描述1、调度接到出库票后，填制路签、派车。2、