试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略

高校档案信息化建设存在的问题及实施策略本文首先分析了信息化建设中存在的问题，结合这些问题进行理性思考，并提出了相应的实施策略。关键词高校档案信息实施策略一、高校档案信息化建设的主要问题1、文件信息资源比较分散。随着大学信息化的持续发展，学校办公自动化系统的开发，产生了大量的电子公文，这些都要由新型的文件管理系统及时、准确、有效地接收。许多大学档案的文件管理系统没有集成到学校的整个自动化系统中，各部门生成的电子文件资源越来越多，相对分散，信息文件接收工作越来越繁重。2、高校档案信息化的法律问题。在高校档案部门的情况下，相关信息资源管理部门重点保护知识产权的同时，如何向公众提供自己开发的信息资源和如何保护当事人的合法权益之间的矛盾在具体运行中仍然存在很多问题。3、大学档案部门档案网络保密问题。存档信息中的国家秘密、商业秘密、商业秘密、个人信息保护和其他法律法规不得公开的信息是保密的，在存档信息过程中，信息盗用、服务器黑客等大量信息被泄露。4、电子文件的真实性和长期存档问题。电子文件易于复制和篡改，因此实际操作需要使用现有的纸质文件作为凭据。国家发布了电子文件签名法，但将它应用于实际业务还存在很多问题，电子文件的非直接读取、信息和载波分离等，导致存储系统更换带来的数据丢失问题日益严重。二、高校档案信息化建设策略结合高校档案信息建设的误区和主要问题，提出了以下高校档案信息实施策略：1、需求分析调查现有存档资源情况，了解业务部门的实际要求，请求学校部门的支持，必须明确解决这一系列问题，存档信息才能成为可能。要接受其他档案部门的经验和教训，解决档案信息化面临的瓶颈，然后制定需要档案部门、开发人员等共同参与的信息模型。2、确定信息目标确定信息化项目后，要根据现有条件制定实际的信息化目标。这项工作不仅要着眼于现在，还要着眼于未来档案部门的发展和学校信息化水平的推进，制定短期和中长期发展计划。3、信息团队建设大学档案部门进行信息化建设的重要问题还是人。以人为本的人才培养，要把运动队放在工作优先。由于分工和定位不同，信息团队分为经营型人才、研究型人才、技术型人才、业务型人才等多种角色。4、标准和规范建设标准和规范构建是一项重要的基础工作，特别是在现代网络环境中，标准和规范似乎特别需要，如果数据标准不统一，数据收集、处理、保留和以后信息共享将会出现问题。教育部为此制定了学校经营信息标准作为整体标准的核心部分教育管理信息化标准。这包括学校基本情况信息、学生信息、教职员信息、教育管理信息、科研信息、体育和健康信息、办公管理信息、房地产和设施情况信息、仪器设备实验室信息、图书馆管理信息等各类学校。充分满足了我国各级各类学校教育管理信息化建设、各级教育行政部门的信息要求，以及学校和教育行政部门对信息资源交换和共享的要求。5、信息资源系统集成大学有丰富的信息资源，各部门都有自己的信息系统和网站，每年都生成与教育、研究、行政、财务、物流相关的大量数字文档，是非常宝贵的资源。分布在整个校园中的教育网络为信息传播和共享提供了一个自然的平台。(1)学校信息资源整合整合学校各部门所发生的信息资源，调查校内机关、系、党群、物流等部门的信息系统，确定包含各部门信息系统、网站、数据库、照片、视频、电子文档等各种数据的哪些信息具有归档价值。对于学校办公室的OA系统、学生部的学生状态管理系统、科研机构的研究成果管理系统、财务部的财务报表系统、教研室的绩效管理系统等信息系统，这些系统生成的数据将是数字文件。通过前端控制和端到端管理有效地管理创建、使用和故障等过程，实现主动预防性的操作。随着校园网络建设的深入，很多学科、机构建立了自己的网站，各部门的信息也通过网站发布。这种信息不存在纸质版本，因此各部门每次更新网站的时候，最好保留旧网站或收集网站信息。各部门还应要求使用办公软件、媒体编辑工具生成的非结构化文件通过网络或光盘手段定期迁移到存档中。(2)优化收集文件目录藏品数字化活动的成功与否取决于数字化档案馆的社会价值和经济效益表达。对于传统的纸质文件、胶片、磁带等数据，要有选择，分阶段数字化，首先要做好主题选择。数字化对象应首先收集学生状态卡、科研成果、名人记录、历史视频等优质资料，这些资料在数字化正式开始之前必须手工整理，保证其完整性、连续性。否则会给以后的搜索带来很大的麻烦。这些活动集中在集成的业务系统中，通过构建数据库和内容管理系统实现。(3)建立存档信息网络通过分析和调查确认信息来源后，我们必须建立复盖整个学校的存档信息网络，每年定期从各部门接收现有文件和数字文件等预先指定的信息资源，以确保存档持续发展的动力文件信息网络6、实施IT基础架构信息化建设需要网络平台建设、IT设备购买等信息设施，这一部分信息化过程需要很高的成本。对于这一部分，没有不同的文件部门因基础差异、预算差异、工作模式差异等原因可以遵循的规则。我们必须通过提出IT基础架构必须从实际需要开始，并根据需要进行更改的意见，来提出IT行业常见的总体拥有成本(TCO)观点。很多人在购买设备时关注一次性投入，但实际上使用一套设备的支出不止于此，使用时损失、升级、维修等费用，以及设备停机造成的停机也是无形成本。因此，我们必须将重点放在围绕该装置的直接费用上。成本的内容包括软件投入、相关硬件投入、服务购买成本、与此相关的直接人力资源成本、以低成本构建高可用性IT基础架构是未来IT系统部署的主要趋势。随着信息建设的逐步深入，IT系统投资建设的成本效益问题越来越受到重视。在实施和操作过程中利用TCO方法，选择适当的解决方案，从而有效地降低总成本。7、开发集成应用程序平台通过整合信息资源，我们已经建立了自己的信息资源系统，然后开发应用程序平台，将这些原始信息资源视为可用于长期保存和在线利用的数字化信息。我们将应用程序平台分类如下，并应用要求：(1)资源收集系统该系统必须通过区分文件源、文件载体多样性等提供有效、标准化、可执行的收集手段和技术，建立完善的数字收集规范和安全系统。根据学校的实际情况，必须具备两个功能，即通过校园网络完成学校档案部门的电子文件接收，实现收集文件的数字化。同时，采集系统在数字采集过程中必须满足文件数据完整性、可靠性保证的要求。(2)文件资源管理系统文件资源数字化完成后，您将进入文件资源管理系统，该系统为收集的所有数字文件资源提供管理服务，并根据数据完整性、原始性系统地管理大量文件资源，从而为有效查询奠定了坚实的基础。还必须具有标准化来自不同来源的数字文件(电子文件元数据规范、数据交换规范文件的语言格式、数据交换的物理存储介质规范、数据交换的逻辑格式规范等)、记录文件所在元数据(在整个设计、形成、传输、维护工作流程中)的功能，并且能够对分类编号、关键字自动索引、多媒体文件索引、各种存档数据编制索引以及各种主题目录对于结构化数据，您可以使用数据库；对于电子文档、视频和音频数据，您可以通过内容管理系统实现非结构化数据。(3)文件资源利用系统系统整理的存档信息资源通过校园网络发布，提供查询检索服务是存档信息服务的最佳方式，这一阶段可以通过构建存档门户来完成。8、实施存档门户存档信息如何通过校园网络被大众利用，构建门户网站是不可避免的应用方式。由于校园网络的复盖范围，归档部门可以利用服务器和分发平台通过互联网传播数字化的归档信息和共享信息。以下是网站建设经验和措施的说明。(1)散热计划网站建设初期，要制定明确的计划，参考国内同好会网站，此时要与自己的收集资源一起制作几个特色部分。(2)整理信息程序完成后，要相应地收集和整理资料，确认文件信息，并对可以公开使用网络的东西进行二次加工和处理。(3)网站建设站点系统在前台和后台构建。为此，艺术家和程序员必须合作，通过编程语言实现一般功能，如信息发布、信息查询等。在实际应用程序中，网站内容管理系统是一个有效的管理工具，它可以有效地连接和集中管理非结构化数据(如文本、图表和媒体)。(4)信息披露网站的发布平台建立后，需要输入和完成内容，这将成为存档部门的日常工作。9、存储系统体系结构如果说计算机和服务器的价值在应用程序中，那么当然使用数据作为应用程序的载体是最重要的，这是归档信息化的最终输出。数字化的存档信息最终必须保存在存储设备上，如果数据被破坏，信息建设的结果将被破坏。我认为可靠的存储系统是文件信息的根本保证。(1)存储分类根据存储连接方式的不同，典型的存储分为以下三类：DAS:直接连接存储和服务器NAS:存储直接访问现有TCP/IP网络SAN:集中各种存储设备，形成存储网络并集中管理存储类型优点缺点DAS经济实惠，连接方便数据分散、利用率低、管理不便NAS利用现有IP网络，易于使用无法实施块存储，仅适用于文件存储SAN高可用性、可扩展性如果价格昂贵，就必须部署光纤网络传统存储的DAS不再满足集中管理的需要，NAS和SAN的优缺点也更加明显，但是iSCSI SAN的诞生通过IP网络发送SCSI命令和数据，探索了在网络上传输块的可行方法。(2)信息生命周期理论和分层存储数据创建、修改、发布、利用和删除/存档的生命周期在整个生命周期中具有不同的利用价值，如何在存取性能和存储成本之间取得平衡，以最低的成本实现信息的最大价值？信息生命周期管理(ILM)是一种新的信息管理方法，它将信息有机地拆分并分层，以便优化信息可用性、存储资源和应用程序性能，从而跨整个生命周期管理不同的业务数据。不同的存储设备和介质是分层存储的基础，可以根据信息的重要性和存取频率将它们保留在不同的存储设备(如磁盘、磁带和光盘)和介质上。(3)验证存储系统以iSCSI为基础的IP SAN作为信息资源的存储系统通过交换机连接应用程序服务器、磁盘阵列、磁带驱动器等设备，实现了数据的集中管理和备份，并且在将来条件许可的情况下，可以完全实现基于现有的远程异地灾难备份。10、信息安全政策(1)信息安全现状缺乏必要的投资，阻止不了病毒攻击。大学档案部门的资金不足，很难确保必要的安全投资。还使用了单独型防病毒软件。这种软件对利用网络漏洞传播的“冲击波”等恶性蠕虫病毒完全没有效果，一旦中毒，都只能单独管制，严重影响了业务运营安全装置维护不当。对于防病毒软件或防火墙，日常更新维护至关重要。缺乏经验丰富的网络管理员，很容易推迟设备的日常维护，如果防病毒库不能及时更好地形成，或者网络安全设备本身存在漏洞，那么总体安全就有风险。员工行为不规范导致病毒感染。如果没有建立适当的安全系统，员工的承诺不足，从互联网下载软件、电影和音乐，使用聊天软件，访问不良网站等，都会给整体网络安全带来风险(2)应对策略技术级别：部署或培训网络版本防病毒软件、硬件防火墙、合格网络管理员制度水平：建立严格的安全制度，杜绝非法经营管理级别：持续维护、定期升级、及时发现潜在问题二、结论目前，很多大学正在以信息资源为基础，基于计算机系统和网络整合校园信息(如教育、科学研究、管理、办公室等)，进行“数字校园”建设，以充分利用教育资源，档案部门可以利用此有利条件将文件管理软件加入电子学校系统，并使用可以用更少的努力取得更多效果的数据界面对接现有系统。或者，您也可以在电子学校系统中单独部署文件管理模块，利用学校系统的硬件和软件资源对文件进行逻辑归档，从而降低软件开发和硬件维护成本。档案信息建设是一项广泛的系统工程，包括有序整理档案信息资源、建立档案信息数据库、建立档案信息网络、开发利用档案信息资源、建立档案信息人才队伍、促进档案信息资源开发利用的政策规定、标准开发等，实施了档案工作概念和传统工作方式的一大革命