档案管理规定(修)

标准化管理手册档案管理制度1为加强公司档案管理，规范各类档案资料管理工作，特制定本制度。2本制度适用于高扬投资控股有限公司（以下简称集团）及所属各子公司（以下简称子公司）的档案管理。3 档案管理的基本原则31公司对档案实行集中统一管理的原则，以确保档案的完整、系统、准确、安全和有效利用；32档案管理工作应列入公司领导议事日程和公司各项管理工作中；33档案工作应纳入公司的发展规划，纳入各项管理制度和工作程序；34档案工作应与各项活动实行同步管理：a下达项目任务的同时提出文件的归档要求；b检查项目进度的同时检查文件形成积累情况；c项目完成时，同时检查项目档案的完整、准确、系统情况。 4 档案管理体制集团档案室负责公司档案工作管理。各子公司配备档案管理人员。5 职责51档案室的职责511负责制定公司档案工作的管理规定和标准；512负责接收、整理、保管公司各类档案；513负责公司档案信息资源的开发与利用工作。52各有关部门的职责公司各有关部门负责工作过程中文件的形成、积累、整理，并按规定向公司档案室移交归档。6 文件的积累61在研发、经营、管理等活动中形成的各类文件由业务主管部门按各档案管理规定细则进行积累。62在阶段工作检查的同时检查文件形成、积累情况。7 文件的归档71归档要求711归档的文件必须完整、准确、系统，能基本反映工作活动的原貌，并按规定签署；712归档文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档；归档文件一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的按一式两份归档；713归档的文件必须纸质优良、字迹工整、图形照片清晰、录音录像效果良好；凡手写部分应使用碳素墨水或中性笔，不得使用圆珠笔和铅笔；传真件须采用激光或喷墨打印，不得将热敏纸传真件存档；714两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件；715档案归档应填写卷内目录，标明文件作者、文件标题、成文日期等项目内容；716档案卷宗须装订整齐、牢固，卷内无任何金属物，填写备考表，注明保管期限； 717全部案卷组成后，编制统一全宗编号并逐卷登记案卷类目，同时按问题和文件形成时间顺序，按照一定规律进行排列，方便文件查找。72归档范围各类文件的归档范围参照档案管理规定细则。73归档时间各类文件的归档时间参照档案管理规定细则。8. 档案移交程序8.1文件形成部门应就归档文件填写档案交接登记表一式两份，随同已收集整理的文件向行政部（综合部）档案室移交。8.2档案管理员接收归档文件时应认真核对，并检查档案质量。双方在档案交接登记表)签字后各保留一份。9 档案的保管与利用91对档案室中档案柜和档案的排列进行规划；92对接收的文件应认真进行系统整理、登记、上账；93做好档案室日常环境的控制，并对档案进行不定期检查，保证档案内容和载体的安全；94严格按照借阅制度办理借阅手续，做好服务工作。10 奖惩101对于认真做好文件形成积累、积极按规定归档和大力支持档案工作的部门和个人，要给予表彰和奖励；102在阶段检查文件积累情况时，对文件未积累或积累不完整、不合格者要提出批评、责令改正；在按规定应归档时，对不归档或归档不完整、不准确者，要责令限期改正，越期未归档的项目，将按越期天数给予处罚，直到完成归档为止；103对借阅档案，逾期未归还者，将按越期天数给予处罚，直到完成归档为止；对于借阅档案期间造成档案实体损坏的，是损坏程度，将给予处罚。10.4有下列行为之一,据情节轻重,给予50500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任: a毁损,丢失或擅自销毁企业档案 b擅自向外界提供,抄摘企业档案 c涂改,伪造档案 d未及时上报归档或管理不善的档案管理者 11. 本规定由集团行政部负责解释，集团行政部及子公司综合部负责监督执行。12. 本规定自公布之日起执行。集团以前制定的类似制度或规定与本规定有冲突的，依照本规定执行。 档案借阅管理细则 1 借阅原则11公司档案室保存的档案是全公司员工在研发、生产和管理活动中形成的真实记录，是公司的宝贵财产，其产权属于本公司所有，一般只供本公司在职人员借阅使用； 12公司档案室一般只提供档案的副本进行借阅，具有凭证作用的档案应严格按照借阅规定借阅档案原件；13凡是从档案室借阅的文件和档案不得转借他人或私自复印；14员工在岗位调动和离职时必须将原来从档案室借阅的档案归还档案部门；15公司档案室保管的各类档案必须严格按照档案的借阅范围和要求借阅。2 借阅范围21公司员工可借阅秘密级档案副本和本人业务范围内的机密级档案副本；22机密级档案副本的借阅必须由归档部门主管批准，方可借阅；23绝密级档案副本的借阅必须由公司授权负责人批准；24具有凭证作用的档案必须借阅原件时，必须由公司授权负责人批准。3 借阅规定31 借阅档案需必须填写档案借阅申请表，由部门负责人签字后借阅； 32 档案借出应当天归还，需长时间借阅，需由相应主管人批准；33借阅的档案要注意保密和妥善保管，不准随意拆页、撤页，不准在档案上勾画和涂改，不准私自复印、摘抄；34借出的档案在收回时，由档案管理员检查后，在档案借阅登记表中签字确认。 档案归档范围细则公司在筹备、建设、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入档案收集范围，包括文本资料，电子记录资料，声像资料和实物资料等。1经营决策类：企业发展规划、经营战略决策等文件；董事会、监事会、股东会记录、工作报告、决定、决议等文件；经营管理计划、总结、报告及计划调整等材料。2资产管理类：项目投资规划等文件；企业证照、资质、股权、房产、土地等的权属登记等材料；股权变更、收购、转让的请示、批复、协议等文件；产权变动的请示、批复、协议等文件；企业资产管理、登记、统计、交接以及清产核资、资产评估等材料。3行政文秘类：政府机关、行业主管部门来文、上级领导题词、指示、讲话等文件材料；公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书函件；下级机关上报的工作计划、总结，报告、请示等文件；办公会、专题会、工作例会等会议通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议纪要、简报、记录等材料；企业编史修志方面如大事记、机构沿革等文件；企业制发的各种规章制度等。4企业资信类：企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书、企业获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励等企业信用资料；企业标识、商标标识方面的材料、专利、商标和其他知识产权方面的申报、证明等知识产权方面材料。5经济合同类：对外签订的经济合同、协议书等文件材料；项目开发、工程建设、商品房销售、商铺租赁合同、协议、承诺书等材料。6法律事务类：法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件；案件、纠纷及公证事务调查过程形成的文件及结论性材料；一般法律事务工作文件等；7人力资源类：员工劳动合同、劳动合同补充协议；社会保险申报材料；管理人员任免、职工奖励处分的文件材料；员工招聘、入职、转正等人事档案；劳动、工资、福利方面的文件材料；员工学习培训文件资料。8项目建设类：项目调研、规划、立项等文件材料；建设用地、勘察、设计、招投标与合同等文件材料；施工、监理、质量、竣工验收等工程管理文件；设备采购计划、方案、合同、验收等资料。9市场管理类：市场定位、业态规划资料；招商政策、推广营销计划等文件；商铺租赁、物业管理合同、协议等资料；客户调查、商户档案、合作商（客）户资信材料；市场消防、治安管理文件资料。10财务管理类：财务管理文件资料、会计凭证、会计帐簿、财务报表等财务材料；固定资产管理文件资料；审计意见、审计报告及批复等资料、专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材料。11其他需要归档的文件资料：宣传或反映本公司重要活动以及在外学习、考察时的影像音资料；本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品、牌匾，包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。档案归档时间细则1.行政管理、经营管理文件应在办理完毕后的次年三月份前归档。2.项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档。3.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档。4.外购设备文件应在接收后即时登记归档。5.员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后一周内归档。6.会计核算专业材料应在会计年度终了后由财务部门整理归档，保管一年后向公司档案管理部门移交。7.电子文件应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。8.磁带、照片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。9.更新、补充的文件，企业内部机构变动和员工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。档案的长期保管细则1. 保管期限公司档案的保管期限分为永久和定期两种。定期保管档案的年限又可根据其参考利用价值分为长期（30年）和短期（10年）。 1.1凡是记录和反映公司主要经营管理活动，中心工作和基本历史面貌的，在维护公司权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值，对公司有长远利用价值的各种文件材料应定为永久保管；1.2凡是记录和反映公司经营管理活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值，在维护公司权益方面具有凭证性价值的文件材料，应定为长期保管；1.3凡是记录和反映公司日常性工作，在较短时间内对公司工作有参考利用价值的文件材料，应定为短期保管；2.保管要求2.1档案的存放地应当安全，做好防火、防盗、防潮、防虫、防损、防尘工作。2.2任何个人或部门不得擅自销毁档案资料。2.3非永久性档案销毁期满，由档案管理人员对确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经集团批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。档案的密级划分细则1. 公司档案密级分为四类：绝密、机密、秘密、普通。1.1绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，如果泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的档案资料，主要包括：a公司股东会、董事会、监事会形成的会议记录；b公司各种权利证照、可研报告、勘探报告、项目方案、地质资料等。1.2机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到严重损害的档案资料，主要包括：a会计凭证、帐簿、财务报表及其它应当保存的会计核算专业资料；b 公司大事记；c 生产运营过程中形成的所有合同、协议。d 公司范围内工程项目图纸、预、决算报告等。1.3秘密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系，如果泄露会使公司的安全和利益遭受损害的档案