特种载体档案管理规定修改

Q/ZNQ/ZN -2010 特种载体档案管理规定2010-03-23实施2010-03-23发布浙 江 省 能 源 集 团 有 限 公 司 发布Q/ZN -2010前 言为了深入开展“规范化、集约化、精细化”的管理，更好地贯彻执行浙能集团基本建设的方针和目标，切实加强对浙能集团基本建设中形成的有保存价值的声像、磁声载体及实物档案的管理，更好地利用各门类的档案，进一步提高浙能集团基建项目管理水平，特制订本规定。本标准由浙能集团工程部提出。本标准由浙能集团工程部归口。本标准起草部门：浙能集团工程部。本标准主要起草人：冯杰。本标准初审人：王瑾、李华君。本标准会审人：谢尉扬。本标准审核人：郑晓康、柴锡强、刘克萍。本标准审定人：柯吉欣。本标准批准人：沈志云。本标准由浙能集团工程部负责解释。3-198特种载体档案管理规定 1 范围本标准规定了工程建设项目特种载体档案管理程序，明确了特种载体档案的收集、整理、编制与归档的要求和办法。本标准适用于浙能集团全资和控股的新、扩、改建的电力工程项目及控股公司协议委托浙能集团管理的电力工程项目，非电力工程项目可参照执行。各单位在执行过程中发现的问题或建议可随时告知浙能集团工程部。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。中华人民共和国档案法GB/T11821-2002照片档案管理规范GB/T17678.1-1999电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范3 总则 3.1 为了对有保存价值的声像、磁性载体及实物档案加强管理，更好地利用各门类的档案，依据国家有关部门颁布的规范，特制定本管理规定。3.2 项目公司负责各类活动中形成的照片、录像、光盘等特种载体的收集、整理及移交工作。各项目公司在工程管理中形成的各种载体档案应及时归档，任何单位或个人不得据为己有。3.3 为避免特种载体档案档号与文书、科技等其它门类的档号出现重复，特种载体档案的档号中将引入代号以示区别。特种载体档案的代号统一为英文字母大写字体。如下： 照片档案代号Z 录像带档案代号L 录音带档案代号Y 光盘档案代号G 磁盘档案代号C 实物档案代号S 软件档案代号R 4 术语和定义4.1 特种载体档案特种载体档案主要指工程项目在建设中直接形成的、对本单位具有保存价值的、除纸质载体以外的其它载体的历史记录。在现阶段主要有：照片、胶片、磁盘、磁带、光盘、软盘及实物等。4.2 照片档案国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。4.3 磁性载体文件 磁性载体文件系指以磁性材料（如光盘、软盘、磁盘、录音带、录象带等）为信息载体的文件。4.4 磁性载体档案 磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。4.5 软件 软件系指计算机程序和相应的数据及其它文件，包括固件中的程序和数据。4.6 软件文件 软件文件系指软件的书面描述和说明。它规定了软件的功能、性能、组成及软件设计、测试、维护和使用方法。4.7 保管单位 保管单位系指一组具有有机联系的、价值和密级相同或相近的文件材料的集合体。本标准规定的保管单位形式为盒、盘等。5 职责5.1 项目公司5.1.1 负责编制特种载体档案编制办法5.1.2 负责收集、整理、编制特种载体档案5.2 施工单位负责收集承建项目相关的特种载体档案，与工程竣工档案一起移交项目公司。5.3 监理单位负责收集项目建设过程中监理活动相关的特种载体档案，与工程竣工档案一起移交项目公司。6 管理内容和方法6.1 照片档案管理办法6.1.1 照片档案的收集6.1.1.1 收集范围1） 反映工程项目原貌，从奠基、开工典礼、工程建设施工过程（特别是隐蔽工程的施工过程）、竣工落成典礼、试生产等全过程建设活动的照片。2） 上级领导视察、检查工程项目形成的照片。3） 反映本项目主要职能活动、重要工作成果和历史面貌的照片。 4） 本项目组织或参加的重要外事活动的照片。 5） 记录本项目重大事件、重大事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象影响工程的照片。 6） 其他具有保存价值的照片。6.1.1.2 收集的照片反映主题要突出，同一主题、同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档，克服有片必档的现象。6.1.1.3 对于用数码相机拍摄的照片，除把数码数据刻录到光盘上归档外，对照片应冲洗成纸质照片同时归档。 6.1.2 归档时间和要求6.1.2.1 对具有归档价值的照片一般要求随时归档，摄影者或承办部门及时对照片进行收集、整理，并向档案部门归档。对工程项目形成的照片，各参建单位可在工程项目竣工后集中向项目公司档案室移交归档。6.1.2.2 归档要求：照片、底片、文字说明三部分齐全；底片与照片的影像应一致。数码照片底片以电子版刻光盘归档。说明应由照片的拍摄者撰写提供，说明内容应包括六要素：摄影时间、地点、照片反映的事由、背景、人物及摄影者姓名。6.1.3 照片档案的整理6.1.3.1 照片档案整理的原则：有利于保持照片档案的有机联系；有利于保管，有利于查找利用。照片档案的底片、照片应分开存放，其保管期限分为永久、长期、短期三种。 6.1.3.2照片的分类应按保管期限-年度(或单位工程)-问题进行分类，分类方案应保持前后一致，不应随意变动。6.1.3.3 照片档案在同一保管期限下可采用：年度+Z一册号一张号，年度用四位阿拉伯数字表示，保管期限可用Y/C/D对应永久、长期、短期表示。其中施工单位随竣工档案移交的照片可按如下编号：工程项目代号+单位工程编号+序号，如某电厂1期3号机第8个土建工程第4张照片：0103-804Z.008-004。6.1.3.4 照片与文字说明一同整理和存放，一般应以照片的自然张为单元编写说明。一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明，其单张照片说明可以从简。单张照片为一个单元，其照片的说明可写在该照片的右侧、左侧或正下方书写。组合照片说明可放在第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。 6.1.3.5 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列，并在照片册中予以说明。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。6.1.3.6 单张照片说明说明应采用横写格式，分段书写。其格式如下： 题 名：（简明概括、准确反映照片的基本内容）照片号： 底片号： 参见号： 时 间：（照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日，如）摄影者：（一般填写个人，必要时可加写单位）文字说明：（综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。）6.1.3.7 大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。6.1.4 底片的整理6.1.4.1 底片的编号底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，与照片号一致，刻录成光盘保存，光盘内应有底片目录和册内备考表。6.1.5 照片册、底片光盘的封面照片册的封面印制“照片册”字样。底片光盘上印有“底片盘”字样。照片册册脊背一般用标签机打印，用红底黑色字样标签纸（BLACK ON CLEAR TAPE）打印内容，底片光盘用红底黑色字样标签纸打印内容，底片盘编号按光盘档号编制办法编制。 6.1.6 册内照片、底片目录册内照片、底片按组登记，目录见附表A。6.1.7 册内备考表册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置，详见附表B。6.1.8 照片档案的保管6.1.8.1 底片光盘应使用无病毒的可读光盘，6.1.8.2 照片册照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其PH值应在7.29.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。6.1.8.3 贮存柜架照片应在能关闭的装具中保存，柜架应采用不可燃烧、耐腐蚀的材料，无挥发有害气体促使照片老化或褪色的材料。底片光盘应贮存在消磁柜内，防止数据破坏。6.1.8.4 温度、湿度要求照片推荐的贮存最高温度和相对湿度如下：类型中期贮存长期贮存最高温度/相对湿度/%最高温度/相对湿度/%黑白照片252050183050彩色照片25205023040注：1.中期贮存是指照片在表中规定温湿度条件下至少能保存10年。长期贮存是指照片在表中规定温湿度条件下至少能保存100年。2.推荐值内较低的温度和湿度环境更能延长照片的寿命。6.1.8.5 照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境：24小时内温度的周期变化不应大于2，相对湿度变化不应大于5%。中期贮存环境：24小时内温度的周期变化不应大于5，相对湿度变化不应大于10%。6.1.8.6 所推荐的温度、湿度条件，应在各单独的贮存器具内或整个贮存室内加以保证。6.1.8.7底片光盘、照片贮存的温湿度与提供利用房间的温湿度若存在较大差别，应设缓冲间，在缓冲间过渡几个小时。6.1.8.8 空气调节和净化要求1） 空气调节要求为保证存库的温、湿度条件，应配备独立的空气调节系统。贮存库的气压应保持正压状态，以防止外界空气渗入。2） 去湿应选用恒湿控制的自动制冷型除湿机，加湿应选用可控式加湿机，不应使用水盆或饱和化学溶液，以免导致湿度过高。3） 空气净化要求 进入贮存室或贮存柜的空气应首先经过机械过滤器过滤，以免空气中的固体颗粒擦伤胶片或与胶片起反应。过滤器宜采用干介质型，应不可燃，其捕捉率不应低于85。 应使用洗涤或吸收等空气净化装置,去除空气中的二氧化硫、硫化氢、过氧化物、臭氧、酸性雾气、氨和氧化氮等气体杂质。 油漆的挥发气体是一种氧化污染源，应控制使用。若贮存环境新刷油漆，应在三个月后投入使用。对其他存有污染源的新贮存环境，亦应搁置一段时期后再投入使用。 硝酸片基胶片会释放出有害气体，因此，不应与其他胶片同处存放，也不应与其他胶片使用同一通风系统。6.1.8.9 库房有关要求库房条件和防火、防尘、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求，应符合JGJ 25-2000的规定。6.1.8.10保管要求和措施1） 贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则。2） 照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。3） 接触底片的人员应戴洁净的棉薄手套，轻拿底片的边缘。4） 照片册应立放，不应堆积平放，以免堆在下面的照片受压后造成粘连。5） 珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。6） 每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。若温度、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等），亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。6.2 磁性载体档案管理办法磁性载体档案包括：光盘、软盘、磁盘、录音带、录象带等档案。6.2.1磁性载体文件的积累6.2.1.1 磁性载体档案应一式二份，与相关纸质文件同时积累并登记。6.2.1.2 同一盘内有多个文件时应建立文件目录清单（见附表C）。6.2.1.3 磁性载体文件的更改单、版本更新通知都应该积累和登记。6.2.2 磁性载体文件的归档要求6.2.2.1 磁性载体文件由各形成单位、部门整理编辑，并及时向项目公司档案部门移交。6.2.2.2磁性载体文件必须是可读文件，必须在有关的设备上演示或检测，运行正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。6.2.2.3 各种载体的性能质量应合格。6.2.2.4 同一项目同一类别的磁性载体文件应贮存在同种磁性载体上。6.2.2.5 应将磁性载体文件目录清单与磁性载体档案一同归档。6.2.2.6 磁性载体文件应由文件形成单位、部门编制归档说明。1） 光盘、磁盘、软盘需简要说明带（盘）中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。2） 录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。同时，还应归档一套可供借阅的备份录像片。3） 录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。6.2.3 磁性载体档案的管理6.2.3.1 磁性载体文件的归档工作应执行国家、单位的有关规定和本标准规定。6.2.3.2 磁性载体文件的归档与管理应遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，由各项目公司的档案部门归口管理。6.2.3.3 磁性载体文件管理应重视磁性载体的选择，禁止使用劣质光盘、软磁盘、磁带、录像带、录音带作载体。6.2.3.4 磁性载体档案号由工程项目代号加“载体代号”、保管期限、序号组成，如某电厂1期3号机组第4个永久光盘档案的号：0103G-3-4，并编制同类载体档案的检索目录（见附表D）。6.2.3.5 应将归档的一式二份磁性载体档案中的一份作为保存件，不得外借。6.2.3.6 各项目公司档案部门应建立磁性载体档案的借阅制度，严格执行借阅审批手续。6.2.3.7 借阅和归还磁性载体档案时，按规定进行质量检查、验收。6.2.3.8 归档的磁性载体档案必须贴上标签。6.2.3.9 光盘盒、磁带（软磁盘）套、盒上需标注带（盘）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。6.2.3.10 录像带盒上需标注带编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识。6.2.3.11 录音带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。6.2.3.12 在贮存磁性载体档案的同时，应保存有关磁性载体档案的文字资料，内容包括：写操作日期、系列号、文件号、记录密度模式、当前目录、状态、生产者鉴定、使用日期及其它一些需要著录的内容。不得用铅笔或水溶性墨水写作。6.2.3.13 磁性载体档案应放置在防磁柜中保存,库房条件应满足国家规范。6.2.3.14 磁性载体档案每年应抽样检查，特别是对于易损坏的载体档案，每10年可复制翻新一次。6.3 实物档案的管理办法6.3.1 实物档案的范围与收集6.3.1.1 实物档案，是指本单位在生产、科研、社会活动中所收集的以实物为形式的具有保存价值，史料价值及凭证作用的物体。它从一个方面、一个角度反映了本单位的历史和事件的进程，各级部门都要摒弃只有文件材料才是档案的错误观点，深刻的认识到实物也是本单位档案的一块重要组成部分，要重视、加强对实物档案的收集、保管工作，使档案更加完整齐全。6.3.1.2 实物档案主要包括：奖状、奖牌、奖杯、奖章、锦旗、证书以及各种花瓶、雕塑、字画、匾等等。6.3.1.3 实物档案收集：各单位应依据中华人民共和国档案法，结合本单位的实际情况，制定实物档案收缴制度，对实物档案的收、缴要落实到部门及专人。以确保实物档案的完整、齐全。6.3.2 实物档案的归档时间及要求实物档案一般应做到随时归档。如遇特殊情况，可视实际作适当调整。6.3.3 实物档案的分类与编号6.3.3.1 分类1） 实物档案属特种载体档案，为区别其它门类的档案，在实物档案的档号中将引入实物档案代号“S”。2） 由于实物档案品种门类较多,同时考虑到各品种门类存放地点不同,所以实物档案的档号中引入“类别代号”以示区别。类别代号如下：奖状01奖牌02奖杯03奖章04锦旗05证书06其它07 （包括：花瓶、匾、字画、钟、雕塑等）6.3.3.2 编号：实物档案以工程项目代码加“实物档案代号S”、年度、类别代号、流水号方式编号。实物档案的归档号组成为：工程项目代码加“S”年度（四位数）类别代号（01、02、0307）序号（1开始）举例说明如：2009年度某单位一只关于“安全文明单位”的奖杯，它是本单位今年第四只奖杯，它的编号即为：0100S-2009-03-46.3.4 实物档案管理6.3.4.1 实物档案目录。实物档案应编制“实物档案目录”(见附表E)，实物档案目录将以年代时间为序先后排列。6.3.4.2实物档案标签。实物档案应制作标签。标签统一使用电脑标签印字机打印。标签尺寸尽量统一：高度24mm，宽度自定。标签内容实物档案编号。6.3.4.3标签粘贴位置：实物档案标签贴放的位置应视