物业公司会议管理制度

房地产公司会议管理系统1、目的：为了进一步规范公司会议管理，做好上级下级信息通报工作，在各部门之间迅速有效地传递公司信息资源，提高公司运营水平，有效地实施会议内容和约定事项，特别制定了本制度。2、服务范围：该系统适用于公司的内部会议管理。(每个项目的内部会议管理规范由项目自定义，并在看到总经理批准后实施)3、管理权限：3.1总倾听负责公司会议的调整及本制度的执行监督。3.2会议由拟人或主办职能部门负责会议的组织工作，有权对违反本制度的行为给予处罚。4、会议分类：序号类别会议名称主题/特征兼职与会者1公司公司定期会议固定时间，固定报告程序，尽量解决当场提出的问题。一个月两次，每月15日和30日举行公休日顺延每个项目/职能部门主管2公司动员会发言固定，没有讨论程序临时相关工作人员3公司研讨会对某个主题或问题进行讨论或讨论不一定有结果临时相关工作人员4公司感情/审查会对某物的价值、性能、质量的识别必须有结论临时相关工作人员5公司专题会为了某个主题而打开，必须有结论临时相关工作人员6公司平会一般在年末或主要活动结束后举行临时相关工作人员7公司总结会上一个任务，研究，部门下一步任务摘要临时相关工作人员8公司报告会下级向上级或有关人员报告工作情况临时相关工作人员9公司调解会任务准备、人员派遣、设备材料情况重新部署临时相关工作人员10项目项目行政定期会议每个项目，固定报告程序每周运行一次，按计划运行项目经理，项目部门主管每周：公司会议日程需要提前或延迟等特殊情况下，总是会提前通知。会议要求：5.1，制作会议记录。公司会议记录应由专人记录和管理，会议记录负责会议协议事项的监督和督促，监督和督促会议主管人员。(:)必要时，应会议主持人的请求配置会议备忘录，使所有人可以一起运行。月末总倾听将检查会议记录和实施情况，作为审查当事人工作的依据。职能部门特别会议也指定人做会议记录。5.2、注重会议质量。在各种会议主持人会议之前，要与与会者充分沟通，倾注心血。提出解决所讨论问题的原则和方法，并对此负责。各种会议都需要具体定量的回答，包括有效的数据说话、分发工作、是否执行、为什么没有完成或没有完成，防止和杜绝空洞或一般化。5.3、为会议效果而努力。会议商定的事项，安排的工作任务，提出的方法措施，会议负责人要根据实施要求，层层贯彻，一定要对直接执行人是什么，为什么，如何，对重复工作确定制度形态，努力做出各会议的具体成果。5.4，严格的会议纪律。会议管理是保证会议质量的措施。与会者要通过有机的准备工作，慎重准备，按时参加会议。会议具体时间、地点由会议主持人决定，会议议事录人事先通知。一般来说，出席者不能缺席或指定他人的代表，如果因个人紧急事件需要休假，应向会议主管申请休假，同时指定负责职务的人。6、内容管理：6.1规划和协调会议6.1.1到每月28日为止，全体倾听者应与各项目合作，确定下个月预定的项目定期会议，经统一报告总经理批准后，联合公司定期会议应编制月度会议计划，并在月底之前分配给各项目/职能部门主管。6.1.2如果总运营包含在计划的项目定期大会中，需要修改期间或在特殊情况下需要准备新的临时定期会议，项目应提前2天向总部请求调整会议计划。6.1.3次约定的原则是：次定期大会，局部服从全体，例行会议的服从。公司定期会议、公司临时会议、项目定期会议、项目临时会议等各种会议的优先顺序。因处理突发事件而召集的紧急会议不受此限制。6.2会议的安排6.2.1会议通知遵循以下规定：1、每月会议计划表中已包含的会议，月中没有调整，不再通知，各项目按计划表直接通知参加者。2.适用于以下情况之一：“谁提议，谁通知？”根据原则通知会议：(一)未列入每月会议计划的临时会议；(2)纳入每月会议计划，但需要对会议主题、需要准备的会议信息、会议准备等进行特别说明。(三)认为拟人必须另行通知的其他情况。3、会议通知期限一般要提前一天以上，通知对象为参加者、会务服务提供部门。4、会议通知一般是电话通知。但是，需要对会议主题、需要准备的会议资料、会议准备等进行特别说明的会议，应通过会议通知书面通知。涉及很多部门和与会者的大规模会议，主管部门还应安排详细的会议计划通知相关部门。6.2.2会议的其他安排遵循以下规定：1、会议提案部门应提前准备会议材料，包括会议议程主题、提案、报告材料、计划草案、决议草案、参加者需要提交信息等。2、俱乐部根据会议提案部门的要求，提前准备会议准备工作，如会场布置、座位、会议设备、汽车车等会议所需的各种设施、用品等；3.公司总部举行的企业级会议会务组织统一回家承担总责任。4、在各项目/职能部门公司总部举行的会议需要公共场所，因此，事先向会议室管理部门(俱乐部)提交工作联系人名单，由会议室管理部门(俱乐部)协调。6.3次会议的组织。6.3.1会议的组织遵循“谁提议，谁组织”的原则。6.3.2会议主持人必须遵守以下规定：1、主持人应在会议前5分钟到达会场，检查会议实施情况，做好事前准备。2、主持人一般在会议开始后，应将会议主题、议程、解决问题和实现目标、推进议程中需要注意的问题等进行必要的说明。3.会议进行期间，主持人应有权根据会议进行的实际情况，及时采取必要措施，限制声明的时间，停止与主题无关的发言，以确保议程的顺利推进和会议效率。4、属于讨论、决策问题的会议，主持人应引导会议的结论。要集体表决的事项，必须归纳复述，及时提交参加者，表示意见。对未解决的问题也要得出结论，对后续措施诱导会议。5、主持人必须将会议决议事项付诸实施的程序、实施者(部门)、标准及时间到达等会议后的后续措施明确地传达给与会者。6.3.3与会者应遵守以下条款：1，按时到达，必须在会议签到表签名。2、会议陈述要简明扼要，主题要缩小。3、遵循会议主持人的议程控制要求。4、作为工作安排性质的会议原则上不在会议上发表讨论性发言。5、遵守会议纪律，会议期间手机要保持沉默，原则上如果不允许接电话，请离开会场。请写好会议记录。7、会议决定事项，参加者应在会议后立即执行，不能拖延或搪塞。8、各职能部门/项目可以将各会议精神传达给基层员工，也可以根据自己部门/项目的实际情况定期召开部门/项目级会议，传达会议精神。6.3.4主持人会议出席批准人，出席记录由会议记录官负责。6.5会议记录：6.5.1公司的各种会议必须以专用记录书写会议记录。6.5.2公司的各种会议原则上应由专人负责记录。会议记录的决定应符合以下条款：1、各项要永久保存一名会议记录员(一般为本项目的内务员，名单报告总处理提交)，负责本部门会议及本部门组织的会议记录。2.会议记录根据“谁组织、谁记录”的原则，必要时，主持人可以考虑到与本原则和会议主题相关的工作的需要，临时指定会议记录。3、总经理主持的公司定期会议、临时行政会议原则上由总经理负责会议记录工作，由总经理另行指定，由总经理分配。6.5.3会议记录器应符合以下条款：1、用专用会议记录做好会议的原始记录和会议出席记录，必要时整理会议记录。2、会议记录应尽量采用记录风格，确保记录的原始性。3.会议上已经表决的事项，原记录中要将“表决”字样放在括号内。4、会议原记录应在会议当天报告，会议记录最迟到第二天报告会议主管的审议签名。5、做好会议原始记录的日常存档和存档，及时受理主持人批准的会议签到表的出席记录应试人员。6.5.4在以下情况下，应整理会议记录： 1，公司的各种行政会议。2、会议后体现后续会议精神的会议；其他主持人要求整理会议记录。6.5.5会议记录的发行或传阅范围由主持人决定。公司各职能部门应根据各项目各项目的各部门会议记录和各项目每周行政定期会议会议记录进行总结处理。6.5.6会议原始记录的文件如下： 1，根据各职能部门负责组织的公司的各种会议记录，每天负责保管、保管、。但是，每季度合并存档的合并存档是必需的，必须及时转移。2、各部门的内部会议记录，本部门永久性会议记录官统一保存，供前期调查。6.5.7会议记录是公司的必要文件，保管人不允许未经授权的泄露。其阅览应严格按照公司文件管理制度及保密制度的有关规定执行。6.6次后续行动6.6.1会议决议、决策问题应按照后续行动、“谁组织、谁后续行动”的原则执行。会议主持人单独指定，由主持人指定。6.6.2集团总经理主持的会议后，后续工作原则上由总经理负责实施，集团总经理另行指定，集团总经理提名。6.6.3会议后续行动基于会议原始记录和会议记录。7、奖惩7.1奖惩：包括在员工绩效评估系统中。7