《办公室事务管理》PPT课件

. 1、办公事务管理，主要内容1 .办公环境和管理2 .日常安排和管理3 .电话使用和管理4 .打印使用和管理5 .值班6 .邮件处理，2 .教育目标，本教学模块重点介绍办公事务中办公环境管理、日程和管理、电话管理、打印管理等内容. 3、教育重点和难点，办公安全管理办公安全的方法和技术识别办公安全问题的调度表，约会调度表和旅游调度表的方法接电话的步骤，技术和礼仪打印的管理制度，打印的值班工作调度方法和电话记录的处理方法. 4、第一节办公环境管理，第一，办公环境的含义办公环境是指一定组织机构秘书部门工作的自然环境。 包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康和安全环境。 二、办公环境管理原则方便舒适清洁协调统一安全。 5、想想，1、气杀手2、光杀手3、声杀手4、空间杀手5、设备杀手6、文件杀手7、职能杀手。 办公室的七个高效杀手有什么？ 6、第一节办公环境管理，三、办公布局和配置(1)布局密闭式布局。 封闭式布局是比较传统的办公室布局，组织内各个功能部门独立地安置在小房间，构成小办公室。7、8、办公室封闭布局的设计原则主要考虑影响正常办公业务活动的各种因素。 影响一般办公室业务活动的因素是什么？ 有人员、领导人。 9、办公环境管理，开放布局。 把一个大工作间“分割”成多个相对独立的工作单元，把组织内各职能部门的所有员工按照工作程序在各工作单元开展工作。10、11、12、办公环境管理、(2)办公环境配置要点创造安静的工作环境保证良好的采光、照明条件合理配置座位追求整洁。13、14、办公环境管理、配置原则采用大办公室。 用同样大小的桌子。 橱柜与其他橱柜的高度一致，要增进美观。 采用直线对称的布置。 管理员办公区必须有适当的来宾空间。 把通常很多顾客来访的部门放在门口。 主管工作区域位于下属座位后面，便于控制和监督。 15、办公环境管理，配置原则全体职员的座位要同向配置。 一般文档和文件必须靠近用户。 必须维护公共空间和个人空间的独立。 桌子和桌子之间要留一米左右的距离。 桌子的布置应使光线从工作人员的左侧进入。 最常用的办公用品应该放在够得着的地方。 电脑等办公自动化设备需要独立的空间，方便，不影响他人的工作。16，17，考试，选择合适的光源和理想的办公桌椅设置隔音设备，选择合适的屏风，窗帘，橱柜调节合适的空调温度，合理地放置办公设备，1，如何优化办公设备？ 2、如何美化办公环境？ 办公室装饰办公室绿化，18，办公室环境管理，3办公室视觉环境管理1，有效使用办公室内的盖(1)色。 (2)颜色必须协调一致。 2 .照明(1)光量。 (2)光质。 (3)光的设计。 光泽设计原则：不要使用发光体，多使用几盏灯，应该降低光源强度的窗户应该放入半透明玻璃，为了不使用直接光，应该将使用间接光的光源放置在较高的位置，从后方或左侧入射。 19、办公环境管理、办公听觉环境管理指办公室所处的有益或有害声音，排除噪音成因。 使用吸音材料减少噪音的影响。 适量的音乐广播。、20、办公环境管理、办公空气环境管理1、温度最舒适、最有益健康的工作温度为1520。 2、湿度的最佳湿度是40%60%。 3、空气的流通需要每人每分钟45立方米的新鲜空气。 4、空气净化包括清扫、洗涤、清扫、打蜡和消光等。21、办公环境管理、办公保健和安全环境管理1、保健*定期健康检查*注入卫生知识。 *预防疾病*保持环境清洁。 *推进健康运动*开展康乐活动。22、办公环境管理、2、安全管理(1)确立安全意识掌握基本法律知识，在法律保护自己合法劳动权益出港前认真学习安全生产、劳动保护相关规定和本组织相关规章制度，自觉遵守细心注意识别工作场所和机械设备等存在的危险性，并及时向上司报告. 23、办公环境管理；(2)识别办公安全问题办公建筑问题：主要是地板上缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗，上锁门等。 办公室在物理环境方面的危险：光线不足或晃眼，温度、湿度调节不佳，噪音控制不当等。 办公家具方面的危险：例如，办公家具和设备等的配置不当，堵住通道的家具和设备有明显的角落的橱柜等边缘堆积了很多东西，有倾斜的倾向等。 24、(2)办公安全问题，办公设备和操作问题：例如电线磨光露出，拉电话线或电线，电脑显示屏发出不适当的光线，复印机辐射，操作违规等。 工作中的疏忽人为风险：例如站在旋转椅上抬东西，会使女性头发卷入相关机械设备，复印后将机密原稿留在复印机玻璃板上，无法在办公室抽烟或识别相关安全标志。 消防危险：乱扔烟火、灭火设备损坏或过时、灭火器上堆满东西、火警无法正常工作等。25、办公环境管理、安全检查包括办公环境和办公设备两部分：区分“危险记录和处理表”和“设备故障表”的使用，前者危险，包括办公环境和办公设备两部分，后者记录办公设备运行中发生的故障。 例如，计算机失灵时应填写“设备故障表”，计算机还可以操作，但画面被强光照射，非常耀眼时应填写“危险记录和处理表”。 26、危险记录和处理表、27、设备故障表、28、办公环境管理、(4)安全管理要点*防范在办公大楼内由专业保安人员24小时工作。 *防火火灾应首先预防，电线应定期检查，以免发生火灾。 *防止意外伤亡的组织，为了防止意外伤亡事故的发生，必须对职员进行防止意外事故的教育，养成日常安全的工作习惯。 29、有关知识、普通企业办公安全检查方法：1、确定检查周期、定期检查办公环境和办公设备安全2、发现危险、在责任范围内排除危险、减少危险3、发现个人职权不能排除危险的，责任和义务报告、 随访、解决4 .将第3条异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的危险记录和处理表中。 30、技能训练，以下问题属于设备故障， 属于办公室危险的：过度拥挤的滑动地板家具和设备突出的角柜顶部的抽屉堆积了很多东西的旋转椅子不能调节高度没有电线的拖曳过长没有接地线的设备电路负荷过大消火栓打不开的碎纸机没有安全的使用说明. 31、学习重点和难点1、学习重点日程、约会安排和旅行安排的内容和基本要求。日程表、约会日程表和旅行日程表的制作方法和注意事项2 .难点日程表、约会日程表和旅行日程表的制作方法和注意事项学习技能训练。 32、第二章日常安排和管理、日程1、日程内容(1)各种接待、约会。 (二)商务旅游活动。 (三)参加各种会议； (四)到现场进行实地检查和指导； (五)组织各种重大活动的安排。 (六)计划指导个人活动。33、日常安排与管理、2、日程基本要求(1)统一(2)日程规范(3)效率原则(4)保留重点(5)馀地(6)妥善保密(7)事先同意、34、10.2日常安排与管理、3、日程形式年度安排、月度安排表、周度安排表写作需要宽裕。 一切安排必须按领导的意思进行。 活动和活动之间需要一定的空隙时间。 要认真核对时间表，提高工作效率。 已处理的工作，一般要注明结果。 35，10.2日常安排和管理，5，日志系统1 )日志概要日志根据每周的日程表编制一天的指导活动计划，一般分为纵横两部分。 2 )日志方法手工填写的工作日志电子工作日志，36，10.2约会的预定1 .约会的预定基本原则(1)根据指导者的日程(2)决定优先顺序(3)根据需要考虑灵活性(4)适当的(5)分担，分别(6)内外的照顾，10.2日常的预定和管理，37， 10.2日常安排和管理2 .约会安排方法安排表和备忘录，约定领导按时去约会，保证约会前后服务工作顺利3 .约会安排方式电话约会.面试约会卡.38，10.2日常安排和管理、 4 .注意事项请指导员的日程表和协助从出差回来的日子不要让领导安排约会休息日不要安排约会重要的约会在见面前联系对方， 必须确认此事的约会地点确定或决定；提醒领导立即通知对方去参加会议；39、10.2日常安排和管理；4 .注意事项妥善处理变更后的约会。 早上预约一个小时处理日常工作的星期一早上不要安排上司的约会。如果要去别的公司拜访别人，要注意保持灵活性，不要把约会时间安排得太紧凑，应该把30分钟左右的时间留在路上。 40、10.2.3日常安排和管理，10.2.3小时管理时间管理一般通过编制安排表和安排表进行时间分配。 1、时间管理的要素(1)强烈的时间观念。 (2)明确的时间成本效率观念(3)经常记住时效观念。 (4)定量控制自己时间的能力。41，10.2日常安排和管理，3 .时间管理的分类是不能控制的时间，即被职权要求限制而不能自由支配的时间，通常是例行工作的时间之一是可以控制时间，即在自己的权限内可以自由支配的时间。 成功的时间管理不是如何在不可控时间中正常工作，而是尽量使不可控时间成为不可控时间。 42，10.2日常安排和管理，4，时间管理一般原则(1)在最佳时间做最重要的工作。 (2)消费时间应规划化、标准化、量化。 (3)保持时间弹性。 (4)反省浪费的时间。 (5)保持时间利用的相对连续性。 (六)普通工作的“案例化”、固定工作的“标准化”。 (7)凡事务必严禁自行鞠躬。 (8)坚持从现在开始的信念。 (9)保持自我时间管理的最低批量时间。 43，10.2日常安排和管理，5，秘书时间管理的方法(1)，ABCD作业法现阶段时间管理理论的核心内容根据事件的重要性和紧急程度，将各种事务分为a、b、c、d四类，即ABCD作业法。 下图。. 44 (重要度) BA重要，但不紧急，紧急(紧急度) DC也不重要，也不紧急。 然而，这并不重要。、45、10.2日常安排和管理；(2)时间表制定法是管理时间的一种手段，在某个时间段明确记载了明确的工作任务，通过明确记载的表格催促使用者和有关人员按时间表行动，有效地管理时间，完成工作任务的简单方法。 46、10.2日常预约和管理，日程大致分为5类：全年预约日程每月预约日程每周预约日程每日预约日程个别重要工作事项预约表。 47，10.2日常安排和管理，时间表的编制方法根据需要决定编制时间的周期。 收集并列出本阶段的所有工作、活动或任务。 发现活动存在矛盾，主动与负责人协商，及时调整。 按时间顺序排列任务并清楚。 创建一个表格，显示日期、时间、适当的行和列项。 包括内容、场所在内，用简洁简洁的文字在人的表格中填写信息。 48、技能训练，你的上司是某股份有限公司负责销售业务的经理，你是经理秘书。 有一天，经理请把下周一的活动预定内容记录下来。 上午召开董事会会议，所有经理都参加。 上午跟参加员工培训班的新员工说话。 中午和a公司的社长马XX先生和妻子吃午饭。 下午去b公司访问市场开发部经理的高度XX。 下午，会见c公司营业部长张XX。49、10.3学习重点和难点；1、学习重点接入电话原则和接入要求电话程序接入礼仪电话的技术案例研究。 学习难点，学习打电话的礼仪，接电话的技能训练。 50、个案研究，李华是工厂办公室的秘书。 有一天，他正在办公室整理文件，突然电话铃响了，一会儿后拿起听筒说：“你在找谁？ ”对方回答找刘先生，李华先生立刻把麦克风递给旁边桌子上的刘秘书，大声说：“刘秘书，你的电话。” 没想到刘秘书接到电话只说了两三句，就在电话里和对方争吵，最后刘秘书大声说：“以后结账的时候，先找对方再生气。 这是办公室，没有你要找的刘黎明！ 我只说了一声就挂断了电话。 原来，这个电话打电话给宣传科的刘先生，结果打错了工厂办公室，对方只是含糊地说要找刘先生，李华先生误以为要找刘秘书，招来了这个误会。 李华接电话时有哪些错误呢？51，10.3电话管理，52，10.3电话管理，10.3.1接电话程序：1.接电话，53，10.3电话管理，2 .接电话，54，10.3电话管理，10.3.2 .接电话原则和要求表现规范、 正确的礼貌热情，语调和婉转的语言简洁，有效的秘密注意时间，55分，技能训练，电话最好放在哪里？ 请将电话机安装在最方便使用的地方。 如果习惯用右手写字的话，电话应该放在桌子的左侧。 电话来的时候，右手拿着笔记笔记很方便。 技能训练，有人打电话来咨询某个问题，如果不知道情况，应该怎么回答对方？ “对不起，这个问题我不太清楚，服务部知道。 去服务部问一下好吗？ 我说。 技能训练，给别人打电话的时候，不知道对方有没有合适的通话时间。 为了向对方表示敬意，该怎么说呢？现在接电话可以吗？现在忙吗？现在有时间和我说话吗？ 这个时候可以打电话吗？能抽出点时间听我说话吗？58，10.3.3电话管理，10.3.3接电话技巧1，接电话技巧经常听对方说话。 避免在电话上争论，感情上的反应不好。 对方声音不清楚的时候，应该善意地注意。转接电话，必须清楚情况，妥善处理。 如果与对话有关的事情很复杂的话，就