建筑工程公司档案管理制度

档案管理制度1 .目的为加强公司档案管理，提高档案使用效率，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、企业档案管理规定，针对企业实际情况制定本规定。2 .文件管理的范围2.1该管理制度适用于本公司所有文件的管理业务。2.2本制度所指的公司文件是指公司在各建筑施工的经营运营和管理活动中形成的国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图案、图表、音像等不同形式的文件和记录。 具体的主要分类包括文档、视频声音文件、电子文件等。3 .文件管理机构和职责3.1公司档案工作实行二级管理。 其中，一级管理是公司总经理室的统一管理，二级管理是指各部门统一管理该部门的文件资料。 每月由各部门档案管理人员组成检查队巡查各部门档案管理情况。3.2行政人事部在总经理办公室的指导下管理公司各部门提交的文件，各部门根据部门内部文件管理的程序制度管理文件的形成、整理、积累和存档。3.2.1公司根据档案法等有关法律、法规和方针政策，制定公司档案资料存档、保管、利用、鉴定、销毁和交付等有关规章制度。3.2.2行政人事部负责监督，指导公司各部门文件的形成、积累、整理和归档。3.2.3统一规划公司各部门文件工作，负责公司文件的收集、整理、保管、鉴定和收发工作。3.3各部门负责内部文件管理工作，收集、整理、保管该部门的文件资料，编制文件目录，以便进入文件时及时有效备案和日后审核工作。3.3.1坚持平时的整理。 根据本部门不同类型文件材料的形成特点，制定文件目录，合理分类保管，便于利用和归档。3.3.2负责本部门档案资料的形成、积累、保管和整理，保证档案资料的完整、准确、系统。3.3.3存档文件分组文件合理，页码准确，文件目录明确，文件标题简洁。3.3.4保管本部门应归档的文件，保证文件资料的安全和秘密。3.3.5接受文件类指导计划，按规定时间将文件移交文件室。3.4文件管理人员负责文件日常管理工作，对文件、材料等的安全性、机密性负责，忠于职务，遵守法律，具有相应的文件专业知识和业务能力。3.5文件管理员变更的，行政人事部对文件的交接负责，必须在档案案卷移交目录上签字确认。3.6会计文件由会计部统一保管，便于财务核对和审核。四.档案管理原则4.1档案室应具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防老鼠、防高温、防强光、防泄漏等安全条件。4.2注册存档资料，编制存档目录。 文件分类、分卷装订成册，保管有序，主要要清楚，保管科学。4.3出借文件资料的时间不得超过一周。 必要时可以续借。 需要长期借出的，由文件管理者报告经理的批准。4.4任何人不得拒绝存档。 不按规定存档文件材料丢失，或者篡改、交换、伪造、盗窃、擅自销毁文件丢失或损坏的直接责任人，按公司规定处理。4.5档案文件的机密水平，根据有关条款，机密文件单独保管，严防丢失和泄漏事件的发生，重点保管知识产权、专利技术和商业秘密相关文件。4.6发现资料遗失、损坏、页码不足等情况，资料管理人员应立即报告行政人事部主任，明确责任后，根据严重程度决定相应处理。4.7借用存档资料时，存档人员应查看借用文件的机密度，请借用人填写档案借阅登记簿等相应记录，认真完善各种借用手续。 借阅人应保证文件的保密，不得遗失、破损、扩散阅读范围。4.8公司资料不得外人借用。 在特殊情况下，如果外部公司给我们查了本公司的文件，拿着公司的介绍信，经社长签字许可，我们就不能查。 不能抄写借出。4.9企业鉴定过期文件，制作无保存价值的文件，按照文件管理规定经社长批准后，由销毁文件的所属部门负责人监督销售。5 .文件管理方法5.1文件编号的编制：5.1.1号令编制原则：号令是访问文件的符号，是整理文件的依据，反映公司文件的分类体系和物理位置，必须满足唯一性、合理性和稳定性的要求，适应计算机管理。5.1.2 bank编号的制作方法： bank编号的基本构成由公司的标志、分类编号、(一级分类、二级分类)年度编号和文件编号构成。5.2文件的保存期限5.2.1文件保存期限的原则分为永久保存、长期保存、短期保存3类。5.2.2工程文件(土建技术、质量、安全、经营； 水暖、电、转包等文档、电子文件、音像文件)永久保存的人事资料长期保存的会计文件资料保存期限应当按照会计制度的有关规定执行。5.3文件归档5.3.1存档范围：可以根据实际情况进行存档，具体由公司各部门负责人确定编制。5.3.2存档要求：公司各部门每年的文件文件应于二年一月一式两份和公司存档室提交的工程项目分阶段或全部竣工验收后，可与目录一起提交两份文件的电子文件由各部门编制、整理后， 复制到耐久保存的媒体，与相应的文字说明一起在年末转移到档案室的影像声音文件，一般在年末从形成部门存档到档案室，会议形成的影像声音文件在会议结束半个月后存档。 交接文件时，双方当面明确，同时在档案案卷移交目录签字。 已经存档的图纸文件资料需要修改的，应当提交文件管理部门文件更改申请单，与原文件一起存档备案。 未经许可不得擅自篡改。 存档的文件资料必须是原件。 原件是申报单无法存档，或者需要相关企业保留，所以行政人事部会保存副本。5.4工程竣工文件管理：5.4.1工程竣工验收后15天内，项目部整理竣工工程内业资料，编制目录，向各有关主管部门报告审核合格后，装订，提交行政人事部办理文件转交手续。5.4.2项目部应当向行政人事部提交建设部门竣工文件时处理的文件，并予以保管。5.4.3文件借阅时可填档案借阅登记表由主管领导签字借阅。 借用的过程中，不允许标记、修改原始资料或取出资料。 借用完后，直接送回档案室。5.4.4年度末文件归档结束后，向社长报告归档情况。5.4.5定期检查文件保管情况，发现问题及时处理，报告公司领导。5.4.6文件均存放在柜内，文件按工程竣工时间分类，按工程分类，按专业分行分类。 依次妥善保管，填写竣工档案登记明细表，单据编号一竣工时间一工程名一专业系列编号。6 .文件分类管理的说明6.1管理文档：6.1.1文件文件主要指公司各种有价值证书的信件、文字记录和行业内资料等内容。6.1.2公司各部门负责本部门档案资料的收集、保管、整理和立卷，定期提交档案室进行集中管理。6.1.3档案文件资料要完整、准确、系统，文件和载体资料要经得住保存，文件资料的整理符合规范。6.1.4文件资料因特殊情况需要修改、复印、摘录、篡改等，绝密或属于机密文件的由社长批准，属于机密文件的由公司主管批准，各部门机密文件由各部门主管批准。6.1.5存档的文档以印刷方式或手写方式形成，手写方式必须使用笔或碳笔。6.1.6文件用纸的规格以A4用纸为基准，特殊类型的用纸整理后达到210mmx297mm的尺寸基准。6.2管理电子文件：6.2.1收集、积累要求：(一)记录重要文件的主要修改过程，有审查价值的电子文件应予保留。 正式文件为纸的，保管部门已经开始向计算机全文处理转换的，应当保留与正式文件原稿内容相同的草稿性电子文件。 否则，可以根据实际条件和需要决定是否保留。(2)在保存与纸张等文件相同内容的电子文件的情况下，与纸张等文件之间，保证正确可靠的显示关系。 “无纸化”计算机办公和事物系统发生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不发生异常变更。 同时，必须随时进行备份，保存在光盘或移动硬盘类离线保存的载体中，制作具有存档价值的电子文件的纸质复印件并保存。(3)用文字处理技术制作的电子文件，在收集时必须注明文件的存储形式和属性。(4)通过扫描仪等取得的图像电子文件在采用非标准的压缩方法的情况下，集中收集相关联的软件。(5)计算机辅助设计和图纸等得到的图形电子文件，在收集时必须保证对机器的依赖性和容易修正的性能等问题，不能漏掉相关的软件和各种数据。(6)由视频设备得到的运动图像文件，在收集时必须保证收集其压缩方法和软件的音频设备得到的文件，在收集时必须保证收集其属性识别符和相关软件。(7)用计算机多媒体技术制作的文件包含上述两种以上的信息形式，收集时必须保证参数正确，数据完整。(8)必须注意通用软件生成的电子文件在收集时收集软件型号和相关参数。 专用软件生成的电子文件必须在收集时与专用软件一起收集。(9)计算机系统的运转和信息处理等过程中相关的各种参数、管理数据等必须与电子文件一起收集。6.2.2收集、存储方法：(1)及时根据要求制作电子文件的备份。(2)各电子文件须在电子文件登记表登记。(3)电子文件注册表应与电子文件的备份一起保存。(4)电子文件登录表被制作的情况下，与备份文件一起保存，附加纸张的印刷物。6.2.3存档要求：(1)将标有存档标记的电子文档集合起来创建存档数据集，并将其复制到耐用的载体中，至少用于一套两套、一套存档保管和一套参考。 如有必要，复制第三组并异地保存。 对于加密的电子文件，必须先解密，然后再完成上述任务。(2)本标准推荐的载体以只读光盘、追记型光盘、可改写光盘、磁带等为优先顺序。 禁用软盘作为存档电子文件的长期保存载体。(3)在保管电子文件的载体和箱子上必须贴上标签，在标签上填写编号、日期、名称、机密度、保管期限、硬件和软件环境等信息。(四)一起归档相应电子文件机的目录、相关软件、其他说明等，并附上归档的电子文件注册表。(5)对于需要长期保存的电子文件，存档的电子文件和相应的机器目录必须存在于同一载体上，如果是自己开发的应用软件，软件和相关数据也必须存在于同一载体上。(6)原始电子文档数据集的载体在电子文档归档完成后至少保留一年。6.3视频和音频文件管理：6.3.1影像、声音资料的收集整理，基本保存影像、声音资料的原件(底片)，重要资料附文本说明。6.3.2创建文本说明的请求：(1)基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄影者)等。(2)正确说明资料内容，概括所反映的全部信息，表示项目正确齐全。(3)照片的自然张贴由文件管理者按照拍摄时的顺序写文本说明。6.3.3影像、声音文件的保管期间，定期检查胶卷、胶卷。6.3.4胶卷、录音、录像带、软盘应放在专用架子上，严禁压电堆，避免磁场源。 保存的照片必须定期检查。6.3.5原始影像声音档案一般不得租用档案室。 有特殊需要时，经部门领导批准，可逾期租用。 高利用率的视频声音文件借出副本。行政人事部附件： 2大类别名称一级名字归档的基本范围保管期限党群工人创作作品类文件夹事件a.a党组工作综合性上级党委包括党的建设、党的组织机构的设置、党员管理、全党建设、对党务的指示、决定和通知。短期党务工作1 .党委(总分部、分部)工作会议记录、纪要永远2 .党委工作大事记长期以来组织工作党员名册和统计报告永远宣传活动1 .宣传、干部教育工作计划、总结、通知、会议记录长期以来2 .企业文化和精神文明建设的材料长期以来工会工作1 .工会工作计划，总结长期以来2 .职工代表大会、工会会员代表大会资料重要资料、会议通知、名单、议题、领导人谈话等永远一般资料、各组记录和未通过的文件资料短期3 .工会机构的设置、人员任免、分工请示、批准永远4 .企业民主管理和班组建设的材料长期以来五.统计年报告永远6 .劳动竞赛、文化艺术和体育活动资料长期以来协会的工作1 .本公司参加的各专业协会、学会、大众团体的年度工作、计划、总结及特别活动计划等资料长期以来2 .本公司参加的各专业协会、学会的组织简章、会员管理及相关批准书长期以来3 .年会活动资料和论文、报告长期以来4 .各协会、学会创办的刊物短期文件的归档范围和保管期限表旅行政治管子理科类文件夹事件乙组联赛行政综合管理1 .上级对行政事务管理的普遍文件短期2 .上级对外活动、访问接待的规定、通知短期3 .上级对法律事务、纪律监察、审计工作的政策性文件规定短期4 .上级对人事、职工教育、国防活动的规定、通知短期5 .上级对秘密工作、秘密工作的通知、规定短期六、上级对职工劳动保险、福利、计划生育、医疗卫生的规定、通知短期7 .下属公司提交的行政事务管理工作备案材料短期行政事务1 .行政事务管理的工作计划、总结年度综合永远季度部门长期以来2 .行政管理业务会议记录、纪要(包括公司事务会议、董事会会议、股东大会)永远3 .企业颁布的各种综合规定、决定、规章制度和奖惩条例长期以来四.调查工作形成的文件、资料长期以来5 .企业概况、大事记、历史沿革永远6、企业秘密工作、秘密工作形成的文件、通知长期以来7 .企业领导人在重要或特别会议上演讲的稿件长