电子邮件收发注意事项及其礼仪.ppt

,电子邮件收发注意事项及其礼仪,AAC人才培训中心2005年8月,引言,您上一次考虑到发电子邮件时要注意礼仪是什么时候的事了？你每天发给别人的电子邮件可能都在传递着让别人误会你的信息，不论是误会你的内容还是你的态度。比如说，许多人觉得不把邮件题目书写清楚或者是没有一个严格的称呼语是没有礼貌的表现，况且现在由于电脑病毒泛滥，许多人会把可疑的邮件直接送往垃圾箱。要想确保你写的邮件被收件人阅读，请按照下面的方法做，这样还会帮助你避免有冒犯别人的失礼行为。,收发电子邮件的注意事项,主题要明确必须切入重点告诉自己期望值针对不同对象称呼语气要适当语法通顺注意格式、礼貌巧用签名档留意一下附件,1、主题要明确,正是由于电子邮件相当方便，因此很多人可能每天要处理大量的电子邮件，如杂志社的编辑、公司的业务人员等等。如果要从那么多的邮件中让您的邮件“脱颖而出”，那唯一的办法就是把主题写好，这样才会相当醒目，吸引人。提示规则：注意我们在写主题时切忌浮躁、要本着实事求是的态度。,现在社会信息多，没有谁会有更多的时间去研读您的信件，因此我们的信件写出来一定要切入重点，不要使用模糊、笼统的字眼。把事情说完就可以了。而且请按照要说事情的重要性依次说出，并且要条理清楚。必要时可以加上1、2、3等作为引导。记住，由于电子邮件较平信的特殊性，没有人愿意在屏幕上去读您冗长的电子文章的！,2、必须切入重点,3、告诉自己期望值,说什么事情都要目的明确，要求对方做什么，都要交代清楚，否则等对方把信件读完后还不知道您要做什么事情，那您的这封电子邮件又有什么用呢？提示规则：不要让对方去猜测您的意思，因为他（她）每天处理的不仅仅是你一个人的信件，如果您的信件让他（她）读起来太费力的话，那下次他（她）可能认为您的信件无关紧要，会忽略掉您的信件，那势必会贻误一些重要事情！,4、语气要适当,既然是信件，那就必须语气适当，您要明确您的这封的读者是谁，是上司，是同事，是朋友还是其它人。提示规则：针对不同的对象，我们的语气当然也必须作不同的调整，而且在称呼上也不能够统一用收信人的姓名。可以考虑用王总（上司）、小李（年少的同事）、吴老师（年长的同事）等词，让对方感到温馨、亲切，而不是冷冰冰的机器发过来的信件而已！,5、语法通顺,这是对每个人的最起码的要求，我们从小学开始，老师就要求我们语法通顺，否则对方读起来太吃力，而且一下子就会给对方形成您的水平太臭的印象，这对于以后做事是不利的。也许很多人写中文信件时不会有此错误，但是写外文信件时就不能够保证了。提示规则：大家在写完信件后最好自己整体看一看，然后再发送。千万不要一下就发送出去，因为现在还没有一种软件能够把您发出去的信件收回来！,6、注意格式、礼貌,既然是信件，当然必须注意常识的格式和礼貌用语。您是否称呼客户的名字，并加上适当的问候语？注意FoxMail到现在在格式上仍有错误，他总是把收信人和您好放在一行上，而且收信人是模板默认的邮件地址人的名字。提示规则：正确的做法应该是：收信人：（请加必要的尊称）您好！大家必须把默认的模板作修改。而且常见的结束语有“此致、敬礼”、“顺祝安康”等，其下是你的名字。,7、巧用签名档,有的人电子邮件很多，但是有的SMTP服务器总不能够及时将邮件及时发送到对方邮箱中，从而无法实现实时传递信件。提示规则：我们有必要地信件中尽可能把自己的所有的联系方式都在签名档中体现出来，例如，电话（包括办公室电话、家庭电话、手机）、姓名、公司名称、地址、网址、电子邮件的地址、邮编、传真等等，这样别人即使无法通过电子邮件也可以通过其它方式联系到您。另外，为了方便别人的信件及时被接收，我们可以安装邮件监视程序，随时知道是否有新邮件。,8、留意一下附件,电子邮件消息添加附件的能力是一件有力的事情。它可能有很大的用处，也有可能产生极大的麻烦。提示规则：确保你发送的是没有病毒的文件；在你发送邮件之前确认你的邮件接收者知道而且你正