第二章办公室布局(一)

第二章项目一办公环境的优势与维护,办公室是秘书和其他公司成员的工作室，也是企业的“窗口”。办公室布局是否合理，会直接影响办公室的工作效率。,思考,请问同学们，你心中的理想的办公室是什么样的或者说你有哪些要求？,理想的办公室环境,舒适和谐实用安全,舒适对于一个办公室来说，不论是其装潢，还是其摆设，都应以舒适为准。光线、色彩、温度、噪音等对工作人员的情绪都会有不同程度的影响，所以，秘书在设计办公室布局时应特别注意这些因素。其次，整洁有序的环境有助于营造舒适的氛围，提高工作效率，因此，不论是办公室、办公桌，还是抽屉、文件柜等，都不要放置与办公无关的东西，办公文具的摆放要井然有序。,和谐一个和谐的办公环境，能激发工作人员的团队精神，因此，在维护和管理办公环境时，要注意其和谐性，如办公室的办公桌椅、文件柜等的大小、格式、颜色要尽可能统一。这不但可以增强办公室的美观，更可以强化成员之间的平等观念，创造和谐的人际关系。,实用指办公室布局应该力求方便，争取时效，如相同或相关的部门应尽可能安排在相邻的地点，以避免不必要的穿插和迂回，方便办公室成员工作的密切联系和同步进行。,确保公司的财物安全是秘书的重要职责之一，也是维护和管理办公环境不可忽略的一个原则。布置办公室时要留意附近的环境和办公室所存放财物的安全，如保险柜是否安全、档案柜是否安全等，谨防被盗、失密、泄密等。,办公室布局六大原则,交流便捷原则简约实用原则整洁美化原则统一和谐原则独具品味原则保护机密原则,办公室布局的类型,选择合适的办公室布局类型，有利于形成有效率的工作流程，有利于员工的工作分配，有利于协调人际关系，有利于工作顺利完成。,办公室布局的类型,开放式办公室布局封闭式办公室布局,办公室布局,开放式办公室布局按照工作职能、业务活动和技术分工来确定组织成员的工作部门和工作团队，小组的区域划分。可分为全开放式办公室和半开放式办公室,全开放式办公室,半开放式办公室一般是用高低不等的软包装隔板区分开不同的工作部门，因为隔板通常只有齐胸高，因此，当人们站起身来时，仍然可以看到其他部门员工的座位。,开放式布局的特点。,首先，开放式布局不设立个人专用办公室。开放式办公室通常通过可移动物品，如办公桌椅、活动屏风、档案柜等来分割各个工作空间，但一般不改变固定设施，如电灯、暖气、隔墙及地面覆盖物等的位置。其次，开放式办公室以信息流和工作运转的自然路线为依据进行布局，一般不考虑窗户或其他常规结构的限制。再者，在开放式办公室里不设传统的领导座位，工作人员的地位级别不由办公位置确定，而由其承担的任务确定。较高级的行政人员可以有较大的办公场所，或者不同颜色、不同形状的办公桌，但除此之外，就几乎没有可以看得见的等级标志了。,案例：,“中午到哪里去吃饭啊？一起逛街吧。”一到上午11点左右，在华都大厦上班的女白领心心就开始在MSN上呼朋唤友。到了11:30下班时间，她便和约好的同事一起到外面吃饭逛街聊天。据了解，像心心这样的中午“游击”族还有很多。由于所在的办公室是统一的格子间，到了午休时间，就不能像有单间办公室的人那样在沙发或躺椅上休息，可留在办公室又感觉沉闷和无聊，于是她们只能出门四处闲逛。也有些不爱动的白领午休时喜欢猫在办公室玩电脑游戏，到了下午上班时只觉得眼睛发花、浑身疲倦。据心心介绍，有好几次她中午困得上下眼皮打架，于是只得趴在桌上睡一会儿，结果醒来发现面部出现一道道印痕，中午刚吃过的东西也堵在喉咙口，那种滋味真的很难受。但再难受也不可能像男同事那样拉起两张椅子一拼就躺下了，毕竟女士还要注意自己的隐私和姿态。,心心的办公室属于哪种类型？开放式办公室心心等白领遇到什么难题？中午没地方休息，即没有私人空间,封闭式办公室,封闭式办公室,用墙壁将办公空间分割成若干有门，窗的独立房间的办公室布局。每个房间都有一人或多人办公，一般是按照工作任务或职能分工划分办公室。,开放式优点,1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工3、易于沟通，便于交流4、易受监督、员工的行为容易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享办公设备，降低了工作成本，提高了工作效率。,开放式缺点,1、难保机密2、很难集中注意力，员工容易受电话、人们走动等干扰3、房间易有噪音，如说话声，打电话和操作设备声易影响他人4、员工难以找到属于自己的私人空间,封闭式优点,1、比较安全，可以锁门2、易于保证工作的机密性3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作4、易于保证隐私，明确办公空间由自己使用,封闭式缺点,1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独,案例：,江苏华荣机械有限公司是一家中外合资企业，其业务范围主要是环保产品的生产与销售。华荣公司资产雄厚，员工近2000人，高科技人员和高层管理人员云集。随着公司业务的不断拓展，公司总经理吴宝华决定在上海投资创办一家销售分公司。华荣上海销售分公司租用了某写字楼一层的大厅。其中，大门左边作为产品展厅，大门右边作为办公区，包括经理办公区、接待区、市场部、财务部等。一天，公司副总经理兼行政部经理吴良荣把秘书尹晓雯叫到办公室，让尹晓雯对上海分公司办公室的布局提出一些建议。请同学们思考，如果你是尹晓雯，你如何提供建议？,不同的布局类型有各自的优缺点，秘书应当协助领导根据公司的定位和不同部门的业务特点、具体要求进行选择。华荣公司上海销售分公司应当根据各个工作部门的具体情况合理选择办公室布局类型。例如，颇具现代意识的开放式布局强调自由和自律的工作状态。这种开放式布局淡化了等级差异，有利于成员的交流与沟通，有利于思想碰撞产生有价值的创意，有利于建立平等宽容的工作气氛。因此产品展厅和市场部可以采用开放式布局，用站立并能够移动的间隔物来分隔空间。然而，封闭式布局相对独立、保密、抗干扰。大量销售使得财务部门工作量很大，现金和支票的交流、保管极为重要，应该在安全和保密的封闭式办公环境中操作。经理应有专门的办公室，以便其可以集中精力处理重要问题。,小结,秘书是在办公室工作的，对办公室需要多方面了解。开放式和封闭式办公室各有千秋，不同的工作安排不同的办公室。不管哪种办公室，秘书都得将办公室收拾整齐，美观，有利于提高工作效率。,秘书对办公责任区的管理,秘书要维护和整理办公责任区，让所有与自己发生业务交往的人都能从干净、整洁的办公环境中感受到企业的良好形象。,（一）秘书的办公责任区,秘书的办公责任区包括个人办公责任区、公用区域和上司的办公区域。,个人办公责任区,个人办公责任区指秘书办公桌椅围绕区域中的地面、墙壁、家具和秘书负责的所有办公设备、文件柜、书架、文具等。秘书除了做日常的整理、擦拭工作之外，还要将办公桌椅摆放舒适，将办公桌面收拾得井然有序。最常用的办公物品，如电话、便笺、文具盒等要放在触手可及的地方。,公用区域,这既包括秘书经常使用的传真机、复印机，与同事共同使用的档案柜、书架、报纸架、办公室的茶水桌等，也包括办公室整体环境的维护，如空调、照明、通风设备等。一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是1520，最适宜的湿度为4060，办公照明中应尽量采用自然光源。,由你辅助的上司的办公区域,一般指上司办公桌椅周围区域、桌面、家具等。但是，秘书整理上司的办公桌前要注意应事先经上司授权。,（二）秘书对办公责任区的管理,1.秘书要经常清洁、整理个人的责任区包括清洁台面、地面、电脑、家具以及门窗、墙壁等处；保持办公桌面的清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，不摆放私人物品；废纸篓要及时进行清理，涉及工作秘密的任何纸张都应放入碎纸机处理。,办公椅,1.保持干净整洁。2.摆放整齐，下班或离开座位30分钟以上时办公椅要靠近办公桌、摆放在座位下方。3.衣服挂到衣架或衣橱里，不得放在椅背。,主动清洁、整理本人参与的公用区域经常清洁、整理参与使用的复印机、打印机等设备的周围环境；经常清理、整理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具；注意整理由自己负责的接待区或会议室的环境，在来访客人离开或会后立即清理，保证在下一个访客或会议前仍是一个清洁整齐的环境。设备、物品和公用资源要摆放有序。自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里；所用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分；专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以便用右手记录留言；电脑、打印机等办公设备宜放置在一起，便于电源接线和管理；用过的电话号码本、火车时刻表、字典、航班表、文件等要及时放回原处。,沙发、茶几,1.茶几上可放置烟灰缸、暖瓶、水壶、茶杯等，放置整齐有序，不得摆放其他物品。2.烟灰缸、残茶及时清理。3.办公室沙发上不得放置衣服、挎包、枕头、抱枕等物品。4.总监级以下办公室内不得摆放功夫茶具。,保险柜、文件柜、图纸架,1.五节柜、四门柜、玻璃文件柜等保持风格统一，整齐美观。2.柜内物品、文件等摆放整齐，便于查找。3.文档分门别类，保存规范。4.文件柜、保险柜、图纸架上方不得放置杂物。,卫生用具,1.卫生清洁用具（如：拖把、扫帚、簸箕、水桶、水盆）由物业公司统一于卫生间内设置，各办公室内严禁摆放。2.纸篓、垃圾桶置于桌下内侧，桶内垃圾及时倾倒。毛巾、抹布、洗洁精等不得放在桌面等影响美观的地方。,电脑、打印机、传真一体机、电话机,1.摆放端正、保持清洁。2.下班时关闭电源。3.打印设备放到办公桌或专用移动柜上，不得放在地上。4.节约用纸，纸张存放整齐。5.及时取回打印、传真文件，以免丢失、泄密。6.电话机洁净，放置固定位置。,自觉整理上司的办公区域经常清洁、整理上司的办公桌、文件柜、书架和各种陈设；地面和废纸篓要经常打扫和收拾；每天为上司的办公室通风、调温；经上司授权后，定期对上司的文件柜进行整理。,室内绿植及通道,1.绿植要求花红叶绿、长势良好，未经修剪、影响美观的绿植及时进行处理。2.通道保持通畅，绿植摆放不宜过多。3.不得摆放影响美观或通行的纸箱等杂物。,识别工作场所和常用设备的隐患，对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患。包括办公设备及操作中的隐患，如电线纠缠，插头或电线裸露，电线拖曳太长，电器设备未接地线等；办公桌椅、家具方面的隐患，如摆放不当，有突出的棱角，椅子的靠背角度不对，电