供应链及财务流程

安徽华宇电缆集团财务物流管理实施资料本资料是资深顾问丁飞，根据在高新沟其他各家实施的情况总结出来的，结合在华宇集团实际了解的情况，编写而成的，供实施时使用。一、 帐套建立在帐套管理中，点新建帐套注意：1、 账套号不能重复就行，可用1、2或01、02等2、 帐套类型，选标准供应链解决方案3、 数据库实体：AIS009。意思是：AIS是前缀，2009年10月17日20点30分9秒建成帐套的。自动在数据库下建立了该帐套的名称4、 数据库路径：要求在D盘下建一个文件夹“财务帐套”，方便管理。数据库与日志文件都放在里面。5、 系统帐号：选SQL身份验证，这就要求在安装SQL时，就要用到混合模式。一般我们将SA密码设为空。6、 要求在E盘建：安装文件、套打设置、技术文档。分别将金蝶的安装文件和相关补订拷贝其中、所有为企业设置的套打设置都放在E盘、平时出现的问题处理及解决方法与成文档存放在E盘。7、 在F盘增加“帐套备份”文件，另外要求客户最好增加一个可移动硬盘，供备份使用。二、 启用帐套 启用帐套前，要先对帐套进行设置，在工具栏中点设置1、 录入机构名称，要按公司的营业执照来设，以后帐簿中或其他地方要用到2、 设置会计期间，会计期间的设置很重要，如用户是10月份启用，则要求客户录入9月底10月初的期初数据，这个要根据客户的要求来设，这个主要是对总帐期间起作用。物流等其他的期间等帐套启用后再设。3、 确认后点启用即可。三、 初始化工作，本资料以财务、物流系统的实施为基础进行讲解1、 进入帐套1） 以命名方式登录，一开始使用时，录入系统管理员名称：administrator,密码为空2） 如想修改密码，可点击右上角的修改密码，前提是要正确先在密码栏中录入正确的密码。3） 上面的常见问题中列举了许多可能出现的问题，以及解决的办法。2、 初始化1） 系统设置科目设置现在企业对科目的设置一般都启用新会计准则，但是具体用什么会计科目，要由客户自己定。点引入即可。下面对具体的科目的特殊设置进行详细说明，要与客户财务负责人商定好：l 银行存款下设二级、三及科目，点新增关键点在于科目代码分隔为”.”当录入上级代码时，科目类别自动变为灰色，可改变余额方向。其他科目新增下级科目方式一样。l 应收帐款。应收帐款要下设核算项目：客户、职员，设置方式点应收帐款科目属性，在核算项目中选中客户与职员 l 其他应收款，其他应收款是新沟电缆企业的最大的特点，这个科目是最重要的，要下设几个科目，我只是写个参照，具体的要由客户财务负责人确定：代垫成本、借款、投标保证金、到行款、个人借款，都要下挂核算项目：职员。l 预付账款，下设核算项目:供应商l 应付帐款，下设核算项目:供应商l 预收账款，下设核算项目:客户l 应交税金，下设许多明细，可参照如下一般情况下，应交增值税科目下明细，每月要结转到未交增值税下，可通过自动转帐自动结转。l 其他应付款，这个科目下核算的内容很杂，可以下设两个科目：个人，挂职员；单位，挂客户或供应商。也可在核算项目下增加一个项目：其他应付款。l 基本生产成本，一般下设：直接材料、直接人工、制造费用，为了核算简便，也可不设这三个科目，生成产成品结转凭证时也方便l 制造费用，下设很多明细，可由企业自己增加，如折旧费用、工资、低值易耗品摊销等，月未要结转到生产成本基本生产成本下的制造费用中l 主营业务收入，在科目下设两个级科目：业务员销售、直销。l 主营业务成本，在科目下设两个级科目：业务员销售、直销。l 营业费用，就是销售费用，根据客户要求增加内容l 管理费用，根据客户要求下增二级科目：工资、电话费、差旅费等l 财务费用，一般下设：手续费、利息凭证字设置 增加一个“记”就行了 计量单位设置 计量单位是根据客户的资料来增加，不能重复。先增加组别，后增具体单位，增加单位组时要注意方法。不要增什么重量组、长度组，就按具体单位来设组。 客户设置 一般情况下，编码用4位，这是根据客户的业务量，特别注意是新增时不能重复，有的单位，客户、供应商、职员由财务人员新增，也有的单位由系统管理员将客户指定销售部一人专门负责新增、采购部一人新增供应商。具体由客户财务负责人确定，因为这对财务帐务有影响。 部门设置 增加部门时注意部门属性，相关部门是非车间，而生产车间则为车间，这对以后成本计算有影响和生产和生产管理，编码一般就用2位 职员设置 新增职员时，只要录入代码和名称即可。一般情况下，可在职员中分类：01业务员、02职员.也可以不分类，采用代码区分：10001张三（是业务员）、50001李四（是公司职员），具体的，与客户讨论。 物料设置在物料下增加不同的类别：原材料、产成品、半成品、低值易耗品，原材料下分：主要材料、辅助材料、包装材料、修理用备件、其他材料，主要材料下可再分：导体类、绝缘类、屏蔽类、铠装类、护套类增加物料时，特别小心，要根据客户的管理目的不同，对物料的设置也不同。 一般的原材料，增加的过程是： 录入代码名称规格型号,再确定物料属性:外购自制,当这个物料是绝对是从外面采购的,则可选择外购,当物料是通过自己公司生产的,无论是否其中有部分是外购的,属性都是选自制。另外就是选择正确的计量单位，一旦选中，使用后就不能改动。也可修改数量精度、设置最低库存、最高库存、安全库存。当选择物流资料时，关键是设置计价方法、是否批次管理，存货科目代码 计价方法、是否按业务批次管理：一般物料用移动平均法或先进先出法，如铜丝；当物料为按批号管理的，用批内移动平均或批内先进先出法，如带材：铜带、铜带、聚纸带、无纺布等。这个很关键，要与客户商定，关键是为了以后上生产时，方便工人领料，因为正常技术部要求生产电缆时按20的无纺布，但工人就要用25的，则发料时，只要改变一下批号就行了，很方便。这就需要将物料设置成按业务批次管理，计价方法设成批内先进先出法。要注意，不是每种物料都要设成按批次管理的，一般情况下只是带材、产成品可按此法设置，就是产成品是否要设置，也要与客户商定，看是否有这个必要。如果要对每种物料的生产厂家进行严格的管理，也可对普通物料进行批号管理，然后在平时录入外购入库单时，在批号栏中录入生产厂家信息。当材料是自制的，选用批号管理后，计价方法只能选用批内移动平均。 存货科目代码：这个要按财务的要求，是原材料的，科目就选原材料1211，是产成品的就选1243，也有半成品、低值易耗品等，这里设置一方面是为了存货核算系统生成会计凭证时要用，另一方面是财务与物流对帐。一定要准，如发现错科目选错了，可在物流资料下修改。 销售收入科目、成本科目，只要选中科目中的收入与成本就行，特别是产成品的销售收入科目与成本科目要准确。 仓库设置 仓库一般设有：原材料库、产成品库、半成品库、废品库、车间材料库等，如果要对这个仓库进行按仓位管理，则要在使用前设好，否则一旦使用后，就不能更改。先在仓位管理中新增仓位组，才可选中。 供应商 与客户增加方式和权限管理一样，一般编码也是用4位2） 初始化点击初始化仓存管理核算参数设置。这里要准确设置企业业务系统启用的时间，一旦选错了，就不改了，只能在数据下手工修改了。初始化工作就要从10月份开始。库存更新控制方式：选择“单据审核后才更新”，就是所有库存单据在保存时，即时库存的数据不更新，只有单据审核后才更新。“单据保存时立即更新”比其更先更库存了。这个参数特别是仓库在不允许负库存时很有意义。关键参数设置：外购入库生成暂估冲回凭证，这个参数一般默认不选的，但是是否要选，要与客户交流好，一旦初始化开始，这个参数不能改了。若应收应付系统未结束初始化，则业务系统发票不允许保存，选项不能选中。将仓库负结存选项去掉，最好不要负结存，这个要与客户交流好，很关键。出现负结存会出现物料有金额却没有数量的情况。总帐的系统参数 本年利润科目：选会计科目 3131本年利润，利润分配科目选择3141一级科目。其他参数请根据要求设置显示科目最新余额，可以在录入会计凭证时及时查看每个科目的余额及发生额下面就重点讲解初始数据的录入工作及准备工作在一个刚使用软件的企业，初始数据的准备与录入工作很麻烦，所以要求我们有计划地准备好。在组织初始化工作，一个原则是：总帐数据是可以随时启用任意的期间，并录入期初数据，但是物流系统的初始化期间一般只能是当前月份或下个月，因为物流的出入库数据量太大，要求客户人员补录的工作量太大，所以要与客户协商好最好在月底进行基础资料的准备、物料的盘点、套打设置、培训工作，下月初就开始正式使用。物流系统初始化工作：所有工作只要在仓存管理系统的初始化工作中完成即可 准备好物料资料，一是手工录入、二可以通过EXCEL表格导入系统中，减少录入工作量采购管理期初数据，录入启用期前的暂估入库，这个暂估入库单是2009年10月（物流系统启用期）之前的未到票的外购入库单，至于这个单据是否录入，也要根据客户的要求和其管理目的。为了录入期初暂估单，要准备：供应商名称、物料名称及编码清单，还要仓库管理人员提供所有未到票的且以后要求供应商开票才能结算的外购入库单详细内容，要求有较准确的单价。且只能是以前期间的单据，本月的入库单不能在此录入。启用期前未核销的销售出库单企业有许多尚未开发票给对方的销售出库单，如果要求精确管理，则要录入。如果未开票的数量太大，则可以不用录入。以后只有通过系统自动生成的销售出库单才通过系统生成业务员结算单（销售专用发票），如果是以前销售出库单要开票结算时，则只能进行手工结算，手工生成会计凭证。要录入该单据，也要准备：客户（购货单位）、产品明细表、有批号的还要查清准确批号、单位成本。单据期间只能是以前期间的。这个启用期前未核销的销售出库单是否录入，必需由客户财务负责人确定。 未核销委外加工出库单 该单主要适用于将企业的材料发出，由其他企业代加工，企业支付加工费的方式。正常模式是：企业发出多少材料，代加工单位要送回多少产品。通过核销，就可以清楚管理发出材料其加工完工的数量。一般企业中，许多企业的拉丝就是这种方式，如企业购买铜杆，交给另的拉丝厂拉成各种规格的铜丝，企业发出了铜杆1000公斤，则要核算有多少公斤的铜丝加工入库了。根据客户管理要求，可以不录入。录入委外加工出库单时，要准备：供应商（加工单位）、材料清单、发出时的单位成本、数量。单据日期是物流启用期之前的。启用期前的暂估委外外加工入库单，这主要是录入委外加工入库但没有加工费发票的。委外加工入库单的录入方法与其他单据一样。期初初始数据录入 这里录入的数据要分仓库录入，要根据不同的计价方法，其录入的方式也不一样。要客户准备的资料有：材料清单、盘点的数量、金额。如设了默认仓库，则在此界面中将自动携带出物料信息。录入后的金额与财务的总帐进行对帐，如有差异，则由财务人员核实，并进行帐务理调整。要求客户的物资数量尽可能地要准确，减少今后的数量调整。启用物流系统 当所有物流初数据录入并由财务人员核实完成后，则可启用物流系统。一旦启用后，就不能更改了。系统未启用前，所有的物流单据将不能审核，必须要求物流期初数据一定要快速录入完成，必须加班的，要求客户人员加班。3） 功能技巧物料编码新增自动递增。可以设置当增加第一个物料时，手工录入代码，保存后，系统自动生成一个新代码。这种方法在其他资料新增时都可用。特别注意：每个操作员都要为自己设置一下才能生效，在物料或部门或客户等资料的属性中只要设置一个就行了。当新增代码自动递增的参数设置后，下次新增物料时就不用找物料或资料最大的代码是多少，只要选中任意某一条记录（当然是你指定的某一分类之下）。下面就快速新增一个物料（铜丝 1.0），以图形方式演示如下： 在“核算项目物料原材料”下点中任一物料再点击菜单上的“属性”你看一下：物料代码是：1.0001，复制按钮是突出的、保存按钮是灰色的，在这种情况下，点击一下“复制”： ，之后会出现“复制”变暗了，“保存”变突出了，此时可修改物料的名称、规格型号，再点保存，就自动新增成新的代码了：1.0003。这样的方法新增物料时很快，相关参数就不用选择了。 查询，一可点查看、二可以按F7键。金蝶的所有的查询方式，基本上都可以用F7 数据导入 在进行初始化工作时，许多数据企业都有电子表格，为了减化大量的录入工作，可以通过数据整理，然后导入系统中。方法如下：在系统工具或金蝶K3BOS客户端工具包中找到数据交换平台。点中后，录入用户名和密码。做法是：先将资料在软件中录入一个例子，然后再将数据导出，形成一个文件，之后将客户的数据按例子的式样完善一下，导入数据即可。所有的核算项目都能这样处理。 套打设置给客户进行运行前准备时，要对其相关科室的所要打印的单据进行设置。要与客户讨论每种单据一式几联，单据大小等，内容及式样由客户提供。设计方法也是在系统工具中。录入用户名和密码进入设计界面。先说一下物流系统的设计界面与流程，在这里主要就说几个关键点，具体大家要操作。点新增，先选择单据类型，并录入单据名称，名称由自己定。增加表尾合计栏增加表体增加表头增加单据头通过工具栏上的A按钮，可以设计取出所有单据自定义的字段值单据自定义在电缆企业的特殊设置中，许多字段，就是通过单据自定义来实现的。增加表体增加表头增加字段时，一定要注意字段类型，特别是当该字段在单据中有数据时，就更要注意了，当改变该字段属性时，则所有数据将会清为空了。在高级属性中可设置各种数据生成方式。如果取“基础资料”，则可以取K3基础资料中的核算项目和自己新增的核算项目，这一点很重要。另外，来源字段的设置，将可以携带上个单据的字段值。当字段新增后，就可在套打设置中取出来打印了。四、 销售业务的基本流程： 销售订单发货通知单销售出库单销售发票有的单位不用发货通知单。当与业务员或客户订好合同时，由销售部门录入销售订单中：(1) 用户小李登陆K/3主界面后，依次选择【供应链】【销售管理】【销售订单】【销售订单新增】，如下图所示：注：销售方式、购货单位和日期需要手工选择或录入，采购方式要选择“自产或外协”，还有交货日期和建议交货日期的选择，直接关系到后面的生产，一张销售订单做完，一定要记着点击【保存】和【审核】。这里的生产通知单的界面就在是单据自定义中设计的。针对电缆管理的特点，增加了一个关键字段：采购方式。再增加：业务员单价（单价类型）、业务员金额（类型为金额），业务员金额数量*业务员单价，要设成：业务员单价含税单价，目的是方便产成品入库的单价的确定。这个采购方式是在核算项目中增加的。这个属性是为了业务员结算而设的。 包：是指是否是包装物，是为1，否为0. 产：是指是否是电缆产品，是为1，否为0. 自：是指是自产产品费率，是为3（%），否为0. 外：是指是外协产品费率，是为4（%），否为0.增值率：一般为16（%），具体的也是根据采购方式不一至而不同。以上只是参考，要与客户交流才能确定下来。并且，这几个字段要在销售订单、发货通知单、销售出库、销售发票中都要增加，并且数据都能携带下来。当产品加工入库时：(2)、用户小李登陆系统，选择【供应链】【仓存管理】【验收入库】【产品入库新增】，进入产品入库单编辑界面，“源单类型”选择“销售订单”，“选单号”处按【F7】调出订单过滤界面，双击对应的订单后返回，保存、审核单据。如下图所示：这些内容根据相关联的销售订单回填过来的需手工选择 特别指出：以上的交货单位要选生产车间，而不是销售部。为了以后成本计算。在产品入库单上增加两个字段：业务员单价、业务员金额，业务员单价要自动携带销售订单中的业务员单价，业务员金额实收数量*业务员单价。入库单上的成本要能携带销售订单上的“单价” 生成发货通知单 (3)、用户小赵登陆K/3主界面后，选择【供应链】【销售管理】【发货通知】【发货通知单新增】，点击进入发货通知单新增窗口，“源单类型”选择“销售订单”，“选单号”处点击【F7】调出销售订单信息，选择对应的销售订单后返回，销售订单的信息回填到发货通知单上，保存、审核。如下图所示： 在发货通知单上，要增加：业务务员单价、业务员金额、采购方式、产、包、自、外、增值率等字段，将销售订单的相关信息携带下来。这些内容由关联的销售订单回填过来的 对外发货，生成销售出库单 (4)、用户小赵登陆K/3主界面后，选择【供应链】【仓存管理】【领料发货】【销售出库新增】，点击进入销售出库单新增界面。通过类似(2)关联方法填制单据的相关内容，保存、审核。如下图所示：由关联的发货通知单回填过来的注：单据审核后不允许修改，若发现错误需要修改已审核的单据，要先反审核，到单据序时簿界面选择要反审核的单据，点击“编辑”菜单下的“反审核”即可。 在销售出库单上，要增加：业务务员单价、业务员金额、采购方式、产、包、自、外、增值率等字段，将销售订单或发货通知单上的相关信息携带下来。(5)、用户李四登陆系统，选择【供应链】【销售管理】【销售发票】【销售发票新增】，点击进入销售发票新增窗口，通过类似(2)关联方法填制单据的相关内容，保存、审核。如下图所示：由关联的销售出库单回填过来的在销售发票上，要增加：业务务员单价、业务员金额、采购方式、产、包、自、外、增值率等字段，将销售出库单的相关信息携带下来，再增加：产品结算价款、包装物、自产税管费率、外购税管理费率、增值额、增值税额、代垫成本小计、扣款小计、应扣款项合计、业务员所得。要设置相关计算公式。 (6)、发票审核完成后需要与销售出库单进行钩稽，选择【供应链】【销售管理】【销售发票】【销售发票维护】，弹出“过滤条件“对话框，点击【确定】，进入”销售发票序时簿“界面，选中要进行钩稽的发票，点击【钩稽】。如下图所示：五、 采购业务的基本流程：采购申请单采购订单 收料通知单外购入库单采购发票(1)、用户小赵登陆K/3主界面后，点击【供应链】【采购管理】【采购申请】【采购申请新增】，点击进入采购申请单录入界面。进入采购申请单录入界面，需要手工录入使用部门、日期、物料代码、数量等信息，然后点击工具栏中【保存】和【审核】。如下图所示： (2)、采购订单：用户小李登陆系统后，依次选择【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单新增】，点击进入采购订单新增的录入界面。“源单类型”要选择“采购申请”，“选单号”可以点击【F7】查询到对应的采购申请，最后点击【保存】和【审核】。 如下图所示：这些内容由关联的申请单回填过来的需要手工录入如果没有采购申请单，则可以手工录入采购订单，但是外购入库，要与客户商定，必须要通过采购订单才能办理入库。 (3)、外购入库单：用户小赵登陆系统后，选择【供应链】【采购管理】【外购入库】【外购入库新增】，点击进入外购入库单录入界面，“源单类型”处选择“采购订单”，再在“选单号”处按【F7】调出采购订单的序时簿界面，将对应的采购订单选中双击，此时采购订单的内容便回填到外购入库单上，手工录入日期、业务员，最后保存和审核单据。 如下图所示：这些内容由关联的采购订单回填过来的在采购入库单中，要增加含税单价，因为客户一般都是录入含税单价，这样方便点。另外会有个SQL语句可以生成。(4)、采购发票：用户小赵登陆系统后，选择【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票新增】，进入采购发票录入界面，“源单类型“处选择”外购入库单“，再在”选单号“处，按【F7】调出外购入库单的序时簿界面，将对应的外购入库单选中并双击，此时外购入库单的相关信息便回填到采购发票上，手工录入日期、单价的其他信息后，保存、审核单据。 如下图所示：根据实际收到的采购发票上的单价录入这些内容由关联的外购入库单回填过来的 (6)、将外购入库单和采购发票进行钩稽，选择【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票维护】，进入采购发票序时簿界面，点击【编辑】菜单下的【钩稽】，如下图所示： 系统会调出钩稽界面，上面是采购发票，下面是外购入库单，如下图所示，点击【钩稽】按钮，将外购入库单和采购发票进行钩稽，系统提示钩稽成功，如下图所示：(7)、用户登陆系统后，选择【供应链】【仓存管理】【领料发货】【生