办公室主任的职责

任职答辩报告各位集团领导、各位评委大家好！今天我在这里对空调事业部综合办公室负责人一职进行任职答辩。我是96年毕业来到集团的，这几年里从事过许多工作，但通过最近1年多在部长办公室工作，我对部长办这一工作有了新的认识。我认为办公室主任的职责大致分为承办、参谋、管理、协调及指挥五个方面。1、 室主任具体的承办职责是指其对领导安排的工作、指令的贯彻、实施， 承办上一级办公部门比如总裁办或集团其他职能部门交办事项，以及办理下级部门转过来的须办公室办理的各项工作。不论是哪种形式，都应认真，切不可敷衍搪塞，草率了事。认认真真，扎扎实实地搞好自己的本职工作，是当好一名办公室主任的前提。2、 当好领导的“参谋”，这就要求自己平时掌握大量的第一手材料，掌握大量的信息，进行综合分析、去伪存真，及时提供给单位领导，共其决策是参考，并及时反馈决策后的反馈信息。3、 办公室主任的管理职责主要是对办公室日常事物的管理，对于单位的接待工作、车辆管理、电话管理、文件的收发管理、会议组织等工作我要求所有工作人员按事业部的程序文件规定严格执行，这些工作一定要认真才能不出问题。管理上讲“管理无小事”，其实“办公室工作也无小事”，有时一个被认为不起眼的疏忽或失误就可能造成巨大的负面影响和损失。 4、 在工作中我还要重视办公室特殊位置的协调职责，保证上令下行、下情上达，作到事业部领导的决定及时传达下去并监督其顺利执行，并及时把执行过程中发现的新情况反馈给领导参考，这一工作中需要事业部其他部门的大力配合，也就存在许多的协调工作。在办公室工作中，我觉得要干好办公室就要有“3心”和“3勤”，即具有很强的责任心、有信心和能够细心，还要脑勤、嘴勤和腿勤。综合办公室的工作中有一块工作是人事管理，对于这部分工作我是边干边学，下面我汇报一下我的认识和计划。 在人力资源工作中的几个要点抓好，即薪资、招聘、培训、考核和干部管理。事业部提出以“质量、成本、时间”为指导每项工作的原则。 一、把握质量管理的原则。企业的生命是产品质量，而工作质量直接决定产品质量，工作质量可以通过绩效考核和激励性的工资得到一定程度的改善和提高。但工作质量背后是人的质量，所以“人”才是企业的根本。 涉及到人，在人力资源方面涉及到招聘和培训及职业生涯规划等工作。 外部招聘我们主要依托集团人力资源部门，而相对于外部招聘我下一步想建立内部人才市场。首先就是要建立一个完善的竞争上岗和考核下岗制度。以前竞争上岗都要有一个竞职演说，这是必要的，但大多数岗位未必需要强的演说能力，演说能力不强，不等于干不好这个岗位，竞争上岗的好处就在于“我要干”而不是“让我干”，认识到这一点那么竞争上岗的重点就在于“岗位目标责任书”，有了上岗机制，也要建立下岗机制，这样才能平衡而避免人员过剩。 招聘来的人也不一定就是我们企业的人才，因为存在价值观，理念，文化上的差异，这就是培训工作要解决的。现在，人力资源领域内有一种 理论 叫做“选人、育人、用人、留人”， 成为“人才”还要放在合适位置上才能为企业创造财富，体现个人价值。这就是用人的问题， 在今后的培训中我们将发培训证，这样在干部的任用上也可作为一项考核指标，即你参加过多少技能的学习。在上海外企一个人如果半年未参加过各种培训，单位会认为他的工作方式已过时 。实行培训证后，人力部门会制定每岗位干部的培训证要求。如助理，应有英语证，职业经理人证，销售证等等依次类推。 各种证我们可以统称任职资格证，它是不断变化的，以便敦促每位任职者不断学习。另外实行任职资格证也是为内部人才市场而准备，例如业务主管缺一人，而平时有相关方面的培训你参加了，通过合格了，这样你就有资格区竞争这一岗位，至少你懂这个岗位干什么，怎么干。 这样就为广大基层人员提供一个调整的渠道，这也是人才留任中的“机会留人”。 二、把握成本的原则：企业的人力资源管理也是一种营销，也涉及到企业内、外市场的任务。包括如何向我们的员工推销你的“产品”。如何让你的员工接受你这个企业的人力资源服务。这里面有两个概念，一是“全员经营”，二是“客户价值体系”， 客户价值一是外部客户关系的价值，一是内部客户即人力资本的价值，也就是要达到减员高效的目的，也就有一个降低人力资本的问题。 各部门应根据所承担目标分给每个人，做到人人有指标，人人可考核，工作可量化，要注意指标分配合理，是可考核和值得考核的，是重要的指标。 三、把握时间原则。 时间管理概念中在企业工作的八小时时间就是企业的成本。因为企业所支付的工资中就包函了购买员工正常的工作时间。如果企业所购买的时间内员工没有工作，或没有很好的工作，那么对于企业 是一种浪费 ，我认为我们单位的每一位部门长至少相当程度上懂人力资源管理，所以以前不只一次的安排“非人力资源的人力资源管理”培训。 考核每个人八小时的工作量，每天的工作量是否安排满了，我们不妨随便想几个岗位，有的人可能一个月忙几天、可能一周忙几天或每天忙一会，存在几种可能。工作量不合理即按人设岗位，这样岗位需要合并；这个人的能力跟不上岗位的需求。 员工上班付出体力劳动也好，付出脑力劳动也好，工作8小时后应有一种疲惫感。 下面就“考量”我谈一下“考评”。考评中分两部分，即考核与评比。考核是硬的，评比是软的，建立“考评”分离体系，就是发工资、绩效工资时只看关键业绩（KPI指标），其他东西不看。在评价你时，就不仅对你的绩效，而且有你的其他能力，道德水准，潜能等进行综合评价。从而判断你这个人是晋升、培训或有没有留用价值？其实考核就是对考量内容做质量的检查，也就有了绩效管理的一些东西， 人力资源部门是一