ERP物资主数据系统使用说明

ERPERP 物料主数据申报用户使用手册物料主数据申报用户使用手册 目目 录录 第一章第一章 入门入门.3 3 1.1 系统介绍.3 1.2 功能划分.3 1.3 操作界面.3 1.4 运行系统.5 第二章第二章 物料主数据管理系统使用说明物料主数据管理系统使用说明.6 6 2.1 数据类别编码维护界面及功能.6 2.1.1 增加物资类别编码.7 2.1.2 删除物资类别编码.7 2.1.3 修改物资类别编码.8 2.2 物料主数据模板维护界面及功能.9 2.2.1 增加物料主数据模板.9 2.2.2 删除物料主数据模板.11 2.2.3 修改物料主数据模板.12 2.3 物料主数据属性值维护界面及功能.13 2.3.1 增加物料主数据属性值.14 2.3.2 删除物料主数据属性值.15 2.3.3 修改物料主数据属性值.16 2.4 物料主数据维护界面及功能.17 2.4.1 增加物料主数据.19 2.4.2 删除物料主数据.20 2.4.3 修改物料主数据.20 2.5 查询统计.21 2.5.1 模板查询.21 2.5.2 主数据查询及导出.22 2.5.3 属性值查询.24 2.5.4 导出 SAP 文件.24 2.6 数据导入.25 2.6.1 导入数据.26 2.6.2 主数据属性值的导入.28 2.6.3 导入没有去重的主数据.28 2.7 系统管理.30 2.7.1 菜单管理.30 2.7.2 用户管理.31 2.7.3 主数据审批.32 2.7.4 系统帮助文件.33 第三章物资主数据管理系统数据维护第三章物资主数据管理系统数据维护.3535 3.1 硬件维护.35 3.1.1 服务器维护.35 3.1.2 服务器系统维护.35 3.1.3 杀服务器病毒.35 3.1.4 服务器环境维护.35 3.2 软件维护.36 3.2.1 数据结构维护.36 3.2.2 数据备份.36 3.2.3 数据恢复.36 3.2.4 辅助数据修正.36 3.2.5 日常数据维护.36 3.2.6 数据清理.36 第四章第四章“物料主数据管理系统物料主数据管理系统”主要表结构主要表结构.3737 4.1 物资模板结构.37 4.2 目录树结构.39 4.3 物料属性值表.40 4.4 物料属性值名称表.40 4.5 物资主数据表.40 4.6 物资大类码表.43 4.7 物资中类码表.43 4.8 物资小类码表.43 4.9 物资名称编码表.43 4.10 类码表.43 4.11 物资名称编码主表.44 4.12 物资名称编码细表.44 4.13 属性名编码表.44 第一章第一章 入门入门 1.11.1 系统介绍系统介绍 本软件系统是包括主数据维护及主数据类别、模板、属性值维护等功能为一体的主数 据管理系统。根据 ERP 系统主数据建设的需要编制的。运行于 WINDOWS 平台。使用了通用 界面，方便用户操作。使用微软 SQL SERVER 数据库后台，提供良好的性能及安全性。 1.21.2 功能划分功能划分 本系统主要包括：主数据类别维护模块、数据模板维护模块、主数据属性值维护模块、 主数据维护模块、查询系统模块、数据导入模块、系统管理模块。 主数据类别维护模块：主要用于维护物料大类、中类、小类、物资的编码和名称，以 及所属关系。 数据模板维护模块：用于物料主数据模板的维护。实现对物料主数据模板的增加、删 除、修改及查询。 主数据属性值维护模块：对主数据的属性值进行增加、删除、修改及查询。 主数据维护模块：用于物料主数据的维护。实现对物料主数据的增加、删除、修改及 查询。 查询系统模块：用于物料主数据、模板、属性值的查询。 数据导入模块：用于将整理好的主数据（Excel 表）导入到数据库中去。 系统管理模块：根据角色的不同，进行权限的划分，并对各种角色进行维护。 1.31.3 操作界面操作界面 本系统使用 WINDOWS 标准操作界面。您可以通过菜单访问所有功能，也可以通过工具 栏按钮访问常用功能和对主数据的操作，您还可以通过快捷方式访问以提高工作效率。 菜单结构及对应功能菜单结构及对应功能: : 系统主菜单功能描述 物料类别物料类别维护 类别维护物料类别维护 物料模板物料模板的维护 模板维护物料模板的维护 物料属性值物料属性值的维护 属性值维护物料属性值的维护 物料主数据物料主数据的维护 主数据维护物料主数据的维护 查询系统查询物资信息 模板查询查询物资模板情况 主数据查询查询物资主数据情况 属性值查询查询物资属性值情况 主数据自定义查询按照自定义条件查询 导出 SAP 文件将数据库中的主数据导出标准 SAP 文件 批量导入数据导入 导入数据主数据直接导入数据库 固定格式导入在固定格式下直接导入数据库 固定格式导入（使用属性 2 短描述） 导入数据根据模板选择字段导入主数据 导入属性值导入主数据属性值 不去重固定格式导入自动去重导入主数据 系统管理系统维护管理 菜单管理对系统菜单进行维护管理 用户组管理权限管理 用户管理用户建立及权限分配 服务器设置对服务器进行连接设置 主数据审批专家对做好的主数据进行审批 未审批主数据未通过审批有问题的主数据 传送属性名根据模板导入物料属性名 帮助系统帮助文件 退出退出物料主数据管理系统 1.41.4 运行系统运行系统 维护人员安装完本系统后，在桌面上出现“物资主数据管理系统”图标，第一次运行 系统，需要设置连接服务器数据库，在服务器空白栏里直接输入服务器 IP 地址或服务器名， 然后输入相应的用户名和密码，激活服务器。 双击系统图标运行本系统，进入登录界面。如下图： 使用分配的用户名和密码登录。系统将根据用户的权限分配进入相关界面。 第二章第二章 物料主数据管理系统使用说明物料主数据管理系统使用说明 2.12.1 数据类别编码维护界面及功能数据类别编码维护界面及功能 数据类别编码维护用于维护物料大类、中类、小类、物资的编码和名称，以及所属关 系。 2.1.12.1.1 增加物资类别编码增加物资类别编码 1、 新增大类：点击编码目录树顶端（即：中海油） ，点击新增按钮，在大类编码栏 中输入需新增的大类编码，在大类名称栏中输入大类名称，然后点击保存。 2、 新增中类：点击二级目录树（即：大类名称） ，点击新增按钮，在中类编码栏中 输入需新增的中类编码，在中类名称栏中输入中类名称，然后点击保存。 3、 新增小类：点击三级目录树（即：中类名称） ，点击新增按钮，在小类编码栏中 输入需新增的小类编码，在小类名称栏中输入小类名称，然后点击保存。 4、 新增物资编码：点击四级目录树（即：小类名称） ，点击新增按钮，在物资编码 栏中输入需新增的物资编码，在物资名称栏中输入物资名称，然后点击保存。 2.1.22.1.2 删除物资类别编码删除物资类别编码 说明：说明： 物资类别编码的删除只能按从最末级向上的顺序删除，如果一个节点存在子节点，这 个节点不能删除，只有将所有子节点删除后，才能删除本级节点。 1、 删除物资编码：选中末级节点（即：物资名称） ，点击删除按钮，然后系统弹出 提示框，点击确定完成删除。 2、 删除小类：只有在删除该小类末级节点后（即：物资名称）才能删除该小类。选 中小类（即：小类名称） ，点击删除按钮，然后系统弹出提示框，点击确定完成 删除。 3、 删除中类：只有在删除该中类小类后（即：小类名称）才能删除该中类。选中中 类（即：中类名称） ，点击删除按钮，然后系统弹出提示框，点击确定完成删除。 4、 删除大类：只有在删除该大类中、小类及物资名称后才能删除该大类。选中大类 （即：大类名称） ，点击删除按钮，然后系统弹出提示框，点击确定完成删除。 2.1.32.1.3 修改物资类别编码修改物资类别编码 说明：说明： 选中所要修改的类别名称，点击修改按钮进行修改，然后点击保存。如果该类编码存 在子节点那么子节点需作相应的修改。 查询查询: : 在物资代码或物资名称输入要查询的条件，回车或点击查询按钮，程序将自动定位到 目录树的相应的节点 只有在大、中、小类及物资编码新增完成后才能进行下一步对模板操作。 2.22.2 物料主数据模板维护界面及功能物料主数据模板维护界面及功能 说明：说明： 物料主数据模板维护用于物料主数据模板的维护。实现对物料主数据模板的增、删、 改。 2.2.12.2.1 增加物料主数据模板增加物料主数据模板 说明：说明： 增加物料主数据模板是为没有模板的物料新增模板。当一种物料没有模板时，系统会 自动提示为该物料新增模板。 操作：操作： 在编码目录数中选中需增加模板的物资名称，然后点击新增按钮。 1、 在属性名称栏中输入该物资的属性名称，如果该属性为必填，在必填框打勾。 在属性值规则里输入该属性描述规则。 2、 在单位栏中输入物资的计量单位，如果需要单位转换，在单位转换栏中输入 转换后的单位。 3、 物料描述栏为该物资的短描述，选中在短描述中所需的属性，然后点击修改 确定无误后，点击保存完成。 2.2.22.2.2 删除物料主数据模板删除物料主数据模板 删除物料主数据模板是为了删除有问题的物料主数据模板。 操作：操作： 选中末级节点（物资名称） ，点击删除按钮，然后系统弹出提示框，点击确定完成删除。 2.2.32.2.3 修改物料主数据模板修改物料主数据模板 修改物料主数据模板是为了对有问题的模板进行修改。 操作：操作： 选中末级节点（物资名称） ，点击修改按钮，在需要修改的栏目进行修改，然后点击保 存完成修改。 提示：提示： 删除模板只是删除模板内的属性名，并不能删除物资名称及编码。 2.32.3 物料主数据属性值维护界面及功能物料主数据属性值维护界面及功能 说明：说明： 用于物料主数据属性值的维护。实现对物料主数据属性值的增、删、改。 2.3.12.3.1 增加物料主数据属性值增加物料主数据属性值 说明：说明： 增加物料主数据属性值是为物料主数据建立标准的属性值。 操作：操作： 点击属性值维护按钮，然后点击查找按钮，在查找条件栏目中输入所查找物资的大类、 中类、小类、物资编码和物资名称的任意一项或多项，然后点击查询按钮。在查询出的数 据中，双击查找的主数据。然后在属性名下拉栏中选中需增加属性值的属性名点击新增按 钮，在属性值栏中输入新增的属性值，点击保存完成。 2.3.22.3.2 删除物料主数据属性值删除物料主数据属性值 删除物料主数据属性值是为了删除有问题的主数据属性值。 按照以上的查找方法找到需删除属性值的记录，然后选中要删除的属性值点击删除按 钮，完成删除。如果该属性值已经被主数据使用则提示无法删除。 2.3.32.3.3 修改物料主数据属性值修改物料主数据属性值 修改物料主数据属性值是对有问题的属性值进行修改。 按照以上的查找方法找到需修改属性值的记录，然后选中要修改的属性值点击修改按 钮，对属性值进行修改后点击保存按钮完成修改。如果该属性值已经被主数据使用则提示 无法修改。 属性值维护功能只能删除、修改没有被主数据使用的属性值。 2.42.4 物料主数据维护界面及功能物料主数据维护界面及功能 物料主数据维护用于对物料主数据进行相关维护。实现对物料主数据的增、删、改。 2.4.12.4.1 增加物料主数据增加物料主数据 增加物料主数据是把标准主数据导入到数据库中 点击主数据维护按钮，然后点击查找按钮，在查找条件栏目中输入所查找物资模板的 大类、中类、小类、物资编码和物资名称的任意一项或多项，然后点击查询按钮。在查询 出的数据中，双击查找的主数据模板。然后点击新增按钮进入新增主数据界面，然后从属 性值列表中选择新增加的属性值，点击保存按钮完成。如果所增加的主数据在数据库中已 经存在，系统将弹出对话框提示，该主数