常用公文内容规范

附件 2： 广州友谊集团 常用公文内容规范 2013 年 1 月 1 目 录 一、集团常用公文格式2 （一）通知2 （二）请示6 （三）函8 （四）通报10 （五）纪要11 （六）方案14 （七）制度、办法16 （八）年度总结计划19 （九）KPI 报告21 （十）研发立项申请报告23 （十一）调研报告24 （十二）商店月度总结报告25 （十三）个人述职报告26 二、具体问题的处理意见28 （一）关于排版相关要求28 （二）关于称谓28 （三）关于习惯用语29 （四）关于公文文种和结构层次30 （五）关于各类文种用印的要求30 2 一、集团常用公文格式 （一）通知（一）通知 1.会会议议通知（通知（详详版）版） 关于召开会议的通知 （参会人员）： 集团将召开会议，现将有关要求通知如下： 、 会议主题： 、 会议时间：月日（星期）上午/下午 ：时 、 会议地点：会议室 、 会议议程 1. 2. 、 具体要求 1. 2. 特此通知。 （发文部门） 年月日 3 2.会会议议通知（通知（简简版）版） 关于召开会议的通知 （参会人员）： 现定于月日（星期）上午/下午 ：时于（会议地点）召开 （会议主题），请依时参加。 特此通知。 （发文部门） 年月日 4 3.下下发发方案、方案、办办法、制度等的通知法、制度等的通知 关于下发方案/制度/办法的通知 各室、部、商店，采购中心，物业公司： 为（制定本方案/制度/办法的目的和意义），特制定 方案/制度/办法，现予以下发，请遵照执行。 特此通知。 附件：方案/制度/办法 （发文部门） 年月日 5 4.指示、布置工作的通知指示、布置工作的通知 关于开展工作的通知 各室、部、商店，采购中心，物业公司： 根据集团“”的要求，现将在全集团范围内开展 工作，请各有关部门于月日前完成相关工作。具体要求 如下： 一、。 二、。 三、。 特此通知。 （发文部门） 年月日 6 一一一请请示示 1.对对外外请请示示 关于申请的请示 （上级部门）： （ 阐述请示的主题和内容），具体情况如下： 一、。 二、。 专此请示，请批复。 广州友谊集团股份有限公司 年月日 （联系人：，联系电话：） 7 2.对对内内请请示示 关于的请示 集团领导： 现因的需要（申请事由），向集团申请 。 妥否，请批复。 附件： 广州友谊集团股份有限公司 年月日 8 一一一函函 1.去函去函 关于的函 公司（对方单位名称）： 根据贵我双方于年月日签订的合同精神，现 将有关事项告知如下： 一、。 二、。 。 敬请函复。 附件： 广州友谊集团股份有限公司 年月日 （联系人：，联系电话：） 2.复函复函 关于的函 9 公司（对方单位名称）： 贵单位关于的函已收悉。关于问题，现 我集团答复如下： 一、。 二、。 特此函复。 广州友谊集团股份有限公司 年月日 10 一一一通通报报 关于表彰的通报 各室、部、商店，采购中心，物业公司： 本年度集团举行了评选活动， （阐明活动意义），现对（人名） 等名员工分别授予称号，并予以通报表彰。 希望全体员工，为 而共同努力（提出意见和希望）。 附件：表彰名单 广州友谊集团股份有限公司 年月日 11 一一一纪纪要要 1.会会议纪议纪要要 专题会议纪要 时间：年月日 地点： 会议室 参会人员：、（人名） 请假人员：、（人名） 主持：（人名） 会议记录：（人名） 本次会议主要围绕内容进行了讨论与沟通，会议的议 题如下： 一、； 二、； 三、。 经讨论，会议明确了以下具体工作要求（事项）： 一、。 二、。 三、。 12 四、。 五、。 参会人员（签名）：、（人名） 13 2.会会议记录议记录 专题会议记录 时间：年月日 地点： 会议室 参会人员：、（人名） 请假人员：、（人名） 主持：（人名） 会议记录：（人名） （人名）：（原话简述） 。 （人名）：（原话简述） 。 （人名）：（原话简述） 。 参会人员（签名）：、（人名） 14 一一一方案方案 活动方案 为（活动目的和意义），现举办 活动，具体安排如下： 、活动主题 、指导思想 1. 2. 、举办原则 1. 2. 、活动要求 1. 2. 、组织领导 1. 组长： 2. 副组长： 3. 小组成员：、 15 、活动内容（包括时间、地点、形式、奖励等） 内 容 1 时间 2地点 3形式 4奖励方式 16 一一一制度、制度、办办法法 1.详细详细版（分章列条式）版（分章列条式） 办法/制度 、总 则 第一条 （办法/制度建 立的目的和意义）。 、（适用范围）。 、（关键词定义）。 、 第四条 。 第五条 。 、 第六条 。 第七条 。 17 、附 则 第八条 本办法/制度由（部门）负责解释，并可由（部门） 根据情况进行相应修订。 第九条 本制度自颁布之日起实施（原办法/制度同时废 止）。 18 2.精精简简版（条款式）版（条款式） 办法/制度 为，根据，特制定本办法/制度。 一、。 二、。 三、。 四、。 五、。 19 一一一年度年度总结计总结计划划 1.年度年度总结报总结报告告 （部门）年度总结报告 一、主要工作完成情况及体会 （一）各党支部（总支）工作情况。包括班子建设、支部建设、开展 思想政治工作和精神文明建设、企业文化建设、劳动竞赛等情况。 （二）职能部门、门店年度工作指标和任务的落实情况。包括主要 经济指标、年度KPI、重点工作等完成情况。 （三）维稳及综治、安全生产情况。包括维护内部稳定、安全管理 机制建设、落实安全防范措施、专项治理工作等情况。 二、存在的主要问题与不足 三、分析原因及改进措施 四、向集团提出的意见或建议 20 2.年度年度计计划划报报告告 （部门）年度计划报告 一、经营环境分析 二、总体工作思路 三、主要工作安排 （一）各党支部（总支）工作安排。包括班子建设、支部建设、开展 思想政治工作和精神文明建设、企业文化建设、劳动竞赛等。 （二）职能部门、门店年度工作指标和任务的安排。包括主要经济 指标、年度KPI、重点工作等。 （三）维稳及综治、安全生产安排。包括维护内部稳定、安全管理 机制建设、落实安全防范措施、专项治理工作等。 21 一一一 KPI 报报告告 1.KPI 立立项项申申请报请报告告 （部门）KPI 立项申请报告 、申请人 、申请时间 、项目名称 、项目的重要性、必要性 、项目主要内容及措施 、完成时间 、主责人员 、项目完成情况的激励评价标准或相应责任 22 2.KPI 总结报总结报告告 （部门）KPI 总结报告 、申请名称 、工作内容 、主要工作措施 、工作体会 、部门工作成效评价 、今后需跟进的工作 23 一一一研研发发立立项项申申请报请报告告 （部门）研发立项申请报告 、申请部门 、申请时间 、项目名称 、选题目的 、研究方法 、人员安排 、拟提交的研发成果 、预算计划 24 一一一一调调研研报报告告 调研报告 、报告主题、性质 、调查方法 、调查程序 、调查结果 、结论 、建议 、附录 、参考文献 25 一一一一 商店月度商店月度总结报总结报告告 商店月度总结报告 一、本月总结 、主要销售特点 总结提炼该月销售特点和亮点并作简要分析，经营调整的情况以 及相关数据反映出来的现象分析。 、促销活动评价 、同行销售信息 、主要管理工作情况 简要总结服务、培训、日常营运、安全等方面的阶段性重点工作。 、重大事件或事故小结 二、存在问题与建议 说明经营工作、促销工作、品牌管理动态、管理工作、员工动态等 方面存在的问题，并提出有关意见和建议。 三、下月工作安排 、经营调整安排 、促销落实计划 、管理工作计划 服务、培训、日常营运、安全等方面的阶段性重点工作安排。 26 一一一一 个人述个人述职报职报告告 1.中中层层管理人管理人员员 年度个人述职报告 一、本人考评期内主要本职工作、年度 KPI 及重要任务完成情况 和体会； 二、本人优缺点自我评价及今后个人努力方向； 三、对集团、所在部门（门店）进一步改进提升的意见及建议； 四、针对 E-learning 等培训学习的收获及心得体会。 27 2.职员职员述述职报职报告告 年度个人工作总结 一、本人考评期内主要本职工作及重要任务完成情况和体会； 二、针对 E-learning 等培训学习的收获及心得体会； 三、本人优缺点自我评价及今后个人努力方向； 四、对集团、所在部门（门店）进一步改进提升的意见及建议。 28 二、具体问题的处理意见 一一一 关于排版相关要求关于排版相关要求 1.字体：仿宋 2.字号：小三 3.行距：单倍行距 4.纸张：内部 16 开、对外 A4，均双面打印 一一一 关于称关于称谓谓 1.企企业业内部常用称内部常用称谓谓 集团； 各室、部、商店，采购中心，物业公司； 集团领导； 各有关部门； 各商店； 各党支部。 2.下行文的称下行文的称谓谓 自称：一般用发文机关名称，而不用带第一人称代词的称谓； 对称：一般用“你(们)”、 “你部”等，而不用受文单位名称。 3.上行文的称上行文的称谓谓 自称：一般用带第一人称代词的称谓，如“我集团”、 “我部”、 “我单位” 等，而不用发文单位名称或“我司”； 对称：对称用“上级、领导”或受文单位名称。 29 4.平行文的称平行文的称谓谓 自称：一般用“我集团”、 “我部”、 “我单位”等； 对称：用“贵局”、 “贵单位”、 “贵企业”、 “贵部”等。 一一一 关于关于习惯习惯用用语语 1.开端用开端用语语： ：鉴于、为、为了、由于、遵循、按照、根据、随着、兹有、 奉、查、近来，等等。 2.承启用承启用语语： ：为此根据，特作如下 ；为了现将 ； 通知如下；特作如下说明；综上所述；总之，拟作如下安排，等等。 3.引述用引述用语语： ：前接、倾奉、欣闻、惊悉、收悉、兹就，等等。 4.结结束用束用语语： ：为要、为何、为感、为盼、特此通知、此致、此复、此据、 此告、此会，等等。 5.经办经办用用语语： ：经、业经、现将、责成、试行、办理、酌办、查照，等等。 6.祈祈请请用用语语： ：请、希、望、盼、拟请、恳请、报请、希望，等等。 7.批批转转用用语语： ：经研究、批示、审批、批转、转发、颁发，等等。 8.表达用表达用语语： ：应、应该、应予、同意、不同意、批准、遵照执行、拟同 意、原则上同意（批准），等等。 9.征征询询用用语语： ：当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不同意、 如无不妥，等等。 10.祈复用祈复用