物资采购报销管理办法

台州博机械有限公司台州市工业机械有限公司ltd管理/物流管理系统组件BY/QGZ-09-2011物料采购报销管理方法1.范围该方法规定了材料采购管理的责任和控制要求，以确保采购产品符合公司的生产和运营活动要求。该方法适用于控制正在建设的项目及其支持材料和研究开发项目物资和办公用品采购等公司生产和运营活动所需的各种物资采购活动。2.责任和权限2.1财务部门负责公司生产经营活动所需的材料采购监督和审核。负责采购材料结算。负责管理整个公司的物料采购信息。2.2生产部负责大宗原料、主要生产辅助材料、大型设备和备件等物料需求计划建议。将日常采购物资采购和日常采购物资相关信息发给财务部门；负责技术和财务部门的综合采购材料验收。服从财政部的大宗物资采购控制和调整，配合财政部，采购物资物流稳定正常。2.3技术部负责公司新产品开发和其他物料需求计划建议。负责公司所有测量设备需求计划和实验室使用的物料需求计划的提交。负责采购物资的检验工作。参与公司大型设备(3万韩元以上)策划的可行性报告的编制。2.4角生产工厂和制造部门负责本车间或本部门物资需求计划的提出，向公司仓库经理统一申报。2.5行政部门负责公司所有部门办公用品、用具需求计划的审核，负责公司员工工作服需求计划的申报。3.采购管理3.1工作流综合采购材料流程见附件一。3.2供应商评价由生产使用单位、技术部门相关部门联合组织执行，具体按照公司供方和采购控制程序执行。3.3购买计划3.3.1收集采购需求计划各部门根据公司的生产和管理计划、生产和运营实际及各种物资的库存情况，制定本部门的物料需求计划，向生产部仓库经理报告，仓库经理制定物料采购计划；部门领导审查后，报告下级管理领导批准。3.3.2采购计划管理3.3.2.1批量原料、主要生产辅助材料按生产订单由生产部门提交购买计划，并报告监督人批准。3.3.2.2日(无合同)生产用物品按照各生产现场在本车间生产的实际要求提交物资采购申请表。其价值在3000元以内，向生产部门负责人、分管领导批准报告。价值3000元以上(包括3000元)，由生产部门负责人、管理负责人审查、总经理(或他的权限)批准、生产部门采购经理执行采购。3.3.2.3主要生产设备和工具申购计划根据设备工装控制程序，申请部门制定设备工装购置申请单，提出预约理由，生产部门组织技术部门，预约部门进行可行性分析，技术部门提交可行性报告，由相关部门审核，总经理(或其授权的人)批准，委托生产部门组织人员购买3.3.2.4在生产以外的不同职能部门，采购经理需要购买的材料，根据需要创建物资采购申请表，获得管理负责人批准后，采购经理实施采购；3.3.2.5日常办公用品、用具由行政部门办事员根据实际情况填写物资采购申请表，价值在3000元以内的报纸主管批准。价值3000元以上的报纸总负责人(或其授权人)的批准；3.3.2.6技术创新所需的材料、购买计划、购买原因和其他相关要求，或企业内部技术创新项目，技术改造物资采购申请单创建，部署领导审查，总经理(或相应授权人员)批准，由公司买方实际；3.3.2.7在特殊情况下，必须进行计划外购买品，有关部门按照程序及时重新发布预约计划。3.3.2.8物资采购零星需要，金额在100元以内，必要部门将直接通知买方购买。3.4购买3.4.1采购协议3.4.1.1采购协议范围3.4.1.1市场直接购买的货物通常不签署购买协议。3.4.1.1.2设备，设备购买金额在3，000元以内，可以不签订购买合同，购买金额在3，000元以上(包括3，000元)，必须签订购买合同。3.4.1.1.3所有其他材料购买必须签署购买协议。3.4.1.2采购合同由买方根据采购计划等制定，采购合同应包括采购物资数量、价格、质量要求和/或安全要求、验收标准、验收方法、发票形式、交货时间等内容，原材料质量要求应符合公司相关标准的要求，安全要求应符合相关法律、法规和规章的要求。投标材料的购买价格是中间价格。未投标的物资采购应在采购部销售员选定的合格供应商中，通过询价，以质量费为基准选择供应商。3.4.1.3购买合同由总经理(或其授权厂商)签署并批准。3.4.2购买3.4.2.1买方负责各部门提出的物料需求计划物资采购申请表，设备工装购置申请单或技术改造物资采购申请单，组织的物料采购、运输和收购通知，并保证公司生产活动的必要性。3.4.2.2除统一采购材料范围、总经理授权购买的部分外，严禁部门自行购买生产部门买方(或采购司机支持)的统一采购。3.4.3接受和处理3.4.3.1生产部负责接受生产性购买物资的组织工作，对购买的物资及时通知公司质量检查部门检查。其他非生产性采购物资由使用部门验收。3.4.3.2工厂主要生产用辅助材料、大型设备和备件及其他项目根据合同要求验证相关证明材料。此时，设备和备件也要全面清点，附件和完整的机械和电气设备也要清点主要部件、零部件、备件、备件等。如果需要供应商来源验证，生产部门必须在采购合同中规定验证实施方法，组织相关部门的验证和对每个提升的监控。技术部门应在验证结果出来后的1个工作日内将验证结果传达给买方。3.4.3.3验证后，如果通过鉴定，公司应根据验证结果立即办理入库手续。验证后认为是不合格产品的，应按照以下条款处理。A.认证不合格，但经质量管理部门确认可以让步的收货，应报告公司主任负责人批准，让步收货，立即报告买方。对不能接受让步的原料，立即报告生产部处理。B.生产部怀疑原材料验证结论时，按照合同规定执行，或由生产部技术、质量检验部仲裁。C.其它采购产品不合格，买方组织根据合同处理返工、更换或退货程序。3.5结算结算3.5.1财务部门经材料分配计划(物资采购申请表，设备工装购置申请单或技术改造物资采购申请单)、购货发票，产品入库单，采购合同，部门主管、财务总监审核后，得到总经理(或其授权人员)的批准，然后根据公司的资金情况3.5.2 物资采购申请表，设备工装购置申请单或技术改造物资采购申请单，购货发票，产品入库单，采购合同，技术改造物资采购申请单，购货发票等报销证书在没有财务部门审查的情况下不会报销。一般物资采购可以没有采购合同，临时加油消耗品可以根据实际情况补充申报计划。3.5.3技术革新采购物品的报销，财务部门根据物资采购计划产品收货单，采购合同，物资采购申请表，设备工装购置申请单经过部门主管、技术改造负责人的确认，经财务负责部门主管审核后，将批准交给财务负责部门(或总经理)，财务部门根据公司资金情况处理支付。3.5.4财务部门负责监督本条款的执行。3.5.5财政部应结合定期和不正当情况分析物资采购情况，及时了解采购价格，一旦出现异常，及时向财务总监或总经理报告。4.记录A.购货发票；B.产品入库单；C.采购合同(无样式)；D.技术改造物资采购申请单；E.基建收货单(无样式)；F.0103010；G.0103010.附件一，(1)物料采购计划实行购买接受让步(退货)耶斯耶斯耶斯金融结算否否批准管理主任(财务副主任或总经理)否部门主管审查合格收货验收部门负责人申请财政部长批准金融结算采购发票，库存列表购买者购买附件(2)零星材料采购流程合格收货验收附件(3)一般日常物料采购流程3000韩元3000韩元车间主任审计生产副总裁审计经理(或授权厂商)批准批准生产部总的审查合格的收货购买者购买物资采购申购单保险箱采购贷项发票生产副总裁审计财务部门审查经理(或授权厂商)批准结算部门负责人申请附件(4)设备采购流程部门负责人申请经理(或授权厂商)批准合格的收货购买者购买物资采购申购单、产品入药表、采购货款发行表、(采购合同)、(可行性报告)统筹领导层审查财务部门审查经理(或授权厂商)批准批准生产部总的审查生产、技术负责人审查、可行性报告结算部门负责人申请3000韩元3000韩元经理(或授权厂商)批准合格的收货购买者购买物资采购申购单、产品入药表、采购货款发行表、(采购合同)统筹领导层审查财务部门审查经理(或授权厂商)批准生产、技术、质量检查负责人审查批准生产部总的审查生产、技术、质量检查负责人审查结算附件(5)模具采购流程生产副总裁审计部门申请3000韩元3000韩元行政部门负责人审查经理(或授权厂商)批准合格的收货购买者购买物资采购申购单采购发票行政部门负责人审查工业财务部门审查经理(或授权厂商)批准行政部门负责人审查附件(6