船舶备用金使用管理规定

船舶备用金使用管理规定第一条 为规范船舶备用金的申领使用及财务管理，确保船舶高效营运，特制定本规定。第二条 公司指派专人全面负责船舶备用金的审核、发放、使用审批等工作。财务部是船舶备用金的统计结算部门，负责船舶备用金的具体发放的操作，并协助分管副总定期汇总、统计船舶备用金的使用情况，在此基础上向公司有关部门及人员提交统计报告。船长是船上备用金管理的责任人，负责船上备用金的申请，使用的审核。第三条 船舶备用金按用途的分类和请示要求如下：第一类：港口类（1） 安检（复查）费、安检交通费（2） 垃圾费（3） 残油接收证明费（4） 护航费-（须事前请示）（5） 停泊费、解系缆费（6） 治安费（7） 船舶港务费（8） 货物港务费（必要时）（9） 船舶代理费-（须事前请示）（10） 其他海事行政事业性收费第二类：船员类（1） 劳务费-（须事前请示）（2） 重油奖-（须事前请示）（3） 伙食费（4） 高温费-（须事前请示）（5） 节假日加餐费-（须事前请示）第三类：交通费类（1） 签证交通费（2） 船员交通费(船员的上、下船交通费和船员公务交通及食宿费) -（须事前请示）第四类：船舶自修类（1） 自购物料备件费-（须事前请示）第五类：香烟类（1） 购香烟费-（须事前请示）第六类：招待费类（1） 业务费-（须事前请示）（2） 招待费-（须事前请示）使用前须请示的项目，须请示并经同意，方能以备用金支付，未经请示或请示不同意的，船长不得同意开支，凡开支的也不得报销；以上其它类项目，按实际发生的金额和规定程序从备用金中列支。对于本规定中未详尽的但确实需要发生的项目，船长未经请示不得先行同意支付。第四条 如下费用不属于船舶备用金用途范围：船员私事借款、船员工资、船舶外协修理费用等，未经公司同意，不能以备用金支付。第五条 船舶备用金的保管和账务，使用情况的审核分别由公司指定船上专人负责，在同一条船上不得由同一人担任。公司各船原则上指定二副保管备用金，并负责账务，船长负责备用金的申请和船上使用情况的审核。实际担任的人员，由公司确定。第六条 每港开航后船上应立即统计该港备用金的使用情况。由经办人填写费用报销审批单（贴附原始单据），报船长审核签字后，交二副做账并在二副处支取现金。二副根据费用报销审批单（附原始单据的）统计备用金的使用情况，填写船舶备用金港口报表，交船长签字后，与费用报销审批单（附原始单据的）及时地于下一港交公司业务人员。经办人可向船长申请预先从备用金中预借资金办理相关事务，经船长同意后，借款须写借条，待事务处理完后及时按本条规定在二副处报账。第七条 二副在每次领入和支出备用金时，及时在备用金收支记录上做好记录。第八条 对于由于航次较短，未能及时填写和公司未派业务人员到港口现场的情况，船上应通知公司分管领导，根据其指示，在下一港口报交或邮寄到公司。船上实际指定的担任备用金保管、账务和审核的人员不是二副和船长的，按实际情况，由指定的人员履行以上对应的职责。第九条 公司分管副总在收到船舶的报表及单据后，在5个工作日内，应及时审查，并在费用报销审批单上签字，及时将相关单据交财务部冲销备用金帐。第十条 财务部负责核实船舶备用金的收支情况，便于及时测算掌握船舶备用金的需求。分管副总当接到船方的申领请求或根据航次的实际情况认为有必要给予补充时，应在核实的基础上及时提供补充。第十一条 财务部在签发船舶备用金时，应记入备用金发放记录（见附表），标明发放时间、金额、途径并经相关人员签名，便于及时统计。第十二条 船舶备用金应严格按规定使用，未经公司批准，不得挪作它用。第十三条 备用金的支付应附相关单据，如发票、收据等。相关单据应由船上随费用报销审批单、船舶备用金港口报表寄回公司，每港的原始单据、费用报销审批单、船舶备用金港口报表上的用途项目、金额和时间应该相互吻合，用途项目按本规定第三条的规定填写。第十四条 船舶应使用公司提供的报表格式，费用报销审批单船上用完后，应及时向公司申请。任何申报的费用报销审批单均应附支持凭证。第十五条 船上报销必须凭正规发票，凡是出现白条的，应由船长事先向公司请示，并由船长本人亲自书写。第十六条 填写费用报销审批单应规范，单据张贴要美观，白条、收据和正规发票要求分别按不同的费用报销审批单填写和粘贴；按本规定第三条不同类别的项目也应分别按不同的费用报销审批单填写和粘贴。第十七条 寄给公司的报表和单据需经办人、审核人须亲笔签字，不得用电脑打印代替。第十八条 本规定自2009年1月1日起生效，未尽事宜，由公司讨论决定。船舶备用金发放记录表船 名： 编 号： 序号日 期金 额收款人出 纳财务经理分管领导备 注123456789101112131415161718注：1、在备用金申请经分管领导同意发放，船上经办人领取现金或财务部出纳汇款后，由公司财务部出纳负责登记此表，并交各相关人员签字，“收款人”栏填写船上负责备用金现金管理、领入备用金人的姓名2、编号有四未数值组成，如“0801”表示“08年第1张”表，前两位表示年，后两位为流水号。船舶备用金港口报表船名： 第 航次 港口： 项 目单据数金 额经办人备 注第一类：港口类第二类：船员类第三类：交通费类第四类：船舶自修类第六类：招待费类第五类：香烟类存领耗品名数量单价总价上港结存本港购入本港消耗填表人： 年 月 日 船 长： 年 月 日注：1、本表每港填写一次，一份报公司，一份自存。项目为每笔费用的支付用途，如港口业务类的船舶港务费。单据数是每笔费用所附的发票或收据的数量。金额为每笔费用的金额。备注为特殊说明事项。2、每个港口开航后，船上应尽快填写该表。3、该表与与其对应的费用报销审批单及其所附相应发票或收据应尽快在下一港口交公司业务人员。费 用 报 销 审 批 单报销部门： 年 月 日 填 单据及附件共 页用 途金额（元）备 注领导审批合 计金额（大写）原借款 元应退余款 元会计主管 复核 出纳 报销人 领款人费 用 报 销 审 批 单报销部门： 年 月 日 填 单据及附件共 页用 途金额（元）备 注领导审批合 计金额（大写）原借款 元应退余款 元会计主管 复核 出纳 报销人 领款人备用金收支记录船名： 编号： 第一部分：领入情况记录上月结余本月领入本月总支出本月月底结余第一次第二次第三次第二部分：支出情况记录时 间港 口项 目金 额记录人时 间港 口项 目金 额记录人时 间港 口项 目金 额记录人时 间港 口项 目金 额记录人时 间港 口项 目金 额记录人时 间港 口项 目金 额记录人本月总支出注：1、本表由船上现金保管人员填写，一月一份，每月月底统计完当月情况后，原件报公司，现金保管人员留存复印件；2、备用金领入和支出，发生一笔记录一笔，每记录一笔，记录人在“记录人”栏中签字；3、“项目”栏参看船舶备用金管理规定中第二条，对照每笔费用填报的费用报销审批单，各单据填写的项目应该一致；4、每月月底统计本月领入和支出情况，计算“本月月底结余”，直接转入下月的“上月结余”；5、编号为年数月数，入08年7月份记为0807；6、“本月领入”栏，记录公司每次支给船上的金额。备用金交接记录船 名：港 口：填表时间：备用金现金类 别金 额 （元）备 注现 金银行存款合 计 （元）未报销票据发生的港口发生的日期金 额（元）备 注借 出 款借 款 人金 额（元）事 由备 注合 计